第七章 秘书的会务工作

会议证件1
会议证件2
会议证件3
Hale Waihona Puke 四、布置会议场地 （一）会场布局 日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、 日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、 椭圆形、长方形、正方形、 字型 回字型、 字 字型、 椭圆形、长方形、正方形、T字型、回字型、U字 型等，所有参加者都能参与讨论。 型等，所有参加者都能参与讨论。 大中型正式会议采用礼堂式、山字型、 大中型正式会议采用礼堂式、山字型、半圆 形。 大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散式。 大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散式。 （二）会场装饰 一般小型会议、常规例会， 一般小型会议、常规例会，会议室只要清洁 明亮，设施完好，用品齐全就行。 明亮，设施完好，用品齐全就行。
六、开展会前检查 （一）会前检查的内容 检查内容主要有：会场的光线、温度、 检查内容主要有：会场的光线、温度、通风和卫生 情况；文具用品是否备齐； 情况；文具用品是否备齐；会议要用的设备是否调试 到位；电源接通与否； 到位；电源接通与否；为与会者提供的饮料和生活用 具是否周全，符合卫生要求等。 具是否周全，符合卫生要求等。 （二）检查会议地点的方法 1、亲自检查 、 2、由其他管理人员代为观察 、 3、从其他商务用处得到对会议地点的评价和推荐 、 4、检查旅游设施等级和本地商务指南 、
第三节 会间组织与服务
一、组织会议签到 1、薄式签到 、 2、卡片签到 、 3、电子签到机 、 4、会务组划到 、 签到完毕，秘书人员要填写会议出席情况报告表， 签到完毕，秘书人员要填写会议出席情况报告表， 包括会议名称、届次、日期、应到人数、缺席人数、 包括会议名称、届次、日期、应到人数、缺席人数、 实到人数等内容，在会议正式开始前报告会议主持人。 实到人数等内容，在会议正式开始前报告会议主持人。 二、监控会议进程 1、会议关键节点的服务：报到 开会——休息 、会议关键节点的服务：报到——开会 开会 休息 2、会议意外事情的处理 、 3、会议进程的协助控制 、
三、做好会议记录 （一）会议记录的概念 会议记录是随着会议的实际进程记录下来的原始情 况和具体内容。会议记录一般不上报，不下发。 况和具体内容。会议记录一般不上报，不下发。 （二）会议记录的特点 1、客观原始：如实记录，会后不加整理和归纳 、客观原始：如实记录， 2、完整详尽 、 （三）会议记录的类型 1、按时间分：例会记录、非例会记录 、按时间分：例会记录、 2、按内容分：工作会议记录、现场办公会议记录、 、按内容分：工作会议记录、现场办公会议记录、 座谈会记录、表彰（批评）会记录。 座谈会记录、表彰（批评）会记录。 3、按形式分：摘要记录、详细记录。 、按形式分：摘要记录、详细记录。
三、准备会议用品 （一）制作会议证件 会议证件是与会者身份与权利的象征， 会议证件是与会者身份与权利的象征，主 要有代表证、选举证、电子签到证、工作证、 要有代表证、选举证、电子签到证、工作证、 记者证、就餐证等。 记者证、就餐证等。 （二）准备会议用品 常用物品有： 横幅、标语、 常用物品有：纸、笔、本、横幅、标语、 花卉、会标、台布、照明设备、音影设备等。 花卉、会标、台布、照明设备、音影设备等。
三、会议的种类 （一）按照会议的规模划分 1、特大型会议：万人左右到十万人，几十万直至 、特大型会议：万人左右到十万人， 百万人参加的会议，如奥运会。 百万人参加的会议，如奥运会。 2、大型会议：千人到数千人至万人参加的会议， 、大型会议：千人到数千人至万人参加的会议， 如大学校庆、人民代表大会等。 如大学校庆、人民代表大会等。 3、中型会议：百人左右到数百人至千人参加的会 、中型会议： 如表彰大会。 议，如表彰大会。 4、小型会议：数十人至近百人不等的会议，如各 、小型会议：数十人至近百人不等的会议， 种办公会、座谈会。 种办公会、座谈会。 5、微型会议：几人至十人参加的会议，如小组会、 、微型会议：几人至十人参加的会议，如小组会、 领导碰头会。 领导碰头会。
3、制作和发送请柬或邀请函的注意事项 、 A、请柬或邀请函应该留出充足的时间发送，以使 、请柬或邀请函应该留出充足的时间发送， 人们能将该项活动输入在他们的日志中。 人们能将该项活动输入在他们的日志中。 B、请柬或邀请函的样式、打印类型和纸张将取决 、请柬或邀请函的样式、 于活动的类型。 于活动的类型。 C、应该保留所有发送请柬的名单，回复的要做记 、应该保留所有发送请柬的名单， 以能提供参加活动的准确人数。 录，以能提供参加活动的准确人数。 例： 请柬 尊敬的**集团董事长*** **集团董事长***： 尊敬的**集团董事长***： 兹订于2010年12月20日上午10时在沈北新区校址 兹订于2010年12月20日上午10时在沈北新区校址 2010 日上午10 举行教学实训基地开工奠基典礼。敬请届时光临。 举行教学实训基地开工奠基典礼。敬请届时光临。 辽宁大学 2010年11月30日 2010年11月30日
**会议简报 会议简报
第**期 期 ***编 编 ****年*月*日 年 月 日
按语： 按语：********************。 。 ****标题 标题 导语： 导语：**************。 。 主体： 主体： *********************************************** ****************************************。 。 结尾： 结尾：*******************。 。
送：***、*** 、 （共印**份） 共印 份
（二）会议简报的结构与写法 格式：报头+报核 报核+报尾 格式：报头 报核 报尾 1、报头：包括简报名称、秘密等级、期号、编印单位和 、报头：包括简报名称、秘密等级、期号、 印发日期。 印发日期。 2、报核：包括按语、标题、导语、主体和结尾。 、报核：包括按语、标题、导语、主体和结尾。 按语：一般根据领导机构的意图起草， 按语：一般根据领导机构的意图起草，用以说明编发简 报的目的，或对文中所列事项进行评价。 报的目的，或对文中所列事项进行评价。 标题：揭示主题，简短醒目。 标题：揭示主题，简短醒目。 导语：概括性地说明会议的时间、地点、 导语：概括性地说明会议的时间、地点、意义及主旨内 容。 主体：用充分的、典型的、 主体：用充分的、典型的、真实的材料和数据把导语的 内容具体化。 内容具体化。 结尾：归纳概括，或提出希望、号召。有时省略。 结尾：归纳概括，或提出希望、号召。有时省略。 3、报尾：居左写明发送范围，间隔横线下居右括号内注 、报尾：居左写明发送范围， 明共印份数。 明共印份数。
第二节 会前筹备工作
一、明确会议内容 1、明确会议议题 、 2、确定会议名称 、 3、确定会议时间 、 4、确定与会人员（范围、资格、条件、人数） 、确定与会人员（范围、资格、条件、人数） 5、选择会议地点（远近适当、大小适中、设备齐全、场地安静、 选择会议地点（远近适当、大小适中、设备齐全、场地安静、 租金合理、停车方便） 租金合理、停车方便） 二、制定会前文件 （一）制定会议议程 会议议程是指会议对所要讨论研究议题前后顺序进行安排的 具体议事程序。 具体议事程序。 （二）制定会议日程 会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动做具体的时 间安排，以保证会议的正常进行。 间安排，以保证会议的正常进行。 （三）制定会议程序 会议程序是指一次会议活动中按时间先后排列的详细工作步骤。 会议程序是指一次会议活动中按时间先后排列的详细工作步骤。
（四）会议记录的结构与写法 结构：标题+会议组织情况 会议组织情况+会议主体内容 结构：标题 会议组织情况 会议主体内容 1、标题：会议名称 记录 、标题：会议名称+记录 2、会议组织情况：时间、地点、主持者、出席者、缺 、会议组织情况：时间、地点、主持者、出席者、 席者、列席者、记录者。 席者、列席者、记录者。 3、会议主体内容：会议议题、讨论发言（主持人的开 、会议主体内容：会议议题、讨论发言（ 场白、领导的报告、与会者的发言、会议结语、 场白、领导的报告、与会者的发言、会议结语、现场 情况）、形成的决议、主持人总结性发言。 ）、形成的决议 情况）、形成的决议、主持人总结性发言。 四、编写会议简报 （一）会议简报的形式 1、报道式：选取会议中有价值的内容编成简短的消息， 、报道式：选取会议中有价值的内容编成简短的消息， 反映会议全局或局部进展情况。 反映会议全局或局部进展情况。 2、转发式：将重要的、有代表性的言论或观点摘录出 、转发式：将重要的、 可以是启发性的发言、倡议、意见、 来，可以是启发性的发言、倡议、意见、某个专题的 各种观点等。 各种观点等。
（四）编制会议方案 会议方案是为召开一次会议所作的整体安排与设计。 会议方案是为召开一次会议所作的整体安排与设计。 （五）完成会议通知 会议通知是传达要求相关单位或个人周知召开有关 会议的文本。发送会议通知要做到及时、准确， 会议的文本。发送会议通知要做到及时、准确，防止 重发、错发、漏发。 重发、错发、漏发。 （六）制发会议请柬（邀请函） 制发会议请柬（邀请函） 1、请柬的特点：礼节性强、文字简约 、请柬的特点：礼节性强、 2、请柬的结构与写法： 、请柬的结构与写法： 标题+称谓 正文+署名 称谓+正文 署名+日期 标题 称谓 正文 署名 日期 正文：引语+时间 地点+活动名称 时间+地点 活动名称+尾语 正文：引语 时间 地点 活动名称 尾语
第七章 秘书的会务工作
第一节 会务工作概述 第二节 会前筹备工作 第三节 会间组织与服务 第四节 会议的善后处理 第五节 宴请礼仪常识
第一节 会务工作概述
一、秘书会务工作 秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工 作和会议事务工作，包括会前的筹备、 作和会议事务工作，包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等 会议全程的辅助性工作。 会议全程的辅助性工作。 二、会议的构成要素 1、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议 、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成： 主办单位或会议范围、会议的时间或届别、 主办单位或会议范围、会议的时间或届别、 会议的主题或内容以 及会议的类型。 及会议的类型。 2、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时 、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、 每项议程时间。 间、每项议程时间。 3、会议地点 、 4、会议参加者：包括主持人、会务组织人员、出席者、列席 、会议参加者：包括主持人、会务组织人员、出席者、 者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。 者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。 5、会议议题和议程 、 6、会议的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、网络会 、会议的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、 议。 7、会议的文书 、 8、会议的结果 、