帐务处理与总帐子系统
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第3章总账与总账子系统精品PPT课件
(2)凭证审核的方法：1)静态屏幕审核法。指 计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上， 审核人员通过目测等方式对已输入凭证进行检查。 2)二次输入校验法。
(3)凭证审核模块应具备的控制功能。 ① 审核人和制单人不能是同一个人。 ②凭证一经审核，如未取消就不能修改、删除。 ③取消审核只能由审核人自己完成。
1、输出方式：打印、磁介质、查询
2、输出内容：总账、明细帐、日记帐、三张 会计报表和各种管理会计报表。
3.6 总账系统的改进
3.6.1 改进的动因
当今，很多总账子系统的入口主要内容就是 会计凭证，财会人员的主要工作是根据业务单据 （采购发票、销售发票、人库单等）编制记账凭 证，并将其录入系统中。这种方式导致了会计仍 然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，实 现事前计划、事中控制、事后分析。因此，将账 务处理向前延伸，在账务处理的入口尽量减少记 账凭证，根据业务单据自动生成记账凭证。
3.4.2 辅助核算和管理数据的输入 (1)外币。 (2)数量。 (3)单位往来。 (4)部门核算。 (5)个人往来。 (6)项目核算。
3.5.3 凭证录入模块中的其他功能 (1)科目联机查询。 (2)计算器。 (3)常用摘要输入 (4)凭证修改。分有痕迹修改和无痕迹修改。
无痕迹修改:不留下任何曾经修改的线索和痕 迹。两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改： 一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证； 二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。
3.5 期末处理与账表输出
3.5.1期末转账业务的特点
期末转账就是把某个或某几个会计科目中的余 额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。主 要有如下几个特点：
(1)大多数都在各个会计期的期末进行。
(2)大多数没有具体反映该业务的原始凭证。
(3)凭证审核模块应具备的控制功能。 ① 审核人和制单人不能是同一个人。 ②凭证一经审核，如未取消就不能修改、删除。 ③取消审核只能由审核人自己完成。
1、输出方式：打印、磁介质、查询
2、输出内容：总账、明细帐、日记帐、三张 会计报表和各种管理会计报表。
3.6 总账系统的改进
3.6.1 改进的动因
当今，很多总账子系统的入口主要内容就是 会计凭证，财会人员的主要工作是根据业务单据 （采购发票、销售发票、人库单等）编制记账凭 证，并将其录入系统中。这种方式导致了会计仍 然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，实 现事前计划、事中控制、事后分析。因此，将账 务处理向前延伸，在账务处理的入口尽量减少记 账凭证，根据业务单据自动生成记账凭证。
3.4.2 辅助核算和管理数据的输入 (1)外币。 (2)数量。 (3)单位往来。 (4)部门核算。 (5)个人往来。 (6)项目核算。
3.5.3 凭证录入模块中的其他功能 (1)科目联机查询。 (2)计算器。 (3)常用摘要输入 (4)凭证修改。分有痕迹修改和无痕迹修改。
无痕迹修改:不留下任何曾经修改的线索和痕 迹。两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改： 一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证； 二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。
3.5 期末处理与账表输出
3.5.1期末转账业务的特点
期末转账就是把某个或某几个会计科目中的余 额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。主 要有如下几个特点：
(1)大多数都在各个会计期的期末进行。
(2)大多数没有具体反映该业务的原始凭证。
总账管理子系统
核算账簿查询
• 项目核算
– 项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心 为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息， 以及项目计划执行报告等。
• 客户核算和供应商核算
– 客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清 欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总 账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。 如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别 在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算 与管理。
内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生 成的凭证
• • • • 费用的分配、分摊和计提 税金的计算 成本费用的结转 期间损益的结转
总账管理总账管理 期末处理
定义转账凭证 定义内容
• • • • 凭证类别 摘要 会计科目 金额来源公式
生成转账凭证
• 自动转账凭证的生成顺序 • 相关凭证已经全部登记入账 • 自动转账生成的凭证仍需审核记账
总账管理—日常业务处理
凭证管理 填制凭证 凭证复核 凭证记帐 修改凭证 作废凭证 冲销凭证 凭证查询 凭证汇总
出纳管理
出纳签字 现金/银行日记账查询 资金日报 支票登记簿 银行对账
凭证管理凭证管理 填制凭证
辅助核算（数量核算） 辅助核算（数量核算）
输入数量 和单价， 系统自动 计算金额
凭证管理—凭证复核
4、总账子系统与其他子系统的关系 、 总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）： 总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）：
工资管理 记账凭证 成本管理
固定资产
记账凭证
记账 凭证
其他 费用
账证
• 项目核算
– 项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心 为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息， 以及项目计划执行报告等。
• 客户核算和供应商核算
– 客户核算和供应商核算主要进行客户和供应商往来款项的发生、清 欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。可以提供往来款的总 账、明细账、催款单、对账单、往来账清理、账龄分析报告等功能。 如果用户启用了应收款管理系统和应付款管理系统的话，可以分别 在这两个系统中对客户往来款和供应商往来款进行更为详细地核算 与管理。
内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生 成的凭证
• • • • 费用的分配、分摊和计提 税金的计算 成本费用的结转 期间损益的结转
总账管理总账管理 期末处理
定义转账凭证 定义内容
• • • • 凭证类别 摘要 会计科目 金额来源公式
生成转账凭证
• 自动转账凭证的生成顺序 • 相关凭证已经全部登记入账 • 自动转账生成的凭证仍需审核记账
总账管理—日常业务处理
凭证管理 填制凭证 凭证复核 凭证记帐 修改凭证 作废凭证 冲销凭证 凭证查询 凭证汇总
出纳管理
出纳签字 现金/银行日记账查询 资金日报 支票登记簿 银行对账
凭证管理凭证管理 填制凭证
辅助核算（数量核算） 辅助核算（数量核算）
输入数量 和单价， 系统自动 计算金额
凭证管理—凭证复核
4、总账子系统与其他子系统的关系 、 总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）： 总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）：
工资管理 记账凭证 成本管理
固定资产
记账凭证
记账 凭证
其他 费用
账证
3-帐务处理与总帐子系统
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管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成
科目设置:
6602 管理费用 660201 办公费 660202 差旅费 660203 保管费 部门核算 部门核算 部门核算
部门 企管办 财务部 采购部 销售部 生产部
二级明细科目表示-项目栏目
案例：
假设某单位会计科目采用群码，其科目编码结 构是4-2-2-2，该单位有3个部门，每个部门 又分3个组，管理费用的具体项目有办公费， 差旅费，资产摊销3个项目。 要求:请借鉴立体科目方法设计会计科目管理 费用的编码体系（管理费用科目代码6602） 部门编码方案为1-2
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3
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手工与IT环境下账务处理的异同
现 金 原始凭证 银 存
收 转 款 账
付 款
原始凭证 汇总表
记账凭证
科 目 汇 总 表
日记账
总分类账
会 计 报 表
明细分类账
4
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管理费用明细表 办公费 差旅费 邮电费 招待费
业务处理:
计入科目、辅助核算项目
报表编制:
查询部门辅助账
部门目录
10个 合计 19
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总账子系统的总体设计
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帐务处理与总帐子系统.
1501 150101 150101001 150101002
一致性原则 简短性原则 扩展性原则
固定资产 固定资产——甲车间 固定资产——甲车间——A型机床 固定资产——甲车间——B型机床
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科目体系结构
科目体系结构：4－2－2
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Slide 3
从信息系统角度看，账务处理工作是由会 计信息系统的子系统-总账子系统来完成的， 总账子系统的基本功能是通过采集数据、 加工和存储数据、报告财务信息，实现对 企业经营活动进行核算和控制，保证会计 信息的真实、准确和有效。
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Slide 9
帐务处理的风险分析
案例1：风险警示录 顾雏军从注册成立顺德格林柯尔的那一刻开始，就已经瞄准了科龙。他先 是利用从科龙电器划拨的1.87亿元资金，采取反复对倒的方式注册顺德格 林柯尔，并使其从表面上符合《公司法》的相关出资规定。打造好了顺德 格林科尔这一购并平台后，科龙电器的梦魇也开始了。 ？ ? ? 科龙电器有太多的故事，从顾雏军当初颇具些技术含量的财务运作，到最 终赤裸裸的数字造假，以及其身陷囹圄。科隆电器财务会计循环的失控， 不仅给企业带来灾难，也给资本市场带来了巨大损失。学者、监管者、财 会人员都值得去探究、去深思。
Slide 32
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凭证录入与控制机制－科目
科目是经济业务分类的主要依据，凭 证录入模块提供对科目编码设置一 系列的控制机制： 存在性检查：即检查凭证中科目编 码是否存在。财会人员在输入记账 凭证时，输入一科目编码，如果财 会人员在进行初始设置科目设置时 设置了该科目编码，即“科目文件” 有该科目编码存在，那么检查结果 为“正确”或“真”，否则，检查 结果为“错误”或“假”。
一致性原则 简短性原则 扩展性原则
固定资产 固定资产——甲车间 固定资产——甲车间——A型机床 固定资产——甲车间——B型机床
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科目体系结构
科目体系结构：4－2－2
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从信息系统角度看，账务处理工作是由会 计信息系统的子系统-总账子系统来完成的， 总账子系统的基本功能是通过采集数据、 加工和存储数据、报告财务信息，实现对 企业经营活动进行核算和控制，保证会计 信息的真实、准确和有效。
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帐务处理的风险分析
案例1：风险警示录 顾雏军从注册成立顺德格林柯尔的那一刻开始，就已经瞄准了科龙。他先 是利用从科龙电器划拨的1.87亿元资金，采取反复对倒的方式注册顺德格 林柯尔，并使其从表面上符合《公司法》的相关出资规定。打造好了顺德 格林科尔这一购并平台后，科龙电器的梦魇也开始了。 ？ ? ? 科龙电器有太多的故事，从顾雏军当初颇具些技术含量的财务运作，到最 终赤裸裸的数字造假，以及其身陷囹圄。科隆电器财务会计循环的失控， 不仅给企业带来灾难，也给资本市场带来了巨大损失。学者、监管者、财 会人员都值得去探究、去深思。
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凭证录入与控制机制－科目
科目是经济业务分类的主要依据，凭 证录入模块提供对科目编码设置一 系列的控制机制： 存在性检查：即检查凭证中科目编 码是否存在。财会人员在输入记账 凭证时，输入一科目编码，如果财 会人员在进行初始设置科目设置时 设置了该科目编码，即“科目文件” 有该科目编码存在，那么检查结果 为“正确”或“真”，否则，检查 结果为“错误”或“假”。
总账子系统
设置系统参数
1、设置凭证参数
制单控制 凭证编号方式 外币核算 凭证控制
2、设置账簿参数 3、设置会计日历 4、其他
建立会计科目
会计明细科目的确定原则：
会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。 会计科目的设置必须保持科目与科目之间的协调
性与体系完整性。 会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除， 如已使用，则不能增设下一级明细科目。 设置会计科目要考虑与其他子系统的衔接。
银行管理的保密性，才有查看现金帐和银行存款日记账。
设置凭证类别
5种限制类型：
借方必整理录入
总账期初余额的录入
从最末级开始。红字余额用负号输入。
辅助账期初余额的录入
该科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇
总而来。
期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以
总账子系统的数据处理流程
单位的基础会计信息数据文件 记账凭证、原始凭证、机制凭证临时凭证文件
审核记账
汇总文件 凭证文件
总账、日记账、明细账
银行对账单银行对账 期末转账
总账子系统的功能模块结构
如P37图3-3所示。
主要有5个大的功能模块：
系统设置 凭证处理 出纳管理
支票登记簿
在手工记账时，银行出纳通常建立支票领用登记薄， 用来登记支票领用情况。软件为出纳员提供了“支 票登记簿”功能， 以供其详细登记支票领用人、领 用日期、支票用途、是否报销等情况。当应收、应 付系统或资金系统有支票领用时，自动填写。只有 在“会计科目”中设置银行账的科目才能使用支票 登记簿。 当需要使用支票登记簿功能时，请在"结算方式"设 置中对需使用支票登记簿的结算方式在"是否票据管 理"前打√。
总帐子系统
（三）总帐子系统的目标 1.及时、准确地采集和输入各种凭证； 2.高效、正确地完成记帐过程； 3.随时输出各个时期内任意科目发生地所有业务，各个 会计期地报表； 4.建立帐务处理子系统和其他子系统地数据接口，实现 会计数据地及时传递和数据共享； 5.辅助核算功能。
二、手工帐务处理子系统处理流程
（一）手工帐务处理数据流图分析
修改 口令
报表输出 输出对帐单 综合查询 删除已达帐
二、会计科目代码设计
一、会计科目代码设计 （一）会计科目代码：用代码替代会计科目。 （二）使用会计科目代码的原因 1.文字科目的缺点 ①文字形式的科目名称较长,因此占用空间多并且不 便于输入； ②不便于计算机识别和分类
2.使用会计科目代码的优点 ①能保证会计科目的唯一性 ②简化会计科目的表现形式 ③能提高输入速度 ④便于对会计数据加工和处理 （三）会计科目编码方案 1.编码方案：群码 例：1020101
帐务处理子系统 系统 初始化 科目设置 凭证 处理 制单 记帐 结帐 记帐 结帐 帐表 输出 日记帐 输出 明细帐 输出 银行 对帐 初始化 调节表 对帐单 录入 自动对帐 手工对帐 系统 服务 数据 备分 数据 恢复
人员权限
初始余额 录入 凭证类别 其他设置
审核
汇总
打印
转帐 生成
总帐 输出
系统 维护
原始凭证
1.科目汇总表核算形式
记帐凭证 收 款 凭 证 付 款 凭 证 转 帐 凭 证 编制科目 汇总表
科目 汇总表
填制和审核 记帐凭证
登记日记帐 日记帐
登记明细帐 明细帐
登记总帐
总帐
月末处理
编制报表
报表
2.记帐凭证核算形式：适用于规模小，业务简单的企 业。 银 现 行 金 存 款 日记帐
账务处理与总账子系统PPT课件
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会计数据（账簿、凭证）
数据采集
数据加工与存储
报告信息
原始凭证
投资人 债权人 管理者 政府
经济业务流程
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1．数据采集
数据采集主要是从经济业务流程中采集数 据，为数据加工服务。这些数据包括: 获取/支付流程的数据 转换流程的数据 销售/收款流程的数据 总账子系统从业务流程采集数据
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学习目标
1掌握手工与IT环境下账务处理的异同 2掌握总账子系统的基本原理和功能 3掌握总账子系统的数据文件设计和会计编码的设
计方法 4理解总账子系统的初始设置 5理解凭证处理与记账结账 6了解出纳管理 7了解账簿输出和会计报告 8掌握辅助核算与管理
会计信息系统 Accounting Information System
第三章 账务处理与总账子系统
主要内容
第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理—往来和项目核算与管理 第九节 总账子系统的改进---财务业务一体化策略
➢ 3.总账余额/发生额＝下属明细账余额/发生额之 和
综合性强（产生的信息具有很强的综合性和概 括性）
集成性要求高（是整个会计信息系统的核心）
正确性要求高
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第二节 账务处理的流程分析
手工处理流程 ➢ 记账凭证核算形式 ➢ 科目汇总表核算形式 ➢ 汇总记账凭证核算形式 ➢ 日记总账核算形式 ➢ 多栏式日记账核算形式
会计信息系统--第三讲--账务处理子系统解析讲解
凭证管理 填制凭证、出纳签字、审核凭证、查询凭证、
打印凭证、科目汇总
账
务
出纳管理 现金日记账、银行存款日记账、资金日报、支票管理
处
理
账簿管理 总账、明细账、序时账、多栏账、账簿查询、打印
银行对账
银行对账初始化、银行对账单、调节表、对账、 核销银行对账
往来账管理
往来账初始化、个人统计、单位统计、往来账核销
企业会计信息系统
财务
购销存
管理分析
总 应应 工 固 成 账 收付 资 定 本 子 子子 子 资 管 系 系系 系 产 理 统 统统 统 系
统
资报 金表
管子 理系
统
采 存销 购 货售 子 子子 系 系系 统 统统
财领 决 其 务导 策 他
分查 支 管 析询 持 理
系系 系 系 统统 统 统
2020/10/5
月末处理 转账、结账
2020/10/5
第三讲 账务处理子系统
13
第二节 账务处理子系统流程分析
一、手工账务处理子系统处理流程 二、计算机AIS账务处理流程
2020/10/5
第三讲 账务处理子系统
14
第二节 账务处理子系统数据处理流程
一、手工账务处理子系统处理流程
㈠ 手工账务处理数据流图分析
记账凭证核算组织程序 科目汇总表核算组织程序 汇总记账凭证核算组织程序 日记总账核算组织程序 分录日记账核算组织程序 多栏式日记账
2020/10/5
第三讲 账务处理子系统
15
记账凭证核算组织程序（手工）
现 银行 金 存款 日记账
经
收付转
核对
济 业
原始凭证
款款账
第三章 总账子系统
第七节 辅助核算与管理
一、部门核算 • 设置原理– P112表3-10、图3-11 设置原理– P112表 10、
二、往来核算管理
• 往来核算方法
• 视同明细核算方式 • 往来辅助核算方式
• 个人往来 • 客户往来、供应商往来 客户往来、 • 往来核算与管理实现方案
• 应收、应付子系统 应收、 • 总账子系统
代垫安 装费
凭证审核— 二、凭证审核—P105
• 人工审核—以此为主 人工审核— • 两次输入法，比对 两次输入法， • 成批审核
• 人工审核打印凭证—再成批审核 人工审核打印凭证—
凭证记账—P106图 三、凭证记账—P106图3-10
• 会计科目、数量、辅助核算为关键 会计科目、数量、 字分类汇总 • 软件在记账过程中要设置数据保护
• 凭证审核控制到操作员
3.思考 3.思考
• 日记账与明细账的区别 • 红字冲销凭证的制作—对已记账凭 红字冲销凭证的制作— 证 • 总结设置将科目设置为项目核算、 总结设置将科目设置为项目核算、 客户往来、供应商往来、 客户往来、供应商往来、部门核算 的一般性规律。 的一般性规律。
4.熟练掌握往来核算的设置 4.熟练掌握往来核算的设置
• 科目汇总表见p92-表 3-6 科目汇总表见p92 p92-
年初余额的计算
• 上学期的实践数据为例 • 给出累计数、期初数，计算年初数 给出累计数、期初数，
大部分资产类科目：年初 借 贷 期末 下月期初） 期末（ 大部分资产类科目：年初+借-贷=期末（下月期初） Nc + J- D=Qc Nc =Qc+D-J
• 怎样将原采用明细科目核算方式的 相关科目，设为客户往来、供应商 相关科目，设为客户往来、 往来、部门核算、个人往来、 往来、部门核算、个人往来、项目 核算？ 核算？
会计信息系统--第三讲--账务处理子系统课件.
报告信息
2017/9/15
第三讲 账务处理子系统
5
内容提要
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节 第七节 第八节 第九节
2017/9/15
账务处理概述 账务处理流程分析 总账子系统的总体设计 总账子系统初始设置 凭证管理 出纳管理 期末处理与账表输出 辅助管理——往来和项目核算与管理 总账子系统的改进——财务业务一体化
出纳管理 账簿管理 银行对账 往来账管理 月末处理
2017/9/15
第二节 账务处理子系统流程分析 一、手工账务处理子系统处理流程 二、计算机AIS账务处理流程
2017/9/15
第三讲 账务处理子系统
14
第二节 账务处理子系统数据处理流程 一、手工账务处理子系统处理流程
㈠ 手工账务处理数据流图分析
企业会计信息系统
财务
应 收 子 系 统 应 付 子 系 统
购销存
管理分析
总 账 子 系 统
工 资 子 系 统
固 定 资 产 系 统
成 本 管 理
资 金 管 理
报 表 子 系 统
采 购 子 系 统
存 货 子 系 统
销 售 子 系 统
财 务 分 析 系 统
领 导 查 询 系 统
决 策 支 持 系 统
其 他 管 理 系 统
第三讲 账务处理子系统 6
本讲重点：
一、熟悉总账子系统数据文件设计和会 计编码设计的方法 二、熟练掌握总账子系统各功能模块的操作 步骤和要点
2017/9/15
第三讲 账务处理子系统
7
本讲学习方法：
注重学习和上机实验相结合，加深理解
2017/9/15
第三讲 账务处理子系统
第三章 账务处理与总账系统
账务处 理过程
会计数据（账簿、凭证） 会计数据（账簿、凭证）
投资人
数据采集
数据加工与存 储
报告信息
债权人 管理者 政府
原始凭证
经济业务流程
1．数据采集——会计核算的对象 ．数据采集 会计核算的对象
数据采集主要是从经济业务流程中采集数 据，为数据加工服务。 为数据加工服务。 载体——原始凭证。 载体——原始凭证。 ——原始凭证
能为0. 能为 （2）金额可以为负数，显示为红字。 ）金额可以为负数，显示为红字。 （3）每张凭证必须借贷金额平衡。 ）每张凭证必须借贷金额平衡。
5、凭证录入中的快捷键
F4新增凭证 F4新增凭证 F7 调用备选代码 F12 保存 Shift+F12 还原 .. 携带上条摘要
￥53500 制单 李明
一、凭证录入界面及参数选项
凭证录入
凭证录入参数选项
二、凭证录入的控制机制
1、凭证类型和凭证号。 、凭证类型和凭证号。 凭证类型由用户根据业务选择（ 凭证类型由用户根据业务选择（收、付、转、 记）。 凭证号自动加1，一般是分类编号。 凭证号自动加 ，一般是分类编号。 2、凭证日期。 、凭证日期。 一般为公立日期，应该随凭证号递增而递增等。 一般为公立日期，应该随凭证号递增而递增等。
四、总账子系统的基本功能
总账子系统
初始 设置
凭证 管理
账簿 输出
期末 处理
辅助 管理
系统 服务
总账系统应用流程
初始设置 日常处理
凭证录入 凭证审核 凭证过账
期末处理
基础资料 系统参数 初始余额
期末调汇 结转损益 期末结账
凭证查询
账簿查询
报表查询
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[经管营销]总账管理子系统
![[经管营销]总账管理子系统](https://img.taocdn.com/s3/m/5f1826efbb4cf7ec4afed052.png)
结账后
• 当月不能再填制凭证 • 将当月各账户发生额及余额转到下月作为期初余额
对账
结账
3、总账子系统的业务处理流程
启动总账系统 建立会计科目 初始设置
辅助核算？ Y
N
建立部门、个人、客户、供应商、项目档案
设置凭证类别
设置外币及汇率
输入期初余额
设置结算方式
日常处理
每 月 重 复 填制凭证 审核凭证 记账 查询日记账 查询总账、明细账 查询辅助账 出纳签字
总账管理-日常业务处理
出纳管理 银行对账
• 录入银行对账期初数据 • 录入银行对账单 • 银行对账
– 自动对账 – 手工对账
• 查询银行存款余额调节表 • 核销银行账 • 长期未达账审计
总账管理-日常业务处理
银行对账-输入银行对账期初
银行对账-自动对账
对于已达账项，系 统自动在银行存款 日记账和银行对账 单双方的两清栏打 上圆圈
4、总账子系统与其他子系统的关系 总账管理子系统与其他子系统的主要关系（数据）：
工资管理 记账凭证 成本管理
固定资产
记账凭证
记账 凭证
其他 费用
账证
财务分析 会计报表 决策支持
总账管理
应收应付款 记账凭证 记账凭证 资金管理 记账凭证 存货管理 余额表
出纳签字 凭证审核
凭证管理—凭证记账
前提
• 期初余额试算平衡 • 凭证已审核 • 上月已经结账
过程
• 选择记账范围 • 显示记账报告 • 自动记账
记账
凭证管理-修改凭证
修改方式
• 无痕迹修改
– 对象：尚未审核和签字的凭证（已审核、签字的凭证需要 取消审核、签字） – 在填制凭证中找到要修改的凭证直接修改
[经管营销]总账管理子系统
内部转账：在总账系统内部通过设置凭证模板自动生 成的凭证
费用的分配、分摊和计提 税金的计算 成本费用的结转 期间损益的结转
总账管理-期末处理
定义转账凭证 定义内容
• • • • 凭证类别 摘要 会计科目 金额来源公式
生成转账凭证
• 自动转账凭证的生成顺序 • 相关凭证已经全部登记入账 • 自动转账生成的凭证仍需审核记账
• 有痕迹修改
– 对象：已记账凭证 – 红字冲销法或补充更正法
修改内容
• 凭证类别和凭证号不能修改
总账管理-日常业务处理
出纳管理 现金/银行日记账/资金日报 支票登记簿
• 前提
– 设置了银行账 – 将结算方式设置为票据管理
• ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ票领用 • 支票报销
出纳管理-现金日记账
出纳管理-支票登记簿
• 很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信 息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接， 继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到 目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统 中作为期初数据，才能保持业务的完整性。
总账期初余额准备 准备辅助账各科目的期初数据
• 如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助 项目的期初余额。
• 部门核算
– 部门核算主要为了考核部门收支的发生情况，及时地反映控 制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较分析，便 于部门考核。部门核算可以提供各级部门的总账、明细账， 以及对各部门收入与费用进行部门收支分析等功能。
总账管理-日常业务处理
账簿管理 辅助核算账簿查询
• 项目核算
– 项目核算用于收入、成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心 为使用者提供各项目的成本、费用、收入、往来等汇总与明细信息， 以及项目计划执行报告等。
总账子系统概述及日常业务处理
3.2 总账子系统初始设置
一、凭证参数设置
凭证参数设置包括制单控制、凭证编号方式、 外币核算、凭证控制、预算控制、合并凭证显示与 打印等项目。
1.制单控制
制单控制是指在填制凭证时，系统应对哪些操 作进行控制。 (1)制单序时控制。 三、网络课程制作特色 (2)支票控制。 (3)赤字控制。 (4)允许修改、作废他人填制的凭证。
供应商往来 贷 借 部门核算 借
借
800.00
0.00 3 800.00 2 000.00
3.2 总账子系统初始设置
表2-3
科目名称 应收个人款(119102) 物资采购(1201) 原材料(1211) CD-RW光盘片(121101)
2003年12月会计科目体系及余额表
账类 个人往来 方向 借 借 借 借 数量金额 借 借 借 张 张 币别/计量 期初余额 1 800.00 0 2 050.00 400.00 5.00 450.00 30.00 1 200.00 40.00 200 000.00
3.2 总账子系统初始设置
二、账簿参数设置
3.凭证与正式账每页打印行数
“凭证打印行数”可对凭证每页的行数进行设 置，“正式账每页打印行数”可对明细账、日记账、 多栏账的每页打印行数进行设置。
操作：账簿打印位数、每页打印行数均按软 件的标准设定。单击“确定”按钮。 操作：打开“账簿”选项卡，在“明细账打 印格式”选项区域，单击“按年排页”单选 按钮。
3.2 总账子系统初始设置
一、凭证参数设置
2.凭证编号方式
凭证编号方式包括两种：一是系统编号，即在 填制凭证时, 按照凭证类别按月自动编制凭证编号； 二是手工编号，即在制单时，系统允许手工输入凭 证编号。
会计信息系统包括哪些子系统？以及各个子系统之间的关系
会计信息系统由3大系统组成，即财务系统、购销存系统、管理分析系统。
每个系统又进一步分解为若干子系统。
1.2.1财务系统财务系统主要包括总账子系统、工资子系统、固定资产子系统、应收子系统、应付子系统、成本子系统、报表子系统、资金管理子系统等。
1.总账子系统总账子系统是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账，银行对账，账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。
近年来，随着用户对会计信息系统的需求不断提高和软件开发公司对总账子系统的不断完善，目前许多商品化总账子系统还增加了个人往来款核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理及现金银行管理等功能。
2.工资子系统工资子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算，工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，查询、统计和打印各种工资表，自动编制工资费用分配转账凭证传递给账务处理等功能。
工资子系统实现对企业人力资源的部分管理。
3.固定资产子系统固定资产子系统主要是对设备进行管理，即存储和管理固定资产卡片，灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总；进行固定资产的变动核算，输入固定资产增减变动或项目内容变化的原始凭证后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片；完成计提折旧和分配，产生“折旧计提及分配明细表”、“固定资产综合指标统计表”等；费用分配转账凭证可自动转入账务处理等子系统，可灵活地查询、统计和打印各种账表。
4.应收子系统应收子系统完成对各种应收账款的登记、核销工作；动态反映各客户信息及应收账款信息；进行账龄分析和坏账估计；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应收款。
5.应付子系统应付子系统完成对各种应付账款的登记、核销以及应付账款的分析预测工作；及时分析各种流动负债的数额及偿还流动负债所需的资金；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应付款。
6.成本子系统成本子系统是根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，对成本核算方法的选择，以及对各种费用分配方法的选择，自动对从其他系统传递的数据或用户手工录入的数据汇总计算，输出用户需要的成本核算结果或其他统计资料。
账务处理与总账系统
登记各种 明细帐
登记 总帐
总帐 日记帐
明细帐
月末 处理
编制 报表
报表
科目汇总表核算形式主要包括以下步骤： 1、根据原始凭证编制记帐凭证 2、登记日记帐 3、登记各种明细帐 4、根据科目汇总表登记总帐 5、月末处理 6、编制报表 从以上可以看出手工会计信息系统的缺陷： 1、数据大量重复 2、信息提供不及时 3、准确性差 4、工作强度大
（二）汇总文件设计 汇总文件主要把每一个科目的发生额、余额 汇总数独立出来，存放在同一个文件中。 作用：记帐时，系统自动按科目进行汇总并 将汇总结果存入该文件；输出帐簿、编制报表、 财务分析和领导查询时，系统自动从该该文件和 历史凭证文件中提取数据，并进行加工生成所需 的帐簿输出。
1、汇总文件结构设计方案一
序号 1 2 3 4
字段名称 科目编码 科目名称 科目类型 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债 如借、贷
方案二：采用不定长方式设计科目编码体系
序号 1 2 3 4 5 6
7
字段名称 科目编码 科目名称 科目类型 科目级别 上级科目
是否末级 科目 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债
二级科目最多 设计99个 定长定位方法
三级科目最多 设计99个
（2）不定长：一级固定外，其余各级在不超过 总长度的情况下不固定，可以由用户随意设计。 但必须在相应的文件中增加几个字段：科目级 别、上级科目编码、末级标志等，用以识别。
科目 550201013
科目级别：3级
上级科目编码 55020
不定长方法
账务处理与总账 系统
主要内容
第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理
复习 帐务处理与总账子系统
Session
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张瑞君讲义
凭证的审核与记账
审核的目的： 审核的目的： 1、检查软件无法自动校验的内容 、 2、为记账提供依据 、 只有经过审核的凭证才能被记账 审核的方法 1、静态屏幕审核法（常用） 、静态屏幕审核法（常用） 2、二次输入校验法 、 审核与制单不能为同一人 凭证一经审核， 凭证一经审核，就不能修改 取消审核只能由审核人自己来完成
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张瑞君讲义
凭证管理模块的功能 主要是完成对凭证的日常处理工作 可划分为凭证输入、凭证审核、 可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询 打印、凭证汇总、记账等功能模块。 打印、凭证汇总、记账等功能模块。
Session
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张瑞君讲义
凭证录入与控制机制
凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识， 凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按 会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连 会计制度要求，不同类型凭证每月分别从 开始连 续编号，不能有重号、漏号。 续编号，不能有重号、漏号。 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间， 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间， 凭证日期必须为公立日期， 凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号 递增而递增等。 递增而递增等。 输入日期不能为结账月份的日期 摘要。输入本笔分录的业务说明， 摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明 了。 科目 金额
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张瑞君讲义
凭证录入与控制机制－ 凭证录入与控制机制－金额 任何一张凭证都满足“有借必有贷， 任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷 必相等”的原则。 必相等”的原则。 系统自动进行借贷平衡检查。 系统自动进行借贷平衡检查。 只有当所有检查结果都为“正确” 只有当所有检查结果都为“正确”时，该 凭证才被计算机接收， 凭证才被计算机接收，否则计算机拒绝接 收。
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为什么需要进行会计科目的编码？
会计科目是对会计业务具体核算内容进行 分类的名称。会计科目编码设计是根据会 计制度的规定及会计科目的设置，按照一 个系统的方案确定出各级科目唯一数字编 码的方法。会计科目编码在手工操作下一 般不使用，但是采用计算机处理会计数据 时，则需要采用会计科目编码。
总账子系统的目标 总账子系统的基本功能
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总账子系统
初始 设置
凭证 管理
出纳 管理
期末 处理
账簿 输出
会计 报表
辅助 管理
系统 服务
其他
主要内容
第一节 帐务子系统的概念与特征 第二节手工与IT环境下帐务处理的异同 第三节 总账子系统的总体设计 第四节总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 期末处理与账表输出 第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
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数据加工与存储
加工与存储是将反映经济活动的原始 凭证按照会计科目和“有借必有贷， 借贷必相对”的原则编制记账凭证、 审核记账凭证，然后对其进行分类、 计算பைடு நூலகம்求和，并将结果保存在各类账 簿中。
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报告信息
报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编 制内部报表和外部报表提交给投资人、债 权人、管理者、政府部门等。
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账务处理的基本特征
规范性强 综合性强 集成性要求高 正确性要求高
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总账子系统主要数据文件设计
计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必 须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数 据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境 下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何 种结构在计算机中存储呢？ 实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计 时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路 有关，还与数据管理系统等多种因素有关。
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三个关键文件
科目文件 汇总文件 凭证文件
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什么是初始设置？
总账子系统是一个通用性较强的系统，为 了使其能够在各行各业应用，设计时重点 考虑各单位会计核算和财务管理的一般特 性。在进行账务处理之前，首先要根据本 单位的业务属性进行具体设置，即将企业 个性化特征的信息保存在相应的数据文件 中，这种设置工作称之为初始设置工作。 参加流程
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会计数据（账簿、凭证）
数据采集
数据加工与存储
报告信息
投资人 债权人 管理者 政府
原始凭证
经济业务流程
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1．数据采集
数据采集主要是从经济业务流程中采集数 据，为数据加工服务。这些数据包括: 获取/支付流程的数据 转换流程的数据 销售/收款流程的数据 总账子系统从业务流程采集数据
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从信息系统角度看，账务处理工作是由会 计信息系统的子系统-总账子系统来完成的， 总账子系统的基本功能是通过采集数据、 加工和存储数据、报告财务信息，实现对 企业经营活动进行核算和控制，保证会计 信息的真实、准确和有效。
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帐务处理的风险分析
案例1：风险警示录 顾雏军从注册成立顺德格林柯尔的那一刻开始，就已经瞄准了科龙。他先 是利用从科龙电器划拨的1.87亿元资金，采取反复对倒的方式注册顺德格 林柯尔，并使其从表面上符合《公司法》的相关出资规定。打造好了顺德 格林科尔这一购并平台后，科龙电器的梦魇也开始了。 ？ ? ? 科龙电器有太多的故事，从顾雏军当初颇具些技术含量的财务运作，到最 终赤裸裸的数字造假，以及其身陷囹圄。科隆电器财务会计循环的失控， 不仅给企业带来灾难，也给资本市场带来了巨大损失。学者、监管者、财 会人员都值得去探究、去深思。
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初始设置－－设置账套
设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统 中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的 核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数 据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时， 根据系统的提示对账套进行参数的定义。 账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、 账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目 编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启 用日期、记账本位币、会计主管姓名等。
主要内容
第一节 帐务子系统的概念与特征 第二节手工与IT环境下帐务处理的异同 第三节 总账子系统的总体设计 第四节总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 期末处理与账表输出 第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
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1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系
2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度
科目编码方法与编码原则
方法：. 顺序编码 位数编码 分组编码 原则： .规定性原则 层次性原则
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凭证管理模块的功能
主要是完成对凭证的日常处理工作，它又 可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询 打印、凭证汇总、记账等功能模块。
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凭证录入与控制机制
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账务处理的基本概念
账务处理是指从价值管理的视角出发，主 要运用货币形式的信息计量，借助于专门 的会计核算方法，对各单位（会计主体） 的经济业务进行核算、控制，产生一系列 财务信息和其他经济信息，为企业内部和 外部的信息使用者提供服务来创造价值。
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凭证录入与控制机制－科目
是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码 是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算 机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只 能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控 制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检 查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为 “错误”或“假”。
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手工环境下帐务处理的流程分析
手工环境下账务处理流程的缺陷 数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大
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IT环境下账务处理的流程分析
账务处理流程中的主要角色 业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、 后勤人员等） 凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭 证的人员 凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审 核的财会人员，他与凭证编制人员互斥 记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月 末进行结账的财会人员； 查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以 及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会 人员、财务经理、总经理等）
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主要内容
第一节 帐务子系统的概念与特征 第二节手工与IT环境下帐务处理的异同 第三节 总账子系统的总体设计 第四节总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 期末处理与账表输出 第七节 总账系统的改进---财务业务一体化策
一级科目最 多 设 计 9999 个
二级科目最 多设计99个
三级科目最 多设计99个
定长定位方法
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科目体系结构
立体科目方法是 指将科目中大量 重复的科目从科 目体系中分离出 来，按照项目进 行存储，并将项 目和科目建立动 态链接，在满足 优化会计科目体 系的同时，达到 精细核算的目的。
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IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同
数据处理的起点与终点不同 数据处理方式不同 数据存储方式不同 对账的方式不同 会计资料的查询统计方式不同
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凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计 制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号， 不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当 前凭证号。 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭 证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而 递增等。 因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期 附单据数。即本凭证的附件张数。 摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。