文件整理方法

归档文件整理方法

今天讲的归档整理方法主要针对机关、事业单位，企业和科技事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类归档文件材料的整理工作，可参照执行。

第一节归档文件整理工作概述

归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。各单位档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶段。

一、归档文件

归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件整理

归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

三、归档文件整理原则

归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

四、归档文件整理方法

目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今天，我们主要讲文件级整理方法。

大家都知道，在用传统方法立卷时，“卷”是文件整理和保管的最小单位。

文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

件的定义：件是指归档文件的整理单位。

1、一般情况下每份（单份）文件为一件。

2、文件正本与定稿为一件。

3、正文和附件为一件。

4、原件与复印件为一件。

5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。

6、转发与被转发件为一件。

7、正文与文件处理单为一件。

8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。

9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。

10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。

11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人

为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。

12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。

第二节文件级整理程序

文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。

收集文件区分归档范围分年度

分级别

分

类

别分保管期限

修整文件装订排列文件

装盒编制归档文件目录文件编号

一、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。

（一）收集文件的意义

收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

（二）收集工作的法律依据

《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

《郑州市档案管理规定》第十五条、第十六条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在公务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档案材料”。“凡属归档范围的档案材料，必须由本单位档案机构或档案人员实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。

（三）收集工作的原则

齐全完整，是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。完整

是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完整。

1、全面收集

即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。

2、重点收集

从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。

3、帐外文件的收集

“帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。

（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。

（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

（3）上级机关批转、转发本机关的文件。

（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

（5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告（一年两次）

（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。

a党员统计年报表

b团员统计年报表

c干部统计年报表

d离（退）休干部统计年报表

e公务员统计年报表

f机构编制、人事年报表

g党政人才资源统计年报表

h国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表

i党内统计年报表

j工资统计年报表

k劳动情况统计年报表

l保险福利费用构成情况年报表

m国有资产统计年报表

n财务决算报表

0各类业务综合或单项统计报表