档案工作实务(第1章~第3章 初级职称考试范围)

档案工作实务（一）

第1章~第3章（初级考试范围）

C ONTENT/目录

第一章文件管理

第二章档案管理

第三章档案信息资源的开发利用

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第一章：文件管理

文件

概念与属性

1、概念：社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。（文书：三国出现，文件清末）；公文概念包含于文件之中。

2、特点：公文的形成、处理、运转和管理，是文件管理的主要内容。

公文由制定者制发（组织及其领导，印章或法定负责人签字）。公文具有法定的权威性和现行效用（公文作者的法定地位）。公文具有规范的体式和特定的处理程序。公文的种类（文件名称—文种）

通用公文：类型：决议、决定、命令、公报、公告、

通告、意见、通知、通报、请示、报告、批复、议案、函、纪要15种。

事务性文件：用来沟通信息，安排计划、总结经验，

调查研究问题，指导工作的一类文件（包括：计划、

总结（综合性总结、专题性总结）、简报<工作、情况、业务、会议、典型经验简报>、工作要点、汇报提纲等）。任何机关、社会团体、企事业单位都可以用，

没有固定的上行、下行、平行之分。

公文的格式

2012年6月29日《党政机关公文格式》规定包括：公文的外部格式（固定格式）和公文的内部组织（主体）。公文格式要素划分：版头、主体、版记公文的版面及装订要求

1、用纸：60g-80g,，白度80%~90%

2、开本：A4，297*210

3、版心：每页22行、每行28个字，行间距28.8磅，版面上空37mm，下空33mm

4、页码：4号半角宋体阿拉伯数字单页居右，双页居左。

5、标点：规范全身标点，注意符合中文排版规范。

6、装订：采用骑马订

。

公文种类运用

文种

通报、通知

请示、批复、报告

请示：一文一事；上级必须给予答复，逐级行文。批复：答复下级，批复内容下级必须执行。

报告：向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

议案、函、纪要

议案：法律文件，适用范围较窄（法律案、预算案、质询案、重大事项议案）。

函：不相隶属机关之间商洽工作、内容单一、格式灵活、针对性强，适用范围广。

纪要：记载会议主要情况和议定事项。上行或下行

，属于通报性质的可以用“通报”发出。批准转发，下级机关均需遵照办理。

公报、公告、通告

公报：适用于党内外和一些专业领域，宣示、告知。公告：适用于国内外，范围最宽

通告：适用于一定范围内，范围最窄，有一定的行政约束力

区别：使用范围不同、作用不同、公布的方法不同、写作要求不同。

命令、意见

命令：行政法规、规章、措施、晋升衔级、嘉奖（国家行政机关强有力指挥文件；制发者有严格的限定范围）

意见：对重要问题提出见解和处理办法（上行文、下行文和平行文都可以）。

决议、决定

一经行文下达，下级机关必须贯彻执行。

决议：会议通过重大决策，关系全局、原则性、重大事件，程序严格；号召性，行文主体一般是会议。

决定：对重要事项作出决策和部署、奖惩、变更、撤销不适当的决定事项（内容单一、指令性强，党政机关通用）

通知：批转、转发；发布行政规章；办理、执行、告知；任免、聘用等

通报：表彰先进、批评错误、传达精神（种类：表扬性通报、批评性通报、情况通报）。

按照来源分：收文、发文、内部文件3类；按照密级程度分：绝密、机密、秘密、内部、公开5种。按照载体形式分：纸质、感光介质、磁介质和电子文件

文种的使用与发文目的、发文者权限、收发文机关制建的关系有直接关系

版头公文格式

1

2

3主体

文尾版头

内容和字体：红色分割线以上部分（包括：份号、密级

（3号黑体）、保密期限（3号黑体）、紧急程度（3号

黑体）、发文机关标志（小宋标体）、发文字号（GB3

号仿宋）、签发人（三个字用3号仿宋）、签发人姓名用

3号楷体、版头中分割线）。

主体

1、内容：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期

2、具体要求：

标题:2号小标宋体；红色分割线下空2行、梯形或菱形。

主送机关：3号仿宋GB2313；印发转发类用3号楷体GB-2312；层次顺序：一（黑体）、（一）（楷体）、1（仿宋）、（1）（仿宋）；附件说明：3号仿宋-GB2312，附件前空，两格；

发文机关署名：3号仿宋-GB2312，与正文或附件说明空一行，后空2个字。印章：不能使用（此页无正文），最少两行。附注：（日期左下方，上空一行，前空2个字）。附件：3号黑体顶格。

文尾

内容：版记中分割线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码

规定：抄送机关（需要告知公文内容的上下级和无隶属关系的

机关）4号仿宋GB-2312；印发机关和印发日期：公文末页下

部印两条横线，前空一字，后空一字；页码：4号半角宋体阿

拉伯数字，左右各一条一字线，距版心7mm；空一字。

公文格式要求

公文拟制

公文起草：实事求是，主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼、文种正确、格式规范。文件审核：发文机关办公厅（室）进行审核（审核重点；校核把关退文制度，7项问题可退回起草部门）文件签发：本机关负责人审批签发，重要公文和上行文由机关主要负责人签发（签署意见、姓名、完整日期）。联合发文由联署机关负责人会签。

公文管理

公文密级管理：禁止携带参加涉外活动

公文印发传达管理：印发传达（发组织，不发个人）、公开发布

翻印复制汇编管理：视同原件管理

公文撤销和废止管理：被撤销，被视为自始无效。

公文清退销毁管理：有重大错情，清退；无留存价值的文件销毁（本机关主管负责人批准、专门机构销毁，2人以上监销）。

公文移交管理：机关合并、撤销、涉密人员离岗离职发文立户管理：新设立机关。

公文办理

收文办理：签收、登记、初审、承办、传阅（阅知类正传，请示类倒传，6个注意事项）、催办、答复。

发文办理：复核、登记、印制（质量、时效、保密）、核发

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文件的形成、处理与管理

行文规则

准规则：确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性

上行文规则：党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或授权；一文一事，逐级上行；除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。

下行文规则：党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以下级党委、政府行文，部门可以向各自职权范围内的下级党委、政府相关部门行文

其他行文规则：同级联合行文、党委政府部门依据职权可以相

互行文；部门内设机构除办公厅（室）外不可对外正式行文。