电子商务公司财务管理制度
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一、目的
为进一步规范公司成本费用的支出,结合公司实际,制定本办法。
二、适用范围
**电子商务有限公司、**有限公司、****有限公司。(相关公司参照此办法执行)
三、定义
费用开支指公司生产经营过程中的各种资金支付行为。
四、职责
财务部是费用开支的管理部门,对各部门的成本费用项目进行审核、报销、支付以及账务处理。
各业务部门对本部门的费用开支承担管理控制职责。
五、费用预算
5.1费用开支实行预算管理和专项审批相结合的原则。财务部于每月5 日前制定当月资金使用计划,确定当月的费用开支范围、种类及金额,并上报总经理。
5.2各部门应于每月30日前将本部门下月预计要支付的费用,按财务统一表格填报经部门负责人签字确认后提交财务中心,以便及时纳入费用预算。
六、费用开支规定
6.1工资、社保费
工资由人力资源与行政管理中心按核定标准、考勤记录等于每月12 日前造表经财务部审核后报批,每月15 日发放上月工资。
社保费按规定标准申报,增减员计划由人力资源与行政管理中心报批后于每月30日前报财务管理中心,财务管理中心进行系统申报操作。社保费由银行于次月25日前代扣代缴。
6.2 办公场所租赁和水电费
办公场所租赁由行政管理部按合同约定时间提前一周申请。水电费、空调费等按单据由人事行政复核后与房租同步的一并申请,有付款时间限期要求的从其规定。
6.3 日常办公费用
日常办公费用指办公用品、办公设备维修、报刊杂志、其他低值易耗品等。办公用品由人事行政部于每月25 日结合部门需求和库存量制定《办公用品申请单》,审批后由采购部门按采购流程办理。
6.4 物料采购费
总监、副总级领导因商务需要入住四星以上酒店可按上述标准适当上浮,上浮幅度原则上不超过100%。
多人出差应2 人一间。随总经理、股东出差并住同一家酒店的,可按实报销。
6.7.2 交通费标准
天数从出发日至返回日的日历天数计算。餐费报销如因商务接待需要的,可凭票据实报销,但需经总监以上领导同意,并在发票上签字,超过1000元以上应按公司接待流程要求补填《接待申请表》。若当日有报销餐费或餐饮招待费的,该日出差补贴不再计发。
差旅费用应于回司后5 日内办理报销手续。
6.8交通费用:市内交通费。
员工因公外出发生市内交通费的,按往返公交费用填报,紧急事务无法派车需乘坐出租车的,经各部门负责人批准可以报销,并附上钉钉外出审批截图。交通费用报销时需提供外出记录明细复印件,并注明报销日期。费用报销于每月15日及30日集中办理。
七、费用审批程序
7.1对外款项支付时,由经办人填写《付款通知书》,员工报销时由本人填写《报销单》。经办人或当事人填报时需按财务相关规定整理并粘贴好单据。
7.2《报销单》(一般用于费用类)审批流程:经办人/当事人申请---部门负责人审核---—财务复核---总经理核准。
8.2借款人填写《借款单》,借款单注明借款事由并附相关《出差申请单》或《接待申请表》等单据,经主管确认、财务经理审核,总经理审批。
8.3差旅费借支人应于出差回司后5日内办理报销或冲销手续,其他借款应于当月或不超过一个月内报账冲销,否则财务中心有权在下月借款人工资中直接进行核减。
8.5备用金管理:需预支备用金的,备用金金额应不超过当事人月工资额。备用金审批程序同借款申请,注明为备用金。当事人调动工作岗位或离职,必须提前与财务中心核销备用金,否则财务中心直接在当事人工资中核减。
九、附表
9.1《付款通知书》
9.2《报销单》
9.3《借款单》
9.4《差旅费报销单》
9.5《礼品领用申请表》
9.6《出差款项支出申请表》
9.7《接待申请表》
付款通知书BZDZ-BX-001
会计:出纳:经办人:
报销单BZDZ-BX-002
借款单 BZDZ-BX-003
现金 支票 年 月 日
会计 出纳
差旅费报销单 BZDZ-BX-004
年 月 日
公司招待礼品领用申请表BZDZ-BX-005
日期:年月日
差旅款项支出申请表BZDZ-BX-006
附注:借款人员根据自己借款的性质选择填写。
核准:财务审核:部门审核:
接待申请表BZDZ-BX-007年月日