档案事情会议内容

关于开展提高档案管理工作的会议内容

各位领导、档案管理员：

大家好，今天把大家召集起来，主要是想与大家共同学习和探讨如何提高档案管理工作的话题。

赵景刚董事长在多次会议上强调指出在管理方式、经营模式、组织形式等方面要锐意改革、勇于创新，不断规范企业内部管理，完善各项制度，抓好各项工作，才能把我们的企业做大做强，在市场竞争中立于不败之地。基于董事长以上指示，我公司今后的档案管理工作将进一步规范化、标准化、制度化，为公司的实际工作提供有价值的资料，为此，今后将加大档案管理力度。

那么，做好档案工作到底具有什么样的意义呢？档案工作是公司管理基础工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。档案工作作为公司的一项基础性管理工作，它既为公司积累知识资产和信息资源，又是公司各项管理活动中的一个重要环节和重要工具，涉及到公司的方方面面。因此，公司领导极为重视。

我公司档案室于1987年正式成立，虽于96年获得过国家二级档案管理的荣誉，但因档案管理人员调动频繁，档案分类方法不一致，各项规章制度不完善等原因出现了管理断层、档案混乱的现象，比如：公司至今没有完整的档案管理体系；档案管理模式单一；一些工程和项目，资料不成套，不完整等等，就是由于各部门档案资料的不完整、上交不及时，致使公司现在的档案室有价值、可利用

的资料不多，不能很好的为各项工作提供帮助，之所以造成现在这种局面，归纳一下，主要存在以下几个方面问题：

一、意识问题

某些部门对档案管理重视程度不够，致使许多档案资料只是处于长期堆放的状态;有些档案管理员没有很好覆行职责，本部门资料不能及时收集整理，不能很好的保管、上交，更谈不上开发利用，甚至由于保管不力，部分资料丢失；还有个别人员为了自己工作上的方便，文件资料不按规定及时移交、归档，甚至将档案据为己有，给档案的保存、查找和利用带来很大的困难。比如有些部门的档案没有归档，后来用时到档案室查找，没有找到，最终在自己部门找到了，这些问题还有很多。

二、规章制度不够完善

现有的档案制度只针对公司档案室，对各部室的档案管理指导性不够，不实用，可操作性差，过于繁琐，应该根据企业实际情况制定出一套符合实际、针对性强、切实可行的规章制度，用来指导各部室档案工作。

目前根据董事长两委会要求，并结合公司实际情况，档案室有关人员正在制定和完善档案管理制度及考核办法，用来指导大家今后档案管理工作，下步待有关领导审核通过会在IU办公平台上公布给大家，希望大家认真学习。

三、专业技术学习问题

由于公司档案室也是处在学习摸索阶段，没有给大家提供统一的学习机会，存在大家想干，但不会干、不知道怎么干的问题。还

有就是人员变动问题，各部门档案管理员的频繁调动，使档案管理工作的接受人在交接时没能全面交接及系统学习，造成接受人对档案管理工作一知半解，不能全面履行档案管理职责。下步档案室管理人员会对各单位的兼职档案员进行有计划、有步骤的相关档案业务培训，望大家积极参与，有效学习。

四、考核问题。

档案管理工作考核制度不够完善，没有严格的考核程序，致使档案工作松懈，甚至出现滑坡的状况。下一步我们将建立以档案部门为核心，各单位兼职档案员为基础的企业档案管理工作体系，并将文件的形成、积累和归档要求纳入各单位职责和有关人员岗位职责，并对分管领导，单位负责人及有关人员职责履行情况进行考核。对档案工作中做出成绩的单位或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分，望大家认真履行。

面对新形势新任务，如何进一步做好公司的档案工作，是迫切需要解决的一个重要课题。它不仅是公司档案人员的专业工作，而且是一项公司全员参与的综合性管理工作。只有建立起体系健全、职责明确的公司档案工作组织系统，才能为公司档案工作顺利开展提供组织保障，才能将公司档案管理制度落实到每项工作中，细化到企业档案形成和管理的每个环节。这就要求各部门齐心协力、转变思想，既要领导重视，又要全员参与，唯此，才能把档案管理工作做全、做细、做精、做好。

《山东河西黄金集团有限公司档案管理制度》已通过办公平台

发给大家，让大家对公司的档案管理有个初步的认识。既然设置了档案室，又配备了专兼职档案人员，那么就要建立起相应的档案工作网络，即建立以档案部门为核心，以各单位兼职档案人员为基础的档案工作网络。其模式如下：

下面，我着重介绍一下各单位档案工作职责：

1、各单位负责人应对归档文件的完整和系统负责。

2、各单位的文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

3、兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

各项管理工作中形成的文件材料，由各单位按其业务范围，由其指定的兼职档案员负责收集、登记、积累、整理后归档，然后在指定时间交给公司档案管理人员。具体实施细则如下：

1、各单位在管理工作中收到或形成的上、下级来文，同级或非隶属单位来文及本单位发文等文书档案和荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗、照片等特殊载体形式的实物档案交由行管部统一管理、分类、存档。

2、各单位在管理工作中收到或形成的其它档案，如科技档案、专门档案由本单位兼职档案员根据类别进行整理归档。

3、一项工作有几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料或会议文件，由主办单位或主办人员收集整理后，根据档案的种类交由行管部备案归档。

4、在统一执行公司档案管理制度的前提下，因地域或条件等因素，某些专业性较强、利用率较高的档案、在一定时期内可由本单位保管，但须向公司档案室报送档案目录，纳入档案室监控范围，以确保档案安全。其他档案则实行集中保存。

各位领导、各位档案管理员，目前，公司正处于飞速发展阶段，管理力度不断加强，新技术、新工艺、新设备不断投入应用，档案管理工作力度也要不断加大，希望大家统一思想，提高认识；落实法规，完善制度；加强学习，提高技能；规范管理，严格考核，确保档案工作达到科学化、标准化、规范化要求，跟上企业发展步伐，真实记录企业发展历程，为企业发展做出应有贡献！

谢谢大家！

行管部

2014.3.5晚