文书档案归档文件整理规则
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。
⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。
三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。
四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。
2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。
各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。
各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。
（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。
确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。
（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。
制成材料要耐久规范。
字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。
B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。
C、⽂电合⼀。
D、底稿随印件⼀起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。
企业文书档案整理规则
企业文书档案整理规则
企业文书档案整理规则是企业内部文件的归档和管理规范，以确保企业文档的安全、整洁和便于查找。
以下是一些常见的企业文书档案整理规则：
1. 文件分类：按照文件的性质、用途和重要性进行分类，例如分为行政文件、财务文件、人力资源文件等。
2. 文件编号：为每个文件添加唯一的编号，以便于快速查找和管理。
编号可以按照年份、部门、序号等方式进行设置。
3. 文件命名规范：对于每个文件，应使用清晰明确的命名规范，包括文件名称、日期和版本等信息，避免使用过于笼统或模糊的名称。
4. 文件目录结构：建立标准的文件目录结构，可以按照部门或项目进行分类，确保文件的组织和存储有序。
5. 文件标签和标记：为文件添加标签和标记，如重要、紧急、保密等，以便于识别和处理不同类型的文件。
6. 文档版本管理：对于频繁更新的文档，要建立版本管理制度，确保每个版本都有明确的标识，且能够追溯历史记录。
7. 定期清理和归档：定期清理不再需要的文件，并进行归档。
归档的文件应按照一定的规则进行分类存储，确保备份和保留。
8. 文件保密和权限管理：根据不同文件的保密级别，设置相应的权限管理，确保只有授权人员才能查看和修改相关文件。
9. 文件备份和恢复：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全和可恢复性。
10. 文件查找和检索：建立方便快捷的文件查找和检索系统，
包括索引、标签、关键词等功能，以便于快速找到需要的文件。
遵循以上规则，可以有效管理企业文书档案，提高工作效率和信息的安全性。
DA／T22-2000归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则The arrangement rule of filing documentsDA/T22-2000(国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施)1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模湖或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题))—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、正文与附件合为一件进行整理归档。
5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。
即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
文书档案整理规则
文书档案整理规则一、整理前的准备工作。
在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。
首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。
其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。
同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。
二、分类整理。
对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。
按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。
三、建立档案目录。
在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。
档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。
四、整理文书档案。
在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。
五、标注文件信息。
在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。
六、建立档案管理制度。
在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。
制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。
七、定期清理和更新。
对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。
及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。
八、保密工作。
在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。
对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。
以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。
在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。
文书档案整理归档规定
文书档案整理归档规定随着现代化建设的快速发展和信息化技术的广泛应用，各行各业的文书档案管理工作变得越来越重要。
文书档案整理归档规定也越发显得必要和关键。
本文将从以下几个方面来探讨文书档案整理归档规定。
一、意义文书档案是组织和领导工作中传达思想、记录事件、保留经验、保证权利、检查责任、承认功绩和科学研究的重要依据。
文书档案的管理规定可以帮助企业实现规范化的存储、归档、利用和保密，有利于全面、真实地反映历史、反映工作和反映人民生活的情况。
文书档案整理归档规定具有重要的意义，如下：（1）保障资料的可用性：规范化的文书档案管理流程可以将已生成的资料进行科学地管理，从而避免遗漏、物品损坏、丢失等问题，保证文书资料完整和可用。
（2）方便查询：严格的文件归档规定，能够使人们更快地找到他们想要的资料和信息，减少信息检索的时间，提高工作效率。
（3）保证信息安全：文件管理规定包括了文件的输送、传递、存储、销毁等环节，可以强化公司对机密性、完整性、可用性、可控制性的管理，保护公司的信息安全。
（4）促进历史的延续性：规范化的文件管理制度，可以使得公司接收到的信息越来越多，也使得公司拥有更多的历史资料。
这些资料可以直接传承给后人，便于有序地管理和传承公司文化，也方便科学记录和研究公司的发展历程和研究方向。
二、整理归档步骤1.分门别类：处理文件前，应将文件分门别类。
首先，要将文件按照他们的性质、类别分类。
对于一些过期的文件，需要立即分类处理。
2.核查清理：检查每个档案的完整性和准确性，对有错误、冗余或者其他异常项的文书档案进行清理。
清理要有记录，写清理条目，便于随时查验。
3.标示门类：对于分类完成的每一个档案，使用标签和分类码进行标记。
标记要明确，一目了然。
4.分类标记：档案装订好后，贴上门类标签和其他标记。
5.过渡存放：处于过渡状态的档案，在存放前需暂时保管在某个过渡区。
6.归档拷贝：对于已经处理完毕的文件，制作归档拷贝，按照门类和字母顺序进行整理归档。
文书档案归档及整理规范
四、保管期限
• —定期10年（一般的） • （培训相关文件材料、宣传材料、杂志报 道；月度、季度、半年度财务会计报告、 银行对账单、纳税申报表等。）
五、文件分件
• 以“件”为单位进行整理，一般每份文件为 一件。 • 正文、附件为一件； • 文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件； • 文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页 码； • 转发文与被转发文为一件； • 原件与复印件为一件；
六、排列
• （二）“件”与“件”之间的排列 • 前提：同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列； • 同一事由的一组文件材料，一般按照成文时 间（或形成时间）的先后顺序进行排列； • 信息、简报类的，可按其已有的期数编号进 行排列。
七、拟写题名
• 三要素：责任者、文件内容、文种 • 责任者→制发文件的组织或个人,发文机关或署名者 • （3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔； 3个以上，标出主要三个，后边加 [等] 字）
五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件； • 会议记录一次会议为一件，会议记录一年 一本，一本为一件； • 来文与复文（如请示与批复、报告与批示、 函与复函等）独立成件，也可两者合为一 件；
六、排列
• （一）每“件”不同稿本的排列
正文在前、附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复印件在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收 文在后； • 正文在前，发文稿纸、定稿在后。 • • • • • •
参照归档文件整理规则dat222015二归档文件的范围机构编制干部人事党团纪检工会工作文件材料行政财务基建住房工作文件材料三分类把文件材料先按年度分开每个年度的文件材料再按问题分类如
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文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。
有电子版文件必须有纸制文件。
在这里重申一下，绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。
现在实行的电算化会计档案也是双轨制。
3.企业档案工作规范中，明确企业档案管理体制:要有分管档案工作的领导;要有负责档案工作的部门;要有做好档案工作的人员;档案管理形成网络;明确归档的形式。
还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。
强调部门归档。
国家档案局就档案整理工作，推荐以“部门整理”为首选，理由是:形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程，更能准确的判断档案的价值，随时掌握文件材料的形成过程。
企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接着企业档案工作的质量和利用服务水平。
企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责;企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员(文书)应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。
文件管理职责应由企业内所有员工分担，推行企业各部门参与归档工作，首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理;其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任;第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。
4.、档案制度:(1)公文、档案制度不配套。
(2)公文、档案制度相互抵触。
(3)公文、档案制度之间脱节。
(4)公文、档案制度的滞后。
以上几种只是普遍存在的问题，如何克服，以下几点建议可供大家参考:(1)公文、档案制度，应当是互补，多做一些征求，工作不要脱节，熟知工作流程等。
(2)办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导，不要各顾各的，要有沟通。
达到数据的平稳过渡。
(3)本单位产生的、制度，涉及到公文、档案方面内容，应当参与会签工作，防止不规范用词，标准不一，归档不全。
大家可以在单位提一些建议，公文运转的好坏，直接影响档案的质量和齐全、完整。
这两项工作，是相辅相成的。
5.文书档案实现以件为整理单位进行归档，目的是简化归档手续，深化检索，首先要实现档案信息化系统。
齐全、完整、准确、系统:齐全:是指文件材料不同的版本、稿次的'齐全。
多指办法、制度、可研等。
完整:是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。
:签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。
发文:对某单位的，文件一定附在批复之后;依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。
准确:是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一致。
修改单的修改内容是否反映在图中。
发文的正件与原件是否一致，会签意见是否被修订采纳。
系统:是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。
表彰工作一般分为评选、推荐等过程。
是同类事物不同阶段组合在一起。
原件、复印件原件:区别于复制件的原始文件。
红头、红章的公文称为原件。
亲笔签字，又盖章的称为原件。
复印件:与原件内容相同的复制件。
经过复印后，与原件一模一样，叫复印件。
6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础，贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。
归档，办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。
符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。
办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成，不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。
例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节，发出后，这份文件就称为“办理完毕”。
可以归档。
(2)收文:不论是批复文件，还是通知，在收到以后，在文书处理上就称为“办理完毕”。
收文要选择性的归档。
价值归档主体，以本企业产生的有价值文件材料为主体。
防止:有档不归，有文必归。
收文的归档，要有选择性和针对性。
选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。
防止所有收文都归档这种情况。
请示性文件，没有接到批复文件，请示性文件不归档是错误的;甚至有的单位把请示文件处理了，更是错误的。
7.分类分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》分类:分到一级或者二级类目分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号方案一:2006-0(党群)-永久-12006-0(党群)-长期-12006-0(党群)-短期-1方案二:2006-0(党群)-永久-12006-1(行政)-永久-50依次类推集团公司要求所属企业，文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。
以下错误的归档方式，请现行修改:个别单位，发文按照大流水分保管期限装盒归档;收文按照大流水装盒归档;这种情况是不符合国家档案局的要求。
8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。
装订:建议不装订。
作为永久、长期保存的档案必须拆掉不符合要求的金属钉、塑料装具等;短期可以不拆除金属钉，塑料装具等必须拆除。
档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目，粘贴档案脊背上;(2)用盖章、手填方式(首选)。
不允许在脊背上粘贴“白条”。
检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检索目录、分类检索目录、专题检索目录等。
档案系统应具备输出各式检索目录的功能。
检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。
顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”9.“件”正本、定稿为1件(红头、红章为正本，起草的文稿为定稿);正文、附件为1件(正文所依附的附件，附件是正文的补充);原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件;经过复印的复制件);转发文、被转发文各为1件;请示、批复各为1件(建议做2件，尤其上级单位的批复);报表、名册、图册等各为1件;会议文件，如果有领导讲话，最好也单独为1件。
责任者登录领导全名，不得使用X总等称谓。
排序:(1)以转发文件为例正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。
被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单，“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面，“归档章”盖在“处理单”上。
(2)同一事由的排序，可以按照时间、文号等形式排序。
相对集中。
10.“归档章”归档章的大小，严格按照标准，不要任意添加内容。
归档章，盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。
归档章包括“六”项内容，只须填写其中“四”项。
全宗号、馆编件号不用填写。
全宗号、馆编件号:不填。
档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案，档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。
企业不向档案馆移交，这两项为空。
年度:必填项目，阿拉伯数字，4位。
不允许只填后两位。
例如:06。
室编件号:必填项目，填写文件排列的顺序号。
问题:必填项目。
直接填写分类号。
保管期限:必填项目，建议使用汉字全称。
可以用简称(汉字)永、长、短;可以用代码。
注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料，不能使用铅笔等。
(2)电力企业都是按照分类表进行归档，在制作档号章、档案盒时，机构这个两个词不用印制，直接省略。
11.编目编目包括“归档文件目录”封面;“归档文件目录”;“备考表”“归档文件目录”应注意的问题:件号:是文件的排列顺序号，件号是指固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
一定要准确。
件号与实物一定相符。
责任者:必须与印章同样，不得使用简称，不能使用本公司、本单位等字样。
个人必须使用全名，不得写X总。
文号:照实抄录，文件代字、年度、顺序号都不能省略。
字、虚号，可不用抄写。
公文也有要求，在编制文件代字时，不允许有字、虚号“0”等字样。
题名:照原文抄写，不能简写、缩写。
如果没有标题或者需要补充标题内容，加注“[]”，自拟标题。
登录等要自拟标题。
日期:月、日是1位数字，在前面加“0”。
标准为20070101或者20071203。
中间不用加“.”、“_”等字符。
页数:是每件文件的页数。
备注:可以对这件文件加以特殊标注。
例如:此份文件带有“密级”，在备注一栏标注“秘密”等字样。
“备考表” 应注意的问题:盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。
例如:依据来文，形成上报的公文，依据文件是否归档;批复公文，请示文件是否附在批复后面?(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损，复印、传真件等情况;(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况;(4)声像材料的说明。
整理人:负责该盒归档文件的人员姓名，明确责任，亲笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。
检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名，亲笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。