公司印鉴管理制度

公司印鉴管理制度

第一章总则

第一条、为规范财务印章的管理，加强风险防范，保障公司合法权益，实现印章管理的制度化和规范化，特制定本规定。

第二条、本制度所称公司印鉴包括公司行政章（公章）、合同专用章、财务专用章、法人代表章（银行印鉴）、发票专用章、公司钢印、刻有公司名称的收讫、付讫业务章等各类代表公司标志或指令的印章。

第三条、凡涉及公司印章管理与使用的一切事项均须严格遵守本管理制度，任何人不得违反本制度之规定。

第四条、本制度适用于**************有限公司及属下其他公司及单位。

第二章印鉴的刻制和启用

第五条、任何人无权私自刻制和使用公司相关印鉴。

第六条、凡出现刻制印鉴需要的，须经过审批后由专人负责办理。

一、公司印章类。

公司注册完成后，由获得公司法人代表授权的专人持工商行政管

理部门通知刻制公司行政公章、合同专用章、财务专用章、法人名章、

发票专用章等公司印章。

二、业务印鉴类。

由使用部门提出申请，进行逐渐审批后由获得授权的专人进行办

理。程序如下：

第七条、公司印鉴审批刻制后须经董事长正式下文通知后方可启

用。印鉴启用通知须有董事长签字方可生效，同时，必须附带印鉴图

样。

第八条、印鉴正式启用前，管理部门必须进行印鉴图样备案。

第三章 印鉴的分类及保管

第九条、公司印鉴主要主要分为公司印章和业务印鉴两大类。

第十条、公司业务印鉴启用后由相应业务上属主管负责人员安排

专人进行保管。

第十一条、公司印章实行四章分离制，由公司董事长核定专人进

行保管。核定方案为：财务专用章由公司财务经理负责保管；法人名

章由出纳负责保管；公司行政章（公章）由办公室主任负责保管；合

同专用章由法务办主任负责保管。（如后续涉及实际变动的，以公司

董事长签发通知为准）。公司印章必须上锁保管，钥匙随身携带，严禁随意置放及不上锁，严禁相应钥匙随意置放或转交他人。公司印章保管人在此单项事务上直接对公司董事长负责。

第十二条、公司印鉴保管人接收印鉴时必须出具签收证明，签收证明由行政部负责保管。（注：任何负有印鉴保管职责之人均不得同时保管印鉴签收证明。）

第十三条、公司印鉴保管人仅履行保管职责，同时在收到规范指令后按指令履行用印义务。印鉴保管人不具备印鉴使用权。

第四章印鉴使用管理规定

第十四条、业务类印鉴由相应业务主管负责人确定日常使用规范并监督执行。

第十五条、公司印章的用印必须严格遵守用印审批程序，保管人见到完整、规范并已通过有效审核的审批手续后方可用印。

一、公司行政章（公章）用印审批程序：

01、涉及公司股权、章程等变更类事项的，至董事长签批级方可用印；

02、涉及公司高管任免、重大政策变更内部重大事件的，至董事长签批级方可用印；

03、涉及对外重大事务决策或交涉等对外重大事项的，至董事长签批级方可用印；

04、日常经营业务报审、证照办理、证照报验等一般业务办理的，至董事长签批级方可用印；

05、对外的统计表格提交，上级主管部门日常事务配合办理等一般性事务的，总经理签批后可用印；

06、对外一般性业务联系的，总经理签批后可用印；

07、内部日常管理事项下达、管理制度、通知文件等一般性经营管理事项涉及到用印的，总经理签批后可用印；

08、证明、情况说明等一般性文件（不得涉及公司股权、章程、重大财务事项）用印的，总经理签批后可用印；

09、仅与日常经营管理或对外一般性联络等一般性事务相关的用印的，总经理签批后可用印。

二、公司合同专用章用印审批规定：

01、仅简单业务合作类合同，总经理签批后可用印；

02、涉及财务款项的，10000元额度内总经理签批后可用印；

03、重大业务关系及涉及财务款项事项达10000元以上的，董事长签批级方可用印。

三、财务专用章及法人名章用印审批程序：

01、具备完整规范的财务手续并有董事长签批字样单据的，方可用印；

02、特殊紧急事项但董事长不在的，总经理签批并董事长电话授权后可用印；

03、涉及财务支付外其他事项需用印的，由董事长书面授权后可

用印。

第十六条、凡涉及公司印章用印的，审批手续资料或书面授权资料必须备案，不得丢失；同时，必须建立完备的用印登记档案，事项经办人取得用印时必须签字确认。

第十七条、属于董事长电话授权用印的，董事长回到单位后印鉴保管人必须及时补办授权手续。董事长回单位后超过5个工作日未补办授权手续的，需追究保管人责任。

第十八条、公司印章保管人必须严格遵守印鉴保管制度，做好用印把关，对用印签批级存在疑问的，必须及时直接请示公司董事长。事项紧急需用印但是联系不上董事长的，以总经理签批手续为准先办理事项，但是事后需第一时间向董事会汇报并补办未完备部分手续。

第十九条、公司印章严禁外借，存在特殊需要的，必须有董事长审批签字的手令。

第二十条、印鉴保管人因在用印把关过程中可能较多接触到公司机密资料，故必须承诺保密责任，如因泄密造成公司损失，必须追究相应责任。

第五章印鉴异常事项处理

第二十一条、业务类印鉴的停用或变迁以总经理签署意见为准，相应职能部门负责人具体负责相关事项的执行。

第二十二条、公司印章发生破损或公司名称变更等原因需要注销

旧印章并刻制新印章的，重新刻制的印章文字字体应有异于原印章，以资区别。老印章停用及新印章启用等事项需由董事长签署书面通知后方可正式停、启用。停、启用通知须附新老印章图样。行政部须办理印章的更换使用、注销和备案等档案管理。

第二十三条、原有印章发生遗失或被抢、被盗时，应采取书面形式向公司董事会报告。同时刊登遗失公告，并于公告声明生效时间。老印章注销及新印章的刻制启用，需由董事长签发正式通知方可正式生效，针对变迁事项行政部须尽兴有效备案。

第六章印鉴档案管理规定

第二十四条、印鉴档案包括印鉴基本档案（启用、保管、变迁等）和印鉴使用档案。鉴于实际需要，本制度内所称印鉴使用档案限指行政章（公章）、合同专用章、财务专用章、法人名章四枚印章的使用记录档案。

第二十五条、公司印鉴基本档案由行政部负责保管（印鉴保管人不得同时保管印鉴基本档案）。

第二十六条、印鉴使用档案由印鉴保管人负责按照规范要求进行登记和录制，并自行进行临时保管，并定期（以月/季为周期）将记录资料移交行政部进行备案及保管。

第二十七条、公司印鉴档案分为电子档及原始资料文档同步保存。