预付款管理制度

预付款管理制度

为加强预付款管理,防范经营风险,减少资金占用。特制定本制度。

1. 根据相关管理制度,原则上应避免预付款。但对于特殊的情况,如设备、模具、进口材料等,需要预付款时,必须按照本办法规定办理审批手续。

2. 预付款业务必须签订正式合同,并经过合同评审。预付账款要按照合同的规定执行。根据合同及市场情况需要支付预付账款的,在保证业务真实和资金安全的基础上业务部门要按照经过审批后的购货合同的条款,办理相关支付通知、出具收款收据、审批等预付账款支付手续,未签购货合同的,不得付款。

3. 预付款业务经办人员必须严格按照合同内容跟踪执行情况,掌握付款节点, 财务人员办理时必须对照合同进行审核, 对于文件或文件内容不齐全, 没有达到合同规定的付款要求的,财务应及时发现并给予拒付通知。

4. 预付款后, 如供应商或业务承包商没能按照合同交期约定的时间交付产品或服务等合同标的, 应按照公司关于对账的相关规定进行及时对账并督促其履约。

5. 对于分阶段付款的业务, 定金支付后, 产品或服务等合同标的主题部分已交付的,一般不需对账。

6. 预付款业务合同执行完成后, 业务经办人员应及时索要发票,

原则上发票应于当月开回, 如发票因故不能及时开具的, 应与如供应商或业务承包商对账。

7. 业务部门应建立预付账款台账,详细反映各客户预付账款的增减变动,余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。同时,将购货合同、签证单和台账一同保管,形成完整档案。 8. 财务部门每月末将预付账款的发生额及余额明细表报送分管业务的领导,并应定期 (最长不超过三个月)对预付账款进行账龄统计,通过召开预付账款例会及时通知有关领导和部门。

9. 其他未尽事宜报请公司决定。

10. 本制度由财务部负责解释。

11. 本制度自下发之日起执行。