订单发货及运费支付管理制度

订单发货及运费支付管理制度

一、目的：为了规范订单发货流程，做到准确、及时、规范发货，明确各种状况下的运费

支付，特制订本管理制度；

二、权责

1、销售部：负责与客户洽谈签订销售订单；了解成品库存及生产情况，确定发货时

间点，确定运费支付方式；

2、商务专员：按照《订货合同》（《销售合同》或者《订单》）或《零星出货确认单》

要求，在规定时间点内安排发货；打印销售出库单和物流快递单；跟进货物运输

过程；

3、成品仓：按照商务通知备料，收到财务签核的《销售出库单》之后发货；

4、财务部：负责核实销售出库单价及放账额度，月结客户放款额度是否在正常额度

内，现结客户做到“见款放单、付款发货”的原则；

5、行政人事部：负责与物流快递公司洽谈，确定物流单价，签订月结协议，异常物

流快递的处理。

三、发货流程

A、《订货合同》（《销售合同》或者《订单》）或《零星出货确认单》的签核及运费

支付的确定

1、业务员根据库存情况、双方确认好的交货时间、单价、运费，签订《订货合

同》（《销售合同》或者《订单》），审核之后的《订货合同》，销售部内部存档

一份复印件，原件转商务专员；

2、在无法与客户签订《订货合同》（《销售合同》或者《订单》）时，业务员填写

《零星出货确认单》，审核之后的《零星出货确认单》，销售部内部存档一份

复印件，原件转商务专员；

3、《订货合同》（《销售合同》或者《订单》）或《零星出货确认单》中体现运费

支付条款，运费支付与公司制度相抵触的，业务员提前向公司领导说明情况，

确定支付方式；

B、发货通知及备料

1、从公司成品仓发货，商务专员邮件或者QQ通知仓库管理员备货，商务打印

《销售出库单》和《快递单》；

2、《销售出库单》经财务签字审核后交仓库发货；

3、从外协厂直接发货，商务核实可以出货的型号和数量之后，打印《发货通知

单》，经财务签字审核后发给外协厂发货；

C、《销售出库单》和《发货通知单》审核

财务部根据月结客户放账额度做好《销售出库单》和《发货通知单》的审核工作，超额度发货需经过总经理签字同意后发货；现结客户严格按照“见款放单、付款发货”的原则做审核，核对《订货合同》（《销售合同》或者《订单》）或《零星出货确认单》的价格和公司销售价格政策是否一致。

D、发货核实及出货

仓库管理员发货前，做好条码录入工作，经商务核实数量、型号无误后签字出货。

四、运费政策

1、总原则：深圳地区，订货数量100片（含）以上，公司可以支付运费；其它

地区，运费一律由客户承担；

2、运费的确定：业务员综合考量公司利益、订单达成以及客户关系等因素，在

《零星出货确认单》中填写运费支付方式。销售价格多少、订购数量多少等

都将决定运费应不应该成为影响销售成本的重要问题；

3、特殊情况特殊申请：由于影响销售合同达成的因素很多，业务部门在合同洽

谈过程中，把握衡量销售成本、客户关系等因素；如果出现与公司运费政策

相悖情形时，建议先和客户说与公司的运费政策相抵触，走申请包邮流程。

五、单据传递及要求

1、销售部、商务保留《订货合同》（《销售合同》或者《订单》）或《零星出货确认

单》副本或复印件，《订货合同》（《销售合同》或者《订单》）或《零星出货确认

单》原件在财务部入账，商务在打印出《销售出库单》或《发货通知单》交财务

审核时，连同《订货合同》（《销售合同》或者《订单》）或《零星出货确认单》

原件转交给财务部；

2、《销售出库单》仓管签字后当天送交一联给财务；外协厂的出库单，每周快递一

次转交给财务；

3、仓库把快递单整理成月结支付和到付两类，按照快递日期装订，月结支付的快递

单转交行政前台；到付的整理之后保管好。

六、快递公司甄选、月结协议签订及运费支付

1、行政人事部负责快递公司的甄选及签订月结合同，要求至少比较6家以上快递公

司的快递物流报价，通过价格谈判及其它协议条款，与其中2家快递物流公司签

订月结协议；

2、行政人事部前台，根据仓库及售后部提交的月结快递单，整理出一张快递明细表，

并与快递公司对好帐，申请快递物流费支付。

附件一、《订货合同》

附件二、《零星出货确认单》

附件三、《发货通知单》