中国科学院公文处理标准

ZKY

中国科学院标准

ZKY/B001－2005

公文处理标准

2005 - 11 - 18 发布2006 - 01 - 01实施

中国科学院发布

ZKY/B001－2005

前言

本标准根据《国家行政机关公文处理办法》和《中国科学院公文处理办法》的有关规定制定。

本标准为第一次制定。

本标准由中国科学院办公厅提出并负责解释。

本标准由中国科学院批准。

本标准起草部门：中国科学院办公厅。

本标准主要起草人：蒋协助、田思维。

ZKY/B001－2005

公文处理标准

1 范围

本标准规定了中国科学院公文处理中收文、发文、行文、传阅、归档的基本要求。

中国科学院直属事业单位、院部机关纸质公文处理执行本标准。

中国科学院直属事业单位、院部机关电子公文处理参照执行本标准。

中国科学院直接投资控股企业公文处理参照执行本标准。

2 规范性引用文件

下列规范性文件所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

国家行政机关公文处理办法

GB/T 9704－1999 国家行政机关公文格式

3 定义

本标准采用下列定义。

3．1 院直属事业单位（简称单位）

中国科学院直属研究机构、分院、支撑机构和教育单位。

3．2 院部机关各部门

中国科学院院部机关内设机构。

3．3 主要领导

中国科学院及直属事业单位主要负责人，院部机关各部门主要负责人。

3．4 主管领导

协助主要领导分管某项工作的负责人。

3．5 公文处理部门

中国科学院办公厅，院直属事业单位、院部机关各部门负责公文处理的处室。

3．6 公文

在公务活动中形成的具有法定或特定效力，以规范体式表达的文书。

3．7 电子公文

能被计算机处理、复制、存储和现代数据通信技术传输的公文。3．8 文种

文种即公文的种类。本标准所称文种包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

3．9 上行文

下级组织向上级组织报送的公文。主要包括：中国科学院向国家领导机关报送的公文，院直属事业单位向院部机关报送的公文，院直属事业单位按要求向地方政府等报送的公文。

3．10 平行文

平级组织或不相隶属组织之间的公文。主要包括：中国科学院与国家有关部委、地方政府之间的公文，院直属事业单位之间的公文。

3．11 下行文

上级组织向下级组织下发的公文。主要包括：中国科学院向院直属事业单位、院部机关各部门下发的公文，院部机关各部门向院直属事业单位下发的公文，院直属事业单位、院部机关各部门向本单位、本部门下发的公文。

3．12 办件

需要阅件人审批的公文。

3．13 阅件

需要阅件人阅知的公文。

4 收文办理

4．1 登记

公文由公文处理部门统一签收登记。登记内容包括：收文日期、收文编号、来文单位或部门名称、来文标题、份数、密级、去向等。4．2 审核

公文由公文处理部门进行审核，审核重点是：来文是否应由本单位或本部门处理；是否符合行文关系；文种使用是否适当等。来文如是请示性公文，请示事项涉及其他单位或部门并需协商、会签的，是否已协商、会签。对于不符合要求的公文，应作退文处理。对于符合要求的公文，应先请主管领导阅示，然后按照职能分工或领导批示转请有关部门或处室研究处理。属本单位或本部门职能范围内已有明确规定的或领导授权的一般事务性事项的公文，可直接转请有关部门或处室研究办理。属参阅、知照性质的公文，由公文处理部门分送处理。

4．3 拟办

拟办是指对收到的公文提出初步处理意见，供领导批示时参考。需要拟办的公文包括：要求本单位或本部门贯彻执行的公文、要求本单位或本部门协商办理的公文、要求本单位或本部门审批的公文等。拟办应根据来文要求和问题，明确提出拟请领导、承办部门和办理方式等意见。

4．4 批办

对有具体请示事项的公文，主批人应签署明确意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的公文，阅件人圈阅表示已阅知。

5 发文办理

5．1 拟稿

5．1．1 内容要求

公文应符合国家的法律、法规及中国科学院有关规定。如对原有政策、规定进行调整或修订，应在颁布新的政策、规定时对原有政策、规定予以废止。

5．1．2 文字表达

公文应观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜。

5．1．3 文种使用

文种根据行文目的、发文单位或部门的职权范围、与主送单位或部门的行文关系确定。

5．1．4 人名、地名、数字、引文、日期

公文中人名、地名、数字、引文、日期准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

5．1．5 结构层次的序数符号

公文结构层次原则上不超过四层。层次序数符号为：第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”。

5．1．6 非规范化简称

使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

5．1．7 数字使用

文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应使用阿拉伯数字。

5．1．8 发文日期

公文以签发人签发日期为发文日期。

5．1．9 发文稿纸

拟制公文，首页应使用规范的发文稿纸。

5．2 审核

5．2．1 领导签发前的审核

公文送领导审阅、签发前，应由公文处理部门进行审核。重点是：是否确需行文；是否符合行文关系；需要有关单位或部门会签的，是否已经会签；格式是否规范。审核发现问题或存疑，应及时向拟稿人