利用Word2003“邮件合并”功能批量制作准考证

利用Word2003“邮件合并”功能批量制作准考证
1、邮件合并基础知识
1.1、邮件合并过程涉及到3个文档
主文档、数据源和合并文档
主文档包含合并文档中都相同的内容；数据源包含要合并到文档中的信息；合并文档是将主文档与数据源合并后得到的结果文档。

例如：在制作准考证中，对固定不变的主体内容和版面进行了设置，将其作为主文档；而将需要改变的学生姓名从学生基本信息表中获取，这个Excel 表就是“邮件合并”中的数据源。

1.2、邮件合并步骤
邮件合并通常包含以下4个步骤：
新建或选择主文档连接数据源插入合并域执行合并。

在“邮件合并”任务窗格中，使用“邮件合并向导”，可以轻轻松松地完成“邮件合并”操作。

2、运用Word2003中“邮件合并”功能批量制作准考证
现在我们就以批量制作准考证为了来学习邮件合并的应用。

2.1、素材的准备
准备的素材主要是学生的照片，可以用photoshop把照片制成100*140的统一尺寸。

照片可以按照序号命名，也可以用学生姓名命名。

2.2、建立数据源
照片如果按照序号命名，我们可以建立如下图（1）所示的学生信息数据源，我们把学生信息表和照片文件夹放在同一目录下，照片相对路径记录方法图（1）F列所示。

请注意：学生信息工作表中只应该有准考号、姓名、性别、考场、座位和照片等字段和相应的记录，不要在字段上再添加一标题行，否则就不是有效的数据源。

图（1）学生信息表数据源
我喜欢照片记录使用相对路径，用相对路径的好处是只要把主文档、数据源和照片文件夹放在一目录下，那么将该目录文件夹拷贝到任何其他一台安装有word的电脑上都可以轻松生成合并文档。

2.3、创建准考证主文档
启动word2003，用表格制作主文档，如下图（2），以此来固定各信息的位置，并把表格线颜色设成与背景色相同。

为了美观，还可以在主文档中添加背景图片。

2.4、连接数据源
我们可以使用邮件合并向导连接数据源，如下图（3）依次选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令，调出图右侧的邮件合并向导。

图（3）调出邮件合并向导
依向导步骤二提示，选取收件人，点击“浏览”按钮，就可以弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“学生信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“学生信息$”，如图（4）所示。

点击“确定”按钮返回主文档。

图（4）选择数据源表
2.4、插入域
将光标定位到“准考号”后一单元格，依据向导步骤三撰写信函提示，选择“其他项目”按钮，就会弹出如下图（5）的插入合并域对话框。

在该对话框中的域列表中选择“准考号”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置。

点击“关闭”按钮返回到主文档。

以相同的方法，将“姓名”、“性别”、“考场”、“座位”域分别插入到主文档中相应的位置。

图（5）插入合并域
说明：步骤2.3和2.4的连接数据源和插入域是利用邮件合并向导来完成的，我们还可以利用邮件合并工具来更快地完成。

如上图（3）依次选择“工具”→“信函与邮件”→“显示邮件合并工具”命令，调出如下图（6）的邮件合工具条，利用工具条上的“打开数据源”和“插入域”命令按钮也可以完成连接数据源和插入域的工作。

图（6）邮件合并工具条
以上从数据库域调用的都是文字数据，照片导入主文档就没有这么方便了。

照片的成功导入是制作准考证的关键，下面我们就来讨论照片导入主文档的方法。

照片导入主文档的方法（插入图片域的方法）：
方法一、利用数据库中照片路径记录导入照片法。

将光标定位于“准考证”右下边大的单元格内，我们要在此显示学生的照片。

按“Ctrl+F9”来插入域，此时单元格内会出现一对大括号，在其中输入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外边引号)，特别提示：其中的大括号也是按“Ctrl+F9”来插入的。

如果你编写域代码的水平有限，请使用自动插入加载照片域代码的方法。

详细内容见后面“附加说明”。

实际上，我们用“MERGEFIELD "照片"”调用的是照片路径记录，所以INCLUDEPICTURE后引号" "中内容就是照片路径。

如果照片不是用序号而是用姓名来命名的，我们可以在信息表中编写照片路径，方法如下图（7）中“照片2”字段记录所示，我们在G2单元格中输入=H2&B2&I2，就可以得到以姓名命名的照片路径。

图（7）用姓名命名的照片路径的编辑方法
方法二、在主文档中直接编辑照片路径记录导入照片法。

如果照片不是用序号而是用姓名来命名的，这时学生信息表中可以不编写照片路径记录栏。

在这种情况下，我们可以借用数据库非照片路径记录导入照片，同上，按“Ctrl+F9”来插入域，此时我们只要把以上的域代码“{INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"}”中的“{ MERGEFIELD "照片" }”换成“photo\\{MergeField "姓名"}.jpg”即可（不含外边引号）。

最终形式如：“{INCLUDEPICTURE " photo\\{MergeField "姓名"}.jpg "}”（不含外边引号）。

以上我们只是把导入照片的代码放入了要显示照片的位置，但是如何才能让代码变成照片在主文档中显示出来呢？
首先确认存放域代码的大括号是用Ctrl+F9插入的，然后检查代码拼写是否有错、引号是否为西文等，在这些确认无误的情况下，选中加载照片的域代码，按shift+F9键，将代码转换成照片（也可以选中照片，按shift+F9键将照片切换成代码）。

现在我们点击合并邮件工具栏的下一记录，看一看下一记录的效果，怎么了！“姓名”等信息变成下一记录，但照片却没变？不用慌张，我们选中未变的照片，按F9键，便可刷新照片。

如果还不行，那就关闭文档，再重新启动文档，如果还是不行，不妨到别的电脑上运行试一试，只要代码不错，照片一定会被更新正确的。

2.6、生成合并文档
按照向导步骤六选择“编辑个人信函”按钮或点击合并邮件工具中的“单击合并到新文档”按钮，便弹出如下图（8）合并到新文档对话框。

图（8）新文档对话框
选择全部记录，点确定，就切换到生成的新文档“字母1”，真爽，所有的学生准考证都做好了。

哟！高兴的太早了，怎么显示的都是同一个人的照片？不必慌张，我们全选这个Word文档，然后按F9对所有照片进行刷新。

这时候照片应该都换成了正确的照片了，如果还没有，那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，按F9再刷新，如果还不行，可以换一台电脑试一试，也许就可以正常显示了（这是我的经验，不知为什么）。

如果你的照片没有用图像软件定好尺寸，那么还要对图片大小进行一一调整，这样不但不美观也会很麻烦，故强烈建议先用photoshop等图像处理软件把照片制成统一适中的尺寸。

附加说明：自动插入加载照片域代码的方法
先把光标定位在要插入照片的地方，单击菜单栏“插入”→“域”→在“域名”处选择“Includepicture”→在“域属性”文件名中，填入任意字符，比如“m”→单击确定。

如下图（9）所示：
图（9）自动插入加载照片域代码1
单击刚才插入的“域”→按“shift +F9”键→选中“m”点击合并邮件工具条上的“插入域”按钮→在插入合并域对话框中选择插入“照片”。