化妆品物料收发管理制度

化妆品物料收发管理制度

1 目的和适用范围

为规范物料（含原料、包装材料、生产辅料、半成品料、成品，下同）收发作业，确保品质、控制成本，结合企业实际，制定本标准。

本标准适用于生产所需各类物料的接收入库和领用或配送出库。

2 职能部门

仓储部为本标准归口部门，负责本标准解释说明、组织实施和监督检查。品管部负责本标准品质相关规定的监督检查和实施指导。

各职能部门、车间和仓库根据工作性质和流程负责与本标准相关事项的贯彻执行。

3 物料接收规定

3.1 来料接收：仓储部接收来料的范围和依据是采购部提供的到货通知单。不得超范围（品种、数量）接收任何供方的物料。

3.1.1 仓储部在供方到货后，按照《包装材料到货要求》、《化妆品原料到货要求》，对照采购部提供的到货通知单进行检查，同步向品管部报检。

3.1.2 经仓储部包装防护、标签标识检验合格并经品管部品质检验合格的物料，按照《包装材料到货要求》、

《化妆品原料到货要求》签供方“送货单”、填写“收料单”，引导供方送货人员按仓储库位和摆放要求入库物料。

3.1.3 “送货单”呈交采购部，“收料单”自留一份并录入ERP系统，同步送采购、财务。

3.1.4 物料未按采购部到货通知单到货的，仓储应第一时间通知采购、计划。

3.1.5 物料不合格的根据品管部及主管厂长审批意见，由采购部安排退货。如生产急需的物料根据《不合格控制程序》由计划部提出书面“物料特采审批表”并按以下程序处理：1）采购部填写再调货所需时间，品管部填写主要不良及品质可控性判断；2）生产部填写类似物料使用的可控性意见；3）研发部（评估原料）或品管部（QA评估包装材料）给出注意事项/工艺控制要点，品质可控性建议；4）厂长根据上述意见做最终判断。5）仓储部、采购部根据厂长审批意见安排退货或特采入库。6）需要退货的由仓储部填制“退货单”（供方提货时签字确认，供方、仓储、财务各一份）。采购部通知供应商限时提走不合格物料。仓储部同步调整ERP账目。

3.2 半成品料和在制品入库

3.2.1 半成品料入库

1）配料车间完成生产工艺并经检验合格的物料，以“半成品料体质量追踪卡”与仓储部料体管理员做交接签收确认。

2）入库半成品料必须符合卫生要求、做好密封并按照《物料品质状态标识管理规定》。不符合规定的半成品料不得移交、接收入库，更不得入账。

3）品质控制按《半成品品质控制规定》执行，做好规定的记录。完成品质检验后按《物料品质状态标识管理规定》更新品质状态标识标签。

3.2.2 在制品入库

1）因包材或料体未能齐套原因不能完工成品入库时，生产部以在制品虚拟入库：编制在制品库存表，经生产经理审核签字后分别呈送主管厂长和计划部（以excel电子报表形式）。

2）计划部根据在制品存量情况，及时安排物料补充并排产、下达生产指令；采购部应按计划部需求安排物料到货。

3）由生产经理牵头组织在制品产生原因分析，提报归责报告。

3.3 成品入库

3.3.1 生产正常入库

1）由车间填制“产成品入库单”随入库成品到仓储部成品仓，仓管员清点确认后签字。

2）“产成品入库单”仓储、生产、财务各执一联。

3）车间以“生产日报表”形式向品管部报检。检验报表分送计划部和仓储部。

4）仓储部按《物料品质状态标识管理规定》做好品质状态标识，收到品管部检验报表后根据结论更新品质状态标识。

3.3.2 客户异常返货

1）仓储部根据业务部书面通知接收客户返货，并签收返货送货单，完成数量清点后填制返货“入库单”（分送业务部和财务部），单独建立返货台帐（不得直接入成品账），做好物料品质状态标识、书面报品管部检验。

2）品管部完成检验后编制检验报表分送业务部、仓储部和主管厂长。仓储部根据主管厂长审批意见执行处理，如须安排车间翻修处理的将厂长审批后报表同步发计划部。

3）返货经计划安排、车间处理后再入库的，按正常入库手续办理（但所有表单均须注明“返货”，财务部门按业务部门返货处理规则单独核算和处理相关费用、核算成本）。

4 物料出库

4.1 原料和包材出库：

4.1.1 正常生产出库：

1）生产车间依据计划部下单的生产指令（生产计划表，下同）填制“领料单”（或通过ERP系统开具领料单），经车间主管签字后领料。

2）仓储部按照车间主管确认的“领料单”准确、按时配发物料。每日在系统完成出库更新。

3）超出研发签发的配方标准领用原料，须生产经理签字并经研发部负责人核准方可。超BOM核算所需包材的领料，须经生产经理签字核准方可。

4.1.2 非生产领料：

1）研发所需原料的领用，由研发总工程师签字确认。

2）其他非生产领用物料须经领用部门负责人审核、主管厂长核准方可。

4.1.3 领用特采物料须凭核准的“物料特采审批表”，“特采”标识须同步到使用部门。品质部门须督导使用部门做好使用记录并收集、归档跟踪。 4.2 半成品料和在制品出库

1）生产正常领用：凭计划部生产指令制领料单、车间主管签字领用、出库。2）非生产领用：由领用部门负责人签字、主管厂长核准。

4.3 成品出库或翻修。

1）成品：正常出库凭业务部负责人签发的发货通知单出库。非正常出库凭主管厂长签批手续出库。2）翻修：经品质检验可翻修的成品，由计划部纳入生产计划安排，生产凭生产计划指令开“领料单”经车间主管签字后领料。翻修处理的成品由品管部门建立跟踪台帐。

5 物料管理

5.1 所有物料在库期间，必须严格按照《物料品质状态标识管理规定》做好品质状态标识，当品管部通知状态改变时应督导仓储第一时间完成品质状态标识的更换。

5.2 所有物料均须分仓、分类别、分品种（有版别区分的应分版次）建立流水台帐或施行存卡管理。

5.3 仓储部每日下班前完成仓储各类、各品（有版次区分的须细化到不同版次）的实有库存，以excel报表形式提交给计划部。属待检物料（含待出检验报告的物料）和不合格物料须另表报告。

5.4 所有物料的出入库原始表单均呈送一联至财务部。一经呈送后再提出修改的，须填制出入库单据做详细原因说明并报主管厂长核准方可。

5.5 任何物料的报废，必须提交书面申请、完成责任归属和对策后报主管厂长核准方可执行报废。每月由生产、仓储和财务部门分别制作物料投入产出汇总报告和分析报告，提交厂长办公会议决策。

5.6 仓储部每月分类别、品类、品种编制物料收、发、存报表，核算物料库存周转率，呈送主管厂长和关联职能部门。

6 规范性引用

6.1 《包装材料到货要求》6.2 《化妆品原料到货要求》6.3 《不合格控制程序》

6.4 《半成品品质控制规定》

6.5 《物料品质状态标识管理规定》

7 记录表单

7.1 送货单

7.2 收料单

7.3 物料特采审批表

7.4 半成品料体质量追踪卡

7.5 退货单

7.6 产成品入库单

7.7 领料单

7.8 发货通知单