采购业务规范

JSERP采购业务规程CG0001 供应商信息管理

CG0002 采购基础数据

CG0003 采购申请

CG0004 请购单调度

CG0005 采购订单

CG0006 采购订单变更

CG0007 外协发料

CG0008 采购催货

CG0009 采购收货

CG0010 采购退换货

CG0011 购货发票报销

CG00012 采购付款管理

工作任务：

CG0001 供应商信息管理

执行角色：

采购员、质量检验员

工作标准：

1.根据采购管理以及数据统计的需要制定划分口径，对供应商所在的地区进行划分，并通过“供应商地区维护”功能进行登记。

2.根据采购管理以及数据统计的需要制定划分口径，对供应商进行分类，并通过“供应商分类维护”功能进行登记。

3.接收到新的供应商信息后，采购部、质检部根据ISO9000质量认证体系的

要求，对供应商进行认证，判断该供应商是否为合格供应商。

4.采购员对通过认证的合格供应商建立档案，对供应商资料进行整理和核对，并通过系统“供应商维护”功能进行信息的录入。

5.进行供应商资料维护时，需要正确的录入相关信息，保证数据的准确性、完整性；另外，对供应商名称等基本资料必须录入规范，避免同一供应商因叫法不同而重复录入的情况发生，从而保证数据的唯一性。

6.根据ISO9000的要求，质量检验员、采购员定期对合格供应商进行评审，并通过系统“供应商质量保证能力评审”功能完成对评审信息的录入及传递。

7.供应商信息一旦发生变化，需要在接受到信息的24小时内通过系统“供应商维护”功能对原有信息进行修改。

注意事项：

1.系统可以对供应商资料进行安全性的控制，通过设置参数XTF005=ZJ，可控制采购员只能看到“供应商维护”功能中采购员为自己或者为空的供应商信息。

工作任务：

CG0002 采购基础数据

执行角色：

采购员、采购主管、材料会计、财务主管

工作标准：

1.采购业务上线前，采购主管对采购文档的类型进行划分，并通过系统的“采购文档分类维护”功能进行登记。

2.采购业务上线前，采购主管对采购一些基本指标进行制定：如相关单据的前缀如何制定、采购订单评审最小限额为多少金额、催货提前期设置成几天等，并通过系统的“采购控制参数维护”功能进行登记。

3.采购业务上线前，采购主管对付款类型进行划分，并通过系统的“付款类型维护”功能进行登记。

4.采购员对供应商的可供物料进行整理，并通过系统的“可供物料维护”功能进行登记。

5.对于定点采购的物料，采购主管对供应商的采购份额进行整理，并通过系统的“采购份额维护”功能进行登记。

6.采购业务上线前，材料会计根据物料历史采购资料结合红线价格制定规则整理出采购红线价格，并提交财务主管、相关采购员、采购主管一并进行审定，评审确定后的采购红线价格通过系统的“采购红线价格维护”功能进行登记。

7.采购业务上线前，采购员整理出各家供应商的物料采购价格表，交于采购主

管、材料会计、财务主管进行审核，并通过系统的“采购价格表维护”功能进行登记。

注意事项：

1.“采购价格表维护”功能中，可以根据管理的要求，判定是否需要进行工作流的设置：设置工作流后，价格表必须完成工作流的审批后方能生效；未设置工作流时，价格表维护好后直接生效。

2.对定点采购的物料，需要在“物料基本信息维护”功能中将“定点采购”的勾打上，同时在“可供物料维护”中必须保证将各供应商对应的该物料的“定点采购”的勾打上，否则涉及到该物料的采购订单将无法进行确认。

3.只有在“可供物料维护”中将“定点采购”标志打上勾的物料才能在“采购份额维护”功能中指定该物料对应的供应商所占的采购份额。

4.采购基础数据的设置是个不断完善的过程，数据一旦有变化需要及时通过相关功能进行调整。

工作任务：

CG0003 采购申请

执行角色：

采购申请人、申请部门主管、采购主管、其他相关部门领导

工作标准：

1.申请人通过系统的“采购申请单维护”功能登记采购需求，注明申请时间、申请部门、申请人，并正确录入请购产品的信息、需求数量、单价等，如有其他特殊要求，在备注中进行说明。

2.申请人在系统的“采购申请单维护”功能中通过工作流将登记好的请购单提交所在部门主管审核签字。

3.申请部门主管通过系统“采购申请单维护”功能中的工作流对采购申请进行部门审核：将通过部门审核的采购申请提交采购部门主管进行复核；未通过部门审核的采购申请将注明原因并退回申请人。

4.采购主管通过系统“采购申请单维护”功能中的工作流对采购申请内容进行复核：通过采购主管复核的采购申请提交公司领导审批；未通过复核的采购申请将注明原因并退回申请人。

5.其他相关部门领导通过系统“采购申请单维护”功能中的工作流对采购申请内容进行审批：通过公司领导审批确认的采购申请由采购部进行请购单调度，并安排采购；未通过审批的采购申请将说明原因并退回申请人。

注意事项：

1.系统的“采购申请单维护”功能中，所有工作流提交结束后该请购单就处于确认状态，可以直接通过系统的“请购单调度”功能进行调度。

2.通过系统的“查询请购单明细”功能可以对采购申请的申请情况和执行情况进行查询和统计。

工作任务：

CG0004 请购单调度

执行角色：

采购主管

工作标准：

1.采购主管接收到经过确认的请购信息后，需要及时对请购单内容进行了解，若对请购单中指定的采购类型、需求日期、申请数量有不同意见，需要及时跟申请部门进行沟通，协商一致后，可通过系统“请购单调度”功能中的“调整”按钮实现调整。

2.采购主管对没有质疑的请购单可进行调度，结合市场情况，指定最佳供应商和采购员，并通过系统“请购单调度”功能中的“调度”按钮实现调度。

3.采购主管进行请购单调度的过程中，可结合实际的采购情况，对请购单进行拆分，并通过系统“请购单调度”功能中的“拆分”按钮，对同一请购单分别指定请购数量、供应商、采购员和采购部门。

4.采购主管进行请购单调度的过程中，可结合实际的采购情况，对多张请购单进行合并，并通过系统“请购单调度”功能中的“合并”按钮统一指定供应商、采购员、采购部门等信息。

5.采购主管进行请购单调度的过程中，结合对当前市场情况以及经济性、质量可靠性等因素的考虑，认为需要对请购单中的物料进行替换的，需要跟相关申请部门进行沟通，协商一致后，可通过系统“请购单调度”功能中的“替代”按钮指定替代物料。