单位数据档案管理办法

目录

一、目的 (3)

二、档案管理制度及流程 (4)

1. 适用范围 (4)

2. 档案管理员职责 (4)

3. 工作流程 (5)

三、数据管理与分析 (10)

1.管理范围 (10)

2.管理原则 (11)

3.数据管理流程 (11)

四、管理重点 (12)

五．附件 (12)

一、目的

数据档案的管理分为两部分，一部分为数据的管理，一部分为资料档案的管理。

●保障业务有效运行

规范资产管理部档案的收集、归档程序和方法，确保档案的完整性、准确性和系统性。提供符合部门需求资料和保证管理体系有效运行的。

●助力提升工作效率

有将正确的数据分析结果用最实际的方式应用到业务层面，持续不断地产生助力。

●有效地节约企业各项成本和费用

建立独立的数据化管理体系，建立自己部门的追踪及预警机制，减少不必要的损失，从而达到节约成本和费用的目的。

●提高企业管理者决策的速度和正确性

管理层在决策的过程中能够有参考必要数据的话，对决策的极为有利。

二、档案管理制度及流程

1. 适用范围

⏹档案：部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保

存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

⏹凡是属于公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的

文件、制度、资料均属归档范围。

⏹凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。凡是需要资产部门留存的统一集中

管理。

⏹国家要求的相关专业资料存档（例如财务，工程资料等）除必要留存备份外，全部移交

相关部门保存，资产部目前只保存日常经营管理用资料，便于服务部门工作。

⏹外部政府机关、行业部门形成的与部门经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

2. 档案管理员职责

◆负责部门档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

◆建立健全档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

◆收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

◆负责档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保档案的安全；

◆提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

◆负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

◆配合和学习公司行政部门的档案管理工作。

◆负责同公司档案管理人员对接，及交接、借阅资料等。

◆国家相关专业资料（例如财务，工程资料等）除必要留存备份外，全部移交相关部门保

存，资产部只保存日常经营用资料，便于服务部门工作。

其他各部门相关人员：

◆负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；

◆向资产管理部资料管理管移交合同或文件资料原件或复印件；

◆负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

◆财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

3. 工作流程

档案管理流程：

(1)档案资料的收集

◆资产管理部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编

制部门《文件（合同）管理记录目录》。

◆资产部部门文件、合同等资料原件需要保存的，部门资料管理员进行整理，并编制《移

交目录》，每季度向行政部移交。

◆归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

(2)档案资料的标识

◆行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。

◆档案资料的日常管理：

◆电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作

专门光盘进行编号保存；

◆文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利

用；

◆文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文

件／档案柜中。

(3)档案借阅

◆借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带

出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管行政部批准，且只带复印件，不带原件；

◆档案外借一般只借复印件，需借原件者须经行政部批准，借阅的档案交还时，必须当面

点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

◆借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

◆借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、

翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。

情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

◆非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司

高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。

(4)档案销毁

◆对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理

批准，方可销毁。

◆执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。

最后，把销毁目录和部门经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

(5)档案管理细则

①档案资料的归档范围

◆部门对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

◆部门收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决

议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

◆本部门与其他单位来往的文书及权益文书等；

◆重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、

会议记录等；

◆反映部门主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

◆部门的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；

◆本部门与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

◆本部门发布的各类广告、宣传材料；

◆本部门重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

◆外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

◆各种实物档案；

◆其他具有利用和保存价值的文件资料。

②档案资料的归档要求

◆归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须

齐全。

◆一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。

经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

◆声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资

料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

◆电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备

份工作。

◆各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并

保持其完好无损。

③档案资料的归档时间

◆即时归档