文书学第四讲 公文写作过程(下)

公文常见用语的种类
名称 含义 主要词语 根据、按照、为、兹有 （兹）、查、奉、由于 为此、遵照、特作如下通知 特此函告、以上请示请批复
开端用语 表发文目的、依 据、原因等 承启用语 接上文引启下文 结尾用语 结尾时使用的 称谓用语 公文中对单位的 称呼 经办用语 说明公务处理情 况或要求 引叙用语 引叙来文的用语 表态用语 表明态度
⑤ 用带有‚几‛字的数字表示约数。 ⑥ 中国干支纪年、夏历月日、清及其前的历史纪年
各民族的非公历纪年。
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在公文中，必须使用阿拉伯数字的是： ①发文字号中的数字。 ②印发日期中的数字。 ③正文中的公历纪年的世纪、年代、月、日。 ④正文中表示时间的时、分、秒。 ⑤多位整数与小数。
5、多用书面语，慎用口语词、方言词及 俗语 公文大多用于正式、庄重、严肃的场 合，为与之相协调，选择词语时务必注意 词语的风格特点。除特殊情况外，公文一 般不用口语、俗语以及方言土语，书面词 语中带有调侃、诙谐意味以及不够严肃郑 重的词语也不应入选。
公文常用词语举例
名称 此复 可否 鉴于 业经 迳与(报) 含义 就这样答复 可不可以 由于考虑到 已经经过 直接同 举例
省人民政府同意…此复
可否在市郊增划部分蔬菜… 鉴于今年财力较紧… 业经批准,请即近按此执行 有关年度计划的制订情况, 请迳向计委反映.
公文常用词语举例
名称 谨电(启) 拟于 以期 如期 顷闻(接) 尚望 为荷 为要 为宜(盼) 含义 恭敬地电(陈述) 打算在 以此期望 合乎预定的日期 刚才听到 还希望 感谢帮助 是重要的 举例
（1）凡未经批准，擅自不参加单位活动者， 一律不得评优。 （2）自本通知下发之日起，参与汽车摩托 车下乡的各生产企业及其授权经销商必须 严格遵守汽车摩托车下乡标识使用规范。
查我国具有历史文化价值之文物图书，过去 反动统治时代，往往官商勾结，盗运出口， 致使我国文化遗产蒙受莫大损失。今反动 政权业已推翻，海陆运输均已畅通，为防 止此项文物图书继续失散起见，特制定 《禁止文物图书出口的暂行办法》，随令 颁发，希即转令所属遵照办理为要。
‚文章不难于巧而难于拙，不难于典 而难于直，不难于细而难于粗，不难 于华而难于实‛。
宋代李耆卿《文章精义》
（二）语言表达
一）公文语言表达的基本要求 1、符合实用的目的和主客观环境 2、符合语法和语体规范
二）公文语言表达的特点 1、准确 2、简明 3、庄重 4、得体
公文语体又称事务语体，它是适应行政管理、 事务交往需要而产生的一种语言功能变体。由于 公文受特定的交际环境、内容和手段所制约，各 种公务文书在语言运用上形成了一系列有共性的 特点，构成公文语言独特的美质。
公文语体最突出的美学特征：
实诚精确、平易质朴、庄重典雅、明核简约、整饬规范。
实诚之美 公文写作强调立诚尚实，反对虚空巧伪。《易经》所载 ‚修辞立其诚‛是最早提出的公文修辞原则，也是公文修 辞第一要义。公文语体要求措辞准确、精炼 ，‚不以巧 辩饰其非，不以华辞文其失‛。太平天国《戒浮文巧言谕》 提出：‚一应奏章文谕‛均要‚实叙其事‛，‚语语确凿， 不得一词娇艳，毋庸半字虚浮。‛
恰当运用文言句式
公文注重规范，讲究语法，强调精确凝 炼。现代公文虽然以白话文为主，但与其 他文体相比，文言句式的使用频率要高得 多。在平实的概括中恰当使用一些文言句 式，不仅是对公文传统的继承，也能使公 文的表意更准确和严谨。
常用的文言句式
值此……之际； 凡……者； 集……于一体；融……于一身； 被……所；为……所； 恰逢……； 就……而言； 之所以……是因为； 谨以……名义；兹定于……； 不少于……；均不得……； 含……者；除……外；若……；。
用句方面
形式上：搭配合理、成份完整、语序妥当。
例1：‚在我校，苦学外语的精神日益浓厚。‛ 例2：‚这项工艺填补了我国印染技术与世界印染 技术上的距离。‛ 例3：‚我们把文艺骨干全部集中到养猪场，同吃、 同住 、同劳动。‛ 例4：‚这是一支过硬的队伍，他们每建造一座发 电站，力求全优，不留任何质量隐患。‛
第一人称：‚本‛、‚我‛； 第二人称：‚你‛、‚贵‛； 第三人称：‚该‛ 业经、兹经、现将、责成、 试行、执行 前接、近接、接、收悉、悉
照办、可行、准予、原则同意
期请用语 表示发文者期望、希、即请、报请、切盼、拟 要求 请、恳请 谦敬用语 表明感激、敬重 承蒙惠允、不胜荣幸 商洽用语 征求、询问对方 当否、妥否、可否、如无不 意见和态度 当（不妥）、是否可行 时限用语 表明公务承办时 当即、迅即、从速、届时 限
模糊语言的模糊性，源于这种语言的伸缩性、 灵活性和概括性。模糊语言与语言表达上的含 糊 不清、模棱两可、似是而非有着根本的区别。
4、公文中数字的使用要求
在公文中，必须使用汉字小写数字的是: ①行政公文的成文日期(党的文件的成文日期没有具体规 定 )。 ②前两层结构层次序数。 ③在词语中作为词素的数字。 ④由相邻两个数字并列连用表示概数，此时两数字间不用 顿号‚、‛隔开。
例
鉴于上述事实，为严肃校纪，根据《×× 大学学生管理条例》，经研究，决定给予 ×××全校通报处分。 在这句话中，共使用了‚鉴于‛、 ‚为‛、‚根据‛、‚经‛四个介词，将 对该生处分的合理性表述得准确而周严， 也突显出公文庄重、严谨的语言风格。
3、模糊语言的运用 所谓模糊语言，即根据公文表述对象的需要 和表述者思维的客观情况，为达到表述上的准确 性而有意识选用的自然语言中带有模糊性的语言。
欣闻…谨电致贺.
我局拟于****召开…会议
以期在教育青年问题上取得良好效果
….已如期运到. 顷闻**同志不幸…特电致哀 尚望你局大力支持 请予大力协助为荷 事关大局,望认真研究为要
公文常用词语举例
名称 含义 举例
…来函收悉,经研究答复如下…
收悉(阅) 收到后知道了 (确、显)系 是 亦(均\务)须 也(都/一定)必 须 以资 用来作为 以此 应于 业于 予 用这个 应该在 已经在 给予
在下列语句中的横线上填上恰当的词语。 1、----悉---公司成立，-----贺意。 2、犯罪嫌疑人***----我校**学院**系**专业学生。 3、----局大力支持，我校**研究所筹建事宜已基 本完成。 4、----部领导指示精神，我局----**司抽调5名同志 组成**事故调查组。 5、《出国人员逾期不归管理办法》----校务委员 会讨论通过，---发给你们，请-----执行。 6、以上意见，-----请批转各部属院校执行。
张**同志来你厂学习,希予协助.
对…者,定予严惩.
这次大会,与会代表128人.
兹定于…
练习
修改下面划横线的词语： 1、教育部关于应届大学毕业生分配工作的通知早 已印发，你校是否收到？请速了解答复 2、你厂部分房屋产权应属我局所有。上次会议已 经做出决定并记录在处理公事的记录里。 3、该批机器设备，不几天就可运抵你厂。 4、我局接到全力防洪的紧急通知后，当时立刻就 进行了研究，并采取了一系列具体措施。
用句方面
内容上：表意清晰、合乎事理 例1：‚如果图书管理员与读者吵架，主管 领导应当面向负有责任的图书管理员提出 批评，并做好工作日志，作为当月资金发 放的依据。‛ 例2：‚挂职锻炼的干部刚从内地来到高原 地区，工作和生活的确会有些不习惯，但 这种不习惯只是个时间问题。‛
例3：‚这个地区气候宜人，除气温很低外， 很适合发展水产养殖业。‛ 例4：‚苏联十月革命后，世界形势发生了 巨大变化。‛ 例5：‚只要全校上下统一认识，振奋精神， 今年我校高考重点升学率一定能够突破 90%的目标。‛
受公文程式化的影响，公文语体有较明 显的模式性，要按固定的格式述事说理， 安排结构，使用一大套比较稳固的惯用语 和惯用句式，如开端语、经办语、引叙语、 期请语、表态语、提示语、时限语、表敬 语、结尾语。另外在表达上，条理性很强。
（二）语言表达
三）公文语言的运用
1、专用词语的运用 2、介词词语的运用 3、模糊词语的运用 4、数字的运用 5、缩略语的运用
2、大量使用介词短语 就公文标题而言，它不像文学作品那样讲究标 题的新颖生动，而大都是由‚关于‛与后面的词 语组成短语表明事由，作文种的定语，既使公文 事由明确、醒目，又使标题结构严谨、规范。在 公文正文中，介词短语也常常出现，它可充当状 语、定语，从目的、原因、对象、范围、依据、 方式等方面对被表述的对象、内容做出限定，以 使概念、内容更明确、严密。
‚夫人之立言，因字而生句，积句而成章， 积章而成篇。篇之彪炳，章无疵也；章之明靡， 句无玷也；句之清英，字不妄也。振本而末从， 知一而万毕矣‛。
---刘勰《文心雕龙·章句》
用词方面
1、注意使用公文专用词语 公文专用词语是在长期行文实践中形成的、有 约定俗成的特定含义、使用频率较高的固定词语。 由于行文关系和处理程序的需要，公文专用词语 已经成为公文语言体系中一个最稳定、最程式化 的重要组成部分，它在语言表达上凝炼简明，精 确恰当。在行文中恰当使用，大大增加了公文的 严谨性，也很好地体现出千里个人先 进集体表彰大会已于1月18日召开，王**院 长和其他学院领导同志出席了这次大会。‛ 例6：‚10月2日，我们访问了参加过‘抗 美援朝’的当年的爱国老人。‛ 例7：‚该文件根据国务院发布的《国家行 政机关公文处理办法》的规定，由本部办 公厅文电处撰拟。‛
用句方面
清丽之美 公文语体少文饰，去华丽，忌奇巧。径直坦易，语句平匀， 没有怪词僻句，力图用朴实无华、平稳无议的语辞准确鲜 明地表达意旨，说明事实。
庄重之美 公文语体要求使用规范的书面语词，俗语词、口语词、方 言词一般不用。一些表义精确、概括性强的古语词成为了 公文专用语汇，使用频率较高。句式单纯，句子完整严谨， 一般不使用多重否定句，绝不使用感叹句和省略句。表意 肯定，不含糊，不游移。 简明之美 公文语体以简约体要、事核意明为尚。《文心雕龙· 议对》 指出：‚文以辩洁为能，不以繁缛为巧；事以明核为美， 不以深隐为奇。‛要求文词洁净利落，不枝不蔓，言约义 丰；述事清楚明了，毫不晦涩。