文书档案整理规范教材(共 37张PPT)

作为一件；
b、正件与附件为一件；
归档文件的装订
文件的装订：
c、收文处理单应与来文作为一件； d、原件与复印件或手抄件作为一件；
e、转发文件与被转发文件作为一件（被转发的来文原件
与转发后的文本应分开保存）； f、报表、名册、图表类文件材料应按其原装订方式，一 册（本）作为一件； g、请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作 为一件； h、归档文件的中文与外文为一件。
制，规格大于A4的纸张要进行折叠，规格小于A4的要
用A4纸托裱；
归档文件材料整理办法
（5）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材 料等应符合档案保护技术要求；（6）应编制归档文件目 录，归档文件目录应装订成册并编制封面，项目填写规范， 一式两份；（7）档案盒应采用无酸卷盒；（8）编制备考 表，说明盒内文件情况，标明整理人、检查人和日期； （9）依据《实施细则》，归档文件实行两套制，一套按 《规则》进行文件级整理，一套按不同发文字号进行整理， 加封面、归档文件目录、备考表，装订成发文汇集，不标 注保管期限；（10）归档手续齐全。
归档文件定义
归档文件是指立档单位在其职能活动中形 成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各
种纸质文件材料。
第Байду номын сангаас，归档文件的形成者很广泛。
第二，必须是办理完毕的。
第三，归档文件特指作为文书档案保存的各 种纸质文件材料。
归档文件整理原则
归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持 文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 这是贯穿归档文件整理工作全过程的准则和要求，也是 若干年来我国文件管理、档案管理工作经验总结。
类别设置
工业企业档案分类
welcome to use these PowerPoint templates, New 9 、 会计档案类（代字： KJ） Content design, 10 years experience 10 、干部职工档案类（代字： GB） 11、特殊载体档案（声像档案）（代字：TS） 12、实物档案（代字：SW）
人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材
料，
归档范围和保管期限
本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文
件材料，有关工作参考的文件材料。
（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材 料，不需办理的抄送文件材料；
（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反
映，抄报或越级抄报的文件材料。
归档范围和保管期限
机关文件材料归档范围是： （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件 材料； （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料； （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文 件材料；下级机关报送的重要文件材料； （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
文书档案的概念
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务 活动中产生的。概括地讲，文书档案是国家机关、社会组 织或个人在履行其法定职责或处理事物中形成的信息记录 集合体。是具有考查、保存价值的文件材料(包括命令、指 示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、 会议记录、计划和总结等)。
文书档案整理规范
类别设置
工业企业档案分类
1 、党群工作类（代字： DQ） welcome to use these PowerPoint templates, New 2 、行政管理类（代字： XZ ） Content design, 10 years experience 3、经营管理类（代字：JY） 4、生产技术管理类（代字：SC） 5、产品类（代字：CP） 6、科学技术研究类（代字：KY） 7、基本建设类（代字：JJ） 8、设备仪器类（代字：SB）
归档文件材料整理办法
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均 应齐全完整；（2）按照《规则》确定“件”，每份文
件按要求装订；（3）按照《规则》的要求对文件进行
科学的分类、排列、编号、编目、装盒；（4）已破损 的文件应予裱糊、修整，字迹模糊或易褪变的文件予复
归档范围和保管期限
（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理 的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等； （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值 的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各 次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性
机关文件材料不归档范围是：
归档文件的整理
中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 （DA/T22-2000），由国家档案局于2000年12月6日发 布，自2001年1月1日起实施。河南省档案局《<归档文 件整理规则>实施细则》，于2001年制定，自2002年1 月1日起施行。这标志着文件整理办法由传统的文书立卷 变为归档文件整理,将归档文件以“件”为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档范围和保管期限
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为
30年、10年。（1）通过文件保管期限的合同划分，为充
分体现以本机关（单位）档案为主体和重点的思想，提供 了具体途径和必要前提。（2）通过文件保管期限的合理
划分，为优化各级综合档案馆的馆藏内容打下基础（3）
区分文件的保管期限，方便对永久保存档案的重点保管。 （4）区分文件的保管期限，有利于对永久保存档案的开
发和利用。
归档文件的装订
文件的修整：
为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必 须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。 文件修整一般包括：对破损文件进行修裱，对字迹 模糊或易褪变的文件进行复制，除去文件上一锈蚀的 金属物，对过大的文件进行折叠等。
归档文件的装订
文件的装订：
归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订 材料重新加以装订，从实体上最终确定“件”的形态， 固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和 利用。 a、正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）