常用公文格式要求

常用公文格式要求

1、常用公文文种的使用

（一）请示：向上级机关请求指示或批准（上级应及时答复）。凡本机关无权解决和无力解决的事项，事前都应该向上级机关请示以获得上级机关的指示、批准和帮助，减少工作中的失误和困难。请示时，应一文一事，讲明请示原因、事项。例如：各部室、各直属单位邀请书记室领导出席活动，应使用“请示”，而不是“邀请函”。

（二）报告：向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问（上级可不答复）。报告的种类有：工作报告、情况报告、答复报告、递送报告。报告严禁夹带请示事项。

（三）通知：多用于下行文，但也可用于主送平级和不相隶属单位，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。我委常用的有工作安排、决定、会议、活动等类通知。

（四）函：属于平行文，适用于不相隶属机关之间的工作商洽、询问、请求协助、答复事项时使用的公文。我委常用的函如邀请函、复函、征求意见函、商请函等。

二、关于用纸和版面设置

（一）各种文字材料采用A4纸张、竖向打印。单面打印的文字材料左上角装订，双面打印的左侧装订。上报材料如无特殊要求，一般须双面打印。

（二）版面设置为：上下页边距和左右页边距分别为37和28毫米。

标题行距为34磅，正文行距为28磅。

（三）文字材料有多页的，要标注页码。页码为四号Times New Roman字体，两侧有短横，全角模式，位置为单页在右、双页在左。

三、关于标题

（一）文字材料标题采用2号方正小标宋简体，居中排列。标题一行或多行居中排布，回行时注意词意完整、排列对称、间距恰当，以美观、得体为准。

（二）使用空白纸张打印时，标题位于页上边距线之下，空2行；使用文头纸打印时，标题位于红色反线之下，空2行。

（三）除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不用标点符号。

（四）如需在标题下面标注名称、日期和文稿完成状态等信息，采用3号楷体字标识，居中排列。

具体有三种模式，可视情况需要从中选择或套用一种：

1．只有一行文字，即：（××××年××月××日）或（××××年××月××日，根据录音整理），年月日要采用阿拉伯数字，并用圆括号括起来。

2．有2行文字。上行为：×××，此×××指名称，可以是人的姓名，也可以是单位名称，注意不要用括号括起来；下行为：（××××年××月××日）。

3．有2行文字。上行为：(×××)，此×××指文稿完成状态，如第二稿、送审稿、征求意见稿等字样，注意要用圆括号括起来；下行为：（××××年××月××日）。

四、关于称谓和主送机关

（一）文字材料正文前如有称谓（如“同志们”等）或主送领导、主

送机关名称，在标题下（标题下如标注了名称、日期和文稿完成状态等信息时，则在这些标注文字之下），空1行，用3号仿宋（仿宋

GB2312）字体，左侧顶格标识。

（二）称谓或主送领导、主送机关名称一行排列不下需要回行时，回行仍要顶格。

（三）最后一个称谓和主送领导、主送机关名称后，要标冒号。

五、关于正文

（一）正文在称谓或主送领导、主送机关名称下行开始排列；没有称谓或主送领导、主送机关名称时，在标题下（标题下如标注了名称、日期和文稿完成状态等信息，则在这些标注文字之下），空1行开始排列。

（二）正文采用3号仿宋（仿宋GB2312）体字标识，每自然段段首左空2个字符，回行顶格。

（三）正文内容结构有多个层次时，原则上标识方法为：

一级标题用：一、二、三、…

二级标题用：（一）（二）（三）…

三级标题用：1．２．３．…

四级标题用：（1）（2）（3）…

一般一级标题采用三号黑体字标识，二级标题可用三号楷体标识。

一、二级标题一般独立成行，末尾不加标点。

（四）文中数字使用要求。文中数字应一律使用Times New Roman 字体。大写数字“零”标识为“〇”（可从“插入”菜单中选择），不是阿拉伯数字或字母“o”的大写。

六、关于附件

（一）如有附件，在正文下空1行、左空2字、用3号仿宋（仿宋GB2312）体字（仿宋GB2312）标识。“附件”两字后标冒号，冒号后标注附件名称，附件名称不要用书名号括起来，并且附件名称后不加标点符号。

（二）如有多个附件，使用阿拉伯数字为序号逐个标出。如：

附件：1．××××××××××××

2．××××××××××××

（三）附件要在第１行左上角用３号仿宋体（仿宋GB2312）字顶格标识“附件”两字，多个附件的还要标识序号（如“附件1”），再下空1行写附件名称。

（四）附件应与正文一起装订。

七、关于落款

（一）落款，包括署名和标识日期，采用3号仿宋（仿宋GB2312）字。

（二）署名在正文之下（有附件的要在附件标识之下）空2行、右空2—6个字符（1个字为2个字符）的位置标识。（具体空多少个字符，按照美观要求，根据所署名称字数的多少自行酌定）

（三）日期在署名的下一行，署名下居中的位置标识。如果不需署名而只需标识时间，则在正文之下（有附件的要在附件标识之下）空４行、右空4个字符的位置标识。

（四）印章端正居中下压成文时间。印章与成文日期不可单独一页。

（五）如排版出现最后一页只有一行不到文字，或只有署名和时间标识，或所余空间容不下印章位置等情况，应根据美观和实际需要，采取调整行距、字距等方法加以解决，尤其要注意使印章与正文同处一页。