预付款管理制度

XXX医药公司预付款管理制度

一、目的：为了规范预付账款的管理和使用，解决合同一方周转资金短缺。提高资金利用效率，防范经营风险，减少资金占用保证财务信息的真实可靠。

二、依据：新版GSP要求、《国家会计准则》和我公司财务管理制度等制定。

三、范围：我公司所经营药品的采购和销售需要预付款的环节。

四、责任者：

1. 办公室及质管部：根据企业财务状况及管理现状，制订或修订有关预付账款的管理办法和制度。

2.财务部门是公司预付账款的综合管理部门，对相关的预付账款进行核算和管理；

3.采购部门是预付账款的清理部门。其业务职责是，就其办理的预付账款进行管理、清理，催收货物和催要发票，按规定的时限办理验收报销等。

五、规定内容:

1.定义：预付账款是指企业按照购货服务合同的规定，预先支付给供货方、服务方的款项。

2.意义：形成预付款后，由于对方单位不给开发票、倒闭或未倒闭但

时间达一年以上也不能开发票至企业者，则使预付账款长期挂账，若估计不能收回，则将预付账款转入其他应收款再提取坏账准备。

3.预付款管理：

3.1根据相关管理制度，原则上应避免预付款。但对于特殊的情况需要预付款时，必须按照本办法规定办理审批手续。

3.2预付款业务必须签订正式合同，并经过合同评审。预付账款要按照合同的规定执行。根据合同及市场情况需要支付预付账款的，在保证业务真实和资金安全的基础上业务部门要按照经过审批后的购货合同的条款，办理相关支付通知、出具收款收据、审批等预付账款支付手续，未签购货合同的，不得付款。

3.3预付款业务经办人员必须严格按照合同内容跟踪执行情况，掌握付款节点，财务人员办理时必须对照合同进行审核，对于文件或文件内容不齐全，没有达到合同规定的付款要求的，财务应及时发现并给予拒付通知。

3.4交完预付款后，如供应商未能按照合同规定期限约定的时间交付产品或服务的，应按照公司关于对账的相关规定进行及时对账并督促其履约。

3.5对于分阶段付款的业务，定金支付后，产品或服务等合同标的主题部分已交付的，一般不需对账。

3.6预付款业务合同执行完成后，业务经办人员应及时索要发票，原则上发票应于当月开回，如发票因故不能及时开具的，应与如供应商对账。

3.7业务部门应建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动，余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况，预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。同时，将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整档案。

3.8财务部门每月末将预付账款的发生额及余额明细表报送分管业务的领导，并应定期（最长不超过三个月）对预付账款进行账龄统计。

3.9预付账款清理责任

申请付款部门根据财务部门书面的《预付账款对账情况表》确认预付账款后，在30日内将发票、匹配相应的入库单审核签字后送于财务报销，如超过报销期限，超过的款项按每天预付金额的3‰收取资金占用费。如有确凿证据表明收不回来的，应将其转入其他应收款。4.付款审批控制

由付款申请部门填写付款申请表，附合同。由部门经理申请，总经理签字，财务审核后付款。

5.填写付款申请表的注意事项：

5.1厂家名称必须填写正确的收款单位全称与发票章一致以便挂账。

5.2收到的发票与付款的收款单位，付款项目是由要一致。

5.3会计人员做好记账、对账工作。

预付账款发生后，财务部门要及时做账，结账，每月底由财务按照预收账款余额统计未回发票的情况，同时为避免将既有“预付账款”又有“应付账款”的厂家，进行重新分类，出具书面的《预付账款对账情况表》与申请付款部门核对、签字留存。