新城地产运营会议体系作业指引

新城地产流程管理体系文件运营会议体系作业指引文件编号：XCDC-YY-ZY004

版本：A

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主导部门：相关部门/管理层

房地产业务流程管理手册文件编号XCDC-YY-ZY004

运营会议体系作业指引版本/修订A/0

修订记录

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运营会议体系作业指引版本/修订A/0

1.目的：

规范公司各类会议的组织与管理规范，提高会议质量。

2.适用范围

适用于公司各级会议的召集与管理规范。

3.术语和定语

3.1管理会议：指公司在经营管理过程中，为确保公司运营效果、效率而召开的例会、协

调会、总结会、预算会等等。除讨论实际工作外，应兼顾管理思想、管理方式的探讨。

3.2专题会议：指公司在项目开发过程根据业务开展的需要，对开发相关的某一个事项进

行研究、讨论、评审、决策的会议，最大的特点是与项目开发息息相关。以解决问题、推进工作为目的，参会人员以精简为原则，主持人应严格控制会议时间，提高效率。

3.3文化会议：指公司为宣传企业文化、倡导员工联谊、营造良好的企业氛围而召开的务

虚类会议。文化会议与会人员可适当扩大，会议形式可以根据具体情况灵活掌握，会议主题以企业文化传承为主。

4职责

4.1经办部门

4.1.1会议经办部门是指根据不同会议性质和特点，由相关部门为会议组织经办部门；

4.1.2负责会议的召集、发起、倡议、组织工作；

4.1.3负责会议纪要整理、下发、跟踪落实。

4.2各相关部门

4.2.1根据制度与流程和经办部门要求，参与会议并提出意见或建议；

4.2.2对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。

4.3公司管理层

4.3.1根据制度与流程参与会议、提供决策意见；

4.3.2推动协调需要跨部门沟通或协调的事项。

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5工作程序

5.1会议组织

5.1.1会议准备：会议由经办部门负责组织，组织会议需经办部门负责人以上人员确认方可

发起。发起会议应充分考虑必要性，凡可通过会下沟通方式解决的事项，应尽量避免采用会议方式。

5.1.2会议确认：经办部门需事先对重要参会人的出席时间、会议室空缺进行确认后方发起

会议。需要公司董事长、总裁、分管副总裁、城市公司总经理、分管副总参会的，须提前与协调确认。

5.1.3参会人员：参会人范围应尽量精简，严格限制在与会议内容有直接关系的人员，包括

需直接提供信息、参与意见和决策的人员，其他非直接人员以会后发送纪要的形式告知会议结果。其中总部直接参与的工作，应邀请总部相关人员出席。

5.1.4会务安排：经办部门召开会议需按规定程序向行政管理部/(城市公司向综合部)提出会

务申请，由行政管理部(城市公司向综合部)统一安排会议时间和会议室；不同会议的开始时间应至少间隔 30 分钟。凡有会议设备需求，如投影仪、白板、电脑、音响等，应在申请中详细注明，并及时与行政管理部确认。

5.1.5资料准备：凡需参会人员事先做准备的工作（如就某具体议题事先沟通、准备意见等），

应在会议通知中加以注明。会议文件应尽可能提前备妥并作为会议通知附件发参会人。

相关人员应按照要求做好会前议题资料准备。

5.1.6会议时间：

1)会议总体时间（包括开始与结束时间）、单项议程的时间和发言人等应尽量在申请或

通知内明确，以便于会议过程控制。临时性紧急会议由组织人负责通知，但需将通知同时抄送行政管理部会务管理人员。

2)除临时性紧急会议之外，会议通知应至少提前 2 个工作日发出，以便参会人进行充分

准备。

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3)会议结束时间最长可延迟 30 分钟，如仍有未尽事宜，则需另行安排会议，避免影响

后续会议的正常进行。

5.1.7会议用餐：会议进行至用餐时间，应当休会用餐，无特殊情况不得在会议室内用餐。

5.2会议出勤原则

5.2.1会议委托制：所有会议发起召集部门需按要求提前通知参会人员，参会人员需按时出

席，如不能出席需向发起人或发起部门负责人请假，并委派代表参加，并交代好本人或本部门需在会中提交的问题，受托人也需将会议的精神转达委托人。

5.2.2会议签到制：会议发起部门需在会前准备签到表，所有参会人员需按要求时间准时出

席并签到，迟到或早退者一次处罚 50 元。

5.3会议过程控制管理

5.2.1 会议发起人应做到：

1)会议资料齐备

2)议题明确

3)会前对议题征询参会人员意见

4)会前沟通充分，便于上会形成决议

5.3.1会议主持人负责主导和控制会议进程，明确会议结果，应做到：

1)主动控制会议进程，严格按议程控制讨论时间，超出时间主持人应对发言人给予

提醒。

2)及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况。

3)严格检查和执行会议纪律。

4)进行总结性发言，包括对照会议议程逐项明确会议结论、通报会议奖罚等。

5.3.2会议参会人应做到：

1)准时参会。

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2)接到会议通知后，提前认真阅读会议文件并就相关议题和发言进行准备，以缩短

讨论时间。

3)会议发言应简单明瞭，紧密围绕主题，避免超时。

4)注意力集中，不从事任何与会议主题无关的事务。

5)遵守会议纪律，保持会场秩序，听从主持人安排。

5.3.3会议记录人应做到：

1)清楚记录发言要点及结论，要求：

2)对照议程逐项记录要点，包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议结论等。

3)会议如有需上报未出席会议的领导决定的事项，应在纪要中明确记录内容及报审

领导。

4)会后 48 小时内应整理出会议纪要，上报参会最高领导审批。纪要签发后应下发参会

人员、会议内容相关人员、行政管理部。

5.4会议跟踪与反馈

5.4.1任何会议均需形成纪要或视频音像资料，作为会议成果的记录文件，并注意保存和归

档。会议纪要应保证最大范围地发送给相关联人员，并抄送行政管理部备案，以确保会议信息的有效沟通。

5.4.2主办部门应当负责对会议有关内容的进行督办落实。

5.5会议室管理

5.5.1预约登记：各部门如需使用会议室，需根据会议需要及人员情况选择相应的会议室，

并提前一天向会议室管理部门提出申请，并详细填写会议所需的各项会务服务内容（水果、保洁、设备、网络、电气等等）。会议室管理部门根据通知要求进行统一安排。未能提前预约登记或临时性使用时，和其他部门的会议时间发生冲突，则要灵活安排，请各部门给予谅解。

5.5.2会前准备：会议室管理部门接到通知后，根据要求的内容、人数、时间进行安排会务