文书档案整理规范教材(共 37张PPT)
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文书档案整理方法步骤ppt课件
2、办文件、批示件、其他件可以相近问题相对
集中，然后按文件时间的先后顺序或者处理文件的
先后顺序排列。
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37
第六步 编号（编页）
盖归档章 在文件首页上端的居中位置、或 空白处盖规范的归档章并填写相关 内容。 盖章要清晰端正，填写齐全准确。
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38
1、编号：根据文件的排列顺 序给文件编制“室编件号”即： 从“1”开始编制流水号。
办公室
永久
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7
直角装订法
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8
7、归档文件目录由7列增加到了9列，并且须横向打 印
归档文件目录
序号
档号
文号 责任者
题名
日期 密级 页数 备注
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9
二、云南省档案局文书档案 整理新思路
文书档案统一分为四大类： 发文件、办文件、批示件和其 他，且保管期限均为永久。
※（2）年度—期限法
2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）；
2002年：永久+30年+10年；
2003年：永久+30年+10年；
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53
……
1、收集
归 2、鉴定
档
文 件
3、装 订
整
理
步 4、分类
骤
5、排列
齐全完整：平时收 集、年终收集、帐 外文件收集
电报、有编号的简报、信息等）形
成的材料。其正本文件+发文审批单
+文稿+附件（如：拟办意见、依据
材料、背景材料、有关材料等）为
文书档案整理PPT课件
②机构（或问题）分类法。按照文件形成的部 门（或文件材料内容所说明的问题（事由、主 题））进行归类。 ③保管期限分类法。按照归档文件的保管年限 进行分类。保管期限，就是规定的档案保管的 年限。 在实际工作中，往往需要将二种或三种分类法 组合成复式分类法才能保证分类工作的意义。
《规则》规定：年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的 必选项，问题（机构）分类法是选择项。因此，归档文件的分 类方法实际上包括年度—问题（机构）—保管期限分类法、保管 期限—年度—问题（机构）分类法、问题（机构）—年度—保管 期限分类法、年度—保管期限分类法、保管期限—年度分类法等 五种。建议：在发文多的机关或乡镇采用年度—问题（机构）— 保管期限分类法，这是因为：使用这种分类方法，不用将永、 定期三种保管期限的档案分别单独排列，节约档案库空间。对 于发文数量少的单位和行政村，可将这一方案简化为年度――保 管期限两级分类，节约盒具和档案存储空间。
（三）“件”的整理方法与步骤
1.分类 ⒉装订 3.排列 4.盖归档章 5.编号 6.编目 7.装盒
1.分类
包括年度分类法、问题（机构）分类法、 保管期限分类法。
①年度分类：按照文件材料形成的年度进 行分类，每年形成的归档文件材料分为 一类。
注意：一般按照文件材料的成文日期（落款时 间）归类。 跨年度的几个日期的文件材料，按照以下办法 归类：成文日期与收文日期跨年度，文件材料 归入后一年度；法规性文件的成文日期与批准 日期跨年度，归入后一年度；计划、总结、预 算决算、统计报表等文件材料，成文日期与其 内容针对的日期跨年度，归入文件形成年度； 几份文件合为一件时，以装订时排列在前的文 件时间为准。
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
文书档案整理方法PPT演示文稿
“本单位”等含义不明，难于判断的简称； 联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责
任者过多时可适当省略，写三个责任者再加一个等字即可。 对于领导人讲话或领导人名义发布的文件，责任者可
填写领导人姓名，未署责任者的文件，编目时应考证清楚 并填写。
1返2 回
填写说明：
3、文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由 机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实 抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、 文件材料的件次。 4、题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、 问题、文种三个部分照实抄录。
（五）原件与复印或手抄件，应作为一件； （六）转发文件与被转发文件，应作为一件； （七）报表、名册、图册等一册（本）为一件。
（八） 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为 一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件， 也可各为一件，并在“归档 文件目录”的备注栏中加以说2 明。
每件文件中各文种和稿本的排列顺序：
1返3 回
抄录题名时应注意如下问题：
a、正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录， 当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。
b、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是：一 是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容 重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件 内容补充题名。新拟或补充题名加“［］”号表示，标题 字数不得超过规定字数。
c、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的， 附件题名也应抄录，外加“( )”号，以防漏检，附件内容 过多时，每份附件视为一件，编件号填写附件题名。
1返4 回
抄录题名时应注意如下问题：
d、机构设置、人员任免、表彰等文件注明本机关和 本机关人名。
任者过多时可适当省略，写三个责任者再加一个等字即可。 对于领导人讲话或领导人名义发布的文件，责任者可
填写领导人姓名，未署责任者的文件，编目时应考证清楚 并填写。
1返2 回
填写说明：
3、文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由 机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实 抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、 文件材料的件次。 4、题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、 问题、文种三个部分照实抄录。
（五）原件与复印或手抄件，应作为一件； （六）转发文件与被转发文件，应作为一件； （七）报表、名册、图册等一册（本）为一件。
（八） 请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为 一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件， 也可各为一件，并在“归档 文件目录”的备注栏中加以说2 明。
每件文件中各文种和稿本的排列顺序：
1返3 回
抄录题名时应注意如下问题：
a、正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录， 当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。
b、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是：一 是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容 重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件 内容补充题名。新拟或补充题名加“［］”号表示，标题 字数不得超过规定字数。
c、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的， 附件题名也应抄录，外加“( )”号，以防漏检，附件内容 过多时，每份附件视为一件，编件号填写附件题名。
1返4 回
抄录题名时应注意如下问题：
d、机构设置、人员任免、表彰等文件注明本机关和 本机关人名。
某学院文书档案整理培训教材(PPT 37张)
归档文件整理的具体步骤和方法
五、归档文件的编号
• 件号的填写：文件编号应该是逐件进行编号 ，并用铅笔将件号填写在文件的左上角（档 案整理规定右上角要用于盖归档章，及填写 相关内容）
归档文件整理的具体步骤和方法
五、归档文件的编号 • 在以往的检查中出现有关编号的问题： • 1.有的部门盒号和件号编号比较混乱。出现 不区分保管期限，不管是永久还是长期，件 号都从1连到尾，盒号也直接从1连到尾；有 的区分了保管期限，但每一盒的件号都从1 号起号，而没有把相同保管期限的件号连续 编号。 • 2.一些部门出现有的文件没有编号的情况， 或编号较乱，有的写错了直接在文件上面用 碳素笔涂改，使件号不清。件号写错后应该 用橡皮擦擦掉重新进行标号。
ห้องสมุดไป่ตู้
归档的时间和手续
• （一）学院党群、行政、教学辅助部门，应 在次年六月底前将上一年度形成的文件材料 归档。各教学系应在当年12月底前将上学年 度形成的文件材料归档。 • （二）各系毕业生成绩总表和毕业照片（分 班级），应在毕业生离校后一个月内归档。 • （三）移交和接收档案必须严格履行手续， 填写移交清册，一式两份，写，卷内文件页 数，盒数，移交时间，交接双方要签名盖章
归档文件整理的具体步骤和方法
• 四、文件的排序 • 件与件之间的排序方法 • 1.以同一“事由”的相关文件排列在一起。 • 2.一般将综合性工作形成的文件材料排在前 面，具体业务工作形成的文件材料排在后面 • 3.会议文件、统计报表等成套性文件材料应 按照重要程度集中排列。
归档文件整理的具体步骤和方法
归档范围
• 人事档案： • 1.学历学位材料 • 2.评审（考试）专业技术职称和聘任 专业技术职务工作中形成的有关材料 • 3.创造发明、科研成果鉴定材料，各 种著作、译著和在重要刊物上发表的 获奖论文或有重大影响的论文等目录 • 4. 党、团组织建设工作中形成的有关 材料、加入民主党派的有关材料 • 5. 表彰奖励活动中形成的有关材料
文书档案整理培训教材(PPT 83张)
13、案卷级整理过程中应注意的
案卷厚度一般要求50页，太厚的 订，从案卷题加以区分，如年度会 等。
有金属物的一定要去掉，有些文 式无金属的可不拆，塑料一般无大 装订。但办公用的塑料夹必须剔除
三、归档文件整
将归档文件以件为单位进行装订
编号、编目、装盒，使之有序化的
归档文件是指立档单位在其职能
完毕，应作为文书档案保存的各种
件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发 文号：文件的发文字号。 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的， “〔 〕”号。
全宗号：档案馆给立档单位编制的 年度：文件形成年度，以四位阿拉 年，如1978。 保管期限：归档文件保管期限的简 件号：文件的排列顺序号。件号包 件号，分别在归档文件整理和档案移交 件号的编制方法为：在分类方案的最低 件排列顺序从“1”开始标注。馆编件 机构(问题)：作为分类方案类目的
⑤编目：归档文件应依据分类 序编制归档文件目录。 归档文件目录设件号、责任者 期、页数、备注等项目
6、拟写案卷题名
○○×××××××××××× ×××××××××××××× ××
内
责任者（通讯者）+（时间）+问题+文
责任者写全称或规范化简称，忌“本局
时间用阿拉伯数字，忌“99年” 、“
问题应系统归纳或重点列举，忌 “20 “2006年政府文件” 适当借用“关于”等辅助介词
7、填写案卷封面
机
案卷题名
文
8、填写卷内备考表
本
填写本 出、销
9、装订成卷
“三孔一线”
下对齐、右对齐
10、案卷排列与编号
不同的分类方法决定了案卷排 用“保管期限——年度——组织机 方法，案卷排列应在同一保管期限 排列，然后在同一年度内按机构或 管期限内的案卷从“1”开始大流水
第六章 档案的整理与保管《文书工作与档案管理》PPT课件
（一）
（二）
（三）
一是可以独 二是设有会 三是设有管 立行使职权， 计部门或经 理人事的部 并能以自己 济核算部门， 门和人员， 的名义单独 自己可以编 并有一定的 对外行文； 制预算和财 人事任免权。
务计划；
6.1 区分全宗
6.1.3 人物全宗形成者构成条件
➢ 人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动 的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案馆 （室）保存。
况的变化，及时对档案分类方案进行修订。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 1）档号的概念
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中以字符形 式赋予档案的一种代码。
代码是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的 数字、字母、汉字及其他符号。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 3）问题分类法
(1) 设置的类要力求符合实际，各类的概念大小要适中。 (2)平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。
(3)对内容涉及几个类或属类文件材料要划定文件材料归类范围。
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 4）复式分类法
定义：复式分类法，是指把两种基本分类法结合起来，同
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 3）档号的作用
档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。档号是分层次整理档案的结 果的一种反映。从某种意义上说，系统整理档案文件材料的目的之一，就是 给每篇档案文件赋予一个档号，以确定其在档案实体秩序系统中的位置。档 号是档案文件的秩序号，反映档案文件秩序体系的四个层次。根据档号，可 以借助档案存放位置索引，方便地将档案文件从档案库房中查找出来，用完 之后又方便地归到原来的存放位置上。
文书档案归档文件整理方法PPT
26
3、按问题分类——按立档单位职能进行分类
如： 综合类 党群类 业务类（若干） ……等
特点：分类稳定，但职责不确定、操作较复 杂。适合于内设机构或职能经常调整 变化的基层机关。
27
（1） 一般按归档文件的主要内容属于哪一个问题归类，而 不按归档文件的责任者及其机构级别归类。 （2） 综合性文件材料归入综合类，专门性文件材料归入有 关各类。
（封面、脊背、底边）
◇ 备考表
6
◑ “三合一”制度
归档文件按照经档案行政管理部 门或上级主管机关审核批准的《机关档 案分类方案、归档范围和保管期限表》 整理。
7
主要内容之一：
归档文件的定义
归档文件指机关在履行职能和各 项管理工作中形成的应当作为文书档 案保存的纸质文件材料。
必须具备四个条件：
（1）本单位工作活动中直接形成 (上 级、本机关、 下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。
成的档案） 10年（记录事务性工作或没有办理结果的重要文件）
◐ 1、下级报送的年度计划、总结为10年，有批复的重要请示为永久。 2、联合办会、办文形成的档案，主办方保管期限长于协办方。 3、阅知性收文可不归档，必要时作资料保存。
30
整理步骤之五：
排 列
◆ 归档文件应在分类方案的最低一级类目内
（如“年度—机构（问题）—保管期限” ）， 按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。
39
2、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。
◐ 归档文件目录排列编号
◑ 方式一：一年两本目录。永久、30年保管期限的档案
一年编一本目录；10年保管期限的档案单独编一本目 录（主要是考虑到不进馆）。
3、按问题分类——按立档单位职能进行分类
如： 综合类 党群类 业务类（若干） ……等
特点：分类稳定，但职责不确定、操作较复 杂。适合于内设机构或职能经常调整 变化的基层机关。
27
（1） 一般按归档文件的主要内容属于哪一个问题归类，而 不按归档文件的责任者及其机构级别归类。 （2） 综合性文件材料归入综合类，专门性文件材料归入有 关各类。
（封面、脊背、底边）
◇ 备考表
6
◑ “三合一”制度
归档文件按照经档案行政管理部 门或上级主管机关审核批准的《机关档 案分类方案、归档范围和保管期限表》 整理。
7
主要内容之一：
归档文件的定义
归档文件指机关在履行职能和各 项管理工作中形成的应当作为文书档 案保存的纸质文件材料。
必须具备四个条件：
（1）本单位工作活动中直接形成 (上 级、本机关、 下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。
成的档案） 10年（记录事务性工作或没有办理结果的重要文件）
◐ 1、下级报送的年度计划、总结为10年，有批复的重要请示为永久。 2、联合办会、办文形成的档案，主办方保管期限长于协办方。 3、阅知性收文可不归档，必要时作资料保存。
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整理步骤之五：
排 列
◆ 归档文件应在分类方案的最低一级类目内
（如“年度—机构（问题）—保管期限” ）， 按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。
39
2、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。
◐ 归档文件目录排列编号
◑ 方式一：一年两本目录。永久、30年保管期限的档案
一年编一本目录；10年保管期限的档案单独编一本目 录（主要是考虑到不进馆）。
文书档案分类与整理精品PPT课件
❖ 对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐， 便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
❖ 装订方式和用品：常用的有三种 1、线装：缝纫机轧线 2、粘接式：包角 3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行
短期：2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
五、归档文件的排列
❖ 是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。 事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
❖
管理处…永久、长期、短期
❖
……
2002年：办公室…永久、长期、短期
❖
人事处…永久、长期、短期
❖
管理处…永久、长期、短期
❖
……
❖ 2003年：……
❖
❖ 例2：2001年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
2002年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
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文书档案整理规范
类别设置
工业企业档案分类
1 、党群工作类（代字： DQ） welcome to use these PowerPoint templates, New 2 、行政管理类（代字： XZ ） Content design, 10 years experience 3、经营管理类（代字：JY） 4、生产技术管理类（代字：SC） 5、产品类（代字：CP） 6、科学技术研究类（代字：KY） 7、基本建设类（代字：JJ） 8、设备仪器类（代字：SB）
文书档案的概念
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务 活动中产生的。概括地讲，文书档案是国家机关、社会组 织或个人在履行其法定职责或处理事物中形成的信息记录 集合体。是具有考查、保存价值的文件材料(包括命令、指 示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、 会议记录、计划和总结等)。
归档范围和保管期限
机关文件材料归档范围是： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件 材料； （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文 件材料；下级机关报送的重要文件材料； （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
归档范围和保管期限
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理 的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等； （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值 的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各 次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性
机关文件材料不归档范围是：
类别设置
工业企业档案分类
welcome to use these PowerPoint templates, New 9 、 会计档案类（代字： KJ） Content design, 10 years experience 10 、干部职工档案类（代字： GB） 11、特殊载体档案（声像档案）（代字：TS） 12、实物档案（代字：SW）
人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材
料，
归档范围和保管期限
本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文
件材料，有关工作参考的文件材料。
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反
映，抄报或越级抄报的文件材料。
制，规格大于A4的纸张要进行折叠，规格小于A4的要
用A4纸托裱；
归档文件材料整理办法
（5）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材 料等应符合档案保护技术要求；（6）应编制归档文件目 录，归档文件目录应装订成册并编制封面，项目填写规范， 一式两份；（7）档案盒应采用无酸卷盒；（8）编制备考 表，说明盒内文件情况，标明整理人、检查人和日期； （9）依据《实施细则》，归档文件实行两套制，一套按 《规则》进行文件级整理，一套按不同发文字号进行整理， 加封面、归档文件目录、备考表，装订成发文汇集，不标 注保管期限；（10）归档手续齐全。
发和利用。ຫໍສະໝຸດ 归档文件的装订文件的修整：
为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必 须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。 文件修整一般包括：对破损文件进行修裱，对字迹 模糊或易褪变的文件进行复制，除去文件上一锈蚀的 金属物，对过大的文件进行折叠等。
归档文件的装订
文件的装订：
归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订 材料重新加以装订，从实体上最终确定“件”的形态， 固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和 利用。 a、正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）
归档范围和保管期限
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为
30年、10年。（1）通过文件保管期限的合同划分，为充
分体现以本机关（单位）档案为主体和重点的思想，提供 了具体途径和必要前提。（2）通过文件保管期限的合理
划分，为优化各级综合档案馆的馆藏内容打下基础（3）
区分文件的保管期限，方便对永久保存档案的重点保管。 （4）区分文件的保管期限，有利于对永久保存档案的开
作为一件；
b、正件与附件为一件；
归档文件的装订
文件的装订：
c、收文处理单应与来文作为一件； d、原件与复印件或手抄件作为一件；
e、转发文件与被转发文件作为一件（被转发的来文原件
与转发后的文本应分开保存）； f、报表、名册、图表类文件材料应按其原装订方式，一 册（本）作为一件； g、请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作 为一件； h、归档文件的中文与外文为一件。
归档文件材料整理办法
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均 应齐全完整；（2）按照《规则》确定“件”，每份文
件按要求装订；（3）按照《规则》的要求对文件进行
科学的分类、排列、编号、编目、装盒；（4）已破损 的文件应予裱糊、修整，字迹模糊或易褪变的文件予复
归档文件定义
归档文件是指立档单位在其职能活动中形 成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各
种纸质文件材料。
第一，归档文件的形成者很广泛。
第二，必须是办理完毕的。
第三，归档文件特指作为文书档案保存的各 种纸质文件材料。
归档文件整理原则
归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持 文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 这是贯穿归档文件整理工作全过程的准则和要求，也是 若干年来我国文件管理、档案管理工作经验总结。
归档文件的整理
中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 （DA/T22-2000），由国家档案局于2000年12月6日发 布，自2001年1月1日起实施。河南省档案局《<归档文 件整理规则>实施细则》，于2001年制定，自2002年1 月1日起施行。这标志着文件整理办法由传统的文书立卷 变为归档文件整理,将归档文件以“件”为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
类别设置
工业企业档案分类
1 、党群工作类（代字： DQ） welcome to use these PowerPoint templates, New 2 、行政管理类（代字： XZ ） Content design, 10 years experience 3、经营管理类（代字：JY） 4、生产技术管理类（代字：SC） 5、产品类（代字：CP） 6、科学技术研究类（代字：KY） 7、基本建设类（代字：JJ） 8、设备仪器类（代字：SB）
文书档案的概念
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务 活动中产生的。概括地讲，文书档案是国家机关、社会组 织或个人在履行其法定职责或处理事物中形成的信息记录 集合体。是具有考查、保存价值的文件材料(包括命令、指 示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、 会议记录、计划和总结等)。
归档范围和保管期限
机关文件材料归档范围是： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件 材料； （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文 件材料；下级机关报送的重要文件材料； （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
归档范围和保管期限
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理 的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等； （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值 的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各 次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性
机关文件材料不归档范围是：
类别设置
工业企业档案分类
welcome to use these PowerPoint templates, New 9 、 会计档案类（代字： KJ） Content design, 10 years experience 10 、干部职工档案类（代字： GB） 11、特殊载体档案（声像档案）（代字：TS） 12、实物档案（代字：SW）
人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材
料，
归档范围和保管期限
本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文
件材料，有关工作参考的文件材料。
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反
映，抄报或越级抄报的文件材料。
制，规格大于A4的纸张要进行折叠，规格小于A4的要
用A4纸托裱；
归档文件材料整理办法
（5）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材 料等应符合档案保护技术要求；（6）应编制归档文件目 录，归档文件目录应装订成册并编制封面，项目填写规范， 一式两份；（7）档案盒应采用无酸卷盒；（8）编制备考 表，说明盒内文件情况，标明整理人、检查人和日期； （9）依据《实施细则》，归档文件实行两套制，一套按 《规则》进行文件级整理，一套按不同发文字号进行整理， 加封面、归档文件目录、备考表，装订成发文汇集，不标 注保管期限；（10）归档手续齐全。
发和利用。ຫໍສະໝຸດ 归档文件的装订文件的修整：
为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必 须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。 文件修整一般包括：对破损文件进行修裱，对字迹 模糊或易褪变的文件进行复制，除去文件上一锈蚀的 金属物，对过大的文件进行折叠等。
归档文件的装订
文件的装订：
归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订 材料重新加以装订，从实体上最终确定“件”的形态， 固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和 利用。 a、正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）
归档范围和保管期限
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为
30年、10年。（1）通过文件保管期限的合同划分，为充
分体现以本机关（单位）档案为主体和重点的思想，提供 了具体途径和必要前提。（2）通过文件保管期限的合理
划分，为优化各级综合档案馆的馆藏内容打下基础（3）
区分文件的保管期限，方便对永久保存档案的重点保管。 （4）区分文件的保管期限，有利于对永久保存档案的开
作为一件；
b、正件与附件为一件；
归档文件的装订
文件的装订：
c、收文处理单应与来文作为一件； d、原件与复印件或手抄件作为一件；
e、转发文件与被转发文件作为一件（被转发的来文原件
与转发后的文本应分开保存）； f、报表、名册、图表类文件材料应按其原装订方式，一 册（本）作为一件； g、请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作 为一件； h、归档文件的中文与外文为一件。
归档文件材料整理办法
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均 应齐全完整；（2）按照《规则》确定“件”，每份文
件按要求装订；（3）按照《规则》的要求对文件进行
科学的分类、排列、编号、编目、装盒；（4）已破损 的文件应予裱糊、修整，字迹模糊或易褪变的文件予复
归档文件定义
归档文件是指立档单位在其职能活动中形 成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各
种纸质文件材料。
第一，归档文件的形成者很广泛。
第二，必须是办理完毕的。
第三，归档文件特指作为文书档案保存的各 种纸质文件材料。
归档文件整理原则
归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持 文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 这是贯穿归档文件整理工作全过程的准则和要求，也是 若干年来我国文件管理、档案管理工作经验总结。
归档文件的整理
中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 （DA/T22-2000），由国家档案局于2000年12月6日发 布，自2001年1月1日起实施。河南省档案局《<归档文 件整理规则>实施细则》，于2001年制定，自2002年1 月1日起施行。这标志着文件整理办法由传统的文书立卷 变为归档文件整理,将归档文件以“件”为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。