第七章会展场馆配套服务

7.4.1展览工程服务 “
• 展览工程服务工作规范
• 一、展前准备工作程序
• 1.根据公司下达的工作单，相关部门及时组织策划水、电、气 布置方案。
• 2.工程部现场服务人员根据布置方案，领取布置所需要的材料 ，为参展商布置电气设备。
• 3展览前工程部组织对展览期间主要设备的完好状况、人员安 、工具配备和布置工作等进行全面检查，发现问题，及时整改
美工服务
“ ➢
前期设计会展的展位图
➢
展前与组委会协调制作楣板
➢
布展期间对外承接制作业务
7.1.5展览现场服务点的设置及提供的服 务
01
展厅现场服务点
03
门票销售（发放） 服务点
05
花卉租售点
02
展品仓储、搬运、 运输现场服务点
04 餐饮服务点
7.1.6展览项目现场服务工作规范
① 厅长岗位职 责
② 业务部门开幕式2小时前，检查布置是否符合要求，指示牌 要求，放在特定的位置。
③ 工程部：安排电源、空调、电梯等，提前安排现场保障人员
4.开幕式结束服务工作 “
① 工作人员仔细检查会场，做好现场设备的管理，如有损坏， 录。
② 各职能部门组织人员做好租赁物品的回收。
③ 发生突发事件时，工作人员协助保卫人员处理好工作。
会展广告的布置
广告合同书 “
• 广告刊户（甲方）：_________ 营业执照号：_________ 广告经营单位（乙方）：_________ 经双方同意签订本合同信守执行。 一、有关广告业务达成下列项目： 广告种类：_________；广告内容：_________；广告面积： 广告字数：_________；广告费用：_________。 二、按《中华人民共和国广告法》规定甲方应提供的证明文件 _________。 三、本合同签订后不得更改，但遇特殊情况，经双方同意，并
7.3.3开幕仪式准备工作及现场管理
“ ✓ 开幕式结束服务工作
“ ✓ 合同签订后现场服
的准备工作
✓ 三级检查保障制度 ✓ 开幕式结束后的工作
✓ 开幕式现场服务准
✓ 开幕式期间工作
”
1. 合同签订后现场服务提供之前的准备工
“ ① 根据主办单位组织机构的特点及要求，组建展馆现场服务保 机构内明确职责与分工，直接指出具体的工作要求。 ② 与两个以上的展会举办时间出现重叠，制定方案将时间重叠 考虑，以利于各项目间提供服务的协调与衔接。 ③ 工作单位的内容应： ✓ 开幕式的时间、地点、规模、出席人员及数量（如：主席台 宾区、参展团长） ✓ 进场安排（如：贵宾、参展单位人员、来宾）
会议音响设备服务工作规范
1、服务规范 ① 会议保障时应穿公司制服，着装整齐，礼貌用语，注意仪容仪表。 ② 不再会议室大声喧哗、吸烟，保持会议室安静和整洁。 ③ 会议保障人员应密切配合，互相提醒注意事项。 ④ 主办单位工作人员提出的有关问题和要求应耐心、礼貌地回答和解决，
应联系相应的部门人员或汇报部门领导，做到“首站式”服务。
开户银行：__
帐 号：_________
帐 号：
_________
_________年____月____日
_________年
日
7.7 合同的起草、执行与管理 “
1.权限 2.审批程序 (1)起草 (2)审批 (3)批准和执行 (4)备份 3.监督执行 (1)合同的归档
2.开幕式现场服务准备工作 “
① 场地管理部：开幕式场地卫生工作，配齐必要设施，做到地 议设备。
② 网络信息部：根据工作单、参加开幕式的人数、讲话人员的 各种用具和音响设备，并提前做好调试工作。
③ 工程部：安排电源、空调、电梯等，提前安排现场保障人员
3.开幕式期间工作 “
① 开幕式开始前3小时，按工作单要求，广告部负责完成各项 牌等。
参展客服
反馈
确认
7.1.4承接展览业务
展馆在展会承办单位签订合同后，至少应于展会前 会规模及复杂程度确定提前量）召开对接会，掌握该次 节。根据组委会的要求及时下达任务通知书，呈报领导 门，其中涉及的主要服务部门有展馆管理部、展馆部、 部、工程部等。其服务运作程序细化如下：
布展前10—15天
展馆管理部、展馆部、保卫部、场地部、工程 部根据展会情况，制订出切实可行的接待方案 ，并以此为依据进行筹备工作。
展品的安全。
撤展 “
• 总服务台、商务中心、美工室整理展会期间开出的单据及各种 务人员协助撤展；会议接待组人员整理会议室；展场经营部进 保安控制出入口。对参展商进行放行；工程部依旧保证水、电 ，并针对些租用的水源、电源线路管道进行拆除，并对设备和 ；场地部拆除展架，全面清洁展具、展厅。
总服务台
“
“
• 一、根据参展商要求开具工作 • 二、对参展商提出 单，将工程申请单发至工程申 问题给于答复或协 请单发至工程部；布展加班申 对参展商对于展馆 请单发至保卫部；展具租赁单 及时进行安抚及妥 发至库房；监督各项工作的完
”
成状况。
商务中心 “
• 参展商到达商务中心，提出服务要求，工作人员按要求下达 展商交到收银处；付款后，由财务人员签字盖章再交到商务中 工作人员完成服务后任务，把单据和工作成品交还给参展商完
7.5参会人员的登记、进出和各类证件管理 “
• 1.现场登记
• 2.证件
• 证件种类：车辆证件、人员证件、物品出管证、其他主办单位 必要的证件
• 证件的发放与使用：通常由主办或承办单位根据需要制作和发 人员（主要是门卫）根据事先承办单位提供的各类证件样本和 效期，对持证人进行资格认可和放行。
7.6 会展场馆广告位的管理 “
5.三级检查保障制度
为保障开幕式圆满顺利地进行，开幕式服务实行三级检查保 ① 大型会议期间，设开幕式项目经理一职，代表总经理全面负
工作。 ② 开幕式项目经理向客户提供全过程、全方位、全天候的服务
务的宗旨。 ③ 执行开幕式检查制度：
开幕式结束后的工作 “
① 服务部门协助业务部门完成结算工作。
② 各部门针对此次开幕式展馆方面发现的问题，结合客户反馈 及建议，认真总结经验教训，主动与客户沟通。深入分析， 断完善管理体系。
会议服务工作规范
会议室基本台型：戏院式、教学式、U字形、回 字形、会见式、签字仪式型
听众席布置 提示牌、舞台布置 花草布置 主席台布置 签到桌布置 检查程序 备品要求 会议现场服务规范：会前准备、迎宾与服务、
会中服务、茶点服务、退场服务、注意事项 茶杯、茶具清洗消毒 托盘服务规范
二、展览期间工作程序 “
• 1.展厅现场服务 • 2.展览的保障服务 • 3.客户投诉服务
撤展期间工作程序 “
• 1.工程部现场服务人员及时切断展位的电源。 • 2.部门全体员工配合参展商撤展 • 3.部门负责配合参展商和有关部门费用结算 • 4.各部门将本次展览的各项数据及时上报部门，部门汇总后上 • 5.展览结束后，召开部门会议，分析优劣，纠正改错，保证服
2、操作规范：扩声系统、投影系统、同声传译系统
7.3.1预展
指展览布置完成后 前进行的内部展出， 请有关专家、领导、 闻界到场参观，依照 划进行检查和验收。
7.3.2开幕与开幕式
开幕式是展览会正式展出开始的仪式，其目的是扩大影响，树立展览 中的形象，引起更多的社会关注，吸引更多的观众参加。传统的做法和重 认为成功的开幕式等于展会进行了一半。但近几年我国许多原来重视举办 览会承办单位，开始向外国学习简化开幕式或取消开幕式，但完全取消开 漫长的过程。
境外展品的处理
撤展期间
展品运输
综合服务部职责
展览结束
展会运输服务的准备
布展期间
”
会议的规模和种类
1.会议 种类
小型会议：小于100人 规模分 中型会议：100~1000人
大型会议：1000~10000人 特大型会议：大于10000人 国际会议：国际会议相关组 织及各国会议协会对国际会 议有不同的定义和评定标准 。
第七章会展场馆配套服 务
2020年7月25日星期六
1 展览项目现场管理及流程
2 会议项目现场管理及流程
3 展览会的开幕式
4 展览工程服务
5
参会人员的登记、进出和各类证 件管理
6 会展场馆广告位的管理
7 合同的起草、执行与管理
7.1展览项目现场管理及流程 “
• 7.1.1 基本概念
• 指场馆工作人员依照办展单位与场馆双方签订的合同，在实 ，撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成
7.1.2现场服务的特点 “
时间紧 对象多 内容杂 要求高 硬件相对固定，软件尤为重要
7.1.3基本流程
展览服务管理总流程简图
由此图可见，展馆的服务对象是全面广泛和多层次的，同时也 得以完成其所提供服务的关键和基础。
展览现场管理流程分图
展展馆馆现现场场服服 务务台台 指指令令
各各相相应应部部门门 或或人人员员服务实施
布展前7-10天
“ • 展馆管理部：
“ • 保卫部：在此期间
• 现场服务组：按照消防、保卫 性的培训。
部门核准后的展位图划分展位 • 工程部：按照图纸
管理责任。
线、备料。
• 美工组：提供参展商名单制作 • 场地部：搭建摊位
楣板。
、备齐展馆清洁物
• 会议接待组：根据展会规模、 ”
布展及展出（整个展会的重中之重） “
• 1.会展广告的含义 (1)会展广告是各种会展活动的宣传媒介和营销手段，借此向市
示商品或服务信息，以达到一定目的的商务活动广告 (2)会展主办单位在会展现场内外为参展参会单位设置的广告
LOREM IPSUM DOLOR “
• 承接展览广告业务的单位大体有三种： • 1.专营单位 • 2.兼营单位 • 3.代理单位
五、附则：
_________。
六、本合同严格执行广告管理条例和实施细则及合同法有关
甲方（公章）：_________
乙方（公章）
负责人（签字）：_________
负责人（签字
_________
地址：_________
地址：______
电话：_________
电话：______
开户银行：_________
• 展场管理部：设立服务台，为展商提供租赁、咨询、解决投诉 服务人员进入各厅就位，确保参展商的正常操作，并第一时间 场出现的问题。
• 商务中心：提供打字、复印、传真等服务。 • 美工室：楣板的改动修正以及参展商的美工制作业等。 • 展场经营部：开始启动相关项目。 • 保卫部：保安人员在各个出入口进行巡视，维护现场的秩序，
② 展厅工作人 员岗位职责
① 展位搭建
② 预约租赁服务项目管理
③ 提前到达货物的管理和
运输准备工作
④ 保洁管理
LOREM
⑤ 绿色植物租摆准备工作IPSUM
Fra Baidu bibliotek⑥ 租赁物品管理
① 展览期间管 ② 展厅现场服 ③ 租赁服务管 ④ 服务项目的
换管理
7.1.8展品搬运服务规范
“ 布展前
“ 展览期间
接运提前到达展品
形式分
有会有议：年会、专业 学术会议、论坛、研讨 会、新闻发布会、文化 交流会洽谈会等等。 会而不议：报告会、传 达会、表彰会、签字仪 式、运动大会
接待会议的流程
接待工作人员的仪容仪表
接待人员在工作中要保持最佳状态。良好的 利于提高接待工作的效果，也可以同时反映出 及办事效率。在举止上要自然随和，动作注重 ，显示出具有很强的自信心。