档案工作简报第11期

档案工作简报

第11期

档案馆编二○一一年六月二十日认真贯彻27号令，切实推进档案工作规范化管理

自2008年9月1日实施“27”号令以来，西华大学档案馆就以“27”号令为指导，积极结合学校档案工作的实际情况，切实做好了“27”号令的贯彻落实工作，进一步促进了学校档案工作的科学发展，更好地为学校和社会提供更加丰富更加优质的服务，在领导职责、队伍建设、规范管理以及服务能力等几个方面都取得了新的发展和突破。

（一）进一步明确领导职责，提供强有力的组织保障

西华大学档案馆按照“27”号令的要求，深入开展了档案法制宣传教育，制作了档案"五五"普法图片宣传展板，编印了《西华大学档案法律法规宣传手册》发放到各单位分管档案工作领导和兼职档案员手中，努力促进兼职档案员队伍建设的同时，普及档案知识，提升教职员工的档案意识，营造了依法治档的工作环境。以“27”号令为指导，明确规定了西华大学档案工作由学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，并明确了校长和主管校领导的主要职责，成立了由校长任主任委员、

主管校领导为副主任委员、相关职能部门负责人任委员的档案工作委员会，明确职责，从而建立健全了西华大学档案工作的工作机制，把学校档案工作纳入学校整体发展规划，纳入学校各部门工作职责，与学校其他各项工作同步、协调、健康发展，形成了“职责分明、共同负责”的档案宏观管理机制，提升了档案工作的领导力和协调力，为学校档案事业的科学发展，提供强有力的组织保障。

（二）规范档案管理工作，提高档案规范化水平

“27”号令颁布实施后，西华大学档案馆及时对档案管理规章制度进行修订和完善，在原有档案规章制度的基础上补充与“27”号令实施相关的规定，制定了《西华大学档案管理办法实施细则》、《西华大学档案工作先进集体和先进个人评选办法》，形成一套更加完善的档案管理办法和工作制度，使所有的档案工作流程都有相对应的管理制度和规范，实行文档一体化管理，不断规范档案管理和服务，保证所有档案材料的收集、整理、归档、保管和利用的整个过程有序进行，并根据学校实际情况，采取在档案馆集中管理学校的大部分纸质档案材料和电子档案材料，同时为了便于更好地开展工作，以设立分室（财会、人事、学生）的方式管理学校一部分门类和载体的档案，使档案工作更加制度化和规范化。

（三）加强档案基础设施建设，确保档案安全

良好的环境是保管档案的前提条件。本月旧图书馆将进行全面搬迁，档案馆已向学校提出书面报告，按照“27”号令的要求要求严格依照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》增加场馆面积，以满足档案馆功能需求。此事得到学校领导，特别是分管校领导的高度重视和大力支持。今年学校拨出专项经费80万元，用于档案设备的购买和场馆改造，完善档案库房的保管条件，使馆藏档案完整与安全。

（四）加强人才队伍建设，树立“以人为本”的科学发展观西华大学档案馆在人才队伍建设方面，按照“27”号令对从

事档案工作人员提出的新的要求，树立了“以人为本”的科学发展观，通过培养、培训和招聘的方式，优化档案人才结构。对现在岗的档案工作人员，采取“走出去、请进来”的培养和激励方式，让他们有机会参加学习、培训、参观和交流，丰富业务知识，更新知识结构，开阔眼界，吸取先进经验，不断提高他们档案管理和利用水平，增强运用业务知识解决实际问题的能力；对兼职档案工作人员，专门召开了兼职档案工作人员的业务培训会，不断提高他们鉴别、收集和整理档案的能力；对新招聘的专职档案工作人员在学历和政治面貌上有了具体的要求，新进人员必须具有硕士或副高级以上的学历学位，这样保证了新进人员的综合素质，有效地改善了档案工作人员学历层次低的局面，高学历、高层次人才比例逐步提高。专兼职档案工作人员综合素质和业务水平的提高为学校档案管理水平的提高提供有力的人力资源保证。

（五）积极推进档案信息化建设，提高服务水平

西华大学档案馆于2005年购置服务器和南大之星档案管理信息系统，搭建起档案信息管理平台。27号令颁布后，档案馆积极推进档案信息化建设，全面推行网上归档，由单独的纸质文档网上归档，到纸质文档和电子文档“双轨制”管理，发展成现在的纸质文档和电子文件全文归档。目前全部档案实现微机著录、存储和检索，至今完成档案目录著录142226多条，实现了档案自动编目和自动检索，提高了档案检索的查全率和查准率。2007年至今学校经党办、校办发出的公文都实现了全文上传和全文浏览，方便用户远程查阅利用档案资源。在原有传统档案阅览室基础上，建立电子阅览室，提供来馆用户的计算机目录检索甚至电子原文在线查阅、打印等，满足用户自助服务。

为了进一步贯彻落实《高等学校档案管理办法》，开发利用档案资源，积极宣传档案工作，加强档案馆与师生员工之间的交流与互动，让师生员工更好、更多地了解档案馆，更便捷、更迅速地利用档案信息资源，经过前期大量的调研和精心的准备，档案馆网站于2009年5月成功改版。新版网站主页增加了现行文

件中心、快速通道、校庆回眸、在线咨询等版块，与旧版网站相比，新版网站的结构更加清晰，内容更加丰富，使用更为方便快捷。网站充分展示了我校现代化、规范化的管理内涵，宣传了西华和西华人多年来取得的成果，向全校和社会提供服务利用，使档案发挥更大的社会效益。

为了能有机地与南大之星档案系统紧密结合，为用户提供信息收集整理到信息发布利用的一整套服务，使我校的档案工作信息化水平更上一个新台阶，今年档案馆又购买了南大之星的信息发布系统，系统目前正在进行调试。该系统在目前已有的数字档案资源上建立起档案编研平台，实现数字档案信息资源的智能选取、深度挖掘，在目前网站的基础上增加了优秀本科毕业生论文库、研究生论文、校园新闻、大事记等专题目录库，实现编研成果的网上展示。同时是根据27号令有关“高校档案机构应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作”要求，建立网上虚拟展览馆、校史陈列馆等，提供跨越时空限制的宣传教育阵地。

（六）努力开发利用档案资源，充分发挥馆藏作用

我们把进一步强化档案工作的服务意识，为学校各项工作服好务的理念放在首位，积极配合学校各项工作，积极开展档案编研工作。近两年就编有《全宗指南》、《档案馆指南》、《干部任免文件汇编》、《组织机构设置文件汇编》、《历届研究生名单》、《历年专业设置情况》等编研资料，同时还专门抽调人员参加学校校史的编写，并全力支持和积极配合校史编写组提供了大量有关档案的利用，为校史编写组节省了大量的时间和精力。档案馆还进一步完善档案检索工具体系和网上档案查询功能，积极开发档案信息资源，提供档案原始凭证，为本校学生、毕业生和相关职能部门各项工作的开展提供档案材料服务，充分发挥档案工作维护历史真实面貌和服务现实工作的双重作用。