电话客服沟通有哪些技巧案例

电话客服沟通有哪些技巧案例
要想给对方留下诚实可信的良好印象，学习和掌握基本的电话沟通技巧和办公室电话礼仪是很有必要的。

服务很简单，甚至简单到荒谬的程度。

虽然它简单，但是要不断地为客户提供高水平、热情周到的服务谈何容易。

这句话是霍利斯迪尔说的。

电话客服沟通技巧
(一)接听、拨打电话的基本技巧
为了提高通话效果、正确表达思想,请注意下述六点：
1.电话机旁应备记事本和铅笔
小知识
即使是人们用心去记住的事，经过9小时，遗忘率也会高达70%，日常琐事遗忘得更快。

试回忆本周前4天晚饭的内容,大概不少人想不起吧!所以不可太相信自己的记忆,重要事项可采取做记录的措施予以弥补。

若在电话机旁放置好记录本、铅笔,当他人打来电话时,就可立刻记录主要事项。

如不预先备妥纸笔,到时候措手不及、东抓西找,不仅耽误时间,而且会搞得自己狼狈不堪。

2.先整理电话内容，后拨电话
给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三落四，忘却了主要事项还毫无觉察，等对方挂断了电话才恍然大悟。

因此，应事先把想讲的事逐条逐项地整理记录下来，然后再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。

另外，还要尽可能在3分钟之内结束。

实际上，3分钟可讲1000个字，
相当于两页半稿纸上的内容，按理是完全能行的。

如果一次电
话用了5分钟甚至10分钟，那么一定是措辞不当，未抓住纲领、突出重点。

3.态度友好
有人认为，电波只是传播声音，打电话时完全可以不注意姿势、表情，这种看法真是大错特错。

双方的诚实恳切，都饱含于说话声中。

若声调不准就不易听清楚，甚至还会听错。

因此，讲话时必须抬头挺胸，伸直脊背。

“言为心声”，态度的好坏，都会表现在语言之中。

如果道歉时不低下头，歉意便不能伴随言语传达给对方。

同理，表情亦包含在声音中。

打电话表情麻木时，其声音也冷冰冰。

因此，打电话也应微笑着讲话。

小知识
女性在对着镜子说话时，会很自然的微笑，人在微笑时的声音是更加悦耳、亲切的。

根据这一原理，在一些大公司的总机或者前台，管理者有意在接线员的桌上放置一面镜子，以促使她们在接听电话的时候自然的微笑，然后通过语言把这一友好的讯息传递出去。

4.注意自己的语速和语调
急性子的人听慢话，会觉得断断续续，有气无力，颇为难受;慢吞吞的人听快语，会感到焦躁心烦;年龄高的长者，听快言快语，难以充分理解其意。

因此，讲话速度并无定论，应视对方情况，灵活掌握语速，随机应变。

打电话时，适当地提高声调显得富有朝气、明快清脆。

人们在看不到对方的情况下，大多凭第一听觉形成初步印象。

因此，讲话时有意识地提高声调，会格外悦耳优美，就像乐谱中5(梭)的音域。

5.不要使用简略语、专用语
将“行销三科”简称“三科”这种企业内部习惯用语，第三者往往无法理解。

同样，专用语也仅限于行业内使用，普通
顾客不一定知道。

有的人不以为然，得意洋洋地乱用简称、术语，给对方留下了不友善的印象。

有的人认为西洋学及外来语高雅、体面，往往自作聪明地乱用一通，可是意义不明的英语，并不能正确表达自己的思想，不但毫无意义，有时甚至会发生误会，这无疑是自找麻烦。

6.养成复述习惯
为了防止听错电话内容，一定要当场复述。

特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等数字内容，务必养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。

文字不同，一看便知，但读音相同或极其相近的词语，通电话时却常常容易搞错，因此，对容易混淆、难于分辨的这些词语要加倍注意，放慢速度，逐字清晰地发音。

如1和7、11和17等，为了避免发生音同字
不同或义不同的错误，听到与数字有关的内容后，请务必马上复述，予以确认。

当说到日期时，不妨加上星期几，以保证准确无误。

(二)接听和拨打电话的程序
1.注意点
(1)电话铃响两次后，取下听筒
电话铃声响1秒，停2秒。

如果过了10秒钟，仍无人接
电话，一般情况下人们就会感到急躁：“糟糕!人不在。

”因此，铃响3次之内，应接听电话。

那么，是否铃声一响，就应立刻接听，而且越快越好呢?也不是，那样反而会让对方感到
惊慌。

较理想的是，电话铃响完第二次时，取下听筒。

(2)自报姓名的技巧
如果第一声优美动听，会令打或接电话的对方感到身心愉快，从而放心地讲话，故电话中的第一声印象十分重要，切莫忽视。

接电话时，第一声应说：“你好。

这是××公司。

”打
电话时则首先要说：“我是××公司××处的×××。

”双方都应将第一句话的声调、措词调整到最佳状态。

(3)轻轻挂断电话
通常是打电话一方先放电话，但对于职员来说，如果对方是领导或顾客，就应让对方先放电话。

待对方说完“再见!”后，等待2～3秒钟才轻轻挂断电话。

无论通话多么完美得体，如果最后毛毛躁躁“咔嚓”一声挂断电话，则会功亏一篑，令对方很不愉快。

因此，结束通话时，应慢慢地、轻轻地挂断电话。

2.接听电话的程序
1、听到铃声响两下后拿起听筒
2、自报公司名称及科室名称
3、确认对方姓名及单位
4、寒暄问候
5、商谈有关事项、确认注意事项
6、礼貌的道别、轻轻的放好话筒。

3.拨打电话的程序
1、按重要程度整理谈话内容并记录
2、确认对方工作单位、姓名及单位
3、自报公司名称及本人姓名
4、寒暄问候
5、商谈有关事项、确认注意事项
6、礼貌的道别、轻轻的放好话筒。

电话客服沟通技巧
(一)听不清对方的话语
当对方讲话听不清楚时，进行反问并不失礼，但必须方法得当。

如果惊奇地反问：“咦?”或怀疑地回答“哦?”
对方定会觉得无端地招人怀疑、不被信任，从而非常愤怒，连带对你印象不佳。

但如果客客气气地反问：“对不起，刚才没有听清楚，请再说一遍好吗?”对方定会耐心地重复一遍，
丝毫不会责怪。

(二)接到打错了的电话
有一些职员接到打错了的电话时，常常冷冰冰地说：“打错了。

”最好能这样告诉对方：“这是××公司，你找哪儿?”如果自己知道对方所找公司的电话号码，不妨告诉他，也许对方正是本公司潜在的顾客。

即使不是，你热情友好地处理打错的电话，也可使对方对公司抱有初步好感，说不定就会成为本公司的客户，甚至成为公司的忠诚支持者。

(三)遇到自己不知道的事
有时候，对方在电话中一个劲儿地谈自己不知道的事，而且像竹筒倒豆子一样，没完没了。

职员碰到这种情况，常常会感到很恐慌，虽然一心企盼着有人能尽快来接电话，将自己救出困境，但往往迷失在对方喋喋不休的陈述中，好长时间都不知对方到底找谁，待电话讲到最后才醒悟过来：“关于××事呀!很抱歉，我不清楚，负责人才知道，请稍等，我让他来接
电话。

”碰到这种情况，应尽快理清头绪，了解对方真实意图，避免被动。

(四)接到领导亲友的电话
领导对部下的评价常常会受到其亲友印象的影响。

打到公司来的电话，并不局限于工作关系。

领导及先辈的亲朋好友，常打来与工作无直接关系的电话。

他们对接电话的你的印象，会在很大的程度上左右领导对你的评价。

例如：当接到领导夫人找领导的电话时，由于你忙着赶制文件，时间十分紧迫，根本顾不上寒喧问候，而是直接将电话
转给领导就完了。

当晚，领导夫人就会对领导说：“今天接电话的人，不懂礼貌，真差劲。

“简单一句话，便会使领导对你的印象一落千丈。

可见，领导及先辈的亲朋好友对下属职员的一言一行非常敏感，期望值很高，请切记时刻严格要求自己。

(五)接到顾客的索赔电话
索赔的客户也许会牢骚满腹，甚至暴跳如雷，如果作为被索赔方的你缺少理智，像对方一样感情用事，以唇枪舌剑回击客户，不但于事无补，反而会使矛盾升级。

正确的做法是：你处之泰然，洗耳恭听，让客户诉说不满，并耐心等待客户心静气消。

其间切勿说：“但是”、“话虽如此，不过……”之类的话进行申辩，应一边肯定顾客话中的合理成分，一边认真琢磨对方发火的根由，找到正确的解决方法，用肺腑之言感动顾客。

从而，化干戈为玉帛，取得顾客谅解。

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