公司行政办公室工作指南

公司行政办公室工作指南

第一章行政岗位职责

第一节行政主管岗位职责

1.依据公司要求，负责各部门年度工作打算的催促、落实，并向人力资源总监汇报。

2.负责公司各部门/工程员工劳动〔劳务〕合同签订工作。

3.协作人力资源部工会、培训方面的关心工作。

4.负责人力资源部部门文件的收发/存档工作。

5.负责公司本部办公区桶装水水票购置及更换工作。

6.负责公司本部人员门禁卡办理、注销治理工作。

7.负责公司各部门/工程员工商业保险〔补充医疗、意外损害〕投保/退保工作。

8.负责公司各部门/工程员工补充医疗报销、意外损害理赔事宜。

9.负责公司公章、合同章、董事长手签章的使用治理工作并做好使用记录工作。

10.行政各项治理制度的完善、制定工作。

11.办理公司营业执照等证照的年检、借用治理工作。

12.公布节假日放假通知及公司领导值班表。

13.负责编写当年公司大事记工作。

14.年底进展公司各部门报刊杂志征订工作。

15.定期修订公司本部员工通信录。

16.负责公司办公设备复印机维护修理工作。

17.负责公司名片、信封、LOGO 等印刷品印制工作。

18.协作中心消防办的消防工作。

19.公司安排其他的行政事务性工作。

20.完成领导临时交办的事务。

其次节前台文员岗位职责

1.做好公司前台接听，来访客人接待等工作。

2.负责公司会议室使用、登记治理、效劳工作，在会后进展会议室物品、卫生整理工作。

3.每月月底工程参谋费发票的邮寄。

4.半年一次固定资产统计。

5.公司内部各类通知的传达。

6.负责公司本部各部门报刊杂志、信件的领取、分发工作。

7.负责效劳地产统计表工作。

其次章行政治理制度

第一节办公区域治理规定

一、总则

1.1 为维护正常的办公秩序，营造安康的办公环境，树立良好的企业形象，提高工作效

率，特制定本规定。

二、适用范围

2.1 本治理规定适用于公司本部各办公区域。各治理处办公区域的治理可结合治理处的状

况参照执行。

三、职责

3.1人力资源部行政负责人负责公司办公区域的日常治理监视工作。

3.2各部门设专人负责本部门办公区域的日常监视治理工作。

四、工作形象

4.1着装要求

4.1.1员工需按《员工手册》中“员工行为标准”标准着装，并在工装的左胸处佩戴公司

司徽。

4.1.2工装需保持干净、干净；男员工领带应保持干净，系戴端正；衬衫应常常更换，

保持平坦、洁白、无污渍。

4.1.3皮鞋应保持光亮，鞋袜整齐。女员工不得穿前后露脚的凉鞋或鱼嘴鞋。

4.2仪容仪表要求

4.2.1员工需保持良好的个人卫生。

4.2.2男员工需每天修面；女员工需着淡妆，并将头发梳理整齐。

4.3工作场所的行为标准

4.3.1员工应严格遵守工作时间：上班时间8:30 分，下班时间17:30 分，中午午餐时

间为一个小时。午餐时间可依据部门状况安排 11:30—12:30，或 12:00—13:00，

或 12:30—13:30。午餐时间应派人轮班留守。

4.3.2保持工作环境的干净，个人办公用品码放有序。

4.3.3个人办公用品码放标准：在工作时间，办公桌上需放置、电脑、水杯及需要

处理的工作文件，并依照公司规定的位置摆放，尽量不放置与工作无关的个人

用品。常常保持桌面的干净有序。

4.3.4下班时要清理好自己的办公桌及办公区域，除电脑、和水杯等外，其他一切

办公用品〔尤其是文件〕需全部入柜，并关闭电源。

4.3.5上班时间不得做与工作无关的事情，严禁扎堆谈天、吃零食、大声喧哗等。

4.3.6接听尽量小声，避开对其他人产生干扰。

4.3.7办公室铃声不应超过三下，如无人在机旁，其他四周人员应尽俩帮助接

听、转达。

4.3.8团结互助，同事间友好相处，虚心承受他人的意见、批判，日常行为讲究

修养。

五、安全治理

5.1全体员工须具有安全意识，随时觉察并消退工作区域内的安全隐患。

5.2公司员工需凭门禁卡进入公司。非本公司人员，需征得公司员工的同意，并在公司

员工的伴随下进入公司。

5.3办公室严禁存放大额现金、有价证券及其他贵重物品；各有关部门保管的公章等重

要物品需由专人进展保管，明确工作职责，责任到人；财务部关于支票与现金的管理须严格执行有关财务规定。

5.4办公室严禁存放易燃易爆物品。

5.5办公室内要时刻留意用电的安全，不得私自使用大容量电器，要常常检查线路安全。要

有把握电源、火种的安全具体措施。

5.6公司员工在下班离开办公室时，需检查自己的电脑是否关闭、电源是否拔掉。同时

留意将正在处理的文件〔尤其是涉密文件〕锁入文件柜或办公桌抽屉内，不得任凭

放在办公桌上，严防失窃和泄密。

5.7办公区域的公共设施〔如复印机、机和饮水机等〕落实专人负责关闭。

5.8公司员工最终离开办公室者，需查看整个办公室的窗户是否关闭，电灯、电脑是否

关闭，空调是否关闭，饮水机是否关闭，电源是否拔掉等，最终关闭办公室大门。

5.9每个独立办公区域需设立两名安全员，统一治理本区域的安全工作，定期向本办公区域

人员进展安全宣传，增加安全防范意识，催促检查本区域人员的安全工作。同时，每月进展例行检查及不定期抽查，觉察问题准时向公司安全领导小组报告。

5.10落实办公室安全责任制。室内觉察失盗案件或火灾事故要查明缘由，明确责任，并视

情节轻重赐予责任人相应处理。情节严峻者，交由公安司法机关处理。

六、钥匙及门禁卡治理

6.1公司本部办公室大门钥匙由人力资源部统一配制并治理，因工作需要领取者需登

记。

6.2办公桌、文件柜等钥匙由所属部门负责人指定专人负责配制、登记。

6.3员工在本部与工程之间、工程与工程之间调动或离职时，均须将办公室各类钥匙直

接交给部门负责人，其中办公室钥匙由部门负责人交还人力资源部。

6.4办公室各类钥匙如有遗失，需书面写清遗失缘由，经批准前方可补办。

6.5门禁卡由公司人力资源部负责核发及登记。未经人力资源总监批准，任何人不得自

行配置门禁卡。