文书档案整理的步骤(新)
文书档案整理的步骤和方法
十·装盒
备考表 盒内文件情况说明： 盒内文件情况说明：
整理人 检查人 年 月 日
黔江区档案局
297mm×210m（长×宽)图F 备考表式样
说明
根据中华人民共和国档案行业标准《归档文 件整理规则》（DA/T22—2000）、《重庆市 机关归档文件整理实施细则》（渝档发 [2009]34号）和《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定》（国家档案局令第 8号）规定要求，结合全区实际拟定，仅供 参考。 二0一0年五月一日
黔江区档案局
五·划定保管期限
凡是反映本机关一般工作活动，在30年内对 本机关工作有查考利用价值的档案，列为30 年保管；凡是在10年内对本机关有参考利用 价值的档案，列为10年保管。在某一大类文 件材料中，不一定三种保管期限的文件材料 都有，大多数情况可能有30年、10年两种或 一种保管期限的文件材料。就是说，在划定 保管期限时，根据保管期限表规定，该划定 什么保管期限，就划定什么保管期限，不能 去硬凑三种保管期限。
黔江区档案局
六·排列
对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要 进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材 料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中 排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高 的文件、上级机关的文件排在前面；对同一问题 或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或 文件形成的时间先后顺序排列。在一年内按单位 内部组织机构平时的排列顺序或问题（大类：行 政类、党群类、业务类等）排列成永久、30年和 10年三大部分。将零散文件排列在相应保管期限 最后。
黔江区档案局
五·划定保管期限
根据今后可能产生的不同作用，主要是确定 档案的“生存期”，对文件价值作进一步判 定而制定文件材料保管期限表。将每一个大 类文件材料按保管期限表规定，划定为永久、 30年、10年三种保管期限。凡是反映本机关 主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关 工作、国家建设和历史研究以及在维护国家、 集体和公民权益等方面具有长远利用价值的 档案，列为永久保管；
事业单位文书档案整理流程
事业单位文书档案整理流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor. I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!事业单位文书档案整理流程一般包括以下步骤：1. 收集确定收集范围：根据单位的职能和工作需要，明确需要收集的文书档案类型和范围。
文书档案整理方法步骤(市直)
例：办文件
《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》
例：办文件
例：办文件
（三）批示件
涵义：指上级领导对本地区本单位 事务进行批示，本单位领导在相关材料 上直接批示形成的材料。
注意： 1、每份领导批示为一件文书档案。 2、由其管理部门或人员负责归档。 3、批示件应全部归档；
4、机构（问题）栏统一填写“批示 件”；
2、入柜原则：从左至右，由 上至下。
3、排列方法 （1）期限—年度法 永久：2001（发、办、批、其）-2002（发、
办、批、其）-2003（发、办、批、其）-……2013（发、办、批、其）……；
30年：2001-2002-2003-……-2014……； 10年：2001-2002-2003-……-2014……。 ※（2）年度—期限法 2001年：永久（发、办、批、其）+30年 （发、办、批、其）+10年（发、办、批、其）； 2002年：永久+30年+10年； 2003年：永久+30年+10年； ……
注意：
1、按照 “谁形成、谁办理、谁负责”的 原则，采取 “随办随归”的方式，办理完毕 即刻向档案室归档。或由部门初步整理后， 按年度批量向档案室归档。
2、每份／册为一件；
3、机构（问题）栏统一填“其他”；
4、同一年度归档的“其他”类文件材料， 按归档时间排列，从“1”开始顺序编制“室 编件号”。
（2）规模小的单位可以采取“年度— 保管期限”两级分类法；
3、增加归档文件组件和纸质归 档文件修整、装订、编页、排 架要求；
4、增加归档文件档号结构要求；
（1）档号：归档文件在整 理过程中，体现归档文件类别、 排列顺序的一组数字、字符的 集合
文书档案整理的步骤
文书档案整理的步骤文书档案整理，这可不是一件小事儿呀！它就像是给一堆杂乱无章的拼图找到正确的位置，让它们变得清晰有序。
首先呢，得把那些文书档案都收集起来，这就好比是把散落在各处的宝贝都找回来，一个都不能少。
你想想，要是少了一块拼图，那整幅画面不就不完整啦？所以要仔细地把所有相关的文书都搜罗到一起。
接下来，就是给这些档案分分类啦。
这就像把不同颜色、不同形状的积木分开一样。
可以按照时间呀、主题呀、部门呀等等来分类。
这样一来，原本混乱的局面就开始变得有条理了。
然后呢，要给每一份档案编个号。
这编号就像是它们的身份证号码一样，独一无二。
这样以后找起来就方便多啦，就像你知道了每个人的身份证号，就能快速找到对应的人一样。
再之后，就是要把档案整理得整整齐齐的。
该折叠的折叠，该装订的装订。
这就好像给衣服整理平整，挂在衣橱里一样，看着就舒服。
还有啊，别忘了给档案做个目录。
这目录就像是一本书的索引，能让你快速找到你想要的那部分内容。
你说要是没有目录，在一堆书里找特定的内容，那得多费劲呀！在整理的过程中，可得细心再细心。
不能马马虎虎的，不然出错了可就麻烦啦。
这就像走钢丝一样，得小心翼翼地保持平衡。
而且呀，整理档案也不是一劳永逸的事儿。
就像家里要经常打扫卫生一样，档案也需要定期检查、更新。
不然时间久了，又会变得乱糟糟的。
整理好的文书档案呀，那可真是个宝库。
当你需要查找资料的时候，就能快速准确地找到，那感觉多棒呀！就好像你拥有了一个万能的知识库，随时都能从中获取你需要的信息。
总之啊，文书档案整理可不是随随便便就能做好的，需要我们认真对待，一步一个脚印地去完成。
只有这样，才能让那些档案发挥出它们最大的作用，为我们的工作和生活提供便利呀！你说是不是呢？。
文书档案整理一般步骤
归档文件整理的一般步骤归档文件是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料，归档的过程就是把归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用第一步：收集整理资料（一）、收集收集工作是将本单位职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的一个过程。
凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书处理部门和业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
归档制度包括归档范围、归档时间、和归档要求三部分内容。
（1）归档范围的划分：凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，包括本机关、本单位收到上级、下级与本身工作活动有密切联系的各种文件材料，都应列入归档范围。
凡与本机关、本单位、本职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。
（2）归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成（3）归档要求a.归档文件材料应齐全完整、内容准确;b.收集工作应立足本单位;c.底稿随印件一起收集;d.有重要领导批示的办文单位应随正文一起收集归档;e.附件随正件一起收集归档;f.关于同一问题的请示和批复一起归档。
（二）、整理要求归档整理时把文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，下列文件或文本或实体装订时，可作为一件：（1）正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）作为一件；（2）正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单件装订，如附件1、附件2、以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；（3）收文处理单位与来文作为一件；（4）原件与复印件或手抄件为一件；（5）转发文件与被转发文件为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；（6）报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；（7）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书为一件；（8）归档中的中文与外文为一件。
深圳文书档案整理方案
深圳文书档案整理方案为了更好的保护深圳市的文献档案资源，以及方便公众查阅、利用和保护这些资源，我们将采取以下方案进行深圳文书档案整理：一、文书档案整理的目的深圳文书档案整理的目的是对深圳市的历史文书档案进行整理、分类、评估和保护，使其更好地为公众服务。
整理的主要目标是：1. 保证深圳市文献档案资源的完整性和持续性。
2. 推进深圳市文献档案的数字化处理、全面开放以及规范化管理。
3. 提高深圳市文献档案的公众利用率，积极推广文献档案知识和文化价值。
二、文书档案整理的原则深圳文书档案整理的原则包括：1. 保护文书档案的完整性、保密性、准确性和可信性。
2. 根据档案分类和评估标准，对文书档案进行分类、鉴定、整理和归档。
3. 建立完整的文书档案管理体系，制定各项管理规定。
4. 倡导文书档案数字化处理和开放，促进文化知识普及。
三、文书档案整理的步骤深圳文书档案整理的步骤包括：1. 拟定整理方案，确定整理计划和周期。
2. 确定文书档案整理的工作范围和内容，包括档案评估、分类、整理和归档。
3. 制定档案整理标准，对档案进行细致的取证和分析。
4. 组织专业人才开展文书档案整理工作，建立详细的整理日志，记录整理过程中测量、翻译、复制等细节。
5. 制作相关的文书档案管理软件，将每份文书档案按照文书档案编号、年代、内容等进行分类归档。
6. 管理者对整理后的文书档案进行审核，确定是否符合完整、准确、可信等要求，最终进行公示。
四、备注深圳文书档案整理方案的实施需要专业的技术和知识，同时还需要大量的经费、人力和物力的投入。
我们将通过各种途径，为深圳市的文献档案资源建设和开放提供支持，并为公众普及文化知识和历史信息。
文书档案整理归档步骤
文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。
2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。
3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。
（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。
4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。
5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。
电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。
6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。
7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。
文书整理归档方法和步骤(文书档案管理课件)
案例导入
2018年伊始，海天集：“该这些是我们公司去年一年积累的文件材料。你近期的主要工作就是 整理好这些文件，按照要求要在6月底前归档移交给档案室。”张珊面对这有几尺 厚的“文山”无从下手，在大学时也从没有亲自整理过，只好再去找老郑请教。老 郑交给她一份《海天集团公司文书整理归档制度》，笑着说：“你去仔细看看这 个制度，慢慢试着做做吧。需要时再来找我吧！”经过对这个制度的学习研究， 王瑾对文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具开始整理文件。
定期
2——3
宣传工作会议材料
永久
2——4
宣传工作进展情况
定期
2——5
宣传工作经验材料
定期
三、组织部
3——1 上级机关有关指导组织工作的文件材料 永久
3——2 组织工作计划、总结
定期
3——3 组织工作报告
永久
3——4 下级机关上报的有关组织工作的材料 定期
3——5
组织工作进展情况
……
4
任务实训
海天集团公司下设独立子公司鲲鹏科技有限公司，公司主要从事软件设计。 公司成立之初为适应市场需要不断调整公司内设机构，从最初的3个部门， 调整为6个，又从6个缩减为4个。随着公司市场占有率不断扩大，近年来公 司内设机构一直稳定为7个。
1 初步整理
（1）依据分类方案类目做好平时的组卷工作
（2）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号
◆ “件”整理 ■ 去除文件上易锈蚀的金属物。最主要的工作是除去普通的订书钉、 回形针、大头针等，防止时间长了生锈。
◆ “件”排列 特殊的“件”内排序，顺序如下： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后； 中文本在前，外文在后 。 有文件处理单的，可放在最前面作为首页。
文书档案整理归档流程与方法
文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。
•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。
•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。
2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。
可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。
•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。
分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。
•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。
可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。
编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。
•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。
存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。
同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。
•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。
可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。
3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。
可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。
文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。
分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。
可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。
文书档案整理程序及方法
文书档案整理程序及方法档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。
借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。
档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。
档案事业是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。
文书档案应以年度整理，其程序: 1、收集；2、区分年度；3、清理归档文件；4、分类；5调整各问题类别文件的顺序；6、组卷；7、卷内文件排列；8、编页号；9、填写（打印）卷内文件目录；10、装订；11、拟写案卷标题，填写案卷封面；12、填写案卷卷脊；13、案卷排列与编号；14、编制案卷目录。
其方法:1、收集：将本机关的所有待整理的文件材料全部收集集中，一定要做到齐全完整不遗漏。
这是保证立卷质量的前提。
2、区分年度：就是将所有文件按年度区分开来。
3、清理归档文件：按本机关立卷归档范围和保管期限表将各年度的文件进行清理，剔除不需立卷归档的文件材料，将需要立卷归档的文件材料留下。
被剔除的文件材料的处理办法有两种：一是将重复文件组成多套，将不需归档的文件列为资料；二是将应清退的文件退回，将应销毁的销毁或交换。
4、分类：将各个年度的文件材料进行分类，就是将不同问题的文件材料分门别类，将问题相同的文件材料分门别归类进行集中。
分类方法有多种，常用的是年度分类法、问题分类法和保管期限分类法。
年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。
问题分类法就是按照档案所记录的主题内容对档案分门别类。
保管期限分类法就是按照档案的保管年限区分开。
5、调整各问题类别文件的顺序：一般是：先上级后本级再下级，时间早在先晚在后，批复在前请示在后，正本在前底稿副本在后。
6、组卷：即组成案卷。
文书档案的整理方法和步骤
有文件处理单的，放在最前面；
方针政策性公文在前、业务性公文在后；
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；
案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。
四、文件修整
修裱破损文件
复制字迹模糊或易褪变的文件
超大纸张折叠
去除易锈蚀的金属物(见图示)
五、编页
编页
根据本单位的实际情况，设置分类方案。
复式分类法
1、年度—机构—保管期限分类法
2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年
2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年
2011年：……
复式分类法
一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。
有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。
题名案例分析（一）
没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。
案卷目录建议以ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱxcel横版格式制表。
见图示
十一、档案装盒
1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。
2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止卷号等项目，需用红色印章标明。
3.装盒应松紧适度
确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
一、装订《文书档案整理规则》规定:"归档文件应按件装订"，装订中有三个问题需要明确。
1.界定"件"的范围《文书档案整理规则》规定: "件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。
在界定"件"的范围时应注意以下情况：（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
2. 确定装订顺序《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；（6）文件签批单在前，正文在后；（7）汉文本在前，少数民族文本在后；（8）中文本在前，外文本在后。
3. 装订方式和要求（1）去掉原文件金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物，10年的档案不做要求.（2）装订位置要适宜。
永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全.应当注意的是，如左侧装订线内有图文,一般不再贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。
(3)对齐方式要恰当。
与以前不同的是,为简化操作,左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
(4)装订材料符合要求。
文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴（页数少的文件）。
此外，装订要结实美观,无掉页和压字等现象,。
二、分类1、确定分类方法：分类方法通常有以下3种，即：（1）年度分类法;（2）机构(问题)分类法;（3）保管期限分类法。
文书档案整理流程
文书档案整理流程
文书档案整理啊，这可真是个有趣又重要的事儿呢！就好像整理自己的小房间一样，得有耐心，还得有条理。
你想想看，那些文书档案就像是一群调皮的小孩子，乱七八糟地堆在一起。
咱们得把它们一个个找出来，给它们安排好合适的位置。
先来说说收集吧，这就像是把散落在各处的宝贝都找回来。
可别小看了这个步骤，要是有一个小宝贝被落下了，那以后可能就会有大麻烦呢！所以得细心细心再细心，把所有相关的文书都搜罗到一起。
然后呢，就是分类啦！这就好像给小朋友们分组一样，把它们按照不同的特点分到不同的队伍里。
比如按照时间啊，事件啊，部门啊等等。
这样一来，找的时候就方便多啦，不用像大海捞针一样。
接下来就是排序啦！就像给小朋友们排队一样，得有个先后顺序。
时间顺序就是个不错的选择，从早到晚，一目了然。
整理好了，可不能就这么不管啦！还得给它们做个标记，就像给小朋友们贴上名字标签一样。
这样以后找起来，一眼就能看到是啥。
还有啊，存放也很重要呢！得找个安全又方便的地方，可不能随随便便乱放。
不然万一丢了或者弄坏了，那可就得不偿失了。
在整理的过程中，可别嫌麻烦呀！这可是为了以后能更轻松地找到需要的东西。
你想想，要是以后急需一份文件，却因为没整理好而找不到，那得多着急啊！
而且整理文书档案也能让我们更好地了解过去的事情，就像看故事一样。
这里面说不定还有很多有趣的回忆呢！
所以啊，大家可别小瞧了文书档案整理这个事儿。
认真对待它，它也会给我们带来很多好处的。
让我们一起把那些调皮的“小孩子”都管理得井井有条吧！这就是我对文书档案整理流程的看法啦！。
新手必看文书档案归档整理流程图（1）
收集
收集应归档的文件材料
齐全完整
归档判断
确定期限 排序
编制页码 盖件号章
电脑著录
数字化扫描
装订 装盒排架 打印目录
判断文件是否归档 确定归档文件的保管期限
依照归档范围，慎重 决定文件去留
准确客观
按照文件重要程度、相互 密切关系、结合文件形成 时间排列
编在右上角，背面有字的编在 左上角。每份文件从 1 开始编
一个流水号。
在每一“件”的上方居中空白 处盖件号章并填写完整 在数字档案室导出原 数据文件 表格进行著录，完成 后导入生 成归档文件目录。 用扫描仪及相关软件逐件扫描
用缝纫机线单“件”装订
按件号顺序装盒、上架
归不漏号，原来有 页码的文件可以不编。
清晰、端正，件号不 重、准确
各项目分别填写规范
密件和会议记录不要 扫
厚的文件可以用十字装 订或三孔一线装订
不同保管期限的不要装 入同一盒
按序号打印归档文件 目录
编制检索
工
具
写归档说明、装订成档案 目录
目录封面、背脊上的 项目要填写完整
文书档案整理步骤
文书档案整理步骤第一步：梳理文件清单首先需要对已有的文件资料进行梳理，清点数量和内容，制作一个清单，包括文件名称、编号、原件的数量等信息。
这有助于更好地了解文书档案的情况，为后续的整理工作提供依据。
第二步：分类建档根据文件的性质和内容进行分类，常见的分类方式包括：按部门、按时间或按文件类型等。
根据分类的结果，为每个文件类别建立相应的文件夹或档案袋，并进行编号，以便于后续的归档工作。
第三步：整理文件内容对于每个文件夹或档案袋内的文件进行整理，首先对文件进行排序，按照时间顺序或者重要性进行排列。
其次，对每个文件进行目录编排，编写文件标题、日期、摘要等信息，以便于查找和使用。
第四步：文件归档第五步：建立档案登记表对于整理好的文书档案，还需要建立一份档案登记表，用于记录每个文件夹或档案袋的基本信息，包括编号、文件名称、存放位置和借阅情况等，以便于管理和监控文件的借阅和归还。
第六步：保管与维护整理好的文书档案需要妥善保管和维护，保证文件的安全性和完整性。
可以选择一个专门的档案室或柜子进行存放，确保档案室或柜子的环境干燥、通风，并防潮、防火、防鼠等。
另外，定期进行档案的检查和整理，保持档案的整洁和有序。
第七步：定期更新随着工作的进行，新的文件资料会不断产生，因此需要定期对档案进行更新。
每隔一段时间，对档案进行检查和整理，删除无用的文件或进行归档调整，同时将新增的文件进行分类和整理，并按照前面的步骤进行归档和登记。
总结：文书档案整理是一个细致而繁琐的工作，但是它对于提高工作效率、方便查阅和保护文件资料的安全性和完整性都具有重要的意义。
通过以上七个步骤的整理工作，可以使文书档案得到良好的管理和保管，从而为工作的顺利进行提供有力保障。
文书档案整理方法
文书档案整理方法
文书档案整理方法包括以下几个步骤：
1. 审查文件：首先要对档案进行审查，了解其内容和分类。
这样可以确定每个文件所属的类别和归档位置。
2. 分类归档：根据文件的内容和用途，将其分类归档。
可以按照部门、日期、项目或其他合适的方式进行分类。
确保所有文件都有明确的归类和标签。
3. 建立索引：为了方便查找和检索文件，建立一个索引系统。
可以使用电子文档管理系统或手写索引卡片等方式进行索引。
索引应包括文件的名称、日期、所属类别和归档位置等信息。
4. 建立文件夹和文件夹结构：为每个文件创建一个文件夹。
文件夹可以根据分类进行组织，可以使用颜色编码或标签来标识不同的类别。
5. 标注和标记：对每个文件进行标注和标记，以便于查找和整理。
可以使用标签、文件夹名、文件名等方式进行标记。
6. 整理和清理：定期清理和整理档案，删除不再需要的文件，并更新索引信息和文件夹结构。
7. 存档和备份：为了保护档案的安全，建议进行存档和备份。
可以将档案存放在安全的地方，如防火柜或备份服务器中。
总结起来，文书档案整理方法主要包括审查文件、分类归档、建立索引、建立文件夹和文件夹结构、标注和标记、整理和清理，以及存档和备份等步骤。
这样可以使档案管理更加有序和高效。
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港口区文书档案整理步骤和方法
本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤
1、收集---
2、分年度---
3、确定归档范围----
4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。
二、文书档案整理的具体方法
1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如：“白头文件”：
（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）
（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)
（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
（1）、文件材料归档范围
（2）、不归档的文件材料的范围
不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
4、分类 (归档方法)。
第一种方法：直接分保管期限。
这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。
第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度---组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。
5、立卷（整理成件）。
在立卷归档工作中应注意问题：
（1）、本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。
（2）、立卷归档中，不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料，还要注意其它载体的文件材料，如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。
（3）、要保证文件材料的齐全完整。
①正件与附件要齐全完整。
文件的正件与附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保证正件、附件的齐全完整。
②文件的正本与定稿要齐全完整。
在归档本单位的正式对外发文时，除了要收集正本即打印本外，还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单，同时与正本一并收集归档。
③同一问题的请示、批复要齐全完整。
属同一问题的请示、批复，在归档时应齐全完整，不能“分家”，要一并归档组卷。
（有请示不一定有批复，但有批复就一定要有请示。
）
（4）、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。
“帐外”文件，是指没有经过收发登记的文件，是无据可查的文件，主要包括：领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料；机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件；各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表；重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿；有些不经过收发、却是本单位业务活动，直接由单位领导“亲启”的文件材料等。
6、分保管期限。
按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。
（1）、永久凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（2）、定期凡是反映本单位一般工作活动，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。
在定期保管期限内，根据利用价值可分为30、10年保存。
（注意：2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种，其中长期为16-50年、短期为15年以下。
）
7、文件排列。
应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。
（1）、第一种方法：按时间先后排列，文件落款时间就是归档时间，按文件落款时间先后排列。
会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。
（2）、第二方法：按上下级关系排列，从大到小顺序排列，先排上级机关从国家级—自治区级—
市级—本级—下级机关。
在排列各级机关文件时，大家可以先排有文号的文件，在同一文号下，按文号先后顺序排列，然后再排白头文件，对那些白头文件可以按时间先后排列。
8、装订。
(1)、按件装订：一般以每份文件为一件。
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
发文装订顺序：正文—领导签发单—底稿；来文装订顺序：来文—单位处理签（有领导重要批示才存，只是传阅签名的不存。
）
(2)、去除金属钉，换不锈钢钉。
9、编号。
归档文件应依排列次序逐件编号。
在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项，其中年度、室编件号、期限为必备项。
（同年度和期限的连续编号，换盒时也要连着编；不同年度和期限的另外编号。
）
10、数页码。
可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。
11、装盒。
归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。
（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。
12、编目。
归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页
数、备注。
（归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成，无软件的单位要手工逐件编制）。
每年的归档文件目录应按一定顺序统一装订成册，并要编制封面，便于查找利用。
目录封面格式，如：
13、放置备考表。
每盒归档文件都应放置一份备考表。
备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。
14、上架。
将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。
注：确定归档范围和划分保管期限请依据：港口区档案局转发自治区档案局关于转发国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知（港区档发[2007]2号文）。