档案管理教案 第五章 档案的保管

第五章档案的保管案例：××商贸公司的档案管理工作十分出色，已经通过了国家二级档案室的验收。

该档案室设有专门的档案库房，库房选址及设备配置符合档案保管的要求；库房内装具的配备与排列合理；档案包装材料的使用符合要求；各类档案排列有序，日常管理规范，档案保管的制度及手续严密。

该公司的档案得到了很好的保管，为提供利用工作创造了极大的方便。

××塑料制品公司由于条件的限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。

在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生问题和病虫害，档案受潮也比较严重。

同时，该公司在档案库房的管理方面比较松懈，例如：档案调阅后未能及时归于保管位置；允许非档案管理人员进入库房查找档案，或跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品；调阅档案不进行记录等。

因此，该公司的档案损害比较严重，并发生过丢失档案的事故。

简析：文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面，周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。

这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。

档案保管工作不仅需要一定的物质条件，而且更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和监制，这样才能为档案营造一个良好的保管环境。

档案保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放管理和维护完整与安全的措施，是档案收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用六个环节中的一个重要环节。

在社会上以至在档案工作中，有时也把档案的日常管理称为保管。

而作为档案科学管理的一项业务，档案的保管有其特定的含义。

本章所讲的档案保管是一个广义的概念，还包括档案保护这部分内容。

第一节档案保管工作的意义和任务一、加强档案保管工作的迫切性：（一）档案保管工作的涵义：为了解决档案寿命的有限性与社会利用长远性之间的矛盾，产生了档案保管工作。

档案保管工作包括三方面的涵义：第一，档案的库房管理，即档案库房内的日常工作；第二，档案流动过程中的保护，即在各个管理环节中一般的安全防护；第三，保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理。

这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等业务结合进行，有的则须单独进行。

档案的保管既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。

许多档案馆，设有保管机构专司其职，有些档案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。

实践证明，忽视或抹杀保管工作的独立性，有碍于档案的科学管理。

（二）档案保管工作的意义：档案保管工作在整个档案工作中意义重大，不可轻视。

首先，档案保管工作质量的高低，对于提高档案管理水平具有重大的影响，在一定的条件下甚至具有决定性的影响。

无论是以有序化和快捷存取为目的的档案日常管理，还是以延长档案寿命、保守档案机密为目的的档案保护，都是为了整个档案工作顺利地进行创造条件，提供基础。

如果档案管理杂乱无序，档案的寿命就不可能有效地延长，甚至毁于一旦；如果档案失密泄密，整个档案工作也就到了瓦解的境地。

凡涉及档案存毁安全的问题，必须慎之又慎，档案保管中的一个微小失误，轻者会使档案遭受火灾、雨淋，重者发生丢失、泄密，从而造成不可挽回的损失。

档案保管是整个档案工作的有机组成部分，它与档案管理的其他环节有着密切的联系。

要想做好档案保管工作，就必须与档案工作的各个环节密切配合，使档案工作的各个环节对保管工作起促进和制约作用，并注意在进行其他环节的工作中保护档案。

在档案的收集、整理、鉴定、统计、利用的过程中，都可能遭受到某种不利因素的影响，如机械损坏，受潮、受污染、泄密等，而做好了其他环节的工作也会对保管工作提供便利，如通过整理档案并完整系统地排列好，再配上结实的卷皮和清晰的目录，就不容易损坏和丢失；通过鉴定珍贵档案建立起副本，就可以有效地保护重要档案。

由于档案是由文件转化而来的，所以文件信息的载体和书写材料的质量与档案耐久程度有密切的关系。

为了做好档案保管工作，档案部门还必须关心文书部门等对文件信息载体和书写材料的选用，有责任向他们宣传，力求选用适合的载体和书写材料，最大限度地延长需要永久保存的重要文件的寿命。

档案保管工作不是单纯地为保管而保管，其最终目的是为了社会对档案的利用。

如果只片面地强调保护档案，不顾提供利用的方便，保管工作就失去了意义。

同样，如果只迁就一时提供利用的方便而损毁了档案，最终必将影响提供利用。

可见，档案保管与提供利用基本上是一致的，实质上是长远利用和当前利用在档案保管工作中的反映。

要正确处理当前利用和长远利用的矛盾，立足长远，保证当前。

因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要既有利于档案保护，又要保证当前利用和长远利用的方便。

这是档案保管工作的出发点，也是检验保管工作做得好坏的标准。

二、档案保管工作的任务：社会对档案的利用是长期的，因此档案的内容必须系统化，载体必须完好，而且有些档案是为国家和人民的特定利益而设立的，更需要妥善保存。

但是，由于社会的自然的种种因素，可能使档案材料遭到损毁，档案的系统性和政治安全可能受到破坏。

档案长远安全留存的要求和档案可能损坏之间形成一对尖锐的矛盾，档案保管工作正是为了解决这个矛盾而产生和运行的。

档案保管作为档案部门一项经常性的业务工作，不是简单的看堆守摊，而是有着完整而科学的业务内容的。

档案保管工作的任务是：1、建立和维护档案的存放制度：为了使档案入库、移出、存放井然有序，能够迅速地查找档案，并随时掌握档案实体的状况，档案室（馆）要根据档案的来源、载体等特点，建立一套档案入库存放的规则和管理办法，使档案不管是在存放位置上还是被调阅移动都能够处于一种受控状态。

2、防止档案的损坏。

要研究和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门技术措施和方法，最大限度的消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。

3、延长档案的寿命。

档案保管工作不应只是一味的防止档案的自然损坏，还要采取更积极地措施，最大限度地延长档案的寿命，如在文件制作阶段，选用耐久的载体和书写材料；在档案保管阶段，对文件进行复制、修补和采取其他处理措施等。

4、维护档案的安全。

维护档案的安全，一方面要从物质上保证档案不损坏，最大限度地延长其寿命；另一方面，不因档案保管不当造成档案丢失、泄密等，使档案的所有者乃至国家蒙受政治或权益上的损害。

档案保管工作的任务，总的说来就是了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。

档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案的自然的、社会的不利因素进行斗争。

维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。

换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本的、经常的任务。

因此，档案保管工作者必须学习和掌握有关的科学技术知识。

具有高度的政治警惕性和严格的纪律性，使档案的保管处于最佳状态。

三，档案保管工作的基本要求：（一）以方为主，防治结合。

保管档案的技术方法有很多，概括起来，主要有两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题，这里既有人为的因素，也有自然的因素。

比如防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光等等，这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二是档案损坏之后，如何进行处治的问题，比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭火、防霉、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等。

在防和治两个方面，防是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。

从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。

对于档案文件来说，无病先防才是积极主动治本的办法。

然而，强调以防为主，并不等于就是一切，并不意味着治就不重要了。

实践证明，对治不能有丝毫的疏忽大意。

抓好治对防也有促进作用。

防、治之间具有相互促进、相辅相成的作用。

（二）加强重点，照顾一般。

对于需要长久保管的档案以及重要立档单位的档案，应该采取措施，加以重点保护，使其既安全又延长寿命。

同时对一般性的档案也不能保管条件太差，在各方面情况允许的范围内，也要适当兼顾。

（三）自力更生、勤俭节约。

档案妥善地保管下去，必须具备一定的物质条件，要有一定的技术装备，对此必须予以足够的重视，给予必要的投资，这不仅为当前所需要，同时也为历史所需要。

但也要清醒的看到，目前我国还是一个发展中国家，在相当长的一段时间里，国家尚不可能满足档案工作，尤其是保管工作中所提出的一系列要求。

因此，有些要求可以在国家帮助下予以解决，有些要求则要依靠档案工作人员自身自力更生、勤俭节约的精神去解决。

（四）立足原件，保证信息。

在档案保管工作中，应该力求保证档案原件的完整与安全。

档案原件具有无可置疑的凭证作用，尤其是那些能够证实国家、集体和个人权益、具有法律效用的文件，其原件就更为重要和珍贵。

另外，必须看到档案原件的保存时间的有限性，使档案原件全部保存产生了困难。

现代复制技术的提高，可以使复制件的仿真程度不断提高，为了节省存储空间和费用，目前一些国家已经有条件地承认了一部分复制件的法律效用，对于这些档案来说，信息的保存与流传甚至比保存原件具有更重要的意义。

就目前我国的情况来说，应首先下功夫保存好原件，对于那些已经损坏的档案原件，则应设法将其以复制形式保存下去。

因为，对档案制作复制件，可以减少原件的机械磨损和其他损坏的可能，从而起到保护原件的作用。

（五）档案保管工作的目的是为了保证党和国家对档案的利用，因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方便；同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。

在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的一致性。

保管利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的关系。

所以，保管工作的各项制度以致技术措施等等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。

第三节档案保管的基本物质条件档案保管的物质条件，是档案库房管理所需一切物质装备的总称。

档案的保管工作必须依托于一定的物质条件才能实现。

开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，否则是难以做好这项工作的。

其基本条件如下：一、档案库房（一）档案库存建筑应遵循的原则：档案库房，是保存档案的场所，是保护档案、延长档案寿命最基本的物质条件。

档案库房建筑的好坏将直接影响到档案保护条件。

档案库房建筑是档案保管中长期起作用的因素，因为建筑上的改动比较困难，而且会造成很大浪费。

库房建筑还将直接影响到库房管理措施的效果与费用。

库房建筑与库房管理二者互为补充，缺一不可。