浅谈公文处理中的准确原则

浅谈公文处理中的准确原则

公文处理必须遵循一定的原则，才能更好地发挥公文的作用。为了提高机关工作效率，公文处理必须坚持准确的原则。把握公文处理过程中的准确原则，是保证公文处理工作质量的一个最基本的要求。这里所说的准确，是指公文处理工作要稳妥可靠，要贯彻到公文处理工作的每一项程序中，不能出任何差错。否则，不仅会影响机关的形象，甚至会给机关工作造成重大损失。

1 准确把握文意，确保公文效力

公文作为一种重要工具，被用来为党和国家政务、社会公务服务；为维护和发展社会主义制度、加强两个文明建设服务；对党和国家的政治、经济以及社会生活的各个领域有着实际的指导和执行的效用。因此，写作公文时必须把握准确的原则。首先在指导思想方面做到和党的基本理论、基本路线保持一致。近年来一些地方和部门违反国家的政策法令，出台了一些严重损害国家和人民利益的公文，在广大人民群众中造成了很坏的影响。其次，公文在基本内容方面要能准确地反映客观情况，准确表达发文机关的真实意图，不能任人误解、曲解。比如，有一文稿在讲到反腐败时说，“要惩治反腐败的决心”，“反腐败”是正确的，但加上“惩治”二字意思就整个说反了，文稿违反了“不不为是”的逻辑关系，应改为“要增强惩治腐败的决心”或“要增强反腐败的决心”。有些字词句是“差之毫厘，谬之千里”。写入公文中的每一个字，每一个概念，都要反复推敲，认真琢磨，要有“吟安一个字，拈断数根须”的精神，容不得丝毫的懈怠和马虎。再次，为提高公文质量，必须认真校核，从严把关。公文文字校对工作最不起眼、最枯燥，但又是事关公文质量的重要关口。有一篇公文原本是写“坚定不移地执行党的路线、方针、政策”，却误打印为“坚定不够地执行党的路线、方针、政策”。由于工作疏忽，校核把关不严，没有把“够”改为“移”，一字之差，意思却截然相反。对于这类不起眼的“小”问题，千万不可小觑，一定要慎之又慎。

2 准确传递公文，确保公文时效

“言当其时，一字千金；言背其时，一文不值”，揭示了文件传递的快速准确，直接关系到领导决策的及时有效。在实际工作中公文传递常出现的问题有下列几种：一是文件签发不严格。没有查清机要件的密级、类别；没有查清来函件是否确属本办公室的收文；没有查清文件的登记件数与实有件数是否相符，没有查清部门来件。二是文件拆封不细心。没有检查文件是否被撕毁；文件是否齐全，有无错发、缺页、白页、脏页、缺份数等现象。三是文件登记混乱。对所有的来件没有针对性的逐表登记，比较混乱。四是文件传阅方向不明。横传现象严重，缺乏文件去向的掌握。五是行文不规范。上行文不经主管机关而越级上报；不经秘书部门而直接呈送领导个人形成公文“倒流”；对某些重大问题，下级职能部门未经本级党委同意直接请示上级业务主管部门；主送机关、抄送机关不明确；在上报上级机关的同时又下发下级机关；有的党委职能部门未经党委授权，直接给下级党委发文；部门之间对同一问题未取得一致意见，各自行文，形成公文“撞车”；向下级机关行文，没有抄送发文机关的直接上级机关。各级办公机关必须始终坚持做到快速高效准确地传递处理好每一份公文。公文传递的各个环节前后衔接、环环相扣，运转有序。否则，公文传递不及时，即使写得再好，也失去了它应有的价值和功能。要真正做到快速准确地传递，急件急办，特件特办，案无积卷，事不过夜。确保办文工作的及时性、有效性。

3 准确拟办公文，确保领导工作效率

拟办工作是公文处理工作中一个重要环节。对不符合党政机关公文处理《条例》和《办法》规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回逞报单位并说明理由。经审符

合《条例》和《办法》规定的公文，文秘部门不能千篇一律地“请××同志阅示”，要按阅知件、阅示件、阅办件、存查件、建议件等不同形式，分别提出具体、明确的拟办意见。拟办意见提得不准确，不仅会增加领导同志的工作量，还会使后面程序的工作走样。批办虽说是领导行为，但就其工作的性质来说，仍属公文处理工作的范畴。遇有拟办意见的公文，批办意见主要是对拟办意见的补充、修正或认可。批办意见也要明确、具体，批办意见如果模棱两可，承办者就会感到无所适从。

4 准确整理归档，确保公文后续使用

公文处理工作要时刻注意公文的归档。一个机关的文件从起草、修改、审核、会签到签发的各个环节，均体现着具体责任人的意志。从修改稿件的字迹、领导签发文件的签名到发文机关的印章，都是唯一具有原始性、真实性的文稿。文件一旦完成，再进行任何修改或篡改，都会留下明显痕迹。已经阅办过的上级来文，是下级机关在以后的工作中可以查询的依据。因此，文书处理工作一结束便可直接归档，为今后的查阅提供便利。这就要求公文归档要准确，材料分类、保管期限的确定要恰当，从全宗、目录号、卷宗号的确定和书写，乃至卷内目录、页码的编排和打印，都要准确无误。否则，为日后档案的安全保管、准确利用造成困难，埋下隐患。