协会秘书处工作制度

协会秘书处工作制度

1. 前言

协会秘书处是协会的管理和服务部门，主要负责办公室日常管理、

接待管理、文件管理、信息收集和处理、会员管理等工作。秘书处的

工作质量直接关系到协会工作的开展、形象和声誉，必须建立科学、

规范、高效的工作制度。

本文将从以下几个方面对协会秘书处的工作制度进行规范和指导。

2. 协会秘书处人员的职责

协会秘书处的人员必须具备高度的社会责任感、协调能力、沟通能力、管理能力和服务意识。具体职责如下：

•办公室日常管理：维护办公室的日常秩序和整洁，协调办公空间和设备使用，安排日常办公支出和财务事务。

•接待管理：负责来访者的接待工作，尽职尽责地处理会员和客户的来访、来电和来函，解答各种问题和咨询。

•文件管理：负责协会的文件收集、备份、归档和传递工作，确保资料的完备性、准确性和及时性，保护协会的机密性和安全性。

•信息收集和处理：负责从各种渠道收集信息和资料，处理有关会员、行业和社会的信息，并及时向领导和会员反馈，发布协会通知和新闻。

•会员管理：负责对协会会员的管理工作，包括会员档案管理、会员名单维护、会费管理、会员服务等工作。

3. 协会秘书处的工作制度

协会秘书处的工作应按照科学、规范、高效的原则来进行，具体制

度如下：

•工作纪要：每日必须将接待工作情况、会员管理、文件归档情况、异动情况等情况进行纪要，以及以下一日工作计划。

•工作汇报：每周对秘书处工作进行汇报和，及时向协会领导反映工作进展和问题，提出改进和完善的建议。

•会议记录：对协会会议的记录和处理，传达有关决议和工作要求，确保会议决策及时落实。

•信息处理：对各类信息和资料进行准确、及时和有效的处理，不得泄露机密信息。

•会员服务：积极主动为会员服务，及时解答各类问题和疑惑，提供涉及会员利益保护的意见和建议。

•工作安排：对秘书处人员的工作进行统一安排和督促，确保工作任务的完成。

4. 工作作风

秘书处的工作作风应以认真负责、亲和力强、耐心细致、主动服务、机密保密为主要特征，具体有以下几个方面：

•合理安排时间：计划秘书处的工作时间和节奏，合理分配各项工作任务的优先级，做到高效、轻松、愉快的工作状态。

•为人民服务：开展有针对性和广泛性的会员服务，既注重会员需求的敏捷性，又注重会员的权益保障，建立协调的服务机制。

•协作务实：秘书处内部要加强协作，积极配合领导和其他部门，及时了解上级和同级领导的工作意志和安排，共同完成加强协会建设的工作任务。

•诚实守信：秘书处必须坚持诚实守信的原则，对协会会员积极、真诚、耐心的提供服务，做到言行一致，树立良好的个人形象和协会形象。

5. 工作效果

秘书处的工作效果是检验工作质量和水平的根本标准，应该根据如

下方面进行考核：

•工作计划：秘书处工作计划的合理性和适应性。

•工作效率：按时完成工作任务的能力和效率。

•服务态度：对会员服务态度和质量，解决问题的能力和满意程度。

•档案管理：对档案的管理和维护质量。

•信息处理：信息处理的及时性和准确性。

秘书处内部要定期对工作效果进行自我考核、整改和提高，以达到

更好的工作效果。

6.

协会秘书处是协会的重要组成部分，其工作制度对协会的发展和声誉具有重要意义和影响。为了推进协会工作的高质效发展，秘书处应建立规范、科学、高效的工作制度，提高协会的整体素质和竞争力，促进协会工作的进一步发展和壮大。