办公室事务管理.ppt

(2) 识别办公室安全隐患
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露， 拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的 反光，复印机的辐射，违规操作等。
工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上 举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设 备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板 上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全 标识等。
10.1 办公环境管理
②布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控
制和监督。
10.1 办公环境管理
消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或 过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.
10.1 办公环境管理
（3）进行安全检查
包括办公环境和办公设备两部分：
要区分“隐患记录及处理表”和“设备 故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括 办公环境和办公设备两部分，后者是记录办 公设备运行中出现的故障。例如计算机不能 工作了，就应填“设备故障表”，如果计算 机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼， 就应该填写“隐患记录及处理表”。
②布置的原则
全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既
要方便使用又不影响别人工作。
消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。 适量音乐的播放。
10.1 办公环境管理
10. 1. 4 办公室的空气环境管理 1、温度 最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。 2、湿度 最适宜的湿度为40%~60%。 3、空气流通 每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。 4、空气的净化 包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。
（1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设 计。
光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低
光源 的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直 接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或 左侧射入。
10.1 办公环境管理
10. 1. 4 办公室的听觉环境管理
听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.
1、教学重点
➢ 办公环境管理的内容与要求； ➢ 办公环境管理的措施。 ➢ 日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法 ➢ 接打电话的程序和要求； ➢ 印信的管理方法与要求 ➢ 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ➢ 收进和寄发邮件的程序和基本技能。
10.1 教学重点与难点
2、教学难点
➢ 如何布置办公室； ➢ 办公室安全管理的方法与技巧； பைடு நூலகம் 识别办公室安全隐患 ➢ 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 ➢ 接打电话的程序、技巧和礼仪 ➢ 印信的管理制度以及如何使用印信 ➢ 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ➢ 收进和寄发邮件的程序和基本技能 ➢ 技能训练。
第三章 办公室事务管理
1、 办公环境管理 3、 电话管理 5、 值班工作
2、 日常安排与管理 4、 印信管理 6、 邮件处理
教学目的
本教学模块重点介绍办公室事务中的 办公环境管理、日程安排与管理、电话管 理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和 掌握办公室的日常工作和各项技能，成为 领导得力助手。
教学重点与难点
10.1 办公环境管理
10. 1. 4 办公室的保健与安全环境管理
1、保健 ＊定期健康检查 ＊灌输卫生知识。 ＊采取疾病预防 ＊保持环境整洁。 ＊推行健康运动 ＊举办康乐活动。
10.1 办公环境管理
2、安全管理
（1）树立安全意识
掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法 劳动权益；
上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳 动保护的规定和本组织有关的规章制度；
第一节 办公环境管理
一、 办公环境的含义 办公环境是指一定的组织机构的秘书部门 工作所处的自然环境。包括空间环境、视 觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安 全环境。 二、办公环境的管理原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。
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办公室的七大效率杀手有哪些？
1、 空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。
10.1 办公环境管理
②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对 独立的工作单元，把组织内部各职能部门 的所有工作人员按照工作程序安排在各工 作单元中开展工作。
10.1 办公环境管理
（2）办公环境布置
① 布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设 备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快 解决，以维护好健康安全的工作环境。
10.1 办公环境管理
（2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、 窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办 公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或 刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当 等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等 摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的 棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。
第一节 办公环境管理
三、办公室的布局与布置
（1）布局 ①封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，
是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小 房间内，组成一个个小办公室。
办公室封闭式布局的设计原则
主要考虑影响常规办公室业务活动的各种 因素。而影响常规办公室业务活动的各种 因素有哪些？有人员，领导人。
考考你
1、 怎样优化办公设备？
配备合适光源 选择理想的办公桌椅 安装隔音设备 选择合适的屏风、窗帘、档案柜 调节合适的空调温度 合理放置办公设备
2、怎样美化办公环境？
办公室装饰 办公室绿化
10.1 办公环境管理
10 1. 3 办公室的视觉环境管理 1、办公室内的覆盖物
（1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。 2、照明