高效会议流程标准

高效会议流程标准

一、目的

对会务工作程序进行规范，确保会议高质量、高效率。

二、适用范围

适用于深圳市粤商国际投资有限公司各类会议及培训。

三、部门职责

人力资源部门负责组织、协调会议工作；

相关部门负责做好配合工作。

四、会议程序

接受会议指令

负责会务工作的部门在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

会议方案制定

根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：目的、会议名称和主题、主持人、时间、地点、参加对象、物料准备、人员分工、会议流程、费用预算、注意事项。

会议方案审批

将拟订的会议方案报主管领导审定。

会前筹备（分工细则）

五、会前检查

会议召开前，由会议相关负责人、领导对准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。

检查现场桌椅摆放是否合理、正确；

检查现场各物料是否已全部准备到位，如：签到表、笔、纸等；

检查现场各物料是否按规定摆放，且摆放是否合理；

检查现场音响、音麦、笔记本连接、动转是否正常；

检查会场工作人员是否已各就各位；

检查会场是否还有遗漏事项未完成。

六、会中服务

会议开始后，会场工作人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行；

会场工作人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务；

会场茶水服务的跟进。

七、会后总结工作

会议结束后，各小组收拾干净桌面、椅子归位，按小组列队（一队、二队、三队等）先后顺序出场；会场工作人员检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室；

对会议活动进行总结评估报告。

八、高效会议五大要素

主持人明确会议主题，要有成果价值；

主持人明确会议的时间和结点，并制订成长条例；如果不能在规定的时间结束会议，需提前十分钟申请具体的延长时间，须参会人员60%同意方可进行，否则相关人员将给予50个伏卧撑/蹲起，以及200元的成长；

参会人员所携带的电子产品（手机、电脑等）集中保管，统一放在指定的桌面上；

会议期间，积极的回应主持人提问；

会议期间指定专人负责会议记录。