秘书实务案例分析

秘书实务案例分析 Document serial number【KK89K-LLS98YT-SS8CB-SSUT-SST108】
案例1：老总的隐私
一、背景
室，是不是知道一些这方面的情况？”
事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。

我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。

取到东西后，你再帮我送一下。

”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。

于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。

”于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。

根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。

出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”总裁问的就是这件事。

面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：
a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。

b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！”
c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。

”
d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。

”
e、“对马总我似乎不太了解。

”
二、问题
对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、分析
本题的最佳选择是c。

选a肯定是错误的。

的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。

但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。

选b与选a一样，甚至有过之而无不及。

选d也犯了秘书工作的大忌。

作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。

收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。

选e也是一种逃避责任不实事求是的做法。

选c之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。

在一般的情况下，作为职业秘书的操守，对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。

正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私事。

从这个意义上来说，于雪有义务为马总保密。

但是，在现代企业中，上司与秘书的关系本质上是一种工作关系。

既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。

总裁是在工作时间问这件事，而马总也是在工作时间以副总的名义让于雪去办这件事的，所以送礼这件事不再
单纯是件私事，因此，推说自己不清楚，甚至撒谎欺骗总裁，都是绝对错误的。

当然，也不能在没有任何证据的情况下，凭想像说人家是歌厅里的小。

这件事是总裁主动问起来的，也就说明总裁肯定是有备而来。

在这种情况下，即使于雪想为马总两肋插刀，自己承担风险，那也是瞒不住的。

这不仅对马总没有任何意义，还会把自己搭进去。

实事求是，如实汇报，这是每一个做秘书的天职。

也只有这样，秘书才能真正得到上司的信任。

案例2：老上司升官
一、背景
于雪在调到总裁办来当秘书之前，曾在市场部工作；她在市场部工作期间，曾得到过市场部副经理唐明的许多关照。

这天公司开董事会，于雪在给董事们添茶时，无意中听到唐经理被提升为海外部总经理。

面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：
a、回到办公室后马上给唐经理打电话，告诉他“升官了！”
b、中午在电梯里碰到唐明和市场部其他几个人，于是开玩笑说：“唐总，你要作好请客的准备哟！”
c、刚从会议室出来，就在走廊上碰见了唐经理，于是她像往常一样，朝他微微一笑，就回了自己的办公室。

d、回到办公室后想了想，决定找个机会悄悄地告诉唐经理这件事。

e、晚上回家后，打电话到唐经理家，祝贺他“升官了！”
二、问题
对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、分析
本题的最佳选择是c。

选a之所以不合适，是因为作为秘书，你不能随意泄露公司内部人事调动及升职问题。

选b也不合适，因为这实际上是一种暗示。

选d也不合适，因为对于秘书来说，无论在什么情况下用什么方式，透露人事机密都是违反职业道德的。

选e不合适的理由同选d。

选c的道理很简单，作为秘书，严守公司的机密是她的起码的义务，秘书的“秘”就是秘密的“秘”；而在公司所有的秘密中，人事机密又是秘中之“秘”。

所以不管你用什么方式，不管你是直接还是间接，只要你透露了唐总“升官”的事，都是违反作为秘书的职业操守。

而违反职业操守，则随时有可能结束自己的职业生涯。

案例3：秘书的忠告
一、背景
一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。

他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。

信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：
a、“好，我马上就办！”说完，于雪立即回到自己的办公室，将信寄走了。

b、如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。

于雪想到自己是老总的助手，有责任提醒老总，为了公司的利益，得罪了老总也值得，于是对老总这样说：“老总，这封信不能发，别发算啦！”
c、于雪不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗”
d、当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：“老总，可以将信寄走了吗？”
e、默默地回自己的办公室，当作什么也没听见。

二、问题
对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，哪种选择最为恶劣。

请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、分析
本题的最佳选择是d，最恶劣的选择是c。

选a忠实和坚决地执行上司的指令，作为秘书的确需要这种品质，但是，仅仅具备“忠实和坚决”的品质，对于秘书来说远远是不够的。

选b是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是，它干预上司的决策，超越了秘书的权限，所以是不合适的。

选c从秘书是老总的助手这个角度来看是可取的，作为助手可以给上司提建议，但不能干预老总的最后决策。

这种选择之所以最为恶劣，是因为作为一个公司的老总，老总有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题，因此也必然包括与这家代理商的关系。

他提出中止与这家代理商的关系，也许并非出自一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然，老总也有可能是一时之怒，中止与对方的交往仅仅是说说而已。

总而言之，在不明白老总的真实的思想和感情之前，秘书作为老总的助手仅仅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的决策人。

秘书有责任及时向上司提供正确的建议，但绝对不能干预上司的决策。

选d是正确的。

理由如下：老总也是人，也有自己的喜怒哀乐，也有不能自制的时候。

当他的感情一旦平静下来，必然会自我反省。

在这个时候，秘书把打印出来的信件递给老总征求他的意见，实际上就是给他创造一次重新决策的机会；a和b虽不可取，但毕竟还有商量的余地。

选e是一种拒不执行指令的不负责任的行为。

案例4：老总闷闷不乐
一、背景
这天早晨老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书于雪跟他打招呼“早上好！”他也爱理不理的。

老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑。

于雪心想老总肯定遇到烦心的事了。

面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：
a、既然老总心烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以先不去管他。

b、心烦归心烦，工作是工作。

今天有一大堆事等他决定，所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅。

c、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。

d、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。

e、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。

二、问题
对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、分析
本题的最佳选择是d。

如果对方不是你的上司，仅仅只是你一般的朋友，那么，选a应该说是不错的，但你现在毕竟是老总的助手，双方之间至少还有工作关系，所以，采取不闻不问的态度有些不合适。

选b肯定是不合适的，因为你一点也不体谅上司的心情。

选c也不对，因为秘书毕竟只是秘书，无权代替老总作出任何决策；c是一种典型的越俎代庖行为，是这几种选择中是最坏的一种选择。

选e也很不妥当。

老总不管是什么原因而心烦，他没有义务告诉秘书；虽然秘书的热情值得赞许，但她忘了自己仅仅是个秘书。

选择d表现出秘书恰到好处地把握了分寸。

作为秘书，对自己上司的烦恼不可能不闻不问，因此给他泡上一杯浓茶体现了自己的热情；但在送茶时又仅仅是只问上司需不需要休息，既没有去探究上司的隐私，更没有自作主张自行来安排上司的工作。

在这种情况下，一个优秀的秘书应该能凭直觉知道老总为什么闷闷不乐：也许工作压力太大也许是为孩子的事操心也许久等的客户没来也许是昨晚与太太吵架了……知道老总为什么心烦，就可以作好相应的准备。

案例5：老总的女儿
一、背景
由于老总的太太临时出国，这些天老总每天下班后要去幼儿园接女儿回家。

这天，外地来了一个大客户，老总与客户谈到快六点都没有谈完；谈完后还得宴请对方，这时老总似乎完全把去幼儿园接女儿的事给全忘了。

面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：
a、装作不知道有这件事。

b、老总请自己帮忙就去接。

c、提醒老总该去接女儿了。

d、如果老总让自己去接就推辞，说自己晚上要去上课。

e、提醒老总，说自己可以代替他去接。

二、问题
对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、分析
本题的最佳选择是e。

选a是不合适的，因上司是忙于工作忘记了去接自己的女儿，所以，作为辅佐上司工作的助手，秘书明明知道上司忘了接女儿的事，却装作不知道是不对的。

选b也不合适，因为上司在这种情况上已经把这事忘得，让他来请自己帮忙不太可能，更何况作为助手应该有一种为上司分忧的主动性，
选c也不太合适，因为在这种情况下秘书仅仅提醒是不够的，上司现在不太可能抽出时间去接女儿，除非他不怕影响工作。

选d更不合适。

尽管到了下班时间，但作为秘书的工作还没有终止；帮上司去接女儿看上去是帮老总做私事，但实际上是在为上司的工作分忧，所以秘书在这种情况下不能推辞。

选e之所以比较合适，不仅表明了秘书积极主动的精神，而且提出了帮上司解决问题的办法；如果上司同意自己帮他去女儿，那自己就去；如果上司另有考虑或安排，那也提醒了上司，上司也会感谢你这种热心。

案例6：老总身体不舒服
一、背景
这天老总上班后不久，就对秘书于雪说自己的头有点胀，身体不舒服，需要休息一会。

面对这种情况，于雪应该怎么处理？现在于雪有这么几种选择：
a、知道老总又犯老毛病了，马上到柜子里把备用药找了出来。

b、建议老总：“您太疲劳了，还是回家休息吧？”
c、马上与公司里的有关人员打招呼，作个简要说明，今天没有急事就不要来找老总了。

d、马上调整老总的工作日程，取消一切约会。

e、请原来做过大夫的刘经理过来给老总检查一下。

二、问题
对于以上几种选择，你认为哪种选择不太合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

三、分析
本题不适当的选择是d。

选a是合适的，当上司说他身体不舒服时，把备用药找出来，这是秘书应尽的职责。

选b也是合适的，上司身体不舒服，秘书建议上司休息也是秘书的职责，至于上司接不接受你的建议那是上司自己的事。

选c也是合适的，因为它只是对公司内部的人打招呼，即使对工作有点影响，以后可以补回来，不会影响公司和上司的对外形象。

选e叫有经验的人过来给上司看看病，是得当的，是属于秘书职责范围内的工作。

选d之所以不合适，是因为它超出了秘书的职责范围。

作为秘书，发现老总身体不舒服因而有些担心是正常和自然的。

但是，你必须注意自己的言行，不能表现得过份了。

因为上司不仅事很多，有些也相当重要，作为秘书你能表示自己的担心，但你不能全揽到自己身上来，替上司发号施令。

上司的身体再怎么不舒服，秘书都不能越权。