湖南烟草采购流程

湖南烟草采购流程

一．采购流程现状描述与分析

在湘南烟草集团、岳阳市公司、株洲县公司及各相应批发部调研报告的基础上，整理出湖南烟草行业目前的基本采购流程。其采购流程图见图2-1，这个采购流程图含盖了省公司、分公司和县公司。其中，大部分公司按此流程开展采购业务的，有些公司可能只是执行了大部分流程，这在该流程图中会标识出来。

下面描述一下各公司的基本采购流程，这里的供应商分为省外沿厂、省内烟厂、烟草公司，X公司对省外沿厂、省内烟厂的采购，同时，它也可以向省外烟草公司采购，另外，若X 公司是县公司，有向上级公司购进的情况。

省外卷烟的采购：某X公司业务部门每年5、10月份走访全国主要卷烟厂家，进行业务洽谈，然后根据下半年、上半年的销售情况和洽谈结果上报上级公司，由上级公司综合平衡后下达购进计划，X公司到全国定货会上签定合同。由于运输中存在专卖检查问题，根据运输的要求，一般把合同分解到品牌、数量等几张合同，但总量不会超过购进计划。在总量不变的情况下，X公司经过与省外烟厂协商可以变更合同。另外，X公司可以到国家烟草总公司批发市场进行交易，但增补计划要经过省公司批准。

省外烟厂在送货之前与业务部门协商，确定是否执行合同，一般是按合同执行，但也有不执行、变更合同和推迟执行等情况。确定执行合同后，省外烟厂根据合同向X公司送货，同时该烟厂向X公司的财务部门开发票。货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写卷烟入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。第三联送交财务科作帐，第二联送交业务部门，以便业务员根据库存情况开展销售业务。同时，仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。

采购方式：1.供应商自己送货，2.供应商交给承运商送货

付款方式：1.一般是在财务部门得到业务部门的确认后办理托收承付。

运费有三种付款方式：1.单独托收，2.货款和运费同时托收，3.有承运人持运输发票给x公司的财务部门，财务部门付款。

省内卷烟的采购：某X公司业务部门每年5、10月份走访省内主要卷烟厂家，进行业务洽谈，然后根据下半年、上半年的销售情况和洽谈结果上报上级公司，由上级公司综合平衡后下达购进计划，X公司到省内两次定货会上签定合同（计划衔接书）。在计划衔接书中，。没有细化到品牌，只签定了购进总量。在总量不变的情况下，X公司经过与省内烟厂协商确定每月的卷烟品牌及数量。

省内烟厂在送货之前与业务部门协商，确定是否执行合同，一般是按合同执行，但也有不执行、变更合同和推迟执行等情况。确定执行合同后，省内烟厂根据合同向X公司送货，同时该烟厂向X公司的财务部门开发票。货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，填写卷烟入库验收单，一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联统计。第三联送交财务科作帐，第二联送交业务部门，以便业务员根据库存情况开展销售业务。

采购方式:1.对方送货，2.自提。自提时，由业务员把发票带回交给财务部门。

付款方式: 1.电汇，2.业务员带汇票3.托收承付。

运费付款方式：一般是自提，若对方送货，承运人开票给财务，由财务付款。

采购价格：1.国家烟厂出厂价，2.交易市场制定的价格,3.省外烟草公司制定的价格。

向省外烟草公司采购：一般省公司、分公司有向省外烟草公司购进卷烟的情况，但要到国家烟草交易中心签定合同。其流程如下：

X 公司根据市场情况与省外烟草公司联系，确定某种卷烟的购进意向，然后经省公司批准后到国家烟草交易中心签定合同。省外烟草公司向X公司发货并开票，货到以后由仓库保管员根据随货通行联验收入库，填写卷烟入库验收单，其中一联交财务部门，一联交业务部门。

向上级公司采购：这种情况一般包含了两种情况，1.分公司替县公司代签合同 2.县公司向分公司要货。其中，分公司代签时，县公司的购进流程如下：

由于某县公司没有与某些省外烟厂牵合同的权限，所以县公司向分公司上报购进计划，由分公司替县公司到全国定货会上代签合同，省外烟厂向分公司发货并开票，货到分公司后，分公司通知县公司提货，并向县公司开发票，县公司的业务员带汇票去分公司提货，货到县公司后，仓库保管员凭随货通行联验收入库，并填写入库验收单，分别交财务部门和业务部门。

县公司向分公司要货时，其购进流程如下：

某县公司根据市场情况向其上级分公司申请要货，若分公司同意，县公司业务员带汇票到分公司去提货。分公司开增值税发票给县公司业务员，货到县公司仓库后，仓库保管员凭随货通行联验收入库，并填写入库验收单，分别交财务部门和业务部门。

若X公司是调拨站：

由于调拨站和烟厂的特殊关系，调拨站没有独立的仓库，没有独立的采购环节，对于调拨站而言，销售和采购是同步实现的。也就是说销售时，调拨站向客户开票，同时烟厂向调拨站开票。

对于罚没烟：罚没烟较低的价格没收，存储在仓库中，然后以较低的价格买出。

3 上级公司

业务部门

仓库

供应商

财务

二．采购流程的例外情况

由于烟草行业的特殊性，各级公司的部分业务流程是不相同的，采购流程也如此。

1．存在代签的情况：

有些县级公司没有与某些省外烟草公司签合同的权限，所以由其上一级分公司代它签合同。

2．县级公司或分公司向其上级公司购进卷烟：

由于市场行情好，县级公司可能出现某种品牌短缺，这时可以向其上级分公司要货，如果分公司同意则成交，但没有正式的采购合同。分公司同样存在向省公司要烟的情况，但也没有正式的采购合同。

3．向省外烟草公司购进卷烟：

省公司或分公司可以从省外烟草公司购进卷烟，但必须在国家烟草交易中心签合同。

4．长沙烟厂每季度订一次货。

三．采购流程存在的问题

1．目前，在采购的过程中存在一些违规行为，上级公司规定下面不执行。如，从平级公司购进。

2．单据不统一，这样不利于统计和日后此营销系统的实施。

3．缺少明确的采购订单，采购合同严肃性差。

4．对地方烟厂缺乏管理，对其限区销售执行不严，这样，有些公司从不允许购进的地方烟厂购进卷烟。

5．长沙烟厂调拨站给市县公司开的随货同行联不是发票的随货同行联，这样给财务计帐和处理带来麻烦。