货代与报关系统用户操作手册祥解

国际货代与报关管理系统

用户操作手册

V3.1

2004年9月

深圳市华软新元科技有限公司

版权属深圳市华软新元科技有限公司拥有，未经公司同意不得复制

第一章前言 (3)

第二章基本操作 (3)

第三章整箱业务 (23)

第四章拼箱业务 (37)

第五章价格管理 (38)

第六章财务管理 (42)

第七章统计报表 (53)

第八章基础数据管理 (55)

第九章系统权限设置 (62)

第一章前言

FMS即货运管理系统,是深圳市华软新元科技有限公司的合作伙伴深圳市智软公司与多家专业代理公司联合开发的，专为货运(海运)代理、船务代理公司设计的管理软件。

本软件的特点是：

1、集单证操作、财务管理于一体，可在一界面内完成所有操作，更加有效的提高工作效率。

2、提供自动化的通讯方式，并可现实廉价的Internet远程实时联结，降低公司运作成本。

3、拓展公司部门职能，系统工作流程，提高公司的管理层次。

4、完善的领导查询功能，轻轻松松的统计分析，极大地满足您经营管理、决策的需要。

5、本软件采用 MS SQL Server 2000 数据库结合 PowerBuilder 7.0 开发而成。具有极高的安全性、稳定性和可靠性；前台程序运行于Windows98/ME/NT，界面友好、美观、操作方便。

第二章基本操作

登录：

安装完成FMS货运管理系统后便可启动FMS，双击桌面FMS图标进入管理系统，首次使用本系统时，在用户标识处输入Admin（系统管理员代码）在密码处输入aa(请注意字母的大小写有区别)，进入系统后即可单击菜单“修

改密码”修改系统管理员的密码。

系统管理员进入本系统后首先应做以下初始化工作：

创建使用本系统操作人员:

单击主菜单“系统设置”进入系统设置导航选“用户管理”设置使用本系统操作人员的代码、名称并保存(代码处为红色表示尚未保存)。

本系统对新增加的操作人员的无权限控制，需设置某操作人员的操作权限时，请单击“权限”调出设置权限窗口，增加或取消相应项目的操作权限。

建议：初期使用本系统时可暂时不设置操作权限，运行一段时间后根据公司具体情况设置作人员使用权限

在操作权限：分整箱业务、拼箱业务、空运业务、财务管理、统计报表、档案管理、系统设置、工具、查询等权限类别。每一类别下都有详细的操作权限控制。设置权限时可根据用户

工作岗位的不同来设置相应的操作权限。

在费用权限，可控制到某一操作员只能操作某些费用项目，取消相应费用项目的复框。

在关联业务员，可控制到某一操作员能否查看或修改相应业务员的资料，即如果有关联则可以查看或修改该业务员的单证，反之则不能。

设置本公司银行帐号：

单击菜单“档案管理/银行”设置本公司银行帐号，单击“追加”输入银行代码可设置多个银行帐号；在操作收付款时，需选择此帐号，按此帐号可产生与本系统收付有关的银行收付对帐通知单。

选择收款帐号、建立公司基本信息及设置备注内容：

单击菜单“系统设置”进入[系统设置导航]，单击“系统设置”。

选择“帐号”页在帐号框中选择一个收款帐号（为发票和收款对帐单中的默认帐号），在下方选择默认付款银行（为作收付款操作时的默认银行）单击下方“设置”按钮即可完成。

选择“基本信息”页（此窗口只能由系统管理员操作），在基本信息框中，输入公司电话、传真、地址、简称、特别是要设置业务号前缀，请输入可代表公司名称的 2-3个大写英语字母即可，此项设置必须在公司第一单业务产生前进行，业务号生成后，此业务号前缀将不可修改，请慎重设置！

业务号的编号方式，在此窗口可选择：

1.自动编号：新增业务单时，系统自动生成业务编号，如

“ZSDA0500868”前3位表示使用本系统公司的英文简称、A表示2000年、05表示5月份00868表示一年中的连续业务编号；

2.手工编号：新增业务单时，由各操作员输入业务编号（注意手工编号的前几位字母不可与系统设置的业务号前缀相同，否则系统不予保存）；

3.混合编号：新增业务单不输编号时，系统自动生成编号，手工输入编

号时，系统按手工编号生成业务单（此编号的前几位字母不能与自动编号的前几位相同）。

选择“其他”页，在其他信息框中，输入收款对帐通知单、派车单、收付款对帐通知单中的备注说明。

操作人员首次进入系统

操作人员首次进入系统时在输入各自的代码后，单击“确定”，系统将提示用户设置密码，请在弹出的窗口中输入自己的密码，以后须使用此密码进入系统进行操作。进入系统后，请按以下步骤进行操作：

建立公司客户档案：

单击菜单“档案管理”进入档案管理导航器，单击“客户”进入资料编辑状态。

如果想详细地了解建立档案的操作，请阅读“操作说明／建立档案”

单击“追加”建立公司客户档案，在建立新客户档案时，输入的信息越全面越好，如：传真、电子邮件、主页等信息在以后的发送报价、提单操作等资料时，本系统可自动获取客户档案中的传真号、E-mil地址、主页的资料对外发送信息。编辑客户代码，此代码请用英文大写字母编写，需简捷明了方便操作，例如：可采用客户的汉语拼音的前一字母进行编辑。必须输入客户中英文全称（打印发票时用）；简称（打印报表时用）；地址、电话、联系人；收款方式等（查询及出清单用）请注意同一客户不可设置2个以上的代码，系统认为不同的客户代码即为不同的客户，即使输入了相同的客户名称（中英文）和相同的简称。

在接受新客户的托运业务前，必须先在此建立该客户的档案，并可设置该客户的欠款额度及期限，超过所设置的欠款额度或期限后可设定系统允许继续接单和不允许接单,与业务员关联，可控制业务员操作本系统时，只能查看自己的客户及业务单。

如果某客户既有应收、又属于应付单位时，请选中复选框（作为应付单位保存），则该客户的信息资料可自动填入应付单位档案中。在此窗口可打印客户通讯录单击“打印”输入查询条件例如：选中地址后在右方框中输入“宝安”单击“卸载数据”可将地址中含有“宝安”二字的客户资料全部调出查询及打印。

在客户中英文名称处双击左键或单击右键可追加多个客户名称，在出发票或收据单时可进行选择。

在客户装货地点处双击左键或单击右键可追加多个装货地址，在派车单时可进行选择。

请注意对同一客户不可重复设置多个代码，否则后续的统计工作将按多个公司进行；客户代码设置不可重复否则系统不予保存。如果同一客户有2个以上的代码，请单击“档案管理/客户”再单击右键选择合并客户代码，可将2个代码的客户资料合并，其操作资料也合并，故此合并操作需特别慎重，客户资料合并后无法恢复原样。

客户代码一经使用将不可修改和删除，如果需要修改或删除某客户代码，必须取消该客户与所有业务单的关联，其他客户资料如：名称、简称、电话、地址等可随时更改.

建立船公司、拖车公司及其它应付单位档案：

如果想详细地了解建立档案的操作，请阅读“操作说明／建立档案”

单击菜单“档案/应付单位”建立船公司、拖车公司及其它应付单位档案，设置方法同上，请注意也不可重复设置代码。

选择分类，在以后的操作中可缩小公司的查找范围，例如在操作中选择船公司时，属于船公司的公司才显示，对于同一公司可选择多个分类即是船公司也是代理公司等。

建立收货人档案：

单击菜单“档案管理/收货人”建立目的港收货人档案、方便以后操作使用。

建立航线档案：