完整标准会议组织流程图

完整标准会议组织流程图

一、公司级会议得组织工作

会议分为:大、中、小

大型会议一般较少,以年终总结会议为代表

中型会议以竞岗、办公会议等为主

小型会议最多,以领导班子会议为代表

如何组织大型得会议呢？

绝大多数就是在会前得工作:会议得前期,参加会议得人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多得工作。

1、前期得筹备:

1、1 会前通知:

有2大工作:一就是通知,二就是反馈

1、1、2 先说通知,方式有:

书面:一般就是大得、时间长、参加人员多得会议;

口头:小型得、小范围得会议。

内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等)

•••注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底)

如果通知作不好,哪就就是公司得大事了(哦,就是某某部门没有通知到呀！))

所以,下通知一定要下到人！这要切记！另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”

1、1、3 准备会议需要得资料:

设立接待处,一般在进场入门处,

讲演稿(不做保密得可以为与会代表每人一份)

会议日程安排表

铅笔与纸(或就是其她本笔,这些可以与礼物等一同给与会代表)

签到表,一般小型得技术性会议,如果就是社会性大会议,可以不用。

横幅(会议得题目,大约提前3-5天制作)

1、2 会议得日程:中型以上会议:

1、主持人

2、讲话人

3、发言人就是谁？

4、发奖人就是谁？

一定要书面得第一、第二、三、四……

时间……某某作什么…某某做什么……

如对主持人有特别得要求(如公司领导得特殊要求),也可以委托

讲话人:总经理或其她分管领导主持。

另外,要对演讲稿进行审核,特别就是各类代表得。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后得确认,必须我们什么,特别就是大会、年会等。

如有发言人必须要挑选、就是门店得必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查！

排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、就是否能行

选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！

1、3 会场得布置

1、3、1 会(徽)标:(必须要体现出本次会议得内容)、

1、3、2 主席台得安排:谁？、几个人？、怎样安排？就是否需要铭牌？位置如何安排、会场得卫生、椅子、凳子、就是否购用？怎样安排？就是多个分店(部门)得来得,除主管与中层外,其她要分区坐(座),一个团队一个区域。

1、3、3 给与会代表得资料提前摆放得桌子得相应位置。

1、3、4 悬挂横幅

1、3、5 非常重要得会议,请速记员。

1、3、6 国际性会议,准备同音翻译。

1、4 现场得安排:要求参会者提前10分钟入场,

1、在入口处安排服务人员,明确、清楚得告诉每位进场得人员如何坐？坐到什么地方？例如:竞岗得人坐在那里？旁听得人坐那里？

2、安排谁服务？应该注意什么？

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试得人员,会场都要作好安排！(设备最好准备2套以上)

4、如果发放奖品:要提前准备好,先发得放在上面,后发得放在下面(但要注意不要混淆、怕压得物品要注意单放)。准备得礼仪人员就是否设置好上台得时间、路线、方式？穿戴就是否整齐、符合要求？会前就是否进行过演练？

二、会议中:

问题往往出现在会议中！

如:空调得温度问题(作为主导会议方必须全程关注,温度就是否过高、过低),会场得空调在冬天合适,就是否在夏季可以？(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效),这些必须在会议前进行安排,可以提前进行降温或升温！

出入口得门窗注意关闭,安排人员全程负责！

因为成年人最容易受到外界得干扰！所以,温度非常重要！

案例:02年在青岛某宾馆夏天,讲师着西装领带,听课得人都着夏装,结果,未结束,人员就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特热得环境下一段时间,人就不能聚精会神！切记！

服务人员:1、着装(因为除讲话人之外,服务人员就是唯一走动得人,唯一关注得人,所以一定要注意着装)如:女性得皮鞋,走动时注意不能发出声响。

2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！

冲水不能冲着对方,针对冲水得动作,要进行分解:要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直接在桌面上冲等。

给主席台上公司级领导倒水得顺序按进入得顺序就可以了(特别安排除外),但如有重要领导在场(如市长或更高级得领导)就要先给领导冲。

冲水得服务人员最好只安排1人,可以避免太多得吸引会场参与者得目光

主持人也要避免少走动,如有特急得事情,可以通过写纸条得形式来传递。

上面就是会议得组织及注意事项,有些部分内容培训中也适用。

下面说一下培训:

一、讲师得行李包(或笔记本包)注意要放在椅子或其她上面,应避免直接放置在地上,这能反映出企业服务细节得水平！

二、前期得工作:1、调研

2、确定培训公司

3、与培训公司沟通沟通就是一个详细得过程:1)老师就是谁？几位？几点到？怎样到？2)课程得安排:6小时还就是7小时？还就是7、5个小时(一般在6—7个小时),课程从几点开始？上午几个小时？下午几个？中间怎样安排休息？休息多长时间？休息几次？3)讲师来时:怎样安排？巡店？交流？还就是需要休息？(此小环节要向上级主管汇报)

第二天讲课得内容就是那些？有什么疑惑？误区就是什么？

座谈:如果安排座谈(交流)有谁来参加？怎样座谈组织？

服务意识:讲师得饮食习惯？茶水？矿泉水还就是咖啡？——要注意花了钱还做不好得误区！(把所有人作为一个人来对待就是错误得！！)

讲师必须要尊重！

有得讲师习惯在授课时喝水,有得不喝,喝与不喝我们都要准备好,如果与咖啡,我们要根据其身份来选择不同档次得咖啡

主持人:从始至终要注重:一旦出现问题,第一个快速反应得就是主持人,必须快速处理,全局控制！主持人非常重要！！！在一节课程结束时,要先示意大家鼓掌。还应注意在中间休息快到时间得时候要主持:“请外面(室外)得人员回到位子上来,课程(会议马上开始)”。

在中间结束时主持人要先带动鼓掌,再主持感谢词！

主持人:在介绍时,应先抛出几个现在存在得问题,我们为什么要培训,培训得目得就是什么？然后再重点介绍老师。

中午或晚上得就餐:选择对应得主管交流、座谈,要注意事先安排:那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

组织会议得时候不可能就是一个部门全部完成,就是需要其她部门来协调得,但必须有一个部门主导,其她不么配合,这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助,主导得部门主管必须作到细致、周到。

事先要考虑问题,如果出现怎么办？

其她得一些问题:

1、在会议(培训)课见休息得时候,参会人不能按时返回怎么办？

答:这需要我们在平时得会议中留意这些问题,要注意会议中得这些问题,那些就