建设项目工程档案的收集工作

建设项目工程档案的收集工作

【摘要】工程项目档案的收集工作，它不仅反映出档案前期的基础工作是否扎实，同时反映建设项目单位的工程管理和业务技术水平，也是工程质量的依据。如果没有这些基础工作，保存和利用工程档案将无从谈起。文章说明了建设项目工程档案的收集工作的现状和存在的问题，以及可以实行的措施。

【关键词】建设项目工程档案收集工作措施

中图分类号：g27 文献标识码：a 文章编号：

工程项目的建设是地方、国家的发展需要，是大事、要事也是百年大计之事。伴随着工程建设的开始，随之产生一系列的档案资料，它是城市规划、建设和科学管理的重要依据，也是现代化城市建设和管理工作的重要内容之一。它是国家全部档案的重要组成部分，是一项重要的科学技术资源储备。因为这是国家的宝贵财富, 必须依法执行集中、统一管理，确保项目建设档案完整、准确、安全。在做好建设项目档案的收集工作，是建立健全城市建设档案工作的基础，也是贯彻城市建设档案工作基本原则的重要手段。完整移交和妥善归档，是建设项目单位责无旁贷的责任和不可忽视的一项重要工作。

现状和存在问题

1、工程档案收集内容不完整，案卷质量不高。基建档案管理办法中明确规定，基建档案工程完工后，建设部门应及时通知本单位档案部门人员对已竣工工程行进“三参加”验收，未经档案部门验

收，该工程不能通过竣工验收。但在实际操作中，工程竣工时，施工单位并没有执行基建档案管理办法。档案人员对整个工程施工、竣工过程都毫不知情，造成一些较重要的前期文件容易漏归，重要设备仪器和引进项目设备仪器随机文件材料、图纸等，项目施工单位图使用方便而不愿意归档。施工控制过程记录、原材料合格证、复核报告、商品合格证、材料（购件、配件）质量证书的复印件多，原件少，使工程项目建设的评估、鉴定、验收乃至解决纠纷、明确责任缺乏完整有效的依据。

2、档案收集较为被动。档案管理部门在长期的档案管理中存在着服务指导不够深入、不够到位的现象。档案管理人员在收集中被动接收多，主动征集少。特别是现在改造工程项目多，业务指导人员少，更造成档案部门坐等施工单位上门咨询等被动服务现象的产生。无论是在推行档案保证金制度时期，还是在实行建设工程备案制度时期，这种单一的收集方式，在一定程度上造成了企业档案工作人员本身对工程档案收集工作重要性和艰巨性认识的不足。

对工程档案重要性的认识不到位。工程档案是企业生产、建设的重要依据和凭证，它对维护企业权益、发展企业生产、进行技术改造都极为重要，但在企业内部重建设、轻档案的思想占据了一定位置，一直以来企业在工程建设中更注重工程施工的进度，而轻视文件资料的管理，从根本上讲并没有把档案管理提到正常工作范围。在筹建工程项目机构时很少设立工程档案管理组织，使工程档案的收集、归档、保管和移交工作不能归属某个部门，责任不能明确。

档案部门指导服务不到位。多年以来，基层档案部门的收集工作，主要是按照归档制度，通过接收业务部门归档的保管单位来实现的。对档案人员来说，工程档案收集的是否齐全完整是一个工作难点，因为档案人员不可能对整个工程的若干个专业都十分了解，通常的做法是按照国家重大建设项目的归档范围去套施工单位移交

的归档案资料是否齐全。这样就不能及时发现问题，及时纠正和弥补。工程项目一般投资大，建设周期长，人员较分散，负责建设的单位多，人员流动大，档案部门指导服务难以到位。

工程档案移交不及时。《建设工程质量管理条例》中明确规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后及时向建设行政管理部门

或其他相关部门移交建设项目档案。”档案管理部门在企业标准《档案管理标准化汇编》中也明文规定：“基建工程或技改技措项目的科技文件材料，工程竣工或任务完成后，由职能部门组成保管单位，三个月内向档案部门移交。”在实际工作中，往往项目竣工半年或一年后才将工程档案移交给档案部门。

措施

坚持原则，严格制度，遵循规律，确保完整。建设项目（工程）档案的收集工作必须坚持集中统一管理的原则。在此前提下，严格执行各种文件材料收集归档制度，认真办理交接手续和填写交接单。同时，以收集过穆中重视和遵循重点建设项目（工程）档案的

自然形成巍律，按照项目（工程）建设的工作程序和文件材料的形成过程进行有条不紊的收集，以确保建设项目（工程）档案的完整、安全。

配备专职档案工作人员。为适应大型工程档案工作的需要，必须提高档案人员的业务素质和工作能力。专职档案工作人员在重点建设项目（工程）档案的收集、整理、管理和利用等工作中起非常重要的作用。因此，必须具备相关专业科技知识、档案管理理论和技术知识、党和国家有关科技政策以及一定的外语水平，才能适应工作的解。

建立档案网络，确保档案质量。一方面要加强与施工单位、监理单位、设计单位、工程口管理部门、外事部门、原生产系统管理部门和生产车间的沟通，建立档案管理网络，确定联系人，及时了解工程档案的积累情况，解决施工阶段档案管理出现的问题，全过程、全方位做好档案管理工作。另一方面对规模大、周期长、点多线长，施工队伍流动性强，资料多的建设项目，建立档案管理网络，以统揽全局把各方的工程档案汇聚在一起而又完整、准确、齐全，使其形散而实不散。一种是档案工作人员网络。按照项目和工作自身的特点，布网建点设人，明确相关人员的职责；另一种是档案资料流向网络。通过网络覆盖整个工程项目，即管理人员变更，也不受影响，做到“人在档案在，人走档案留”。这样工作起来做到胸中有数，避免出现没有头绪、无从下手现象。

人员的落实，实施网络管理工程项目是由总承包到各分包工程单

位施工来完成的，在多个承包施工单位运作下，如何开展好管理工程档案收集工作。首先领导在与承包方签订合同时重点强调，各施工单位在工程款结算时，必须交清档案资料，否则，工程款不结，把挡案工作与施工单位经济利益挂钩，从而形成了网络式管理（由项目经理-工程办主任-工程专职档案员-各施工技术负责人-工程专职档案员-档案室），级级有人抓、处处有人管，做到工程进度与档案归档相同步，把工作做到纵深到底、横向到边的局面。

强化控制手段，运用奖罚办法。为了确保归档材料按阶段、按进度、保质保量归档，工程指挥部会议决定，施工单位结算单项工程款时，要经档案处长会签。规定凡工程应归档的文件材料归了档，要经档案处长签字，工程财务组才能办理结算付款手续，否则不予办理。控制措施的制定和实施,对档案材料的收集起到了很大的促进作用。对参与工程的单位及承担施工任务的部门，还实行工程档案收集考核奖罚办法，即按归档计划、归档范围和归档材料质量进行考核。对于好的单位和个人进行表彰奖励；对于差的单位除进行处罚外，要求其及时整改。实践表明，将贯彻档案法规和采取经济保障相结合的措施，是做好基建工程档案收集工作的有效方法。做好工程档案的补充收集。档案部门按归档制度接收保管单位移交的档案以后，根据《建设项目文件归档范围和保管期限表》及建设项目实际情况，在业务工作中要进一步收集所缺少的重要文件，注意发现散失在外的文件材料线索，及时跟踪收集。如关于工程项目的请示、指示、协议、过程中，在很大程度上具备一定的统一性