XX公司文件档案管理规定

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公司档案管理制度规定

公司档案管理制度规定公司档案管理制度规定目录公司的档案管理制度规定了以下内容：一、目的这个制度的目的是确保公司的档案能够被有效地管理和保护，以满足公司的需求和法律法规的要求。

二、适用范围这个制度适用于公司内所有的档案管理活动，包括档案的收集、整理、保存、利用和销毁等。

三、管理职责公司的各级管理人员都有责任确保档案管理制度的执行，并负责监督和评估档案管理工作的效果。

四、档案分级公司的档案根据其重要性和保密程度进行分级管理，其中一级档案是最重要的档案，需要进行特别保护和管理。

第一节一级档案管理一级档案的管理需要严格遵守相关规定和程序，包括对档案的收集、整理、存储、利用和销毁等方面的要求。

同时，还需要制定相应的安全措施，确保档案的保密性和完整性。

对于一级档案的利用，必须经过相应的审批程序，并且只能在特定的场合下使用。

五、一级档案归档一级档案是指具有重要历史价值、反映单位重大决策和重要活动的档案。

一级档案的归档应按照规定的程序进行，确保档案的完整性和准确性。

在归档前，应对档案进行审查和鉴定，确定其归属、保管期限和保密等级。

归档时，应按照文件号、日期、机关代字、文件名称等要素进行分类，制定档案目录，确保档案的检索和利用。

六、档案整理档案整理是指对档案进行分类、整理、修补、装订、编号、标识和登记等工作。

档案整理的目的是为了保护档案，使其能够长期保存和利用。

在档案整理过程中，应先进行初步分类，然后进行检查、鉴定和整理。

对于有缺失、损坏或重复的档案，应进行修补或合并。

同时，应对档案进行装订、编号和标识，制作档案目录，确保档案的完整性和准确性。

七、档案的保管档案的保管是指对档案进行安全、稳定、有序的保存和管理。

档案的保管应符合保密要求，确保档案的完整性和安全性。

在档案保管过程中，应制定档案保管制度，明确责任人和管理程序。

对于有保密要求的档案，应进行密级和保密期限的确定，并采取相应的保密措施。

同时，应对档案进行定期检查和维护，确保档案的长期保存和利用。

XXXX公司文件档案管理制执行细则

档案资料存放管理、流转、借阅执行细则
一、依据公司《文件档案管理制度》制定本执行细则。

二、专人负责。

1、公司档案资料统一存放于公司机要室，由公司保密/档案室管理员新X负责（档案管理员X协助）。

2、测评部档案资料由X负责，有关测评项目资料由指定的各项目组长具体负责，包括项目计划、方案、报告等资料。

3、行政部档案资料由X负责，包括公司的文件、合同、制度等资料。

4、市场部档案资料由X负责，包括项目报价单、项目合同、客户资料等。

三、规范流转
1、各部门应建立专门的档案资料签收、发放登记册，专管人员将档案资料整理登记完备后统一移交机要室，移交时应做好签收和登记工作，清晰纪录文件名称、移交时间、经手人、接收人的情况。

2、流传过程：各部门（测评部/行政部/市场部/质管部）——主管经理签字——机要室
3、对重要档案资料要当天入档，不得它处存放。

四、严格借阅
1、如工作需要借阅档案资料时，须填写《借阅登记表》，经主管经理批准后方可借阅。

（重要资料还须总经理批准）
2、借阅档案资料原则上应当天归还，如需要隔夜借出，须征得
总经办批准同意，并妥善保管。

3、对所借阅的档案，必须爱护，保持整洁，注意安全和保密，严禁涂改，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

五、严格管理
1、机要室由公司档案室管理员信息xx专门负责，其他人员未经允许不得入内。

离开时柜、门要落锁。

2、档案管理员要定期整理、核对保管的档案资料，严格按照程序接收、登记、借阅档案资料。

3、对未按照档案资料管理规定执行者，提交所在部门按照公司规定处理。

六、未尽事宜参照公司《文件档案管理制度》执行。

企业档案管理规定范文

企业档案管理规定范文一、前言企业档案管理是企业管理的重要组成部分，对于提高企业工作效率、规范企业运行具有重要意义。

为了做好企业档案管理工作，制定本规定。

二、适用范围本规定适用于企业内所有档案的管理工作。

三、档案归档1. 所有企业档案必须按照文件编号和档案分类进行归档。

2. 档案必须按照时间顺序归档，确保档案的完整性和可查找性。

3. 归档文件必须标明文件的名称、编号、归档日期等信息。

4. 所有归档文件必须放置在专门的档案室内，确保档案的安全。

四、档案保管1. 档案保管必须按照相关规定进行，确保档案的准确性和可靠性。

2. 所有档案必须定期进行盘点，核对档案的完整性和准确性。

3. 档案保管期限根据相关规定执行，到期后必须按照规定进行销毁或转交给相关部门。

五、档案借阅1. 档案借阅必须符合相关规定，并填写借阅申请表。

2. 档案借阅必须有正当理由，并获得主管部门批准。

3. 档案借阅必须按照借阅期限进行，逾期必须及时归还，并填写借阅归还表。

六、档案传递1. 档案传递必须按照相关规定进行，确保档案的安全和准确。

2. 档案传递必须填写传递记录表，记录传递的时间、人员等信息。

3. 档案传递必须按照档案归属部门的要求进行，不得私自移动或传递档案。

七、档案销毁1. 档案销毁必须按照相关规定进行，不得随意销毁。

2. 档案销毁必须填写销毁申请表，并获得主管部门批准。

3. 档案销毁必须由专门的人员进行，确保档案的安全性。

八、档案档次1. 档案按照重要性和保密性分级，并按照不同档次采取不同的管理措施。

2. 档案的档次必须标明在文件上，并进行相应的管理。

九、档案备份1. 档案必须进行定期备份，并存放在安全的地方。

2. 档案备份必须按照相关规定进行，确保备份文件的可读性和完整性。

十、档案安全1. 档案安全是企业档案管理的重要任务，必须加强档案安全意识和培训。

2. 档案必须妥善保存和保管，不得随意使用或泄露。

3. 档案室必须设有监控设备，确保档案的安全。

公司管理档案管理制度

公司管理档案管理制度一、总则为规范公司档案管理工作，保障公司信息资源的安全和完整性，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、管理档案的基本原则1. 真实性原则：管理档案必须真实、准确、权威，不得捏造、篡改。

2. 完整性原则：管理档案必须保持完整，不得遗漏、破坏。

3. 保密性原则：管理档案必须保密，不得泄露公司机密信息。

4. 利用性原则：管理档案应当根据需要被合理利用，不得滞留、废弃。

5. 规范性原则：管理档案应当按照规范的流程和标准进行管理。

三、档案管理体系1. 设立档案管理部门，负责公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

2. 制定档案管理规定和流程，规范档案管理工作。

3. 定期进行档案清点和整理，确保档案的完整和安全。

4. 配备专门的档案管理系统，便于档案的查找和利用。

5. 负责对外借阅档案的审批工作，严格控制档案的流转。

6. 制定档案销毁和转移规定，确保档案的合法销毁和转移。

四、档案的收集与整理1. 对公司各部门产生的档案进行分类、编目和整理，并制定档案目录，方便查找。

2. 确保档案的存档环境干燥、通风、防潮、防火，保证档案的安全。

3. 对历史档案进行鉴定和选择，确定哪些档案需要永久保存，哪些档案可以销毁。

4. 对电子档案进行备份和加密，确保电子档案的安全性和可靠性。

五、档案的利用与传递1. 公司内部部门需要使用档案时，应当提出申请，经过审批后方可查阅。

2. 对外借阅档案时，必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全性。

3. 对于有重要机密信息的档案，应当加强保密措施，避免泄露。

4. 对于有利于公司发展和经营的档案，应当积极传递和推广，促进公司的进步和成长。

六、档案的销毁与转移1. 档案销毁必须经过严格审批程序，确保档案的合法销毁。

2. 档案销毁后必须备案，确保销毁程序合规。

3. 档案转移时必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全流转。

4. 对于需要永久保存的档案，应当定期进行修整和整理，确保保存的完整性。

某某公司人事档案管理的通知

XXXX【人】字（ 2014）第 23 号签发人：XXX对于 XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范 XXXX人事档案管理，保证人事资料的完好性与正确性，现将有关事项通知以下：一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员一定任职工入职( 含新入职人员、离职返聘、实习人员 ) 当日实时对其所有有关个人信息进行初始录入，部分暂未采集到位的资料信息需任职工入职后一个礼拜以内所有录入EAS人事系统。

2．电子信息更新：职工个人信息发生改动时，需实时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理（一）采集档案管理员在采集人事档案资料时，要认真查对资料信息，保证资料完好、真切、有效，资料采集齐备后须实时整理归档。

（二）整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大概分为基本档案资料、其余档案资料、离职档案资料三大类；此中基本档案资料和其余档案资料属于任职时期的资料，离职档案资料是职工离职时需要办理的资料。

（1）基本档案资料①管理人员基本档案资料主要包含：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；职工基本档案资料主要包含：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其余档案资料①其余档案资料是指除了基本资料之外的其余任职时期的档案资料，这部分档案资料会依据实质状况按期或不按期的更新。

②其余档案资料分类积累类资料：是指不行用新版代替旧版的其余档案资料，这一类资料需要积累蓄入人事档案中；更新类资料：是指可用新版代替旧版的其余档案资料，这一类资料仅需用新版代替旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③管理人员其余档案资料（积累类）主要包含：培训（学习）总结资料、管理干部简历表及干部直系家眷工作状况登记表、任免类文件、调换交接资料共四类；其余档案资料（更新类）主要包含：劳动合同及保密协议、清廉协议资料、体检资料共两类。

职工其余档案资料（积累类）主要包含：培训（学习）资料、调换交接资料两类；其余档案资料（更新类）主要包含：劳动合同及保密协议资料、清廉协议资料、体检资料两类。

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。

二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。

2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。

3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。

2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。

3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。

4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。

2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。

3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。

4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。

5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。

六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。

2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。

3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。

4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。

七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。

2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。

以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。

公司文书档案管理制度

公司文书档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司档案的管理，提高档案的利用价值，保障公司信息的安全，保护公司的合法权益，制定本制度。

第二条公司档案管理制度适用于公司所有部门和员工。

第三条公司档案是指公司产生的各类书面、电子、磁性或其他形式的文件、资料、数据和信息。

第四条公司档案管理实行全面管理、分级管理、分类管理的原则。

第五条公司领导层要高度重视档案管理工作，制定明确的责任分工，并加强档案管理的监督和检查。

第六条公司各部门要划分明确的档案管理区域，设立专人管理公司档案，划定档案管理责任范围。

第七条公司档案管理工作要坚持信息化管理原则，加快建设电子档案管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。

第八条公司档案管理制度的解释权归公司董事会。

第二章档案管理的基本原则第九条公司档案管理遵循以下基本原则：（一）合法性原则，即公司档案的收集、利用、管理和保护必须遵循法律法规的规定，保护公司和个人的合法权益；（二）真实性原则，即公司档案必须真实可靠，不得篡改、伪造或销毁，包括书面、电子和磁性档案；（三）完整性原则，即公司档案必须保存完整，不得随意删除、遗漏或涂改；（四）保密原则，即公司档案必须严格保密，不得泄露给未经授权的组织或个人；（五）有序性原则，即公司档案必须按照一定的分类、归档和检索规范进行管理，便于查阅和利用；（六）时效性原则，即公司档案必须按照规定的保存期限进行管理，到期后及时销毁或移交；（七）便捷性原则，即公司档案管理必须简便易行，方便员工使用和了解。

第十条公司档案管理人员要遵守以上基本原则，加强档案管理的规范化和细致化，确保公司档案的安全和有序管理。

第三章档案管理的组织结构第十一条公司档案管理工作由公司董事会和各部门负责，实行集中管理和分级管理相结合的原则。

第十二条公司董事会是公司档案管理的最高领导机构，负责制定档案管理的方针、政策和制度，落实档案管理的责任和任务。

第十三条公司档案管理部门是各部门的档案管理的具体执行机构，负责公司档案的归档、整理、管理和利用工作。

档案管理制度印发文件

各相关部门、全体员工：为进一步加强公司档案管理工作，确保档案的完整、安全、有序，提高档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定《XX公司档案管理制度》。

现予以印发，请各部门、全体员工认真贯彻执行。

一、总则1. 为规范公司档案管理工作，保障公司档案的完整、安全、有序，提高档案利用效率，特制定本制度。

2. 本制度适用于公司所有档案的管理工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等。

3. 公司档案管理工作应遵循真实性、完整性、连续性、安全性和保密性原则。

二、组织机构与职责1. 公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理、协调、监督和指导工作。

2. 各部门设立档案管理岗位，负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

3. 档案管理部门的主要职责：（1）负责制定、修订和组织实施公司档案管理制度；（2）负责公司档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；（3）负责对公司各部门档案管理工作进行监督、检查和指导；（4）负责对公司档案信息资源进行开发利用，为各部门提供档案服务。

4. 各部门的主要职责：（1）按照档案管理制度要求，对本部门档案进行收集、整理、归档、保管和利用；（2）配合档案管理部门做好档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；（3）加强档案保密意识，确保档案信息安全。

三、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案管理制度要求，对在日常工作中形成的各类档案进行收集。

2. 档案整理：档案整理应遵循分类、编号、装订等原则，确保档案的完整、有序。

3. 档案归档：档案归档应按照档案管理制度要求，将整理好的档案及时归档。

四、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应确保档案的完整、安全，采取必要措施防止档案损坏、丢失和泄密。

2. 档案利用：各部门需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。

五、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。

公司档案文件存档管理制度

公司档案文件存档管理制度一、总则为规范公司档案文件的存档管理工作，提高档案管理的效率和水平，保证公司档案的完整性和安全性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门及相关人员在工作中的档案文件管理工作。

三、档案文件的定义1. 档案：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生或使用的一切书面文件、资料、图纸、光盘、磁带等记录载体。

2. 文件：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生的包括函件、通告、通知、简报、会议记录、备忘录、合同等书面文件。

3. 档案文件：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生或使用的文件和资料。

四、档案文件的归档原则1. 档案文件归档原则：按照文件的主题、内容、形式、时期等要素，确定档案文件的分类标准，进行分类归档。

2. 档案文件的保管原则：对档案文件按照机密等级、重要性、利用频度等原则进行存档管理，确保档案的完整性和安全性。

3. 档案文件的检索原则：建立档案文件的检索工具和标引体系，便于用户进行检索和查询。

五、档案文件的存储管理1. 档案文件的存储位置：公司设立专门的档案库房，按照档案的种类、时期和机密等级进行分类存放。

2. 档案文件的存储方式：档案文件应采用干燥、通风、防潮、防火的环境条件存放，保持档案文件的完整性和安全性。

3. 档案文件的借阅管理：公司建立档案文件的借阅管理制度，确保档案文件的安全借阅和返还。

4. 档案文件的销毁管理：公司建立档案文件的销毁管理制度，对于已经失效或者不再需要的档案文件，按照规定的手续和程序进行销毁处理。

六、档案文件的管理责任1. 公司领导应加强对档案文件管理工作的重视，确保档案文件管理工作的有效执行。

2. 各部门负责人应切实履行档案文件管理工作的责任，做好档案文件的分类归档、存储管理、借阅管理和销毁管理工作。

3. 档案管理人员应具备专业知识和技能，加强对档案文件的管理和维护工作，做好档案文件的整理、归档和检索工作。

4. 员工应严格遵守公司的档案文件管理制度，加强对档案文件的保护和利用工作，遵循档案文件管理的规范和程序。

私营企业档案管理规定

XX公司文件档案管理目录前言一、文件档案的定义、范围二、文件档案室的管理三、文件档案管理员的职责三、文件档案管理流程前言文件档案是作为与企业同步发展的一种战略资源，是企业的宝贵财富，同时也是企业在研发、生产和经营管理活动等方面的真实记录，企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。

如何做好档案管理，帮助其在企业管理的各个方面发挥积极、重要作用，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。

公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。

一、档案定义、范围【档案定义】：XX公司文件档案是指公司及其工作人员在生产经营活动中直接或间接形成的与公司生产经营活动相关的、对公司有保存价值的包括但不限于（文件、资料、图纸、数据、电文、邮件、信函）等不同形式的历史记录。

【公司文件档案范围】：主要包括：研发生产技术管理档案、经营管理档案、产品档案、设备仪器档案、基建档案、会计档案、党务工作档案、行政管理档案、人事档案等方面的内容，如下图所示：二、文档室的管理1、文档室应配置独立空间，不可挪做其他用，室内的平面布局应简单紧凑。

2、文档室要定期检查，通风换气，保持室内清洁，温湿度适宜，如有异常，应及时采取措施。

3、文档室内应做好即防盗、防火、防蛀、防尘、防潮、防水渍、防鼠、防高温、防强光等措施。

4、文档阅后归还要正确放入档案盒内，使档案室内装具和案卷摆放整齐有序、整洁美观。

5、文档室由档案管理员专职管理，不准闲杂人员进入，钥匙不准随意交于他人，进出档案室随手关锁门窗，确保安全。

三、文档员职责1、负责公司档案的收集、分类、整理、装订、归档、保管、鉴定、保证其完整性和准确性。

2、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

3、对所收集的材料做到分类科学、装订规范、立卷准确，编目详细、上架及时、无零散材料积存。

文件、档案管理制度

文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。

第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。

第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。

文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。

第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。

第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。

各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。

第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。

第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。

第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。

第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。

第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。

文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。

第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。

第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。

第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。

企业公司档案管理制度范本

企业公司档案管理制度范本第一章总则第一条为规范企业公司的档案管理工作，保障档案安全、完整和可追溯性，提高档案利用效率，促进企业公司的科学决策和持续发展，特制定本制度。

第二条本制度适用于企业公司内所有部门和人员，包括企业公司自有档案、委托管理档案、以及对外提供档案服务的情况。

第三条本制度所称档案是指企业公司内产生或者收到的所有纸质文件、电子文档、图纸、图片、音视频资料等，无论其形式、载体或者存储方式如何。

第四条档案管理工作应当遵循便于管理、利用和保护的原则，确保档案的分类、存储、检索、传递和销毁均按照规定进行。

第二章档案的分类、保管和存储第五条档案应当按照文件类别、主题、形式等进行分类，确定保管的责任人，并严格按照规定进行编号、整理和标示。

第六条档案的存储应当符合防火、防水、防盗、防腐蚀等要求，并按照机密级别、重要程度等进行区分存放。

第七条档案的存储方式包括实体档案室和电子档案库，应当根据档案的特性和需要进行选择和管理。

第八条档案应当建立电子备份和纸质备份，确保档案的安全性和可靠性，以防止意外灾害和数据丢失。

第九条档案申请借阅应当按照规定提出申请，并在审核通过后按照借阅程序进行操作，并严格遵守档案保密和规范使用。

第三章档案的归档和销毁第十条档案应当按照工作程序和时间要求进行归档，并填写归档表格，明确文件名称、日期、归档人员、归档编号等信息。

第十一条档案的销毁应当经过审批程序，明确销毁的档案种类、数量和方式，并填写销毁记录。

第十二条涉密档案的销毁应当按照保密要求和程序进行，确保无泄露隐私和机密信息的风险。

第十三条档案销毁后应当做好销毁报告和备案工作，定期开展销毁档案的检查和评估，以确保全部合规和规范。

第四章档案的保密和使用第十四条档案的保密应当遵循国家相关法律法规和企业公司的保密政策，严格限制查阅和传递权限，确保档案的安全和机密。

第十五条涉及国家秘密、商业机密、个人隐私等敏感信息的档案，应当严格控制使用和处理，确保不泄漏机密和侵犯隐私。

公司档案管理规定

公司档案管理规定是公司正常运营的重要制度之一，对于保障公司信息安全、便于信息检索和提高工作效率都具有重要意义。

在日常工作中，所有员工都应该严格按照公司档案管理规定的要求进行操作，确保公司档案的完整性和可靠性。

一、档案归档规则1. 档案应按照文件类型、日期以及重要程度进行分类归档，确保易读易找。

2. 每个档案文件都应配备明确的档案号，以方便查找和归档。

3. 归档的文件应注明归档日期、归档人员以及归档位置等相关信息，以便查询和管理。

二、档案保管和存储1. 档案室应设有专门的安全措施，包括门禁控制、监控摄像、防火、防潮等设施，确保档案的安全性。

2. 档案应按照文件类型、保密程度和保存期限进行合理的存储，防止遗失和损坏。

3. 档案管理人员应定期进行档案整理、清理和盘点，确保档案的秩序和完整性。

4. 涉及重要信息的档案应备份并妥善存放，确保在意外情况下能够快速恢复。

三、档案检索和利用1. 档案管理人员应建立完善的档案检索系统，确保快速准确地找到所需档案。

2. 员工若需要使用档案，应提前向档案管理人员提出申请并注明用途，经过审批后方可使用。

3. 使用完档案后应及时归还，保持档案的完整性和可用性。

四、档案销毁1. 档案销毁应按照公司的相关规定进行，包括规定的保存期限到期，档案内容已无继续价值等情况。

2. 档案销毁应由专门的人员进行，并进行相应的销毁记录和报备。

五、档案管理责任1. 公司应指定专人或部门负责档案管理，并确保其具备相应的专业知识和管理能力。

2. 档案管理人员应定期进行档案管理培训，提高自身的业务水平和管理能力。

六、档案管理违规处理1. 对于违反档案管理规定的人员，将视情况给予相应的纪律处分，并追究相应的法律责任。

2. 档案管理人员应严格执行档案管理规定，并及时发现和处理违规行为。

以上为公司档案管理规定的基本内容，希望全体员工都能够认真遵守，确保公司档案的安全性和可靠性。

只有通过规范的档案管理，才能更好地支持公司的发展和运营。

有限公司电子文件归档与电子档案管理办法

XX有限公司电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称“公司”）电子文件归档与电子档案管理工作，逐步推进电子档案单套制管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，发挥其在科技创新活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》、《科学技术研究档案管理规定》及有关制度规范，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司电子文件归档与电子档案管理工作，涉密电子文件归档与电子档案管理应符合国家保密管理要求。

第三条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的文字、图表、数据、图像、音频和视频等各种信息记录。

第四条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第五条公司电子文件归档与电子档案管理实行统一领导、分级管理，遵循电子文件形成和电子档案利用规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的基本原则。

第二章管理职责第六条公司综合部是公司档案工作主管部门，负责电子文件归档与电子档案管理工作的宏观管理、统筹协调。

XX有限公司档案室（以下简称“档案室”）负责组织实施，包括：（一）负责制定公司电子文件归档与电子档案管理制度规范；（二）负责公司电子文件归档与电子档案管理工作业务指导、检查与评价；（三）负责建设公司数字档案室；（四）负责公司及所属部门及其他单位电子文件归档与电子档案管理工作，建设机关数字档案室；（五）负责电子档案接收、管理、长期保存和知识服务。

第七条公司各部门负责将电子文件归档与电子档案管理工作纳入本部门相关制度规范和工作流程；负责本部门电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作；负责协助落实本部门建设的业务系统与公司电子档案管理系统的相互衔接。

第八条公司所属单位负责本单位电子文件归档与电子档案管理工作具体实施，包括：（一）将电子文件归档与电子档案管理纳入本单位信息化建设规划，配套制定相关制度规范；（二）统筹推进本单位业务系统归档功能建设、电子档案管理系统建设，确保业务系统与电子档案管理系统相互衔接；（三）将电子文件归档纳入本单位相关制度规范和工作流程，推动本单位电子文件归档与科研、管理工作同步开展；（四）配好配齐综合档案室档案工作人员，并为电子文件归档与电子档案管理工作提供充分的条件保障；（五）明确本单位相关部门电子文件归档与电子档案管理工作职责：1.电子文件形成或办理部门：负责电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作。

公司文件与档案管理规定

中国xx投资集团有限公司文件与档案管理制度第一条公司文件与档案实行统一管理;文件与档案的管理,要做到规范、准确、及时、安全;公司行文要克服官僚主义和文牍主义;总裁办公室是公司文件与档案的主管部门;第二条称呼规范：1)公司本部：指公司总部包括总裁办公室、人力资源部、资金财务部、资产管理部、投资管理部、审计监察部、投资银行部、研究发展部;2)各部门：指公司本部各部门及中国木材流通协会3)所属公司：指华星大厦、北京地产公司、天津中木、天津奥克亚、华东公司、上海公司及其它公司全资、控股或参股的具有独立法人资格的公司4)集团：指中国华星发展集团公司5)董事会：本公司董事会;第三条本规定所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等;第四条公司本部的文件管理部门为总裁办公室,凡涉及公司的文件均需由总裁办公室统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的办公室或总裁办公室;管理文件与档案的部门要设专职文件与档案管理员;第五条公司发文：包括以公司名义发文,以部门名义发文,以党委名义发文,以工会名义发文;第六条文号管理：各部门发文必须先向总裁办公室申请发文文号,发文文号规范如下：1)以公司名义发文：中xx司字年号,此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文；2)以总裁办公室名义发文：中xx管字年号,此文号用于涉及总裁办公室业务的发文；3)以人力资源部名义发文：中xx人字年号,此文号用于涉及人力资源部业务的发文；4)以资金财务部名义发文：中xx财务字年号,此文号用于涉及资金财务部业务的发文；5)以投资管理部名义发文：中xx投资字年号,此文号用于涉及投资管理部业务的发文；6)以审计监察部名义发文：中xx监字年号,此文号用于涉及审计监察部业务的发文；7)以投资银行部名义发文：中xx投行字年号,此文号用于涉及投资银行部业务的发文；8)以资产管理部名义发文：中xx资产字年号,此文号用于涉及资产管理部业务的发文；9)以研究发展部名义发文：中xx研字年号,此文号用于涉及研究发展部业务的发文；10)以党委名义发文：中国xx党字年号；11)以工会名义发文：中国xx工字年号;12)公司文号顺序以年为单位从001号开始,公司及各部门采用大排序的方式编号;13)各部门无须加盖公司章的发文,不须申请文号;第七条发文种类：1)请示：请上级指示和批准;2)报告：向上级机关汇报工作,反映情况;3)指示：对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则;4)批复：答复请示事项;5)通知：传达公司的重要情况以及相关事项,发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级公文,公布应当遵守或周知的事项;6)决定：对某些问题或者重大行动作出安排;7)函：平行部门之间互相商洽工作,答复问题或知会有关事项;8)会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神,要求有关部门共同遵守执行的;第八条发文格式：采有B5号纸,横排;1)文件抬头：中国xx投资集团有限公司文件,红字;2)文号：加黑宋体小四号字;3)主送单位及标题：加黑宋体四号字;4)正文：仿宋小四号字,1倍半行距;5)单位印章：红色公司章;6)日期：加黑宋体四号字,用大写;7)抄报、抄送、存档：宋体四号字;第九条草拟公文应注意以下事项：1)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章;2)反映情况要客观,实事求是;3)文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范;4)人、地、物名、引文及时间要具体、准确;第十条发文程序：1)发文部门负责文件的起草工作,文件起草完成后,首先到总裁办公室申请文号,并填写发文登记表;2)各部门发文前,首先由部门经理及主管总裁审核,后交由需会签的部门,由会签部门经理签字确认后,交总裁审批;3)总裁审批后,由总裁办公室秘书负责盖章及形成正式文件下发;第十一条文件发送与签收程序：1)公司本部采用书面签收发式,总裁办公室秘书直接将文件交各部门经理,由部门经理在文件发文单上签收;2)对公司所属公司发文,首先由秘书以传真方式发送文件,然后采用邮寄方式递送文件原件,各公司于每月25日,将收到的公司文件,以书面形式签收,再将签收单邮寄回公司,由秘书备案;若属紧急事务,需立刻知悉各公司是否收到文件,秘书需在传真中注明,各公司收到传真后,应立刻以传真形式签收,并由秘书在发文单中注明;3)在北京的部门及公司,紧急文件以传真方式,一般文件以递送方式,各公司在文件发文单中签收;若由本公司人员代交,需在发文单中注明;第十二条发文的判行权限：1)以董事长署名行文者,应送呈董事长判行;2)加盖公司章的发文：应送呈总裁判行;3)若因紧急事务,总裁不在的情况下,可由公司主管行政的副总裁代为判行,但须经总裁补签;4)以各部门名义发文,无须加盖公章者,由各部门主管总裁判行;第十三条传真发文管理：公司传真由前台负责,公司所有传真必须在前台登记,未登记的传真,前台有权拒绝发送,且可视为未经公司认可的文件;第十四条收文：公司收文由前台负责,发往公司的各类文件均由前台进行登记,公司人员若代为公司传送文件,也应首先将文件交与前台,由前台登记;第十五条收文管理程序：1)公文处理：公司的所有收文必须登记,并注明公文转移的去向;前台将公文登记后,交总裁办公室秘书,由秘书根据公文内容向各部门及有关领导分发;若秘书不能判明,由总裁办公室主任决定;秘书须将文件内容、收到时间、去向予以登记,如需存档,秘书要立刻办理文件存档手续;2)信函处理：•指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如系私事,再予发还；未能认为公务文书的信函,经其收信人本人拆封后如系公务文书,应交回前台依公文处理;•指名总裁助理以上人员的信函,迳送其本人,如系公务文书,再交回前台依公文办理;3图书期刊处理：当日的期刊报纸,由前台放于阅报处,公司员工可自由取阅,但员工应在阅后及时放回原处,如需摘要,需采用复印的形式;专业性的报纸期刊,由前台每月25日整理一次,统一交秘书存档;4）声像材料的处理；所有声像材料交由秘书处理;5）传真、电报处理：传真、电报视同公文,依公文原则办理;第十六条收文处理要点1)遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件,秘书应将正本妥为保藏,若需调用,应以复印件代用;2)为利文书处理并达到分层负责目的,经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门经理核阅批办,各主管人员应对文案注明意见,避免只签名而无意见;第十七条文件处理期限1)前台及秘书收文时,原则上应随到随送,不得积压,最迟应于文到一小时内送交有关人员;2)经办人员的处理期限;•急件、电报、机密文件等应随到随办,于文到一日内处理完毕为原则;•一般文件由部门经理指定处理期限,一般以文到三日内处理完毕为原则;•来文定有答复期限者,应尽力于来文所定期限内处理完毕;•计划、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限;3文件归档,应日案日清,最迟不得逾二日;4签呈及传阅文件：时接时清,接到文件后立刻签呈或签阅,最迟不得超过一日;第十八条档案管理：总裁办公室秘书为公司专职档案管理员,负责管理公司的全部档案;各部门可设兼职档案管理员,负责管理各部门的档案;公司档案原则上均交由总裁办公室负责保管;文件处理完成后,原稿由总裁办公室归档,经办部门视实际需要留存复印件;如因业务处理特殊需要,原稿须由经办部门保管者,应经秘书同意后妥为保存,秘书以复印件归档,并在备注中注明,各部门使用原件完毕后仍应将原件交秘书保存;第十九条归档文件的检查：1)检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入;2)文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办;3)与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门;第二十条归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理：1)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.规章制度及公司条例；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权证及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书;2)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书;3)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书;4)1年保存：无长期保存必要者;5)须销毁的文件须经总裁办公室主任批准后,由秘书负责并派专人监销;第二十一条档案文件的调用：1)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具"调卷单"经其部门经理批准后由秘书调阅;2)秘书接到"调卷单"经核查后,取出该项档案,并于"调卷单"上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期,将档案交与调卷人员;"调卷单"则依预定归还日期之先后整理,以备稽催;3)于档案室当场借阅者,可免填"调卷单";4)档案归还时,经秘书核查无误并于"调卷单"填注归还日期及签字确认后,档案即行归入档夹;"调卷单"由管档人员留存备查;5)档案的借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理;6)调卷人员对于所调案卷,不得抽换增损;7)调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应重新填写“调卷单”不得私自授受;8)调阅档案限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之档案,需经总裁办公室主任同意;9)公司总裁助理以上人员调卷,由秘书负责填写“调卷单”;由调卷人员签字确认;10)公司重要档案须经总裁批准后方可调卷;第二十二条声像档案管理：声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片母片、照片含底片、各种光电介质等及文字说明两部分组成;第二十三条声像档案是本公司档案的组成部分,由总裁办公室集中统一管理;第二十四条声像档案种类：1)反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；2)各级领导人和着名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；3)本公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料;4)涉及本公司权益的声像资料;5)其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料;6)其它具有保存价值的声像资料;第二十五条电子文档管理：公司所有的档案应尽可能制作成电子文档,电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存;公司总裁办公室秘书负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作;借阅电子文档的程序同借阅档案;第二十六条本规定自发布之日起生效,修订权、废止权在总裁办公会议,由总裁办公室负责解释与实施;。

公司档案管理制度范文

公司档案管理制度范文一、总则1. 本公司档案管理制度旨在规范公司文件资料的收集、整理、保存、利用和销毁等工作，确保档案资料的安全和有效利用。

2. 公司所有部门和个人应严格遵守档案管理规定，对档案资料负有保管和使用的责任。

二、档案管理责任1. 设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统筹管理工作。

2. 各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，定期向档案管理部门报送档案资料。

3. 员工在处理档案时应保证其真实性、完整性，不得擅自篡改、销毁档案资料。

三、档案分类与编号1. 档案资料应根据性质和用途进行分类，如财务档案、人事档案、合同档案等。

2. 每份档案应有唯一的编号，便于检索和管理。

四、档案收集与整理1. 各部门应按时收集、整理工作中产生的各类文件资料，并按规定的格式和要求归档。

2. 重要文件应在完成后立即归档，以免遗失或损毁。

五、档案保存与保密1. 档案应妥善保存在指定的档案室内，防火、防潮、防虫害。

2. 根据档案的密级和重要性，实行相应的保密措施，未经授权不得随意查阅。

六、档案利用与借阅1. 内部员工因工作需要可借阅档案，需填写借阅申请，并由部门负责人审批。

2. 借阅档案应遵守保密原则，不得泄露档案内容，用后及时归还。

七、档案的电子化管理1. 鼓励采用电子化方式管理档案，提高档案管理效率和安全性。

2. 电子档案应定期备份，防止数据丢失。

八、档案的销毁1. 对于过期无效或无保存价值的档案，应按照国家规定的程序进行销毁。

2. 销毁档案应有明确的记录，并经相关部门审核批准。

九、监督与考核1. 档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查和指导。

2. 对于违反档案管理制度的行为，应予以纠正并视情节轻重进行处理。

十、附则本制度自发布之日起实施，由档案管理部门负责解释。

如有变更，应及时更新制度内容。

XX集团公司文件材料归档范围和档案保管期限规定

XX集团公司文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》国家档案局第10 号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，制定本规定。

第二条本规定所指的企业文件材料是指公司在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

第三条集团依照企业资产关系负责对直属单位文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督，集团各直属单位文件材料归档范围和档案保管期限表应报集团办公室审批后执行。

第四条公司文件材料归档范围是：（一）反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对公司各项活动和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）公司在各项活动中形成的对维护国家、公司和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。

第五条公司下列文件材料可不归档：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需要公司办理的文件材料，任免、奖惩非公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，公司内部互相抄送的文件材料，公司负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需公司办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。