档案工作简报

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档案工作简报

第6期

上海财经大学档案馆编印2010年3月31日

本期内容：

专题：（摘选自《2009年OA系统电子文件归档工作总结报告》）

2009年OA系统电子文件归档工作总结

一、OA系统电子文件归档工作简述

2008年4月1日，校OA系统正式运行，相关纸质文件不再流转，根据这一情况，我馆开始着手研究OA系统有关电子文件的归档工作。技术方面，我馆与信息办沟通、协商，在OA系统中设置了档案管理模块，构建了OA系统与档案管理系统对接平台。文件归档规范和管理方面，我馆与两办沟通、协商，确定了发文、收文、内请、纪要、信访、督查督办六类电子文件作为归档内容，明确了归档责任部门和具体要求。

图1：OA电子文件归档流程

2009年3月，在试用测试的基础上，我馆对各部门兼职档案员进行了OA 系统电子文件归档工作培训，对2008年4月至12月间产生的发文、收文、内请、纪要四类OA 电子文件进行了归档操作。截止2009年6月，此项工作全部完成，2008年度OA 电子文件按要求顺利归入档案管理系统。

2008年4月

2009年6月

2008年5月2008年6月2008年7月2008年8月2008年9月2008年10月2008年11月2008年12月2009年1月2009年2月2009年3月2009年4月2009年5月

2008年4月 - 2008年12月

校OA 系统正式运行,我馆着手研究OA 电子公文归档工作

2009年3月 - 2009年6月

对接工作正式开展

2009年3月

兼职档案员O A 电子公文归档培训

2008年10月 - 2009年3月对接项目测试与试用

图2：OA 系统与档案管理系统对接时间描述

二、拟制的有关办法、细则

为保证此项工作顺利开展，根据我校实际情况，我馆拟定了一系列OA 电子文件归档的办法和细则，规范了OA 电子文件的归档范围、归档时间、归档方式、归档手续及归档整理等。相关制度如下：

➢ 《上海财经大学电子公文归档管理实施办法》（试行） ➢ 《2008年度OA 系统电子文件归档具体要求和办法》

至2009年底：电子公文归档整理、核对及总结

➢ 《上海财经大学归档文件整理操作细则》（试行）

➢ 《2009年专、兼职档案员OA 系统电子文件归档操作步骤》等 三、OA 电子文件归档情况分析

2008年度，全校归档责任部门55个，产生OA 文件的44个，共产生收文、发文、内请、纪要四类电子文件1794件，最后归档831件，归档比率46.32%，其中以件为归档单位的755件，卷内件76件。

（一）各类文件归档情况

文件类别

归档总数

（OA 文件+非OA 文件）

其中OA 文件归档数

发文 208 192 收文 295 120 内请 533 423 纪要 23 20 总计

1059

755

图3：某类OA 文件归档数/OA 文件归档总数

发文25.43%

收文15.89%

内请56.03%

纪要2.65%

从上图可以看到，在归档的四类OA 文件中内请所占比例最大，其次是发文、收文。也就是说归档的OA 电子文件中，内请占了一半多。

图4：某类OA 文件归档数/某类文件归档总数

92.30%

40.48%

79.36%

86.96%

0.00%

25.00%50.00%75.00%100.00%发文

收文

内请

纪要

从上图可以看到，发文、纪要、内请的比例均较高，也就是说OA 运转已处于一种常态，排除OA 系统于4月开始运转这一因素，此三类文件比例理论上应为100%，收文因涉及涉密文件不经OA 流转等原因，比例较低。

（二）各部门/各类部门（机关、教辅、院系所等）归档情况分析 1、部分部门OA 归档文件数占OA 归档总数比例分析 列举归档数前5位的五个部门：

序号

部门

部门OA 文件归档数

占全校OA 归档文件比例

序号

部门

部门OA 文件归档数

占全校OA 归档文件比

例 1 人事处 270 32.49% 4 教务处 63 7.58% 2 财务处 79 9.50% 5 研究生部 47 5.66% 3

组织部

72

8.66%

总计

531

63.90%

图5: 上述五部门OA 归档比例分析

90.9

%

9.1%

36.

11%

63

.89%OA 归档比例

所占部门比例

其他部门

其他部门

人事处、财务处、组织部、教务处、研究生部

从上图可以看到，5个部门仅占全校部门总数的9.1%,却产生了63.89%的OA 归档文件。

2、各类部门OA 归档文件数占OA 归档总数比例分析

部门类型 归档数 占比例 部门类型 归档数 占比例 机关 740 89.05% 教辅部门 14 1.68% 院系所 59 7.10% 直属单位 4 0.48%

独立学院 14

1.68%

总计

831

图6：各类部门OA 归档文件和比例

机关740

独立学院 14

院系所

59

直属单

位 4教辅部

门 14

从上图可以看到，OA 归档文件90%产生于机关。 四、效果

（一）归档效率提高，文件全文数量大幅增加