1.PDCA及时间管理

—孔子
“时间的无声的脚步，是不会因为我们有 许多事情要处理而稍停片刻。” ——沙士比亚
是谁偷走了你的时间
• • • • • • 参加无效的会议； 不速之客； 突发事件； 电话干扰； 做事拖延； 做事不分轻重缓急。
对时间的认识
• • • • • • 每个人的时间都一样，今天过了，永远 再没有今天。 要磨练自己的时间感觉，不浪费一分钟。 容易的事先做，重要的事先着手。 做事果断可以节省时间。 事情一次就能做好。 工作懂得简化。
日程表时间管理法
“我要得到什么样的结果？”
“这件事是否可以不干？”
“这件事是否可以交给别人去干？” “是否还有更好的方法？”
善用省时工具
电话； 移动电话； 交通系统；
电脑；
手提电脑； PDA； 语音系统。
E—mail；
网址； 传真机；
Action 改革行动阶段
• 检讨结果与原计划比较
•
•
再利用鱼骨图分析
修订下次计划
管理PDCA循环是周而复始，永不停止。
PDCA 循环
方法二：教育训练／ 工作教导技术
• • 作为主管的最重要任务就是透过部属来达 成工作目标。 因此，训练/教导技术是一个卓越管理者 不可欠缺的一项技术。
如何做好训练
艾维·利时间管理法
写下你明天要做的6件最重要的事；
用数字标明每件事的重要性次序；
明天早上第一件事是做第一项，直至
完成或达到要求；
然后再开始完成第二项、第三项……；
每天都要这样做，养成习惯。
ABC分类法
价值 （重要）
C 重要而不紧迫
A 重要又紧迫
D 既不重要
也不紧迫
B紧迫而不重要
方法一：PDCA循环
• • • Plan Do 计划阶段 实行阶段
Check 检讨阶段
•
Action 改革行动阶段
循环图
Action 改革行动阶段
A C
P
Plan 计划阶段
Check 检讨阶段
D
Baidu Nhomakorabea
Do 实行阶段
Plan 计划阶段
•
• • • • •
要认清目的，即计划项目、计划目标
要充分掌握与计划有关的事项。 现状分析 以5W2H法从事思考。 属于改善性计划、把鱼骨图法带进来运用 做出实施方案，确定实施时间
Check
•
检讨阶段
也称“反省阶段”。对照计划方案，检查贯彻
落实的情况和效果，及时发现问题和总结经验。
• 步骤: 1、确认是否按计划日程实施? 2、确认是否能按计划达成预定目标? 3、那些方面出了问题?那些做的比较好? 4、分析实施阶段的失败事例,纠正错误. 5、评价优秀事例,在管理范围内横向展开.
位置 在何处做 （where）
顺序 何时（when） 人员 谁来做（who） 方法 怎么做（how） 成本 花费多少（how much）
5M1E 法（因果图）
• 因果图法(5M1E法)：所谓因果图，又称特性要因图，主要 用于分析品质特性与影响品质特性的可能原因之间的因果 关系，通过把握现状、分析原因、寻找措施来促进问题的 解决。是一种用于分析品质特性（结果）与可能影响特性 的因素（原因）的一种工具。由于它形状像一尾鱼的骨架 而又名鱼骨图。
时间管理技术
成功=价值速度2（S=VC2）
E=MC2（能量=质量速度2）； 做最有价值的事（提升你做事的价值）； 在单位时间内做最多的事（提升你做事的 效率）。
生理节奏法
注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段， 在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此
做计划的工具：
一般在做计划时可 以运用以下两种思 考方法: 1.5W2H 法
2.因果图法
5W2H 法
• 5W2H法是一种最基本的思考问题和解决问题的方法。它 适用于我们工作生活中的很多问题，使我们能更快更准确 的抓住问题的本质和找出解决问题的方法。 5W分别是： 1)Why：为什么要做这件工作？ 2)What：内容是什么？ 3)Where：在哪儿做？ 4)When：什么时候来做？ 5)Who：由谁来做？ 2H分别是： 1)How：怎么做？ 2)How much：要花多少时间或其他资源？
①训练计划 ②训练课程安排之原则 • 参与启发，让学员提出问题(实例)来共同 研讨。 ③训练注意事项 • 良好的学习气氛。 • 确定学员了解的程度。 • 提高学员注意力
如何做工作教导 • 工作教导步骤 口授。 演示。 试作 追踪指导。
方法三：时间管理技术
“逝者如斯夫，不舍昼夜。”
管理方法与技术
14个方法技术
• • • • • • • （一）PDCA循环 （二）工作教导 （三）时间管理 （四）沟通管理 （五）目标管理 （六）项目管理 （七）绩效管理 • • • • • • • （八）人性管理 （九）激励管理技术 （十）例外管理技术 （十一）授权管理技术 （十二）重点管理技术 （十三）目视管理技术 （十四）问题分析解决技术
时间内解决问题；
该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之
前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1
小时。
杜拉克时间管理法
现代管理之父杜拉克认为，有效的管理 者不是从他们的任务开始，而是从他们时 间开始。 记录时间（分析时间浪费在什么地方）； 管理时间（减少用于非生产性需求的时 间）； 集中时间（在整段时间内的工作效率这 大于在分散时段的工作效率之和。
5W2H 法
类型/5W2H 说明 对策 主题 做什么（what） 要做的是什么？该项任务能取消吗？ 目的 为什么（why） 取消不必要 为什么这项任务是必须的？澄清目 的任务 的 在哪儿做这项工作？必须在那儿做 吗？ 什么时间是做这项工作的最佳时间？ 必须在那个时间做吗？ 改变顺序或 谁来做这项工作？应该让别人做吗？ 组合 为什么是我做这项工作？ 如何做这项工作？这是最好的方法 简化任务 吗？还有其他方法吗？ 现在的花费是多少？改进后将花费 选择一种改 多少？ 进方法
紧迫
20/80时间管理法
20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发现的，因此，也 叫巴莱多定律； 用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20% 的优质客户；
用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的
20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）； 用20/80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优 先做。
人员(Man)
方法(Method)
管理(Management) 问题特性
材料(Material)
机器(Machine)
环境(Environment)
Do
•
•
实行阶段
贯彻落实计划中的措施和方法
实施步骤及注意事项 1、对相关人员实施教育 2、按计划中的组织将管理活动分担 3、全员参与改善提案 4、过程中如有异常应及时处置 5、认真记录相关数据资料 6、实时报告进展情况
时间成本观念
时间价值表：
年收入 （万元） 2 4 6 8 10 年工作时间 （天） 254 254 254 254 254 日工作时间 （小时） 8 8 8 8 8 每天价值 （元） 78.74 157.48 236.22 314.96 393.70 每小时价值 （元） 9.84 19.68 29.52 39.36 49.20 每分钟价值 （元） 0.16 0.33 0.48 0.66 0.80
Plan 计划阶段
• 做计划的注意事项：
1、要认清目的，即计划项目、计划目标 2、要充分掌握与计划有关的事项 3、现状分析 4、以5W2H法从事思考 5、属于改善性计划，把鱼骨图法带进来运用 6、做成实施方案及实施时间 7、可分阶段性，但要有连贯性 8、应有数据可衡量及成果评估
Plan 计划阶段
Plan 计划阶段
• 计划的步骤: 1、计划的标的物及其必要性 2、把握现状 3、设定目标 4、实施计划的推进组织及方法 5、实施计划的教育资料 6、管理项目 7、预算及评估收益
“好的开始是成功的一半”计划(PLAN)是管理活动中最为重要的阶段,此阶 段要多下功夫,反复推敲、探讨,尽可能从各种角度出发而形成的多个方案中 比较,选择一个较好的方案(或融合数个方案优点的方案).失败的计划浪费人 力、财力和时间.