Word长文档制作的4大步骤

Word长文档制作的4大步骤：

1、制作长文档的纲目结构；（将视图方式切换到大纲视图，输入1级标题，默认为1级标题，完毕后输入2级标题，将1级标题变为2级标题的方法是按“TAB键”，注：降级按

“TAB键”，升级按“SHIFT+TAB”键，把所有的二级标题输入完成后，含有下属标题的

一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形，单击十字形，可选中该段落以

及它的下属段落）

2、为长文档设置多级标题编号；（长文档的多级标题输入完成之后，执行全选，选择菜单“格式→项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡，

选中第二行第二种编号方案然后单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框。选

中“级别”列表框内的“1”，然后选择编号样式为“一、二、三”，在编号格式框内“一”字符之前

输入“第”，之后输入“章”，选中级别列表框内的“2”，在“编号格式”框中可能显示的

是“一.1 ”这样的编号格式，如果要把该2级标题段落的标号格式设置成正规的“1.1 ”编号格式，则需要按下“高级”按钮，然后在“正规形式编号”复选框前打上钩即可。编号完成后，就可以切换到“页面视图”，进行文档正文内容的填充工作。）

3、在文档中让插图自动编号及交叉引用题注；（为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片。插入图片之后，随之而来的工作就是为插图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明文字，即称为“题注”。通俗的说法就是插图的编号。

为插图编号后，还要在正文中设置引用说明。引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这

一引用关系为“交叉引用”。具体设置为，插入图片，选中图片，单击右键，在弹出的菜单中

选择“题注”命令，打开“题注”对话框。假设我们需要的编号格式为“如图1、如图2”等，那

么单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入“如图”，注意不要输入任何数字，实际编号的数字Word会自动处理的。输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框，由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号，所以单击“自动插入题注”按钮，在打开的对话框中进行设置。在插入时添加题注列表框中勾选“Microsoft Word图片”复选框，然后选择使用标签为“如图”，默认的编号输入为“1、2、3”，如果你要更改编号数字，可以单击“编号”按钮，在弹出的对话框中进行设置。设置完成，单击“确定”后返回Word编辑窗口。以后插入图片时，Word就会自动为它们添加编号。接下来把光标定位到第2张图片的插入位置，插入第2张图片，也可以看到Word自动在它下方添加了题注“如图2”。插入所有图片之后，接下来为图片设置引用说明。将光标定位于正文中需要添加插图1引用说明的位置，选择菜单命令“插入→引用→交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型下拉”列表内选择“如图”，在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”列表框内选中“如图1”，单击“确定”，这时“交叉引用”对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图2的引用说明的位置，然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“如图2”，单击“插入”按钮即可为如图2添加引用说明。用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。使用交叉引用的好处是：如果删除其中某一个图片，包括它的题注以及引用说明。如果我们是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。不过由于前面我们是使用的是Word自动添加题注以及“交叉引用”功能为插图添加的引用说明，所以现在就只需把文档内容全部选中，按下键盘“F9”，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。）

4、为长文档编制目录和索引。（所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位

于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。

所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定义、定理等，方便我们快速查找这些关键词详细信息。

如果“手动”为长文档制作目录或索引，工作量都是相当大的。而且弊端很多，比如当我们对文档的标题内容更改后，又得再次更改目录或索引。

文档目录通常位于文档正文内容之前，于是将插入点定位于文档首行，按下键盘“Ctrl+Enter”插入了一个分页符，然后在文档首行适当位置输入“目录”，设置为“居中对齐”。将插入点放在“目录”下方恰当位置，选择菜单“插入→引用→索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡，在“目录”选项卡里我们可以设置与创建目录相关的内容。比如可以单击“格式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择Word中预先设置的各种目录格式，通过预览区可以查看相关格式的生成效果。单击“显示级别”框的选择按钮，可以设置生成目录的标题级数，单击“制表前导符”框的下拉箭头，可以在弹出的列表种选择一种选项，设置目录内容与页号之间的连接符号格式，完成与目录格式相关的选项设置之后，单击“确定”按钮，Word即可自动生成目录，6 目录生成后，也许外观并不符合我们的要求，在这种情况下，我们可以方便地根据自己的要求进行更改。用和前面相同的方法进入“索引和目录”对话框，并选择“目录”选项卡，单击“修改”按钮。在打开的“样式”对话框中，由于我们要对目录中一级标题文字进行修改，故选中样式列表框中的“目录1”，然后单击“修改”按钮，最后，值得注意的是，如果当目录制作完成后又对文档进行了修改，不管是修改了标题或正文内容，为了保证目录的绝对正确，请对目录进行更新。操作方法为：将鼠标移至目录区域单击右键，在弹出的菜单中选择“更新域”命令，打开“更新目录”对话框，选择“更新整个目录”单选框，然后单击“确定”即可更新目录）