Sharepoint文档管理系统解决方案
share point 使用手册
share point 使用手册（实用版）目录1.SharePoint 使用手册概述2.SharePoint 的功能和特点3.SharePoint 的基本操作方法4.SharePoint 的高级应用技巧5.SharePoint 的安全性和管理策略6.SharePoint 的常见问题与解决方案正文SharePoint 使用手册概述SharePoint 是由微软公司开发的一款企业级内容管理系统，旨在帮助企业用户实现对内部文档、业务流程和团队协作的高效管理。
本文将详细介绍 SharePoint 的功能、操作方法、应用技巧、安全性和管理策略等方面内容，以帮助用户更好地使用这一强大的工具。
一、SharePoint 的功能和特点1.文档管理：SharePoint 允许用户创建、编辑、存储和共享各种类型的文档，包括文字文档、电子表格、幻灯片等。
2.业务流程：通过 SharePoint，用户可以自定义业务流程，实现对各种业务任务的自动化管理。
3.团队协作：SharePoint 提供了多种协作工具，如讨论区、任务分配、日程安排等，帮助团队成员高效协同工作。
4.强大的搜索功能：SharePoint 内置了强大的搜索引擎，可以帮助用户快速找到所需的文档和信息。
5.灵活的权限控制：SharePoint 支持对文档和站点的精细权限控制，确保数据的安全性。
二、SharePoint 的基本操作方法1.登录 SharePoint：在浏览器中输入 SharePoint 站点地址，使用企业账号登录。
2.创建文档：在站点中选择“新建文档”，选择文档类型并输入内容。
3.上传文档：将本地文档拖放到 SharePoint 站点的文档库中，或者在文档库中点击“上传文档”。
4.查看文档：在文档库中选择所需的文档，点击“查看”按钮。
5.编辑文档：在文档库中选择所需的文档，点击“编辑”按钮。
三、SharePoint 的高级应用技巧1.使用快捷键：熟练使用快捷键可以提高操作效率，如 Ctrl+S 保存文档，Ctrl+W 关闭文档等。
跨团队协作使用MicrosoftSharePoint进行文档共享与协作
跨团队协作使用MicrosoftSharePoint进行文档共享与协作跨团队协作使用Microsoft SharePoint进行文档共享与协作随着企业规模的扩大和工作内容的增加，团队间的协作变得日益重要。
为了提高团队合作效率和文档管理便捷性，许多企业开始使用Microsoft SharePoint进行文档共享与协作。
本文将介绍如何利用Microsoft SharePoint实现跨团队协作，并探讨其在提高生产力和团队合作方面的作用。
一、Microsoft SharePoint简介Microsoft SharePoint是一种基于Web的协作平台，为企业提供了一系列的工具和功能，用于实现团队的协作、文件共享和信息管理。
它可以用于创建、管理和共享各种类型的内容，包括文档、电子表格、幻灯片等。
Microsoft SharePoint还提供了一套强大的权限管理系统，以确保文档的安全性和隐私。
二、文档共享和访问权限管理在跨团队协作中，文档共享是一个重要的环节。
Microsoft SharePoint通过提供一个集中的文档存储库，使团队成员可以轻松地共享和访问文档。
用户可以上传、下载和编辑文档，并且可以控制文档的访问权限。
通过设定不同的权限级别，如只读、编辑或完全控制，可以确保只有授权的团队成员才能访问敏感信息。
此外，通过版本控制功能，用户可以查看文档的历史版本，并回滚到之前的版本。
三、协作工具和功能Microsoft SharePoint提供了一系列强大的协作工具和功能，以促进团队合作和信息共享。
其中包括：1. 协作站点：协作站点是团队协作的核心。
每个团队可以拥有自己的协作站点，用于存储和组织相关文档、任务列表、共享日历等。
协作站点还可以包含讨论板块，团队成员可以在此讨论问题、分享见解和提供反馈。
2. 任务协作：Microsoft SharePoint的任务协作功能允许团队创建和分配任务，并跟踪任务的进度和完成情况。
sharepoint解决方案
SharePoint解决方案1. 简介SharePoint是一个功能强大的协作平台，可用于构建和定制企业级解决方案。
它提供了一系列工具和功能，用于帮助组织改进协作、文档管理、工作流程自动化和业务流程管理等方面的工作。
本文将介绍SharePoint解决方案的重要性和应用场景，并提供一些实用的建议和示例。
2. SharePoint解决方案的重要性SharePoint解决方案在今天的企业环境中扮演着重要的角色。
以下是一些SharePoint解决方案的重要性：2.1 提高团队协作SharePoint提供了一种集中管理和共享文档的方法，团队成员可以通过SharePoint站点共享和访问文件、任务和日历等信息。
此外，团队成员还可以使用协作工具（如电子邮件、在线讨论等）在同一平台上进行合作和沟通。
2.2 文档管理和版本控制通过在SharePoint中存储文件，可以实现文档的版本控制和协作。
每个修改都会被记录并保存，这使得团队成员可以随时查看、回溯和比较文件的不同版本。
2.3 工作流程自动化SharePoint提供了一个强大的工作流引擎，可以自动化和管理各种业务流程。
例如，审批流程、合同管理、问题跟踪等。
通过使用SharePoint的工作流功能，可以大大提高业务效率和减少人为错误。
2.4 信息搜索和发现SharePoint拥有强大的搜索功能，可以帮助用户快速找到他们需要的信息。
无论是在文件库中搜索文档，还是在站点中搜索相关内容，用户都可以通过使用关键字和筛选条件来缩小搜索范围，并找到其需要的信息。
2.5 企业级应用开发借助SharePoint的应用程序开发模型，开发人员可以轻松构建和定制企业级应用程序。
这些应用程序可以通过在SharePoint上创建定制的站点、列表和工作流程来满足特定的业务需求。
3. SharePoint解决方案的应用场景在各种企业和组织中，SharePoint解决方案可以应用于多种场景。
以下是一些常见的应用场景示例：3.1 内部协作和知识管理通过创建协作站点和团队网站，团队成员可以共享文件、讨论和协作完成项目。
SharePoint权限管理和审批
SharePoint权限管理和审批在组织或企业中，信息的共享和管理是非常重要的。
而在一个复杂的工作环境中，管理和控制信息的访问权限就显得尤为重要。
在这种情况下，使用SharePoint来进行权限管理和审批是一个很好的选择。
本文将介绍SharePoint的权限管理和审批功能，并讨论如何有效地使用这些功能。
一、SharePoint权限管理SharePoint是一个用于共享信息和进行协作的平台，因此它提供了一系列权限管理功能，以确保只有授权用户可以访问和编辑特定的信息。
下面是一些常用的SharePoint权限管理功能：1. 用户和用户组管理：在SharePoint中，可以创建和管理用户账户，并将用户分配到不同的用户组中。
通过将用户分配到特定的用户组中，可以更方便地为不同的用户提供不同的权限。
例如，可以创建一个“管理人员”组，将所有的管理人员都添加到这个组中，并为这个组分配更高级的权限。
2. 权限层级设置：SharePoint提供了一套灵活的权限层级设置，可以根据需要进行调整。
例如，可以设置只有管理员才能编辑整个网站集合，而普通用户只能查看和编辑自己的文档库。
这种权限层级设置可以有效地控制不同用户的权限范围，提高信息的安全性。
3. 文档库和列表权限设置：在SharePoint中，可以为每个文档库和列表设置不同的权限。
通过设置文档库和列表的权限，可以精确地控制对其中的文档和数据的访问权限。
例如，可以将某个文档库的访问权限设置为只有特定的用户组才能访问，而其他用户组只能查看，不能编辑。
4. 版本控制和审核：SharePoint可以对文档进行版本控制，并提供审核功能。
通过版本控制，可以记录和追踪文档的修改历史，并在需要时还原到之前的版本。
而通过审核功能，可以设置文档需要通过审核才能发布，从而确保文档的准确性和完整性。
二、SharePoint审批功能除了权限管理，SharePoint还提供了一套完善的审批功能，用于管理文档和业务流程的审批过程。
三员管理解决方案forSharePointppt课件
库的访问群体设置
对设置的安全文档库，自动启动访问群体 设置功能，同时开启审核，非管理员仅可 访问已审核通过的项目。
具有文档审核权限的用户
当前用户的文档审 核待办列表，可根 据文档库、发布人、 类型、密级等进行 检索。 待办可以提供接口 并整合到门户系统 中
Thanks！
*最终系统按项目实际需求确定，本资料供前期咨询和论证，不作为交付和验收依据。 【云上创想版权所有，仅供客户参考】
库的访问群体设置
对设置的安全文档库，自动启动访问群体 设置功能，同时开启审核，非管理员仅可 访问已审核通过的项目。
文件上传即绑定密级信息和访问群体（3）
防止重要文档泄露
另一种解决思路： 为每个网站集自动创建根据密级相匹配的文档库，所 有符合条件的文件自动归档到对应的文档库中。
列表的访问群体设置
对设置的安全列表自动启动列表访问群体 设置功能，同时开启审核，非管理仅可访 问已审核通过的项目。
原SharePoint系统管理员无法访问除SharePoint管理中心外的任何文 档库、列表。
不提供单独的涉密人员管理功能
实现原理和方法
BeginRequest AuthorizeRequest
PostRequestHandlerExecute
Client
Handler1
.aspx
PreRequestHandlerExecute AuthenticateRequest
强化文档密级管理
防止重要文档泄露
数据分级保护适用于所有安全网站集中的“文档库”或 “列表库”，通过扩展文档密级属性实现文档的密级可见 控制，限制文档高密低传。
上传：上传时选择文档/附件的密级。
文件上传即绑定密级信息和访问群体（1）
基于SharePoint的一种企业在线文档管理解决方案设计
、
当前企 业文档 管理命 名为 ＷＯ Ｄ ３ 这样 就会有 大量重 Ｒ ，
很 日的很多企业 还是采用传统的 义档管理 ， 传统 文档 管理早 复的文档存放在两个人 的两 台机器上 ，找起文档来很麻烦 ， 难 找到这 两个人 中究竟谁的 文档是最新 的， 还有一种情况就是 期是纯粹 的纸介质 管理 ， 手写 的方式或 者打印出来放 在专门 用 此外 电子化的半 自动化管 的文档柜 中， 这种文档 管理 导致 文件查找非 常不方便 ， 后来 我 两个人 间时修 改文档容易产生冲突 ，
２１ ０ ０年 １ 月 总 第 １２期 ７
一
基 于 Ｓ ａｅ ｏｎ 的 ｈ ｒＰ ｉｔ 种企业在 线文档管理解决方案设计
刘 闽碧
（ 建 中医学院 公共管理 系 福 州 ３０ ０ ） 福 ５ １８
摘 要 本文针对现有企、 文档管理 ｌ存在 的问题 和需求 ， ｆ ｝ ｛ 设计 了一种基 于网络 的 、 分布式 的文 档在线管理方 案 以微 软新 产品 Ｓ ａ Ｐ ｉｔ ｅｖｒ ０ ７为该解决方案的设计平台 ， ｈｒ ｏ ｒｅ ０ ｅ ｎＳ ２ 研究 了 Ｓ ａｅｏｎ Ｓｒｅ ０７为 文档 管理 提供的几个重要的功能并在此基础上 ｈｒＰｉｔ ｅ ｒ ０ ｖ ２ 设计了 ・ 际的案例 。 个实
ｍａ ａ ｅ ｎ ｎｄ ｄ ｓｇ ｄ ａｄ ｔｉ ａ ｅｏ ｉ ｏ ｕ ｉｎ． ｎ ｇ ｍｅ ｔａ ｅ ｉｎｅ ｅ ａｌｃ ｓ ｆｔ ｓｓ ｌ ｔ ｈ ｏ
Ｋｅ ｗｏ ｄ ） ｃ ｍｅ ｔ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｈ ｒ Ｐ ｉ ｔ ｅ ｖ ｒ ０ ７ ｙ ｒ ｓ Ｉｏ ｕ ｎ Ｍａ ａ ｅ ｎ Ｓ ａ ｅ ｏ ｎ ｒ ｅ ２ ０ Ｓ
说很麻烦 ； 另外 文档存储在各 个机器 上 ， 共享 和查找非 常不方
sharepoint实施方案
sharepoint实施方案SharePoint实施方案SharePoint是由微软公司开发的一套基于Web的协作平台，它可以帮助企业实现信息管理、文档管理、协作办公等功能。
在当今信息化快速发展的时代，越来越多的企业开始意识到SharePoint的重要性，并希望能够通过实施SharePoint来提高企业的工作效率和管理水平。
因此，本文将就SharePoint实施方案进行探讨，为企业实施SharePoint提供一些指导和建议。
首先，企业在实施SharePoint之前需要进行充分的需求分析。
这包括明确企业的业务需求、组织结构、人员分工、信息流程等方面的情况，以便为实施SharePoint做好准备。
在需求分析的基础上，企业需要制定详细的实施计划，包括实施目标、时间节点、人员分工、资源投入等方面的内容。
只有充分了解企业需求，并制定合理的实施计划，才能够顺利实施SharePoint，达到预期的效果。
其次，企业在实施SharePoint时需要选择合适的部署方式。
根据企业的实际情况，可以选择在本地部署、云端部署或混合部署。
本地部署可以提供更高的安全性和定制化能力，但需要较高的成本投入和维护成本；云端部署可以减少企业的IT负担，提高灵活性和可扩展性，但对网络要求较高；混合部署则可以兼顾两者的优势，但需要更好的管理和协调。
企业需要根据自身情况，选择最适合的部署方式。
此外，企业在实施SharePoint时需要重视用户培训和变革管理。
由于SharePoint涉及到企业的信息管理和协作办公，因此用户的接受程度和使用效果至关重要。
企业需要为员工提供系统的培训，让他们了解SharePoint的基本功能和使用方法，从而更好地融入到新的工作环境中。
同时，企业还需要做好变革管理工作，引导员工逐步接受新的工作方式和流程，确保实施SharePoint后能够顺利推进。
最后，企业在实施SharePoint后需要进行持续的监测和优化。
SharePoint是一个灵活的平台，可以根据企业的需求进行定制和优化。
Microsoft SharePoint 文档共享方案
信息管理策略
Content Management
内置工作流
Content Management
通过工作流设计器定义工作流
Content Management
业务流程
智能表单，业务流程
基于浏览器的InfoPath智能表单
数据校验，自动完成 可视化设计 基于浏览器填写表单 直接支持移动设备
表单驱动的自动业务流程处理
Portal
Organizational network
User Profile
My Site Private
with Social Networking and Roll-Up
Portal
Social or knowledge network
Roll-up from relevant sites
门户
MySites Targeting People Finding Social Networking Privacy Profiles Site Directory
搜索
Indexing Relevance Metadata Alerts Customizable UX
业务流程
Rich\Web Forms Biz Data Catalog Data in Lists LOB Actions Single Sign-On BizTalk Integ.
Web内容管理
Internet/Intranet信息发布 流程审核
基于Web的文档管理
Content Management
在Office客户端中集成元数据管理
Content Management
Customizable Document Information panel based on InfoPath technology
sharepoint是什么
SharePoint是什么简介SharePoint是一种由微软开发的集成平台，用于创建，共享和管理组织内的信息和内容。
它提供了一个用于构建企业级解决方案的框架，包括协作，文档管理，企业搜索，业务流程自动化等功能。
作为一个全面的平台，SharePoint可以用于不同的用例，如团队协作，知识管理，企业门户和业务应用程序开发等。
它被广泛应用于各种行业和组织，包括企业，中小型企业，政府机构和教育机构等。
功能和特性1. 协作和团队协作SharePoint提供了丰富的协作功能，使团队成员可以轻松共享文件，合作编辑文档，任务分配和跟踪，以及日程安排管理。
通过集成的团队站点和工作区，成员可以方便地协作，提高工作效率。
2. 文档管理和版本控制SharePoint提供了强大的文档管理功能，使组织能够有效地管理和组织其信息资产。
用户可以创建，编辑和共享文档，同时将其保存在中央存储库中。
版本控制功能允许跟踪和管理文档的修改历史，确保信息的一致性和可追溯性。
3. 企业搜索SharePoint的集成搜索功能可以帮助用户快速找到他们需要的信息。
它支持多种搜索选项，包括关键字搜索，属性搜索和实时搜索。
搜索结果也可以根据用户的权限和安全性进行过滤，确保只显示合适的信息。
4. 业务流程自动化SharePoint提供了丰富的工作流功能，可以自动化和优化组织内的业务流程。
用户可以创建自定义的工作流程，包括任务分配，提醒和审批流程。
这不仅可以提高工作效率，还可以增强组织对业务流程的控制和可视性。
5. 企业门户和自定义应用程序SharePoint可以用于构建企业门户和自定义应用程序，以满足组织的特定需求。
用户可以使用内置的Web部件来创建和管理内容，包括新闻，公告，文档库等。
另外，也可以通过使用SharePoint开发工具来构建自定义应用程序，以实现更高级的功能需求。
使用场景1. 团队协作SharePoint可以在组织内促进团队协作和沟通。
基于SharePoint平台企业项目文档管理应用 论文
基于SharePoint平台的企业项目文档管理应用研究摘要:从企业项目文档管理的实际需求出发,借用微软sharepoint平台,设计实现了一个基于web服务的文档管理系统。
在系统中采用了基于windows sharepoint server平台的文档管理关键技术,基于工作流的动态文档管理,使用了一种基于web服务的文档工作流处理结构,处理文档的审批流转。
设计使用多文档库,并集成外部web部件对文档库视图权限限制,增加文档安全性。
关键词:sharepoint 文档管理工作流 web服务 web部件0 引言项目文档是企业具体项目实施过程中产生的,与项目相关的生产经营活动及管理工作的真实记录,同时又是项目管理的重要依据和凭证。
在每个项目的实际运作中,不可避免地会产生大量的文档资料,纸质文档产生了不利于管理、利用及存放等诸多问题,给企业项目的开展带来极大的困扰。
电子文档在项目文档管理中的应用提高了项目实施的效率,降低了项目建设和管理的费用。
利用计算机对项目文档进行处理,可实现一次录入、多次/多种形式输出,方便随时随地查找并利用,提高了项目人员的工作效率。
依据基于微软sharepoint技术架构的文档解决方案为项目文档管理的优化提供了智能化的web平台,加入知识管理元素,可促进项目文档在其上传、审阅、发布和访问等生命周期的各个阶段中更加有效发挥自身价值,最终设计实现了某企业研发部门文档管理系统。
1 文档管理系统功能分析项目文档管理系统是依托计算机及网络技术,在企业内部建立一个集文档上传、审批、流转、存储、查询以及备份为一体的信息系统。
实现企业内部文档管理的自动化、信息化,实现办公文档无纸化。
本文以某汽车设计院为例进行分析设计,一个完善的企业文档管理系统应该具备以下的功能:对文档知识库全部标题可检索,文档类文件可实现标题和全文检索,并可实现检索信息分类显示、分角色权限查看,实现安全共享;系统能够严格控制研发部门的文档和信息的访问权限,防止机密信息泄露,降低安全问题所带来的风险。
使用SharePoint办公软件实现团队协作和文档共享的技巧
使用SharePoint办公软件实现团队协作和文档共享的技巧在现代企业中，团队协作和文档共享是非常重要的，这有助于促进团队成员之间的合作和沟通。
为了实现高效的团队协作和文档共享，许多企业选择使用Microsoft SharePoint办公软件。
本文将介绍如何使用SharePoint实现团队协作和文档共享的技巧，帮助您提高工作效率。
一、建立团队网站在使用SharePoint之前，首先需要建立一个团队网站。
团队网站是团队协作和文档共享的基础，可以通过SharePoint管理和组织团队的资源、信息和文档。
在建立团队网站时，应注意以下几个方面：1.确定网站的目标和用途：明确网站的目标和用途，例如是用于项目管理、内部协作还是知识共享等。
这有助于确定网站的结构和内容。
2.设计网站结构：根据团队工作的需求，设计合适的网站结构。
可以使用不同的网站页面和库来组织信息和文档，使其易于查找和访问。
3.设置权限和访问控制：根据团队成员的角色和权限，设置网站的权限和访问控制。
这可以确保只有授权人员能够查看和编辑相关内容。
二、使用文档库进行文档共享1.创建和组织文档库：在团队网站上，可以创建多个文档库来存储和管理团队的文档。
根据文档的类型和用途，可以为每个文档库设置不同的权限和版本控制。
2.上传和编辑文档：团队成员可以通过上传文档到文档库，并使用Office Online应用程序进行在线编辑和共享。
这样可以实现多人协同编辑，提高团队的工作效率。
3.版本控制和审阅：SharePoint提供了版本控制功能，可以在修改文档时自动创建和保存不同版本，以便回溯和比较。
此外，还可以使用审阅功能，方便团队成员对文档进行审查和批注。
三、使用任务列表进行任务管理任务管理是团队协作中常见的需求，SharePoint的任务列表功能可以帮助团队成员跟踪和管理任务的进度。
以下是使用任务列表进行任务管理的一些技巧：1.创建任务列表：在团队网站上创建一个任务列表，并设置任务的相关字段，如任务名称、负责人、截止日期等。
Sharepoint最终作用是什么
Sharepoint最终作用是什么SharePoint 是一款由微软开发的协作和内容管理平台，最初是作为企业门户和文档管理系统而推出的。
然而，随着时间的推移，SharePoint的功能不断扩展，如今已经成为了一个强大的解决方案，可用于协同工作、内容管理、企业、业务流程自动化和更多领域。
1.协同工作和团队合作：2.内容管理：作为一个内容管理平台，SharePoint 提供了丰富的功能，可用于创建、组织、存储和共享各种类型的内容，如文档、图片、视频等。
通过使用 SharePoint 的文档库、图库和列表等功能，用户可以轻松管理和查找内容。
3.企业：4.业务流程自动化：SharePoint 的工作流功能允许用户创建自定义的业务流程和规则。
通过使用 SharePoint Designer 或 Visual Studio等工具，用户可以创建各种业务流程，如审批流程、报销流程等。
这些流程可以自动化、标准化和简化组织内的各种业务操作。
5.企业门户和信息发布：SharePoint 提供了一个灵活的企业门户，可用于发布和共享组织的信息。
用户可以使用 SharePoint 创建和管理网站、页面和列表，用于发布新闻、公告、报告等信息。
同时，用户可以通过权限管理和版本控制来控制信息的访问和发布。
6.业务智能和报表：7.移动端支持：综上所述，SharePoint 的最终作用是为企业提供一个集成的解决方案，帮助他们协同工作、管理内容、自动化业务流程、和发布信息、进行数据分析和可视化。
通过使用 SharePoint，企业可以提高工作效率，简化业务操作，增强信息的共享和管理，并加强组织内外的协作和沟通。
如何使用SharePoint进行团队协作和文档管理
如何使用SharePoint进行团队协作和文档管理第一章：什么是SharePoint？SharePoint是由Microsoft开发的一款用于组织内部协作和文档管理的软件。
它提供了一系列工具和功能，使团队成员能够轻松地共享信息、合作工作、管理文档和访问业务数据。
SharePoint可用于各种不同的团队协作和文档管理需求，并且具有高度可定制性和可扩展性。
第二章：团队协作功能SharePoint提供了多种工具和功能，支持团队协作。
以下是一些常用的团队协作功能：1. 团队站点：SharePoint提供了一个可定制的团队站点，团队成员可以在站点上查找和共享信息、计划任务、跟踪进度等。
团队站点还可以集成其他应用程序和工具，提供更丰富的协作环境。
2. 协同编辑：多人可以同时编辑同一个文档，并实时查看彼此的更改。
这样可以避免版本冲突，并提高团队成员之间的工作效率。
3. 即时通讯：SharePoint内置了实时通讯功能，团队成员可以通过即时消息、语音通话和视频会议等方式进行沟通，更加便捷地进行协作。
4. 任务管理：团队成员可以在SharePoint中创建任务并分配给特定的人员，也可以跟踪任务的进度和完成情况。
5. 协作工作区：在SharePoint中，团队成员可以创建和管理协作工作区，用于处理特定的项目或任务。
工作区可以包含一组相关的文档、任务、讨论等，使团队成员能够更好地协同工作和跟踪进度。
第三章：文档管理功能除了团队协作功能，SharePoint还提供了一套完善的文档管理功能。
以下是一些常用的文档管理功能：1. 文档库：在SharePoint中，可以创建文档库用于存储和管理文档。
文档库支持版本控制、权限管理、文档共享等功能，可以使团队成员更好地组织和管理文档。
2. 元数据管理：通过为文档添加元数据，可以更好地组织和分类文档。
元数据可以是文档的属性、标签、分类等，在搜索和过滤文档时非常有用。
3. 文档合并和比较：SharePoint提供了文档合并和比较功能，团队成员可以方便地比较和合并文档的不同版本，以便选择最新和最佳的版本。
基于SharePoint平台的企业项目文档管理应用研究
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随 地 查 找 并 利 用 ， 提 高 了 项 目 人 员 的 工 作 效 率 。 依 据 基 于 微 软 Ｓ ａｅ ｏｎ 技 术 架 构 的 文 档 解 决 方 案 为 项 目文 档 管 理 的 优 化 提 供 了 ｈ ｒＰ ｉ ｔ 图 ２ 文 档 管 理 系统 智能化 的 Ｗｅ ｂ平 台 ，加 入 知 识 管 理 元 素 ，可 促 进 项 目文 档 在 其 上 文 档 的属 性栏 ， 入 了知 识 管 理 的特 性 ， 文 档 信 息 更 加 明 确 化 ， 加 使 知 传 、 阅 、 布 和 访 问等 生 命 周 期 的各 个 阶 段 中更 加 有 效 发 挥 自身 价 识化 。特别是工作流 的使用 ， 审 发 提供 高系统文档 处理 的智能性 ， 少了 减 值 ， 终 设 计 实 现 了某 企 业 研 发 部 门 文档 管理 系统 。 最 文 档 处 理 中人 的任 务 ， 文档 管理 变 的 更加 简 洁 方便 。 此 同 时 文档 使 与 １ 文 档 管 理 系统 功 能 分 析 库 还 提 供 自 定 义 视 图 供 用 户 自定 义 用 户 自 己 所 需 要 查 看 的 文 档 信 项 目文 档 管 理 系 统 是 依 托 计 算 机 及 网 络 技 术 ，在 企 业 内部 建 立 息 ， 且 可 以对 这 些 信 息 进 行 分 组 统计 。 如 用 户 可 以查 看 文 档库 中 而 例 个 集 文 档 上传 、 批 、 转 、 储 、 询 以 及 备 份 为 一 体 的 信 息 系 的所 有 文档 ， 可 以 查 看 我 的 文 档 ， 根 据 某 ～ 属 性 进 行 分 类 统 计 。 审 流 存 查 也 并 统 。 现 企 业 内 部 文档 管理 的 自动 化 、 息 化 ， 现 办 公 文 档 无 纸 化 。 项 目文档 库 与 部 门 文档 库 不 同 的是 ， 系统 中各 个 项 目文 档 库 相 互 独 实 信 实 本 文 以某 汽 车 设 计 院 为 例 进 行 分 析 设 计 ，一 个 完 善 的 企 业 文 档 管 理 立 ， 限 分 开 部 门文 档 库 中 权 而 由于 各个 部 门文 档 由很 大 的 交 互 性 ， 系统 应 该 具 备 以下 的 功 能 ： 文 档 知 识 库 全 部 标 题 可 检 索 ， 档 类 文 所 以部 门 问文 档 可 以相 互 查 看 。 对 文 ３２ 用 户 管理 合 理 的 授 权 能 够 保 证 项 目人 员 可 以 访 问 有 权 内 ． 件 可 实 现 标 题 和 全 文 检 索 ， 可 实现 检 索信 息 分 类显 示 、 角 色 权 限 并 分 恰 本 查看 ， 实现 安全 共 享 ； 统 能 够 严 格 控 制 研 发 部 门 的文 档 和 信 息 的访 容 而 不 可 以访 问无 权 内容 。 当 的层 次划 分可 以简 化 授 权 的过 程 。 系 问权 限 ， 防止 机 密信 息 泄 露 ， 低 安 全 问题 所 带 来 的 风 险 。 系 统 提 供 系统 采 用 了基 于 Ｓ ａｅ ｏｎ 的 多层 分级 用 户 管理 机 制 ， 降 ｈ ｒＰ ｉ ｔ 系统 中用 户 个 统 一 的协 同工 作 平 台 ， 有用 户都 在 平 台下 工作 ， 文 档 进 行 集 的权 限层 级 由底 到 高 分 别 是 项 目组 与 部 门组 、 项 目管理 组 与部 门 管 所 对 中管 理 和 控 制 。 提供 文档 版 本控 制 功 能 ， 偶 避 免 多 用 户 同时 对 某 一 理 组 以及 拥 有 最 高 权 限 的文 档 管 理 组 。 根 据 企 业 内部 不 同角 色 的成 能 上 编 审 以及 管 理 权 限。 通 过 预 先 定 义好 文档 的修 改 。 并 且 提 供 灵 活 的、 可视 化 的 文档 审 批 工 作流 程 ， 高 文 员 分 别赋 予查 看 、 传 、 辑 、 批 、 提 的权 限 级 别 分 配 到 各 Ｓ ａｅ ｏｎ 组 中 ， 大简 化 了 管理 员 的 权 限 管 ｈ ｒＰ ｉｔ 大 档 处理 效 率 和 写作 能 力 。 理 工 作 。 且 系 统 允 许 基 于 站 点和 文档 库 各 个层 次来 设定 权 限 ， 认 并 默 ２ 微 软 Ｓ ａｅ ｏｎ 技 术 平 台简 介 ｈ ｒＰ ｉ ｔ 情 况 下 ， 个 层 次 会 继 承 上 个 层 次 的权 限 。 种 方式 既保 证 了各成 员 每 这 Ｓ ａｅ ｏｎ 是 由微 软 公 司 推 出 的企 业 级 门户 平 台 的一 套 解 决 方 ｈ ｒＰ ｉｔ 又避免 了重要文档 资料的安全性 。 案 ， 它 基 于 ． Ｔ和 Ｓ ｅｖ ｒ 据 库 技 术 ， 建 立 在 Ｗ ｉｄ ｗ 对企 业门户的可访 问性 ， ＮＥ ＱＬ Ｓ ｒｅ 数 ｎｏ ３３ 搜 索管 理 由于 企 业 存 在 大 量 的 信 息 资 源 ， 文档 、 单 等 ， 。 如 表 Ｓ ｒｅ ０ ３ 的 基 础 上 。 如 今 微 软 Ｓ ａｅ ｏｎ ０ ７是 Ｍｉｒｓ ｆ ｅｖ ｒ２ ０ ｈ ｒＰ ｉ ２ ０ ｔ ｃｏ ｏｔ 员工查找有用的文档或内容会越来越 困难 ， 导致大量 时间被浪 费， 严 Ｏｆｅ ２ ０ ｆｃ ０ ７系统 的一 个 组件 ， 也 是 它 的 中 央 信 息 共 享 平 台和 协 作 ｉ 系统提供 了强大的内容 索引和搜 索功 能。 这些功 平 台 。 Ｓ ａ ｅ ｏｎ Ｓ ｒｅ ２ ０ 是 基 于 Ｗ ｉｄ ｗｓ ｈ ｒ Ｐ ｉ 重降低 了工作 效率 。 ｈ ｒＰ ｉ ｔ ｅｖ ｒ ０ ７ ｎ ｏ Ｓ ａｅ ｏｎ ｔ Ｓ ｒｉｅ ． 术 的 一 个 完 整 的 企 业 协 作 应 用平 台 服 务 器 。 它通 过 引 能 可 以 方 便 快 速 的 帮助 用 户 搜 索和 查 找 网 站 、 文档 、人 员 和 网 站 内 ｅｖｃ ３０技 以及任何其他符合需要 的索引的企业 内容 ， 提高工作效率。这种 入 一 组 集 成 的 服 务 扩 展 了 ｗ Ｓ ． 供 的 各 种 功 能 ，如 信 息 共 享 容 ， Ｓ ３０提 可 某 平台 ， 企业级 文档 管理平 台、 工作流平 台、 业务流程 管理 框架和开 发 搜 索 是 对 系 统 中 所 有 可 搜 索 内 容 的 的 检 索 ， 以是 文 档 的 名称 、 一 或 基础 框 架 ， 部 网络 和 互 联 网 门 户 模 板 、 业 范 围 内 的 搜 索功 能 、 外 企 个 属 性 、 者 是 文 档 中 的 内容 等 等 。 ３４ 工 作 流 管 理 工 作 流 可 以帮 助 企 业 遵 循 一 致 的 业 务 流 程 ， ． 性化 内容 和 通 知 以及 扩 展 的应 用 程 序 集 成 。 这 些服 务 可 以 帮 助企 业 将人员、 息、 信 系统 和 业 务 结 合 在 一起 ， 好 地 共 享 知 识 、 强 客 户 沟 并通过管理业务流程中涉及的任 务和步骤 来提高企业的工作效率和 更 加 生 产 效 能 。 这 样 就 使 那 些执 行 这 些任 务 的 人 员 能够 将 精 力集 中于 执 通 以及 提 高流 程 效 率 。 行 工 作 任 务 而 非 管 理 工 作 流 。 在 本 系 统 中 ， 用 单 级 分 组 审 批 ， 对 采 针 ３ 基 于 Ｓ ａｅ ｏｎ 的 文 档 管 理 系 统 实 现 ｈ ｒＰ ｉｔ 对文档进行科学管理 以便使其在学 习工作 中发挥 自身价值 需要 不同的项 目提交给不同的项 目审批组 ，审批后根据审批是否通过决 若 供 个 先进 技 术 平 台来 支 持 ， 文 档 管 理 的需 求 分 析 来 看 ， 实 现 项 目 定 文 档 的 下 一 步 操 作 。 是 通 过 则 将 文 档 转 入 对 应 的 项 目文档 库 ， 从 要 系 统 其 他 用 户 查 询 浏 览 下 载 ；若 没 有 通 过 则 文 档依 然储 存在 上传 文
文档管理系统解决方案
文档管理系统解决方案简介文档管理系统是一种用于组织、存储、检索和共享文档的软件系统。
它提供了一种集中管理企业文档的解决方案，能够提高文档的可访问性、安全性和协作性。
本文将介绍文档管理系统的优势和功能，并提供一种解决方案来满足企业的文档管理需求。
优势文档管理系统具有以下几个优势：1.资源共享：文档管理系统允许用户共享和访问企业内部的文档资源。
通过将文档集中存储在系统中，用户可以轻松地找到和共享所需的文档，提高企业的工作效率。
2.版本控制：文档管理系统可以追踪文档的不同版本，确保用户始终使用最新的版本。
这有助于避免由于使用过时版本而导致的错误和混乱。
3.安全性：文档管理系统提供对文档的安全和权限管理。
管理员可以控制用户对文档的访问和编辑权限，确保文档只能被授权人员访问和修改。
4.搜索和检索：文档管理系统提供强大的搜索功能，用户可以通过关键词、标签或其他属性来搜索和检索文档。
这种高效的搜索功能可以帮助用户快速找到需要的文档。
5.协作性：文档管理系统提供了协作工具，使用户可以同时编辑同一份文档或在文档中进行评论和讨论。
这种协作功能可以促进团队间的合作和沟通。
功能文档管理系统通常具备以下几个核心功能：1.文档存储：文档管理系统提供集中存储文档的功能，用户可以上传和下载文档，并将其存储在系统中。
2.文档检索：文档管理系统提供高效的文档检索功能，用户可以通过关键词、标签或其他属性来搜索和检索文档。
3.版本控制：文档管理系统追踪文档的不同版本，并允许用户回滚到以前的版本。
4.权限管理：文档管理系统提供对文档的安全和权限管理，管理员可以设置用户的访问和编辑权限。
5.协作工具：文档管理系统提供协作工具，用户可以同时编辑文档、在文档中进行评论和讨论。
6.电子签名：一些文档管理系统还支持电子签名功能，使得文档的合法性得到认可。
7.审批流程：文档管理系统可以定义和执行文档的审批流程，以确保文档符合组织的规定和标准。
解决方案针对企业的文档管理需求，我们提供了以下解决方案：1.选择合适的文档管理系统：根据企业的具体需求和规模，选择一个功能强大、易于使用且可定制的文档管理系统。
SharePoint文档库管理与权限设置
SharePoint文档库管理与权限设置分享和协作是现代企业中不可或缺的重要环节，而SharePoint文档库作为Microsoft Office 365套件中的一项关键功能，为企业提供了方便的文档管理和权限设置。
本文将介绍如何有效地管理SharePoint文档库，并设置适当的权限，以支持企业内部的协作和信息交流。
一、文档库的创建与组织在开始使用SharePoint文档库之前，我们首先需要创建一个文档库并进行适当的组织。
在SharePoint中，我们可以通过以下步骤创建文档库：1. 打开SharePoint网站，在导航栏中选择“文档库”。
2. 点击“新建”按钮，在弹出的对话框中输入文档库的名称，并选择合适的模板。
3. 点击“创建”按钮，即可成功创建文档库。
创建完成后，我们可以对文档库进行组织，以便更好地管理其中的文档。
我们可以使用文件夹来对文档进行分类，或者使用元数据列来添加附加信息，方便后续的搜索和过滤。
二、权限设置与管理为了保护企业的敏感信息和确保协作的安全性，我们需要设置适当的权限。
SharePoint提供了灵活的权限管理功能，我们可以根据需要对文档库中的文件和文件夹设置不同的权限。
1. 选择需要设置权限的文档库，在工具栏中点击“库”选项卡下的“库设置”按钮。
2. 在“库设置”页面中，找到“权限设置”选项，点击“权限设置”链接。
3. 在“权限”页面中，我们可以看到文档库的权限继承自上级，我们可以根据需要停止继承权限，然后对不同的用户或者用户组进行权限设置。
4. 点击“新建权限级别”按钮，可以创建自定义的权限级别，根据需要设置对应的权限，如“查看”、“编辑”、“删除”等。
5. 选择用户或用户组，然后为其分配适当的权限级别，点击“开始设置权限”即可完成权限设置。
在进行权限设置时，我们需要确保权限的分配合理且安全。
建议根据用户的工作职能和项目需求来分配权限，避免权限过高或过低的情况出现。
三、版本控制与协作SharePoint文档库支持版本控制和协同编辑功能，以便团队成员可以共同编辑和追踪文档的变更。
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Sharepoint 文档管理系统解决方案目录1项目需求理解 (5)1.1项目背景 (5)1.2项目建设目标 (5)2整体项目规划 (6)2.1技术架构 (6)2.2物理架构 (6)2.3硬件配置要求 (7)3详细功能规划 (8)3.1信息门户 (8)3.1.1页面设计 (8)3.2文档管理 (12)3.2.1为什么需要文档管理系统 (12)3.2.2技术架构 (12)3.2.3文档结构管理 (14)3.2.4文档上传 (16)3.2.5文档批量下载（推荐的功能） (18)3.2.6PDF文档格式转换（推荐的功能） (19)3.2.7元数据信息维护 (20)3.2.8文档签入签出 (21)3.2.9文档版本控制 (22)3.2.10文档模版（推荐的功能） (22)3.2.11文档多人在线同时编辑 (23)3.2.12文档更新通知功能 (24)3.2.13文档讨论与统计 (24)3.2.14文档评分（推荐的功能） (25)3.2.15文档审批/审核功能 (25)3.2.16文档审计（推荐的功能） (26)3.2.17Lync集成 (27)3.2.18文档搜索 (27)3.2.19文档安全管理 (27)3.2.20机密文件保护 (29)3.3企业社区 (29)3.4大文件存储 (30)3.4.1存储方式 (30)3.4.2文档服务器上的文档集成到SharePoint (30)3.5基于微软RMS技术的企业信息安全解决方案 (31)3.5.1传统的信息共享过程存在安全隐患 (31)3.5.2基于边界的安全技术具有潜在威胁 (31)3.5.3微软RMS技术简介 (32)3.6统一搜索 (34)3.6.1本期功能规划 (36)3.6.2实现步骤 (37)3.7多语言支持 (39)3.8浏览器支持 (39)3.9网站统计报表 (39)3.9.1网站运行情况 (39)3.9.2用户量统计 (41)1项目需求理解1.1项目背景后续添加。
1.2项目建设目标根据业务目标、工作特点，以及对信息和数据进行处理、使用和保存的需要，项目应该达成以下目标：➢独立的信息门户采用B/S结构，为企业员工提供统一的信息门户。
满足企业的企业文化和协同轻办公的需要。
➢统一的信息访问渠道通过将内部与外部，企业与部门不同维度的各种相对分散独立的信息组成一个统一的整体，使用户能够从统一的渠道访问其所需的信息，从而实现优化企业运作和提高生产力的目的。
➢统一企业文档管理统一提供文档管理平台，规范化企业的知识积累和文档管理能力。
从文档上传、推荐到搜索查阅为用户提供全新、易懂和规范化的文档服务。
➢建立企业搜索平台通过友好的用户界面支持检索和全文搜索，帮助用户从电子文档库或Windows文件服务器中迅速找到他们所需要的文档。
➢统一安全管理通过信息系统门户对企业信息资源以及应用系统实施统一的标准的安全管理，达到信息安全高度统一并可控制的目的。
包括系统安全管理和各系统访问日志的集中管理等。
2整体项目规划2.1技术架构根据系统需求，我们对系统进行如下图的总体架构规划：➢系统架构于微软的SharePoint Server 2013版本的基础上➢系统采用SharePoint Search搜索引擎提供企业级的搜索功能➢系统采用SQL Server 2012作为数据存储服务器➢客户端采用Internet Explorer浏览器（支持IE8、IE9）2.2物理架构根据系统技术架构与性能规定，我们推荐以下物理架构作为信息门户和文档库管理系统的物理架构。
2.3硬件配置要求注：◆Web前端：其中2台为中国区用，1台或2台给国外区用；◆应用服务器：中国区和国外区各一台◆Office Web APP：中国区和国外区共用一台◆数据库服务器：中国区2台，国外区2台3详细功能规划3.1信息门户信息门户是统一的信息发布与展示平台，从企业到个人多层次的门户上，多维度展示整个企业、部门的新闻、通知公告和员工风采，并集成日常办公中用到的常用链接、搜索、日历、未读邮件、待办事项，让用户在门户上就可以办理日常工作，提高员工的工作效率。
提供对企业内部各种信息的统一管理和发布功能。
信息门户是公司向员工展示企业信息的重要平台，因此在设计企业信息门户时力求采用统一的UI风格和科学的功能布局，使门户应用充分满足用户对企业内部资源的访问需求。
在保证使用方便、操作简单的同时，力求界面美观、大方。
3.1.1页面设计3.1.1.1页面设计规范●界面整体风格遵从VI视觉设计规范，融合企业人文底蕴，展示企业良好形象。
●界面设计原则：⏹用户导向原则（oriented）明确到底谁是这个网页的使用者，要站在用户的观点和立场上来考虑和设计网站。
⏹简洁和易于操作原则（Keep It Simple And Stupid - KSS）操作设计设计尽量简单，并且有明确的操作提示；内容和服务尽量在显眼处向用户予以说明；减少大图片的使用，减少浏览器内存占用，节约网络带宽，尽量使图片可重用，采用CSS sprite。
⏹布局控制（Layout）使用web2.0风格，考虑到产品在IE中使用的广泛，避免额外的设计视图的使用。
比如：IE7，IE8均不支持CSS圆角的使用，如需使用文字自适应，就会增加额外的设计。
页面内容较多时可考虑使用tab分组显示。
⏹视觉平衡（Visual balance）网页设计时，各种元素（如图形、文字、空白）都要有视觉平衡作用。
根据视觉原理，图形与一块文字相比较，图形的视觉作用要大一些。
所以，为了达到视觉平衡，设计网页时需要以更多的文字来平衡一张图片。
另外，按照中国人的阅读习惯是从左到右，从上到下，因此视觉平衡也要遵循这个这个原则。
例如，你的很多的文字是采用左对齐〈Align=left〉，需要在网页的右面加一些图片或一些较明亮、较醒目的颜色。
⏹色彩的搭配及文字的可阅读性（Colors and text can be read）为网页设计选择最恰当的颜色（包括背景色、元素颜色、文字颜色、链节颜色等）⏹和谐与一致性（Harmony and consistency）通过对网站的各种元素（颜色、字体、图形、空白等）使用一定的规格，使得设计良好的网页看起来应该是和谐的。
或者说，网站的众多独立网页看起来更像一个整体。
网站界面设计上要保持一致性，这是很重要的一点⏹网页的均衡规划与选择（Planning and selection）➢网页分辨率考虑传统用户使用的电脑分辨率(1024*768)，以及宽屏用户。
正文页采用自适应设计，能在正文页做更多相关内容。
首页也可以尝试自适应的设计。
自适应设计的核心是要留出宽度伸缩自如的栏。
➢字体字号目录页用小字号，为的是放更多的标题。
正文页用大字号。
为的是让读者读得舒坦。
慎用不容易看清楚的楷体。
楷体的作用等于图片，主要起美化版面的作用。
采用常用字体，避免因用户机器未安装相应字体而产生页面排版错乱。
➢颜色同一个页面的颜色不要超过4种。
眼花缭乱，容易产生视觉疲劳。
颜色对比不要反差太大。
网页版面不是美术作品，要避免形式对内容的喧宾夺主。
文字+底色能够起到很好的突出作用，在视觉变化上相当于图片的作用。
➢静态化动态化和静态化在一个页面中结合使用，能同时得到轻负荷和即时交互性的好处➢分栏避免一栏太强，一栏太弱。
通过图片、套红等手段进行调控。
3.1.1.2门户首页布局采用传统的国字形三栏设计风格，页面上部为Banner和Navigation，页面中部为信息内容区域，页面底部为公司版权区域。
最终实际布局可根据用户最终需求再做明细规划。
下图为一个参考样例的草图：3.1.1.3母板页通过母版页的设置，管理员可以自行调整站点集所使用的母版页，更改成功后，站点集下所有的站点风格会随之改变，页面内容数据不会丢失。
3.2文档管理企业的文档是公司文档、财富的积累，这就需要建立一个集团档案资料创建、共享、管理的协同平台，建立数据集中存储服务器，为分公司、部门、项目团队开放独立的工作站点，并创建资料共享、交流的空间，能够记录、追踪电子资料的传递，方便的查找、搜索数据信息3.2.1为什么需要文档管理系统文档是企业重要的智力资产。
在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。
这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。
3.2.2技术架构微软SharePoint门户解决方案通过层次化的文档管理架构为平台门户系统提供一个稳定、可缩放和高效的全生命周期的文档管理服务，如下图所示。
其中包括：专门的记录库网站模板和丰富的描述性元数据，提高制作文档的效率和规范文档结构；主版本控制和次版本控制和签入/签出文档锁定，确保完整记录生命周期中所有的修改和变更；一致而统一地强制执行记录标记、审核和过期的信息管理策略，确保文档的有效性；保留功能，确保文档不会因误删而丢失；记录集合界面，可帮助人员和自动化系统将内容轻松地提交到记录库（支持“只写”访问而不需要对存储库中的记录具有直接访问权）；记录传送，利用它可基于其内容类型将内容自动传送到记录管理系统中的适当位置；以及文档库、文件夹和单个文档级别的基于角色的访问控制，确保文档的安全性等。
系统包含三个层次功能，来满足最终用户、文档管理员和系统管理员的日常操作需求：◆应用层⏹文档管理系统：提供企业用户访问系统的主要界面，用于进行日常的文档协作和信息的发布，具有身份认证、界面友好、易于操作的特色。
⏹文档存储：提供文件夹分类、树状浏览方式、回收站管理和归档等特色。
⏹文档创建：具有预定义的文档模板和XML元数据模板定义等特色，使文档管理员的工作更加轻松和规范。
⏹文档检索：提供给用户全文检索、按属性检索和对属性元数据进行管理或扩展的能力，方便用户不断扩展的文档管理需求。
⏹文档协作：具备版本控制、文档审批流程和文档使用的签入签出、更新通知等功能，能够极大的提高用户使用的积极性和便利性。
⏹文档安全管理：同时具有对文档库、文件夹的权限控制和单独文档的访问授权。
◆基础服务层⏹存储服务：提供高效、稳定的存储引擎，保证文档存储的可靠性。
⏹安全性服务：具备标准安全控制和强安全控制能力；系统管理员通过设置角色和权限模板，简化安全管理的复杂度，最大程度保证文档的安全。
⏹流程服务：流程引擎提供了图形化的流程设计界面，方便文档管理员和系统管理员定义和修改，适应企业不断变化的管理流程，并提供了监控工具和扩展接口。
⏹管理服务：对整个文档库和文档Web站点进行统一管理，通过图形化的界面对文档使用进行审核、跟踪和日志查看，也提供备份和恢复的功能。