XX公司文件档案管理规定

档案管理规定

第一章总则

第一条为了加强XX档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的利用价值，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国有企业档案管理规定》、《中央企业档案工作评价办法》等有关法律法规，结合XX实际，特制定本规定。

第二条本规定所称的档案是指XX在生产经营、管理活动中形成的对国家、社会和公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。适用于对公司文书档案、基建档案、声像档案、实物档案、合同档案、等各类档案的管理。

第三条本规定是XX开展档案管理工作的指导性文件，部属各部门应严格遵照执行，切实保证档案工作所需各项资源的投入；要加大档案工作的宣传力度，提高广大员工的档案意识，确保档案工作质量。

第四条档案的整理、归档工作，要列入本单位管理规程和工作计划；要列入本单位的工作职责和有关人员的岗位职责。

第二章档案管理机构及其职责

第五条XXX是公司档案管理工作的职能机构，负责XX机关单位的档案管理，履行对XX各部门档案管理工作的监督指导职能。各部门应根据自身档案数量和工作需要配备相应的档案工作人员。

第六条各部门要加强组织领导，构建和完善XX档案工作的管理体系，认真做好各类档案的归档工作。

第七条档案工作人员的从业要求

（一）业务能力要求

1.取得国家或当地档案行政管理部门颁发的岗位资格证书；

2.熟练使用各种计算机办公软件，有较强的文字能力。

（二）政治素质要求

档案具有鲜明的政治性，档案工作人员须具有较高的政治素质与思想觉悟。各单位应尽量优先安排党员以及作风优良、素质过硬的人员从事档案工作。

（三）保密工作要求

档案工作人员必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司的有关保密管理规定。（四）档案工作人员的更换由于档案工作的专业性和特殊性，各单位应保证档案工作人员的相对固定。因工作原因进行人员调配的，须提前报送办公室审批同意后方可实施，并保证拟调配人员必要的共同工作时间，以顺利进行工作交接。

第八条档案管理部门主要工作职责

（一）认真学习、贯彻执行国家和公司有关档案工作的各项政策法规和指示精神；

（二）制订XX档案工作发展规划，建立健全各项规章制度，并负责监督、指导各部门档案工作的开展；

（三）负责XX档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研工作，组织开展XX重大项目、重大活动、重大建设工程的档案验收工作；

（四）结合工作实际，开展档案管理方面的研究，解决档案工作中存在的问题，推广成功经验；

（五）做好档案保护工作，确保档案安全，最大限度地延长档案使用寿命；

（六）做好XX档案信息资源的开发利用；

（七）开展XX档案工作的交流与协作；

（八）负责XX档案工作人员的培训管理。

第三章归档、移交和接收

第九条对XX各类生产经营、管理活动中形成的应当立卷归档的文件材料，由各单位根据业务范围，指定人员负责收集、整理，定期向本单位档案管理部门移交，集中管理。任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档，或将文件材料据为己有。

第十条归档范围

XX在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具

有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录，其构成包括行政管理、规划统计、物资采购、服务保障、安全管理、后勤管理、教育培训、信息建设和党、政、工、团工作等方面的文件材料。

第十一条归档材料的基本要求

（一）归档的文件材料必须是原件，收集齐全、完整。因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料；

（二）归档的文件材料应字迹清楚，不得涂改，特殊载体应外表完好、功能正常；

（三）归档的文件材料要能准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；

（四）归档的文件材料要层次分明，符合其形成规律。

第十二条归档时间

（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年6月30日前归档；

（二）电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间保持一致。包含纸质文件的文书档案移交工作应在第二年6月30日前完成；

（三）XX重大经营活动、重大事件、科研课题、基建项目文件材料在其活动结束、项目鉴定或竣工后三个月内完成档案移

交工作，周期长的可分阶段、单项归档移交。基建工程的竣工验收，必须有档案部门参加；

（四）外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；

（五）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十三条档案的移交必须履行交接手续，填写移交清单，一式两份，档案管理部门和移交部门各持一份。

第四章档案的保管

第十四条维护档案的完整与安全，既是档案工作的基本要求，也是档案保管的中心任务。档案保管主要包括档案库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专项措施。

第十五条档案库房是保管档案的场所，是保护档案首要的和必备的基本条件，各单位必须有适宜的保管档案的库房，制定专门的档案库房管理制度，并明确专人负责。

（一）档案库房的一般要求

1.保存档案必须有专门的库房，并具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；

2.档案库房建设要列入本单位基本建设计划，库房建筑设计按照国家相关规定执行；

（二）定期进行库藏档案的清理核对，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。

第十六条档案装具和设施要求

（一）应配备数量相当的档案装具，包括档案架、档案柜、档案箱等；

（二）档案包装材料应符合国家的有关规定；

（三）应配备用于档案保管的必要技术设备，如去湿机、加湿机、空调、通风设备、温湿度控制仪、防火防盗装置、灭火器、电视监控设备等；

（四）配置档案工作需要的现代化办公设备，如：计算机、彩色打印机、复印机、扫描仪、刻录机等。

第十七条档案编目与编制检索工具要求

（一）设有专职档案管理机构的单位，应编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录等；

（二）应根据工作需要适时编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法参照国家《档案著录规则》执行。

第十八条档案统计

（一）档案管理要建立健全统计工作制度，统计数据以原始记录为依据，做到内容全面、数据准确；

（二）档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。