12123109于畅-项目采购管理流程探讨

项目采购管理流程探讨

——以YG公司为例的项目采购流程的优化设计

姓名：于畅

学号：

日期： 2015年4月23日

目录

一、采购管理相关理论 (2)

1、采购 (2)

2、采购管理的主要内容 (2)

二、项目采购管理流程相关理论 (2)

1、采购流程的定义 (2)

2、采购流程的主要控制内容 (2)

三、YG公司采购流程现状 (3)

1、采购组织机构 (3)

2、YG公司采购流程 (3)

(1) 大宗原材料采购流程 (3)

(2) 合同采购流程 (4)

(3) 小额采购流程 (5)

四、YG公司现行采购流程存在的问题分析 (5)

1、物资采购业务工作中的不相容岗位分离不彻底 (5)

2、物资采购流程较为粗放,存在较大的廉政风险 (5)

3、需求计划管理难度大,计划性较差,管理水平亟待提高 (5)

4、供应商管理较为薄弱 (5)

5、部分果购流程信息传递的环节过多 (6)

6、流程中缺乏对梁购风险的控制 (6)

五、YG公司物资采购流程优化方案 (6)

1、基于不相容岗位分离的流程优化 (6)

(1)优化方案 (6)

2、基于分级管理的采购流程优化 (7)

（1）分级管理 (7)

（2）采购流程优化 (7)

六、结论 (8)

参考文献 (8)

一、采购管理相关理论

1、采购

采购可以看做企业为了产品生产而去主动获得原材料和服务的一个过程。典型的采购过程包括,采购需求,供应商选择,供应商询比价,供应商谈判,下达采购订单,接收供应,货物的验收,货款的支付。

2、采购管理的主要内容

通常来看,企业中的釆购管理包含以下一些内容。

一是对整体采购业务的管理,如需求计划、采购计划、供应商选择、供应商询比价、供应商谈判、釆购合同、采购催交、釆购验收、采购付款、物资发放、物资库存、供应商评价等釆购活动中的业务工作的管理。二是对采购业务活动的支撑性活动的管理,如釆购业务人员管理、釆购信.息系统管理、采购资金管理、采购制度建设等方面的管理。三是对采购相关活动的管理,如对供应商准入管理、供应商退出管理、货源基地建设、供应商战略伙伴建立、内部客户关系管理等方面。

二、项目采购管理流程相关理论

1、采购流程的定义

采购流程可以看做是从采购需求开始一直到采购物资入库并完成发放的一系列活动。采购流程按照釆购流程中各种不同的业务可以划分为不同的业务流程,如需求计划流程、采购计划流程、供应商选择流程、比质比价流程、合同评审流程、催交流程、验收入库流程、釆购付款流程等等。

2、采购流程的主要控制内容

①严格的流程管理。这主要包括流程的设置的科学合理性、流程运行的制度保证、流程中各业务岗位的职能和职责等。

②科学的釆购策略。这主要是要按照企业的实际建立符合企业实际的采购策略,这些策略确保了企业采购流程运行的效果。

③供应商管理。这主要是指从建立科学有效的供应商管理策略入手开展供应商的动态考评管理,旨在持续提升供应商的产品质量和服务,建立战略的供应商合作管理。

三、YG 公司采购流程现状

1、采购组织机构

YG 公司物资采购工作设分管副总经理一名,具体采购业务由营销中心负责,营销中心设主管主任一名,分管物资采购工作副主任一名,下设两个负责物资釆购的科室,分别为计划科和采购科。给两个科室设置了相应的职能。计划科岗位设置为:科长、副科长、计划员。采购科岗位设置为:科长、采购员。各岗位均设置了相应的岗位职责、工作要求和工作流程。

图3-1 YG 公司 采购部门组织机构图

自2008年经融危机以来,YG 公司受两头市场的挤压,企业利润快速下滑,一面是原材料市场价格的不断攀升,一面的产品市场价格的持续下滑。面对复杂的市场环境,YG 公司从持续提升物资采购管理入手,强化采购成本控制,力争为企业从“第三利润源”创造效益。2009年,YG 公司对物资釆购实施集中管理,收回了各二级单位的采购权,由营销中心负责采购的集中管理,营销中心设置了专职釆购员负责物资釆购的计划、询价、采购工作。2011年,根据企业的发展实际,实施了采购流程再造,及将采购业务划分为采购计划业务和采购业务两大业务模块。其中釆购计划业务负责编制采购计划,同时负责对合同采购负责实施,即询比价、招标、合同签订、票据验收挂账、付款等。采购业务负责执行小额物资采购计划,即对小额物资进行询比价、票据验收挂账等。采购的电子信息系统暂未开展,所有的业务均通过采购管理办法规定的流程由业务人员完成。

2、YG 公司采购流程

从采购的额度来分,可以分为大宗原材料釆购、合同采购、小额采购三个采购流程。分别简述如下:

(1) 大宗原材料采购流程

大宗原材料由计划科根据月度生产作业计划,结合库存数量、期间消耗等因素,综合平衡编制物资采购计划。釆购计划釆取层级审批方式,科长审核,主管主任审批。审批后由计划科计划员向北化集团报送月度采购计划,和北化集团签订营销中心计划科科长计划员采购科科长采购员

物资采购合同,北化集团根据采购计划的釆购量、采购进度要求组织货源进行均衡供货。原材料到厂后计划员组织公司质量管理部门进行验收,验收合格后进行发票验收并在财务部门挂账,月末根据采购资金情况编制采购付款计划,审批后由财务部门进行付款。如图，3-2

图3-2大宗原材料采购流程图

(2) 合同采购流程

图3-3合同采购流程图

合同采购的原材料由计划科根据月度生产作业计划,结合库存数量、期间消耗等因素,综合平衡编制物资采购计划。采购计划采取层级审批方式,科长审核,主管主任审批。审批后由计划科计划员根据釆购额度的大小组织询比价或招标采生产作业计划库存编制采购计划审批报送采购计划入厂检验发票验收挂账结算

入库物资发放各单位需求

计划生产作业计划

编制采购计

划

审批询价采购评审会

签订采购合

同

审核会签

入厂检验

入库

物资发放发票验收

挂账结算

供应商选择

库存