机关事业单位档案管理制度

机关事业单位档案管理制度

第一章总则

为了加强档案管理，有效地保护和利用好档案，提高资料利用效率，使其更好的服务于我局的工作，现根据《中华人民共和国档案法》、《政府档案管理条例》，结合我局实际情况，特制定本制度。

第二章归档制度

一、归档制度

1．局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、图书资料、测绘资料等。

2．局各科科在各项工作中形成的并有保存价值的材料（含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等）必须由本部门或专人负责收集、整理，于次年6月30日前或本项工作结束后向局档案科移交归档，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

3．归档的文件材料应齐全、完整，能系统、准确地反映本单位在各项工作管理等方面的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料要能耐久保存，严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字（只能用黑色），严禁使用复印纸复写；归档的文件材料必须纸质优良，线条、字迹图象清晰，

反差良好；文件材料和表格统一使用国际标准尺寸A4纸。

4．归档的文件材料应为原件，因故无原件的，可归具

有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。

5．归档的文书、科技、会计、各类地图，文件必须是

盖有公章的正文，其定稿必须由单位领导在发文稿纸上的签字并加盖公章。领导签批应使用碳素墨水或签字笔；计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印；各种图纸，表格做到手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅和图标按国家标准绘制。

6．会计档案应按照要求由会计人员装订成册，加盖公章。由部门保管一年，期满之后，指定专人编制移交清册,

于每年的六月底前移交档案科统一保管。

7．电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与

纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。目前我局的电子档案有与可研、规划相对应的电子版；遥感影像数据；与本局发文相对应的电子版；荒漠化沙化监测数据；各项工程数据及成果材料；我局各项日常和业务活动的影像资料等。

8．各科科归档的文件材料，交接手续要齐全，各类档

案的移交必须在档案移交单上签字。

二、预立卷制度

（一）预立卷基本要求

针对本局工作的特点，方便领导和各业务科科在工作中使用档案材料，把工作过程中各个阶段所形成的管理文件和技术材料完整地、及时地收集、积累、整理出来；为防止档案的流失，加以妥善保密，必须进行预立卷工作。

（1）档案预立卷工作由各科科完成。

（2）各科科在档案预立卷业务中，要接受档案科档案人员的指导、检查和监督。

（3）收集范围：收集整理本科科各业务人员手中的文件材料并检查文件材料是否有保存价值、内容是否齐全、有无重复材料。当年收集上一年度形成的、与科科工作相关的文件、照片、录音、录像、光盘、磁盘等成果资料或当年已经完成的工程项目资料。

（4）整理单位：可按平时工作过程进行顺序整理。文书档案中请示与批复为一件、正件与附件为一件、转发件与原件为一件。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后。获奖的上报材料附上级的批文或获奖证书的复印件，为一件。林业科技档案中具体工程项目从立项起至项目结束，所有资料为一件。

（5）归档的文件材料一律用蓝黑或黑色钢笔书写，归档的材料中不得出现圆珠笔或铅笔字（特殊情况要加以说明）。

（6）送交到档案科的文件材料统一采用 A4 纸，如有特殊类纸张应特别说明。

（二）林业科技档案预立卷制度

林业科技档案预立卷工作由各科科完成。工作结束后，由各科科于每年10月底前归档，或在工作结束后直接归档。

预立卷时，各科科按本局档案的归档范围，将形成的各阶段业务材料及时进行收集，各种积累的材料要进行分类、整理并放入局规范要求的标准档案材料档案盒中，在各科科统一动态管理。

工作结束后，由各科科负责人清点和检查各研究阶段的文件材料的准确性、标准性、完整性、合法性，清点和检查各研究阶段文件材料的补充和更改情况，检查每份文件材料的各级会签和审批手续，并通知档案科对预立卷工作进行检查，检查合格后，完成文件自然信息数据的录入。如有电子档案，则需从档案科领移动硬盘拷贝至少两份。经科科领导批示同意归档后按照归档要求，对文件材料进行分类处理，并办理交接手续，将预立卷材料送交到档案科。

科技材料纸张的幅面一律采用 A4 标准，书写文字用黑色签字笔，图样档案材料要装订成册，厚度不能超过 6cm。

（三）文书档案预立卷

文书档案预立卷工作主要由办公科完成。在日常工作中进行档案材料的收集和保管，以保证当年材料的完整、系统。

第二年5月份前将前一年档案按照档案科的要求分类后移交档案科。

（四）会计档案预立卷制度

由财务科将平时工资、帐簿、凭证、报表等文件进行整理并管理，按有关规定，定期向档案科移交并办理移交手续。

（五）电子档案预立卷制度

由涉及电子档案的科科定期将电子档案拷贝存放到移动硬盘里至少两份，定期向档案科移交并办理移交手续。

第三章档案统计制度

1．档案统计工作是档案管理的一项不可缺少的工作之一，统计应以表册、数字的形式揭示档案数量和档案工作有关的情况。

2.统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

3．统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构等情况的基本统计和其他专门统计。根据统计结果进行销毁等处理，并为领导决策提供依据。

4．档案管理人员应在每一类档案整理完排列上架后，及时地进行统计。

5．统计工作必须实事求是，如实地反映档案的真实性，保证统计数据准确无误，不得弄虚作假。

第四章档案保管制度

1．库房、办公、阅览科要做到“三分开”，非管理人员不得擅自进入库房。

2．档案整理工作区和库房内严禁吸烟，严禁携带易燃易爆、易腐蚀品入内，禁止使用明火。

3．要经常对库房的设施和安全进行检查，保持设施完好无损。

4．库房内柜架要排列有序，归档的案卷、图书、图纸、资料排列整齐、美观、规范，与档案数据库中的目录一一对应，以便于查找利用。

5．定期开窗通风，调节科内温度、湿度。根据国家档案局规定：档案库房的温度为14～24℃±2℃相对湿度范围45～60%±5%。

6．库房要做到防高温、防潮、防虫、防盗、防尘、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持库房内清洁卫生，干净、整洁，无蠕滋生物，要定期投放防虫剂和灭鼠药等。

7．配备必须的消防器材。消防器材应放在明显的位置，并按要求定期检查、更换，保持良好状态。