成品油采购业务流程

1.5成品油采购业务流程

一、业务目标

1 经营目标

1.1 保证适当的库存，满足市场需求。

1.2 寻求合理采购价格，降低采购成本。

1.3 保证采购的数量和质量。

2 财务目标

2.1 保证成品油采购会计记录及其账务处理真实、准确、

完整。

3 合规目标

3.1 成品油采购业务符合合同法等国家法律、法规和股

份公司内部规章制度。

二、业务风险

1 经营风险

1.1 库存不足、品种或结构不合理导致客户流失。

1.2 库存过高，占用资金增加。

1.3 外部采购未经授权或授权不当，导致资金损失、采

购成本增加或不必要的商业纠纷。

1.4 运输方案不合理导致运杂费增加。

1.5 采购的油品与订单不符，导致油品数量超耗、质量

差异。

1.6 未经审核,变更标准合同文本中涉及权利、义务条款

导致的风险。

2 财务风险

2.1 采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。2.2 没有准确和完整的会计记录。

2.3 虚假记录采购交易，导致资产流失。

2.4 未按规定进行账务处理，导致账实不符。

3 合规风险

3.1 成品油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和

股份公司内部规章制度的要求，受到处罚，造成损

失。

三、业务流程步骤与控制点

1 上报市场需求

1.1 省（市）分公司（区外销售公司）根据市场需求及

经营变化，编写年、季、月（度）经营及资源需求

计划，由分管经理审批后，于年前60天、季前50

天、月前20天上报销售大区分公司、油品销售事业

部。

油品销售事业部汇总分省(市)的需求计划，综合平

衡后向生产经营管理部上报成品油经营及资源需求

计划，并与其协商拟定生产经营计划。

2 下达配置计划/外部采购计划

2.1 根据总裁批准的月度生产经营计划，油品销售事业

部制定石化资源收购计划、供应计划和成品油配置

流向计划，报事业部主管副主任批准下达销售大区

分公司和省(市)分公司(区外销售公司)。省(市)分

公司(区外销售公司)根据资源、市场和库存等情况，

经分管经理审批后制定下达本公司月度资源计划。

【ERP】分（子）公司业务部门按照油品销售事业部

下达的配置计划在ERP系统中维护采购订单。

2.2 油品销售事业部每月根据资源平衡情况，制定外部

采购计划，报事业部分管副主任批准下达销售大区

分公司和省(市)分公司(区外销售公司)。省(市)分

公司(区外销售公司)根据下达的外部采购计划，结

合本单位库存情况制定本区域外部采购计划，报省

(市)分公司(区外销售公司)经理批准下达。【ERP】

分（子）公司财务部门根据批准的预算指标在ERP

系统中对采购基金中心的承诺项目进行维护和下

达。

3 内部采购

3.1 销售大区分公司根据油品销售事业部下达的配置流

向计划安排运输计划，如需调整运输计划，业务部

门分管负责人在授权内批准后下达执行，超出授权

报分管经理审批后下达执行。

3.2 销售大区分公司负责组织一次运输并通知驻厂办事

处安排炼化分（子）公司发货。资源出厂后，大区

驻厂办事处通知省(市)分公司(区外销售公司)业务

部门有关发货的数量、时间和到站(港)，省(市)分

公司(区外销售公司)收到发货通知后，向仓储部门

发出收货通知单。

4 外部采购

4.1 各级业务部门跟踪了解市场变化情况，适时编制市

场价格材料,报部门负责人和本分（子）公司分管经

理，作为确定外部采购价格的依据。

4.2 大区统一外部采购：销售大区分公司根据油品销售

事业部下达的外部采购计划，合同签订人按规定权

限签订购销合同，衔接具体的价格、数量和品种，

落实到港(站)。

4.3 省(市)分公司(区外销售公司)外部采购：根据外部

采购计划，业务部门建议采购价格，填写外部采购

申请表，报分管副经理审批。需预付货款的，由业

务部门组织对外部供应商信用情况进行评价。按照

法律事务部审定的标准合同文本,合同签订人按规

定权限与外部供应商签订采购合同(明确交货方式、

地点、时间、价格、数量、承付方式、损耗率、违

约责任等)，并通知仓储、财务等部门。

【ERP】业务部门根据采购合同在ERP系统中维护采

购订单。

5 油库验收并办理入库手续

油库工作人员核对成品油的品种、数量和内容是否

与收货通知单一致，做好收货及后续工作。

5.1 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品

质量合格报告。出现质量问题或品种差异，查清原

因报省（市）分公司(区外销售公司)，由相关部门

提出处理意见，报分管经理批准后处理。

【ERP】卸油前,油库经办人员核对成品油收货通知单

的品种、数量等与ERP系统采购订单（内向交货）

是否一致。

5.2 油品计量验收合格后，仓库保管人员凭质量合格报

告、计量报告、收货通知单办理入库，并签发入库

单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货

作业台账。

油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连

续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关

部门。

【ERP】在系统中录入相关计量数据办理入库，并打

印系统生成的入库单。

5.3 卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后

尺的计量。计算实际收油数量，填写《油罐动态分

户账》和《油品运输超耗（溢余）通知单》。

出现运输超损耗问题，按规定填写《罐车验收及复