文件控制管理规范
文件控制管理规范
文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。
2.3各类型文件含义：2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。
它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。
内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。
此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。
（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。
上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。
）2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。
文件控制制度
文件控制制度1. 引言文件控制是组织内部信息管理的重要环节，它确保了文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
本文件旨在规范我司的文件控制制度，以促进文件管理的规范化和高效化。
2. 目标本文件控制制度的目标如下:1. 确保文件的安全性：防止文件丢失、遭到损坏或被未经授权的人访问。
2. 提供文件的可追溯性：确保能够追踪每个文件的来源、修改历史以及相关人员的操作。
3. 保证文件的便捷访问：使文件能够以快速、准确的方式被授权人员访问。
3. 文件控制流程3.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类:- 重要文件：包括合同、协议、报告等需要长期保存的文件。
- 一般文件：包括日常工作中生成的文件，例如会议纪要、邮件等。
- 临时文件：包括临时工作产生的文件，如草稿、备忘录等。
3.2 文件命名规范为了方便文件的管理与检索，制定以下文件命名规范:- 文件名应简明扼要地反映文件内容，并尽量避免使用特殊字符。
- 文件名应具有一定的层级结构，使用连字符或下划线进行分隔。
- 文件名中应包含文件创建日期或最后修改日期，以便于追溯。
3.3 文件存储与归档为了确保文件的安全性和可追溯性，制定以下文件存储与归档规范:- 重要文件应进行加密存储，并设置访问权限，仅授权人员可访问。
- 文件存储的服务器应设有定期备份机制，以防止数据丢失。
- 根据文件分类，制定合适的存档期限，超过期限的文件应及时归档。
3.4 文件访问与权限管理为了保证文件的便捷访问和安全性，制定以下文件访问与权限管理规范:- 对重要文件的访问权限进行严格控制，仅限授权人员可访问。
- 文件访问权限的授权应由上级主管或相关部门负责人审核和批准。
- 定期检查和更新文件访问权限，确保权限与员工变动保持同步。
4. 总结文件控制制度对于信息管理的规范化和高效化至关重要。
通过遵守本文件制度的规范，能够确保文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
希望各部门和员工能够认真遵守和执行本制度，提升组织的信息管理水平，推动工作的高效开展。
文件管理规程
文件管理规程在当今的工作和生活中，文件管理是一项至关重要的任务。
无论是企业、组织还是个人，都需要有效地管理文件，以确保信息的准确、及时和安全。
接下来，让我们详细了解一下文件管理规程的各个方面。
一、文件的分类首先，要对文件进行清晰的分类。
这可以根据文件的性质、用途、来源等因素进行划分。
例如，在企业中，文件可以分为行政文件、财务文件、业务文件、技术文件等。
行政文件可能包括规章制度、通知通告等；财务文件涵盖了账目报表、预算方案等；业务文件有合同协议、客户资料等；技术文件则包含产品说明、研发报告等。
对于个人而言，文件可以分为工作文件、学习文件、生活文件等。
通过合理的分类，能够让我们在需要时迅速找到所需的文件。
二、文件的命名为了方便查找和识别，文件的命名要有一定的规范。
文件名应该简洁明了，能够准确反映文件的主要内容。
可以采用“主题+日期+版本号”的方式，比如“销售报告20230801 v10”。
避免使用模糊、笼统的名称，如“新建文件”“未命名”等。
同时，要注意文件名的长度不宜过长，以免造成显示不全或难以辨认。
三、文件的存储选择合适的存储介质和位置也非常重要。
常见的存储介质有硬盘、移动硬盘、网盘等。
在企业中，通常会有专门的文件服务器来集中存储重要文件，并设置相应的访问权限。
对于个人，可以根据文件的重要性和使用频率选择存储位置。
重要且经常使用的文件可以存储在本地硬盘，不太重要或不常使用的文件可以存放在网盘等云端存储服务中。
在存储文件时，要建立清晰的文件夹结构。
可以按照文件的分类设置不同的文件夹，并在文件夹内进一步细分。
比如，在“业务文件”文件夹下，可以设立“客户合同”“销售订单”等子文件夹。
这样的分层结构能够使文件的存储更加有条理。
四、文件的备份为了防止文件丢失或损坏，定期备份是必不可少的。
备份的频率可以根据文件的重要性和更新频率来确定。
对于关键文件，每天备份是一个不错的选择；对于一般文件，每周或每月备份即可。
质量控制文件管理规范
质量控制文件管理规范在企业管理中，质量是非常重要的一个方面。
对于产品或服务的质量控制，需要有完善的文件管理规范来保证其可控可追溯。
本文将介绍质量控制文件管理的规范要求和实施方法。
第一部分：质量控制文件的分类质量控制文件可以分为制度文件、程序文件和记录文件三类。
1. 制度文件制度文件是质量控制体系的框架文件，包括各类质量管理制度、标准和规范。
制度文件规定了企业质量管理的基本原则、组织结构、职责分工等内容，对于确保质量目标的实现起着基础性的作用。
在制度文件中，要明确规定文件的编号、版本、发布日期等信息，以便于管理和查阅。
2. 程序文件程序文件是具体实施质量管理工作的文件，包括各类作业指导书、检测标准、流程图等。
程序文件规范了各项具体工作的实施步骤、方法和要求，确保相关操作按照统一标准进行。
在程序文件中，应明确规定文件的适用范围、修订情况、有效期限等内容，以保证文件的有效性和可追溯性。
3. 记录文件记录文件是对质量管理活动的记录和证明文件，包括各类检测报告、验收记录、问题反馈表等。
记录文件是质量管理的实际成果，反映了质量管理工作的执行情况和结果。
在记录文件中，应明确记录内容、保存期限、保密要求等内容，以确保记录的完整性和可靠性。
第二部分：质量控制文件的管理质量控制文件的管理需要符合以下规范要求：1. 统一管理质量控制文件应由专门的质量管理部门进行管理，统一设立文档管理岗位，负责文件的起草、审核、发布、变更和废止工作。
所有相关部门和人员必须按照规定的程序和流程进行文件管理，确保文件的一致性和有效性。
2. 规范制定质量控制文件的制定必须遵循标准化的规范，内容应简明清晰、规范准确。
制定前需进行充分的调研和论证，确保文件符合实际需求和质量管理要求。
制定过程中应征求相关部门和人员的意见，凝聚共识，提高文件的可操作性和实效性。
3. 有效实施质量控制文件的实施需要明确责任部门和责任人员，建立有效的执行机制和监督制度。
文件控制规范
1 目的本工作指导制定了xxxxxx有限公司对文件控制的要求。
2 范围本工作指导书适用于xxxxxx有限公司文件的控制。
3 参考资料下列标准作为参考包含在本程序文本中：xxxxx-QP-02文件控制程序注释：除具体指定其版本/修订版本外，应使用各标准的最新版本/修订版本。
4 定义无/5 职责质量经理或其指定人员负责对文件进行制定和维护，并向质量管理者代表提供文件清单。
各部门负责人负责本程序的执行及各部门工作指导书及本地表格的发展。
6 程序6.1 文件的类型xxxxxxx有限公司的文件主要包括以下两种类型外来文件本公司文件6.2 文件的控制xxxxxx有限公司需要控制的所有文件的硬拷贝都应盖上相应的章来区别与维护，各印章使用范围与用途如下：文件控制章:所有受控文件的硬拷贝都需盖上文件控制章（如各规范，体系文件，工单-PIC控制章，检验用的EDC&图纸-QC控制章等），未盖受控章的受控文件不应出现在规定的场合。
.参考文件章:该印章主要用于一些参考性文件的控制（如一些未经正式批准的或不作为受控文件使用的有但有参考价值的文件。
文件作废章:该印章主要用于已作废但又需留用作为参考的文件。
6.3 文件的保存与维护6.3.1 外来文件的保存与维护外来文件主要包括外来体系文件（如API），外来规范（如GB，ASTM）以及外来参考文件等。
外来文件主要由工程部或质量部来更新与维护。
如这些文件打印并被保留使用时，应在文件的硬拷贝上盖上受控章来对文件进行控制，并且对外来文件的发放控制清单进行更新与维护。
外来文件控制流程图6.3.3 本公司文件的制定、保存与维护公司的文件由指定的管理代表进行保存和维护，并应建立主控文件清单以识别规范的当前版本，如选择打印并发放这些文件的硬拷贝，则应盖上“文件控制章”予以控制，并应建立相应的文件控制记录。
未经批准和受控的文件不应出现在任何可执行的场所。
表格也应由指定的管理代表进行保存和维护。
食品企业食品安全管理制度文件控制规范
食品企业食品安全管理制度文件控制规范一、目的食品安全是社会的重要问题，涉及人们的生命健康和社会稳定。
为确保食品企业的合法合规经营，保障食品从生产到消费环节的质量和安全，制定本规范，明确食品企业在制度文件控制方面应遵循的要求。
二、适用范围本规范适用于所有食品企业的食品安全管理制度文件控制。
三、主要内容1. 文件编制(1) 食品企业应根据实际情况，制定完善的食品安全管理制度文件。
(2) 制度文件应明确食品企业内部的工作要求、流程和责任分工，并采用清晰简明的语言，便于各级员工理解和执行。
(3) 制度文件应包括但不限于食品生产、加工、储存、运输、销售等各个环节的安全管理措施和要求。
2. 文件审批(1) 食品企业应设立相应的文件审批程序，确保制度文件的有效性、科学性和合规性。
(2) 文件审批程序包括编制、评审、审批和发布等环节，确保制度文件的合理性和可操作性。
(3) 文件审批应由食品企业的主管部门或专业机构负责，确保审批过程的公正性和客观性。
3. 文件变更(1) 食品企业应设立相应的文件变更管理制度，对已有的制度文件进行及时修订和更新。
(2) 文件变更应经过严格审核和批准，确保变更的合理性和必要性。
(3) 其他相关部门和人员必须按照食品企业的文件变更管理制度执行，确保变更的及时性和有效性。
4. 文件控制(1) 食品企业应建立健全的文件控制措施，确保制度文件的传递、存储、调取和销毁等过程的安全与可追溯性。
(2) 文件控制措施包括但不限于权限分配、备份存储、加密传输和保密管理等。
(3) 食品企业应定期检查和评估制度文件的控制状况，发现问题及时改进，确保文件管理制度的有效实施。
四、责任与监督(1) 食品企业应明确文件管理的责任和权限，确保相关部门和人员按照规范的要求履行职责。
(2) 食品企业应建立相应的监督机制，定期检查和评估文件管理的执行情况，发现问题及时纠正。
(3) 监督部门应加强对食品企业的监管力度，确保文件管理制度的严格执行和落实。
文控管理制度
文控管理制度一、背景介绍文控管理制度是指组织内部为了规范和管理文件流转、版本控制、归档保存等工作而制定的一套管理规范和流程。
随着信息化时代的到来，文件管理变得越来越重要，尤其是在企业和机构中，文控管理制度更是不可或缺的重要组成部分。
二、文控管理制度的重要性1. 提升工作效率：通过严格的文控管理制度，可以规范文件的流转和处理流程，避免由于文件遗失或错误而造成的时间浪费和工作重复。
2. 保障信息安全：文控管理制度可以将文件的访问权限控制在合适的人员范围内，确保机密信息不会泄露给未授权人员。
3. 方便资料查阅：通过文控管理制度，可以建立完善的文件档案系统，方便员工查阅历史文档，并及时获取所需信息。
4. 规范行为准则：文控管理制度可以明确文件处理的标准操作流程，规范员工行为，保证工作的规范性和一致性。
5. 提升管理水平：文控管理制度可以帮助领导及时了解各类文件的处理情况，有利于管理层做出正确决策。
三、文控管理制度的内容1. 文档分类：按照文件的性质和用途进行分类，建立清晰的档案目录结构。
2. 文件编号：为每个文件建立唯一的编号，方便查找和追踪文件流转情况。
3. 文件审批：建立文件审批流程，明确每份文件的审核人员和审批程序。
4. 文件传输：规定文件的传输方式和安全措施，确保文件在传输过程中不会泄露或丢失。
5. 版本管理：对文件的修改和更新进行记录，确保每个人都在使用最新版本的文件。
6. 归档保存：规定文件的保管期限和归档方法，并定期清理和整理档案。
四、文控管理制度的执行1. 培训与宣传：组织全员培训，确保每个员工都能够理解并遵守文控管理制度。
2. 监督与检查：设立专门的文控管理部门或小组，定期对文件管理流程进行抽查和检查。
3. 反馈与改进：定期收集员工对文控管理制度的反馈意见，及时进行改进和调整。
4. 激励与奖惩：对于遵守文控管理制度的员工进行表扬和奖励，对于违反规定的员工进行相应的处罚。
五、结语文控管理制度的建立和执行对于一个组织的发展至关重要，只有做到规范管理、精细操作，才能提高工作效率，确保信息安全，最终实现组织的持续发展和壮大。
办公室文件管理制度规章
办公室文件管理制度规章第一章总则第一条为了规范办公室文件管理工作，提高工作效率，保护重要文件资料的安全，根据国家有关文件管理法律法规和有关制度规定，制定本规章。
第二条本规章适用于本公司的所有部门和员工，对公司的文件管理工作负有管理和保管责任，保证文件的合理利用。
第三条公司文件管理要遵循便捷、高效、安全、规范的原则，对重要文件资料要加强保密工作，并提高信息化管理水平。
第四条公司文件的管理属于公司管理系统的一部分，必须严格遵守公司的相关制度和规定，保持文件资料的完整性和有效性。
第五条公司文件管理严禁私自批准、更改文件，严禁随意抄写、篡改文件内容。
第六条公司文件的借阅和传递必须按照规定的流程和程序进行，任何人不得擅自移交文件材料。
第七条公司文件管理应当发扬“严肃、认真、负责、高效”的工作作风，做到科学、规范和制度化。
第八条公司文件管理制度的修订，必须依法、合规，并报公司领导审批，将修订情况及时通知全体员工。
第二章文件的保存、备份和销毁第九条公司文件保存应当分类设置，建立符合文件管理的目录结构和分类标准。
第十条公司文件的保存应当按照文件的重要性、用途、形式加以分类，设置相应的档案室和存储区域。
第十一条公司每年定期对文件进行备份，将备份的文件保存至安全的地方，以便于公司在遇到突发情况能够及时恢复数据。
第十二条公司文件的销毁应当严格按照规定的程序和流程进行，对于不再需要的文件及时销毁，防止造成信息泄露。
第十三条公司文件销毁应当由指定的人员进行，对于重要文件的销毁必须有专人进行监督和审核。
第十四条公司文件销毁必须留下书面备案，明确销毁的时间、内容和原因，并由公司主管领导进行签字确认。
第三章文件的借阅和传递第十五条公司文件的借阅和传递必须按照规定的程序进行，不得越级借阅，不得超出借阅范围。
第十六条公司文件的借阅和传递必须留下书面记录，明确借阅的目的、时间和使用范围。
第十七条公司文件借阅和传递必须有专人进行监督和审核，对于重要文件的借阅必须得到主管领导的批准。
文件与资料控制管理制度（5篇）
文件与资料控制管理制度根据《金属非金属矿山安全标准化规范》要求，为了保证标准化文件系统效力与效率、标准化系统文件控制系统效力、记录控制效力以及标准化系统文件质量，制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度1、制定文件与资料的识别与控制制度，确保企业安全规章制度产生，使用、评审、修订和控制的效力与效率。
2、企业应定期代号不定期对安全规章制度进行了评审，必要时予以修订或废除。
3、标准化系统文件制定、评审与修订过程应有员工参与。
4、标准化系统文件应分发到相应的员工。
5、标准化文件要求：①标准化文件系统应做到文件需求响应及时，文件产生的流程畅通、用户界面良好，文件分发充分，确保文件系统效力与效率；②标准化系统文件控制系统包括主索引表、分配的适用性、制定时间、版本、解释权、准批、变化、废止、存储媒介、保存期限、外部文件、法律法规与其他要求、可获取性，确保系统文件控制效力；③记录控制系统包括识别与检索、可追踪性、存储有效、可读性、保持期限、维护效果、可攻取性等，以确保记录控制系统效力；④保证标准化系统文件质量。
二、根据安全生产管理需求制定标准化系统文主要安全生产规章制度包括：1、安全生产检查制度2、安全教育培训制度3、重大危险源监控制度4、重大隐患整改制度5、危险物品和物料管理制度6、职业危害预防制度7、特种作业管理与审批制度8、特殊工种管理制度9、事故与事件管理制度10、设备和设施安全管理制度11、安全生产档案管理制度12、安全生产奖惩制度三、有效保留安全生产记录安全生产记录包括：1、管理评审报告2、事故、事件记录3、风险评价信息4、培训记录5、标准化系统评价报告6、事故调查报告7、检查记录8、职业卫生检查与健康监护记录9、安全生产会议记录10、安全活动记录11、法定检测记录12、任务观察记录13、许可文件14、应急演习信息15、纠正与预防行动记录16、承包商和供应商信息17、维护和校验记录18、技术资料、图纸文件与资料控制管理制度（2）是一个组织或机构为了有效管理和控制所有文件和资料的流动和使用而制定的一套规章制度。
文件与资料控制管理制度
文件与资料控制管理制度一、目的本文件旨在规范和管理组织内的文件与资料，确保其安全性、完整性、有效性和可访问性，保护组织的利益和知识资产。
二、适用范围本制度适用于组织内的所有文件与资料的控制和管理。
三、定义1. 文件：指任何形式的可记录、存储、传送、表达信息的载体，包括但不限于纸质文档、电子文档、录音带、磁盘、光盘等。
2. 资料：指组织内部所持有的任何形式的信息，包括但不限于技术数据、市场分析报告、项目文件、合同、会议纪要等。
3. 控制：指对文件和资料进行规范、保护和监管的过程，确保其安全性、完整性和可访问性。
4. 管理：指对文件和资料进行组织、分类、储存、检索、更新和销毁的过程，以保证其有效性和可用性。
四、职责与权限1. 文件与资料管理员负责本制度的执行和监督，并具有以下权限：a) 制定文件和资料的存储和管理规范；b) 审查和批准文件和资料的申请、查询和变更；c) 确保文件和资料的备份和归档工作；d) 监督文件和资料的使用和处理过程；e) 对违反本制度的行为进行惩处和纠正。
2. 部门负责人负责本部门的文件和资料控制和管理，并具有以下权限：a) 确定本部门的文件和资料管理政策和流程；b) 指定文件和资料管理员，并协助其执行职责；c) 监督本部门的文件和资料的存储、使用和处理；d) 对本部门的文件和资料进行定期审查和清理。
3. 员工有以下责任和义务：a) 遵守本制度和相关规定，正确使用和处理文件和资料；b) 合理申请并正确使用文件和资料，不得私自删除、修改或复制文件和资料；c) 协助文件和资料管理员进行文件和资料的归档和备份工作；d) 及时反馈文件和资料的错误、缺失或其他问题；e) 对不再使用的文件和资料进行妥善处理，按照规定进行销毁或归档。
五、文件和资料的存储和管理1. 文件和资料应按照一定的分类和编号规则进行存储和管理，以便于检索和使用。
2. 文件和资料的存储介质应符合相关标准和规定，确保其安全性和可靠性，包括但不限于密封袋、文件柜、服务器等。
工程文件控制制度
工程文件控制制度一、总则为规范我公司工程文件的管理流程，保障工程文件的准确性和完整性，提高工程质量，特制订本制度。
二、管理范围本制度适用于我公司所有工程项目的文件管理工作。
三、文件保管1.所有工程文件应按照规定分类保存，包括设计文件、施工文件、验收文件等，每类文件应有专门的存储地点和管理人员。
2.各类文件都应制定文件目录，清晰呈现文件的名称、编号、版本、日期等信息，以方便查阅和管理。
3.文件的保管应采取防火、防水、防盗等措施，确保文件的完整性和安全性。
4.文件管理人员应定期对文件进行盘点，确保文件没有遗失、损坏或篡改的情况发生。
四、文件编制1.工程文件的编制应按照相关规定和程序进行，包括设计文件、施工文件、验收文件等。
2.文件编制人员应具有相应的资质和经验，确保文件的准确性和可靠性。
3.文件编制应按照标准格式和规范要求进行，确保文件的统一性和规范性。
4.文件编制完成后，应经过审核、审批等程序，确保文件的合法性和有效性。
五、文件传递1.工程文件的传递应按照规定的流程进行，包括文电传递、邮寄传递等多种方式。
2.传递文件时应填写传递单，明确文件的内容、数量、接收人等信息，并妥善保管传递单。
3.接收文件的人员应及时验收文件的完整性和准确性，并签字确认。
4.如有文件遗失或错误，应及时向领导报告，协调解决。
六、文件归档1.工程文件完成后应及时进行归档，按照规定的分类和编号进行归档。
2.归档文件应进行索引和标识，方便查阅和管理。
3.归档文件应定期进行整理和清理，确保文件的整洁和有序。
4.归档文件的保存期限应按照相关规定进行，过期文件应按照规定的程序处理。
七、文件借阅1.借阅工程文件须经过书面申请，附有借阅理由和借阅期限等信息。
2.借阅文件时应填写借阅登记表，明确借阅人员、文件名称、借阅时间等信息。
3.借阅文件应注意保护文件的完整性和安全性，严禁拷贝、涂改和乱放。
4.借阅期满后应及时归还文件，并填写归还登记表。
质量管理体系文件控制规程
质量管理体系文件控制规程一、引言质量管理体系对于企业的发展起着重要的作用，而质量管理体系文件是质量管理的重要组成部分。
为了确保质量管理体系文件的有效性和可靠性，建立一套完善的文件控制规程是必要的。
本文将详细介绍质量管理体系文件控制规程的具体内容和执行要点。
二、文件控制目的质量管理体系文件的控制旨在确保文件的准确性、完整性和最新性，以便有效地实施和维护质量管理体系。
文件控制的目的是规范文件的创建、变更、使用和销毁过程，最大限度地提高文件的可靠性和适用性。
三、文件管理责任1. 质量管理部门负责质量管理体系文件的编写和控制工作。
2. 相关部门负责自己的质量管理体系文件的编写和变更，并负责与质量管理部门的沟通与协调。
3. 文件管理员负责文件的存档、传递和销毁工作，并负责维护文件的索引和目录。
四、文件的创建与变更1. 文件的创建应遵循格式规范，包括文件名称、编写单位、时间等必要信息。
2. 文件的编写应明确文件的目的、内容和适用范围，确保写作准确、简明扼要。
3. 文件变更应及时进行，变更前后的内容应进行对比，确保变更的准确性，变更原因和依据应清晰明确。
五、文件的审查与批准1. 文件的审查应由相关部门负责人和质量管理部门负责人共同进行，确保文件符合质量管理体系的要求。
2. 文件的批准应由企业高级管理层负责，确保文件的权威性和可信度。
六、文件的发放和控制1. 文件的发放应根据需要进行，确保相关人员及时获取所需文件。
2. 发放的文件应进行记录，包括文件名称、发放时间、发放人员等信息。
3. 发放的文件应加以控制，确保文件不会被非授权人员使用和篡改。
七、文件的存档和保密1. 文件的存档应按照文件的重要性和紧急程度进行分类，设置不同级别的存档库。
2. 存档文件应进行标识，方便查找和检索，并定期进行备份和恢复。
3. 部分敏感文件应进行加密和保密，确保不会泄露企业机密或对企业造成不利影响。
八、文件的销毁和废弃1. 文件的销毁应严格按照文件的保管期限和保密级别进行，确保文件的合规销毁。
文件管理规程
文件管理规程1.引言文件是组织中不可或缺的重要资源，对于保障组织的运作和信息的有效管理至关重要。
为了规范文件的管理流程，提高文件管理效率，制定本文件管理规程。
2.文件定义文件指以纸质或电子形式记录、保存和传递信息的载体，包括但不限于合同、报告、备忘录、信函、电子邮件等。
3.文件分类根据文件的内容和用途，将文件分为以下几类：3.1 公共文件：包括组织的政策、规定、制度文件等，用于指导和规范组织内外部的工作。
3.2 业务文件：包括日常工作中产生的各类报告、备忘录等，用于记录和传递工作信息。
3.3 项目文件：包括各类项目的合同、计划、报告等，用于项目管理和跟踪。
3.4 机密文件：包括具有保密性质和商业敏感性的文件，需要严格控制和限制访问权限。
4.文件管理流程文件的创建需要明确文件名称、目的、内容和编制人等信息，并注明文件的有效期和保存期限。
同时，根据文件分类确定适用的文件模板，确保文件的一致性和规范性。
4.2 文件编号对于每个文件，都需要为其分配唯一的编号以便于管理和检索。
文件编号应包括文件类型、部门简称、年份、顺序号等要素，并遵循一定的编码规则，如ABC-2022-001。
4.3 文件归档文件归档是将文件按照一定的规则和顺序进行分类、整理和存档的过程。
归档时可以采用时间顺序、部门分类或项目分类等方法，确保文件的易查性和安全性。
4.4 文件传递与签批在文件传递和签批过程中，需要明确文件的接收人和处理人，并记录传递和处理的时间和方式。
文件签批应严格按照规定的程序和权限进行，确保决策的合法性和责任追溯性。
4.5 文件查阅与借阅组织内部人员如需查阅文件，应提出书面申请，并在文件查阅登记簿上记录。
文件查阅期间，应妥善保管并注意保密。
涉及机密文件的查阅需要经过授权，并遵守相关的保密要求。
文件按照一定的保存期限进行管理，到期后需要进行文件销毁。
文件销毁应通过专门设立的销毁程序进行，并在销毁记录中详细记录文件名称、销毁日期和销毁方式等信息。
文件管理规范
文件管理规范一、文件管理的背景和意义随着信息技术的发展，各个行业和组织都面临着大量的文件和数据的管理问题。
良好的文件管理规范可以提高工作效率，保证信息的安全性和可靠性，促进组织的协同和沟通。
本文将介绍一套文件管理规范，帮助组织建立高效、规范的文件管理体系。
二、文件分类和命名规范1. 文件分类为了便于管理和查找，文件应按照一定的分类进行组织。
常见的文件分类包括：项目文件、部门文件、个人文件等。
可以根据组织的实际情况进行细分，确保分类清晰明确。
2. 文件命名文件命名应简洁明了，能够准确描述文件内容。
建议采用以下命名规范：- 使用英文或数字命名，避免使用特殊字符或空格。
- 使用有意义的文件名，能够清楚表示文件的内容和用途。
- 使用日期格式进行命名，如YYYYMMDD，便于按时间排序和查找。
三、文件存储和归档规范1. 文件存储文件存储应该统一规划，建立合理的文件目录结构。
可以按照分类和部门进行组织，设立相应的文件夹和子文件夹。
同时，要确保文件存储的安全性和可靠性，采用备份和加密措施，防止文件丢失和泄露。
2. 文件归档随着时间的推移，一些文件可能不再经常使用，可以进行归档。
归档的文件可以单独存放在一个文件夹中，或者转移到其他存储介质中，如光盘、硬盘等。
归档文件应有清晰的标识和记录，方便需要时进行查找和恢复。
四、文件审批和流转规范1. 文件审批对于重要的文件，应建立审批流程，确保文件的合法性和准确性。
审批流程可以包括多个环节和多个审批人，每个环节都需要进行审批和记录。
审批过程中应注意保密性，避免文件泄露。
2. 文件流转文件在不同部门或人员之间流转时，应有明确的流转记录和责任人。
可以使用电子邮件、共享文件夹等方式进行文件的传递和接收。
同时，要及时更新文件状态，确保流转的及时性和准确性。
五、文件备份和恢复规范1. 文件备份为了防止文件丢失或损坏，应定期进行文件备份。
备份可以选择在本地存储或云存储中进行，确保备份数据的安全性和可靠性。
文件规范与管理
文件规范与管理
1、为了节约资源，同时使公司文件更好的加以管理，防止文件和资料的丢失、误用、损坏及不规范，确保文件在各相关场所使用的充分性和适宜性。
2、文件状态分为受控和非受控两种。
受控文件——指文件授权人对文件的形成、批准、发放、使用、更改、作废、回收、归档等过程按体系管理规范要求予以控制。
非受控文件——指非内部使用的管理性文件及外来文件，各部门需对外来文件进行登记、归档。
3、受控文件由公司内部指定保管员分类管理与保存，允许文件通过内部联网方式各备份至本机电脑，以方便查阅；禁止未经许可擅自打印、复印、向公司外传发。
违反者重罚50元，情节严重者开除出厂。
（受控文件指盖有受控印章的文件）
4、受控文件经发放使用后，严禁损坏或丢失，违者对责任人一次5元的处罚。
5、公司内部形成发放的图纸文件，图纸上需注明产品名称及详细要求；同一版本发放的图纸按名称顺序编号，并注意同一版本的名称编号不能重号。
需生产组装的产品，在图纸发放的同时打印一份组装图，并将组装所需的配件规格、数量详细列出，以便于生产时购买。
6、所有声光软件（软盘、软件、录象带、图片）等与书面文件一样，严格控制其发放、复印、修改等。
7、作废文件须及时从工作场所撤出、销毁，由保管员进行文件销毁工作，且须留有销毁记录。
8、所有受控文件使用完后，需放在指定的位置，由保管员整理后根据文件的类型编号存放，以便日后有需要时查阅。
静安文件管理制度规范
静安文件管理制度规范第一章总则第一条为规范静安区内文件管理工作，提高工作效率和管理水平，根据国家相关法律法规和上级部门规定，结合静安区实际，制定本制度。
第二条文件是单位开展工作、处理事务，形成和保存工作证据的重要工具，必须严格管理、科学使用。
第三条文件管理应当遵循“依法管理、规范程序、保密安全、勤勉尽责”的原则。
第四条文件管理的基本要求是：制度化、程序化、标准化、一致性和科学化。
第五条文件管理工作应当依法进行，不得侵犯公民的合法权益。
第六条文件管理工作责任落实到相关工作人员，确保文件管理制度的执行。
第七条文件管理工作中应当充分保障保密工作，加强信息安全管理。
第二章文件的起草和审批第八条文件的起草应当明确文种、文件编号、主题、目的、依据、内容、要求和附件等内容。
第九条文件的审批应当根据文件性质和重要程度确定审批权限和程序，确保审批程序规范。
第十条文件的审批过程应当充分参考相关意见，审批结果应当公正合理。
第十一条文件的审批应当注重程序规范，确保文件的合法性和科学性。
第十二条文件的审批权限应当严格执行，不得擅自调整和违规审批。
第十三条文件的审批人员应当认真履行职责，审批时间不得超时。
第三章文件的保存和归档第十四条文件的保存应当根据文件的保管期限和重要性确定存档方式和期限。
第十五条文件的保存应当设置专门的文件保管室，确保文件的安全和完整性。
第十六条文件的保存应当做好文件整理和标识，方便查阅和管理。
第十七条文件的销毁应当依据文件销毁规定进行，确保文件的安全销毁。
第十八条文件的归档应当按照规定的分类标准进行，确保档案的整齐清晰。
第四章文件的查询和利用第十九条文件的查询应当按照规定程序进行，确保查询的真实准确。
第二十条文件的利用应当根据文件的性质和用途确定利用方式和权限。
第二十一条文件的利用应当注重保密工作，不得泄露文件内容。
第二十二条文件的利用应当严格遵守相关规定，不得私自利用文件。
第五章文件管理的监督和检查第二十三条文件管理应当建立监督和检查机制，确保文件管理工作的有效性。
单位发文控制管理制度
第一章总则第一条为加强单位发文管理，规范发文程序，提高发文质量，确保发文工作的科学性、规范性和时效性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类发文工作，包括公文、通知、通报、报告、请示等。
第三条单位发文工作应遵循以下原则：（一）依法依规，严格把关；（二）精简高效，提高效率；（三）统一管理，规范程序；（四）保密安全，确保信息安全。
第二章文件分类及管理第四条文件分类：（一）公文：指单位对外发出的正式文件，包括通知、通报、报告、请示等；（二）内部文件：指单位内部使用的各类文件，包括会议纪要、工作计划、总结报告等；（三）资料文件：指收集、整理、归档的各类资料。
第五条文件管理：（一）文件起草：各部门根据工作需要，起草相关文件，并报请领导审批；（二）文件审核：文件起草完毕后，由相关部门进行审核，确保文件内容准确、合规；（三）文件签发：审核通过的文件，由单位负责人或授权人签发；（四）文件印刷：签发后的文件，由办公室负责印刷、装订；（五）文件分发：文件印刷完毕后，由办公室负责分发至相关部门或个人；（六）文件归档：文件分发完毕后，办公室负责将文件归档保存。
第三章发文程序第六条文件起草：（一）明确发文目的、范围和对象；（二）遵循文件起草规范，确保文件内容准确、完整；（三）提出文件起草计划，报请领导审批。
第七条文件审核：（一）审核文件内容是否符合政策法规、工作要求；（二）审核文件格式是否符合规范；（三）审核文件文字、标点符号等是否存在错误。
第八条文件签发：（一）单位负责人或授权人签发文件；（二）签发人应认真阅读文件内容，确保文件无误；（三）签发人应在文件上签字或盖章。
第九条文件印刷：（一）办公室负责文件印刷，确保文件质量；（二）文件印刷完毕后，由办公室负责人或授权人签字确认。
第十条文件分发：（一）办公室负责文件分发，确保文件及时送达；（二）文件分发时，应注明文件编号、签发人、接收人等信息。
第四章保密与安全第十一条文件保密：（一）单位文件涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照国家有关规定进行保密；（二）文件起草、审核、签发、印刷、分发等环节，应确保文件内容保密。
医院检验科文件控制管理要求
医院检验科文件控制管理要求一、引言文件控制管理是医院检验科管理的重要组成部分，对于保证检验科工作的规范化、准确性和时效性具有重要的意义。
本文旨在提出医院检验科文件控制管理的要求，以规范检验科的文件管理流程，提高工作效率和质量。
二、文件控制管理的目的1.保证检验科文件的完整性和准确性。
文件是检验科开展工作的基础和依据，必须准确地反映检验项目的要求和规范。
通过文件控制管理，确保检验科的文件内容准确无误。
2.提高文件的可访问性和时效性。
文件的快速查阅和获取对于检验科的日常工作具有重要意义。
通过文件控制管理，确保文件的存储和归档有序，并且能够及时地被相关人员查阅。
3.规范文件的使用和更新。
随着检验科技术的不断发展和更新，文件的内容需要及时更新以适应新的要求。
通过文件控制管理，确保文件的及时更新，并且规范文件的使用。
三、文件控制管理的要求1.文件的编制和审核。
所有的检验科文件都必须经过严格的编制和审核程序，确保其准确性和规范性。
文件编制应参考国家和行业的标准，确保其内容的科学性和权威性。
2.文件的存储和归档。
文件应按照分类和日期的原则进行存储和归档，确保文件的易查阅和保密。
文件的存储介质应选用稳定可靠的技术手段，并且定期进行备份和更新。
3.文件的审查和更新。
定期对检验科的文件进行审查，及时发现和修订错误和不合理之处。
更新的文件应及时通知相关人员，并要求其停止使用旧版本的文件。
4.文件的使用控制。
对于具有敏感信息的文件，应采取相应的保密措施，避免信息的泄露和滥用。
文件的使用应限制在授权人员范围内，未经授权人员不得随意调阅和传播。
5.文件的废弃和销毁。
对于已经失效或不再使用的文件，应及时予以废弃和销毁，避免占用存储空间和引起混淆。
四、文件控制管理的监督和评估1.建立文件控制管理评估机制。
定期对文件控制管理工作进行评估，发现问题并及时整改。
2.加强管理人员的培训和意识。
加强对管理人员的文件控制管理知识的培训，提高其对文件控制管理工作的重视和管理水平。
文件管理规范
文件管理规范一、概述文件管理规范是为了统一组织内部文件的管理方式和要求，确保文件的安全性、完整性和可追溯性。
本规范适用于所有部门和员工，旨在提高工作效率、减少工作风险并促进信息共享。
二、文件分类和命名规则1. 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类：- 业务文件：包括合同、报告、工作计划等与业务相关的文件。
- 行政文件：包括规章制度、通知公告、会议纪要等与组织管理相关的文件。
- 人事文件：包括员工档案、招聘文件、培训记录等与人事管理相关的文件。
- 财务文件：包括财务报表、发票、收据等与财务管理相关的文件。
- 技术文件：包括设计图纸、技术规范、测试报告等与技术开发相关的文件。
2. 文件命名规则为了方便文件的查找和识别，制定以下文件命名规则：- 使用简洁明了的文件名，避免使用过长或含有特殊字符的文件名。
- 在文件名中包含必要的关键词，以便于快速理解文件内容。
- 使用日期格式（YYYY-MM-DD）作为文件名的一部分，以确保文件按时间排序。
- 在文件名中使用适当的版本号，以区分不同版本的文件。
三、文件存储和归档1. 文件存储为了保证文件的安全性和可访问性，制定以下文件存储规则：- 所有文件必须存储在公司指定的网络硬盘或云存储平台上。
- 不得将文件存储在个人电脑或移动存储设备中，以防止文件丢失或泄露。
- 按照文件分类的原则，将文件存储在相应的文件夹中，便于管理和查找。
2. 文件归档为了避免存储空间过大和混乱，制定以下文件归档规则：- 定期对不再需要频繁访问的文件进行归档，将其从主要文件夹中移动到归档文件夹中。
- 归档文件夹中的文件必须按照日期或项目进行分类，便于后续的检索和管理。
- 归档文件必须进行备份，并定期检查备份的完整性和可用性。
四、文件权限和访问控制1. 文件权限为了保护文件的机密性和完整性，制定以下文件权限规则：- 对于不同的文件分类，设置不同的访问权限，仅授权给有需要的员工。
- 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，设置更高级别的权限，仅限特定人员访问。
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文件控制管理规范1、目的、编制、范围：为了保证公司各区域与物流运作管理相关的质量管理体系第三、四阶文件的编制、更新及管理符合质量管理体系规范及公司管理需求,对文件的编制、评审、批准、发放、培训、使用、更改、作废和收回等环节进行有效控制，确保相关区域及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料，以推进各项工作的标准化和持续改进，上汽（烟台）实业有限公司青岛分公司持续改善部特编制此文件，对公司质量管理体系的相关文件管理规定如下：2.术语：2.1 本文件术语引用自ISO9001：2000质量管理体系和上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）；2.2 公司部门划分：运作部、计划&物控部、持续改善部、综合管理部、生产管理部、仓储运输部、标准化推进办公室；公司区域/职能块划分：运作部：LOC-GA、LOC-BD、整车RDC、厂外RDC、LOC-PT，计划&物控部:接收数据组、接收验证班、单证组、发运班、对账组、发动机物流数据小组；持续改善部：规划块、生产管理部：包装、质量、综合管理部：行政块、安全管理办公室：安全块、体系块。
2.3各类型文件含义：2.3.1 程序支持规范性文件：是程序文件的具体展开，描述为实施程序文件活动具体途径的文件。
它一般涉及多个区域，但不涉及技术的细节。
内容包括5W1H,即开展活动的目的（Why）、做什么（What）、何时（When）何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。
此类文件属于质量管理体系文件的第三阶文件。
（程序文件：质量管理体系文件的第二阶文件，描述实施质量管理体系所需的相互联系的过程和活动。
上汽（烟台）实业有限公司《质量手册》（文件号：SAIC-YT/ZL-2007）已包括质量管理体系所要求的程序文件。
）2.3.2 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。
它可以是区域内文件也可以为跨区域文件，为质量管理体系的第三阶文件。
2.3.3 作业文件：详细的作业活动的描述文件，内容涉及技术的细节（如：流程、STS/TIS 、技术/操作要求&规范等）。
作业文件一般只涉及一个区域，有时也涉及多个区域，但它强调的是产品或作业过程的规范性，而程序支持规范性文件强调的是区域间的沟通、联络、协调。
作业文件为质量管理体系的第三阶文件。
2.3.4 外来文件：（各类标准和必要的参考资料及顾客提供的技术文件），为质量管理体系第三阶文件。
2.3.5 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观依据的文件。
记录为质量管理体系的第四阶文件。
3. 职责3.1 文件主要使用/涉及人员或文件主要业务归口人员负责文件的编制及维护，保证文件与现场运作、管理的一致性。
3.2 文件编制区域主管/经理负责文件的审核/批准，文件使用/涉及区域相关负责人或业务归口人进行文件的评审及会签。
同时负责本区域相关文件的定期评审及协调、改善推动工作。
3.3 各区域质量体系文件协调人（后文简称区域协调人）负责定期或必要时本区域/职能块内文件编制、评审的组织及协调工作和一般性的跨区域/职能块文件的编制、评审的组织、协调工作；负责本区域受控文件原件的保管和区域内发放工作，并负责保证本区域内受控文件培训、目视及操作管理的规范性督导和推进。
3.4 体系工程师负责特别的（比较复杂的）跨区域/职能块文件的编制、评审的组织和协调；负责对公司文件原件的存档及对受控文件的发放回收。
同时，定期评审各区域受控文件的存档、培训及操作管理是否符合文件规范，并出具相关报告。
3.5 班组长组织班组内文件的编制、更改及班组人员的培训工作，接受培训人员填写培训记录。
各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。
3.6 记录文件格式由各相关区域业务归口负责人自行编制、区域主管及经理评审批准，管理并由上一级领导监督实施。
4. 规定4.1 文件分类本文件所涉及质量管理体系文件主要包括:1）程序支持规范性文件；2）管理文件；3）作业文件（如：流程、STS/TIS、技术/操作要求&规范等）；4）外来文件；5）质量管理体系文件所要求的记录。
4.2 文件编写、更改及废止4.2.1 程序支持规范性文件、管理文件、作业文件由主要业务归口人员或文件使用/涉及人员负责编制文件草稿，格式、内容等按照《受控文件格式标准》规定执行。
4.2.2质量体系文件修改规范作业文件：STS/TIS有轻微更改的在原文件上用签字笔进行划改即可，并在更改记录中将填写更改原因，并签字培训。
但需在两周内完善成电子版，其他文件除外。
4.2. 3 文件使用/涉及区域相关负责人评审后，由编制人员将更改（如需）完毕文件的电子版交与体系工程师对文件统一编号。
4.2.4 文件编制人员在已编号书面文件及《发文审批单》“编制”栏签字，并呈交区域主管在“审核”栏签字、区域经理在“批准”栏签字。
若文件内容涉及其他区域，还需由相关区域经理、主管、工程师“会签”。
注：只程序支持规范性文件、管理文件、文件发放时需签署《发文审批单》。
4.2.5 区域/职能块内文件由文件编制/维护归口人或区域协调人、区域负责人经评估确认需新增、更改、作废文件，由区域协调人提报书面更改或废止申请至体系工程师后进行后续操作；一般性跨区域/职能块文件的编制、更改需由文件编制/维护归口人所在区域的区域协调人提报体系工程师，或提议区域的区域协调人联系文件编制/维护归口区域的协调人并提报体系工程师后进行操作管理（注：此类文件评审中发现涉及其他区域的操作内容不符合规范和标准，追究文件编制/维护区域责任）。
特别的跨区域/职能块文件由体系工程师协调文件主要归口区域协调人，由归口区域协调人组织、协调文件业务归口人员进行操作。
文件更改、换版按照编写、评审、修改、编号、审批、发布流程进行。
作废/销毁文件不得再行使用（但可供参考）。
4.3文件保存、分发：4.3.1体系工程师对签字完毕的《发文审批单》及书面签字版文件原件统一存档，并及时更新《受控文件清单》。
4.3.2 受控文件以区域（运作部）或部门（其它部门）为单位进行下发：体系工程师按照《发文审批单》发放范围及数量影印适当份数，加盖红色受控章后发放至文件涉及/使用区域，即会签区域。
文件收文单位需在《文件发放回收记录》上签收。
“受控”、“作废”等印章由体系工程师专门保管。
4.3.3各区域应建立文件签收记录，凡接收/分发的文件及各质量记录均需存档、记录（文件属会签、传阅者不在此限）。
记录文件由各相关区域自行编号、保管。
4.3.4 各类质量文件的保存期限，如无特殊情况一般记录报表至少保存二年，有特殊情况者可根据实际情况具体确认。
4.4文件的废止、收回、销毁：4.4.1文件修订及废止时，应由体系工程师按照《文件发放回收记录》回收旧版文件并予以统一销毁。
各区域不得保有旧版及作废文件，在接收最新版文件的同时将旧版本文件退还给体系工程师并签字确认，双方均需做好相关回收记录。
更改及废止文件时，旧版失效文件原则上应于颁布后五天内回收完毕。
4.4.2体系工程师需将存档的原件加盖作废章、注明作废日期，与有效受控文件隔离后长期存放。
4.4.3 逾保存期限的记录文件，可由各类文件保管单位自行销毁。
4.5文件的档案管理4.5.1 各区域盖受控章的文件原件须由各区域协调人现场管理。
4.5.2 现场作业场所贴置、目视的受控文件为盖红色受控章文件，禁止使用复印件。
4.5.3 各区域须于每一受控文件档案册内建立目录（含文件名称、编号及入档日期等）以利迅速寻找及便于与体系工程师每月发出的文件最新版次一览表核对，以确保所使用为最新资料。
4.5.4 体系工程师每月1次《受控文件最新版次一览表》，供各使用单位核对其使用是否为最新资料。
4.5.5 各区域受控文件原件如发现有缺页、破损，字迹模糊，不得以影印方式自行处理，应到体系工程师处填写《文件发放回收记录》，重新领取一份新文件，破损的文件同时回收作废，新文件仍沿用原文件分发号。
4.5.6 任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号。
4.5.7 文件查/借阅规定：所有受控文件原件一律不外借，因工作需要需查阅，需经标准化推进办公室经理批准，在体系工程师处查阅；如需长期借阅，由借阅者先填写《文件借阅记录表》由持续改善部经理审核签字后，体系工程师提供复印件。
4.5.8 文件持有者应妥善保管文件，保持其清晰、完整，调离岗位时必须将所持有的文件交回所在区域，否则不予办理调动手续。
4.6文件的培训及实施4.6.1 培训文件发放当日由班组长组织班组内人员进行培训学习，接受培训人员填写培训记录。
与受控文件有关的岗位在收到文件当日必须培训完毕，其它岗位在不影响使用的前提下两天内培训结束。
班组长要对培训效果进行评估以保证员工掌握文件内容。
各工段长监督辖内班组的培训执行情况，培训记录由工段内负责存档。
4.6.2实施4.6.2.1从接收到受控文件的当日起，相关岗位要按照新流程内容操作。
4.6.2.2发放到工段的有效受控文件应以工段为单位负责管理，工段长对文件有效性负责。
4.7文件的评审4.7.1班组长每周回顾评审一份文件，工段长、工程师、主管每半月回顾评审一份文件，区域（副）经理每月回顾评审一份文件；4.7.2 各区域协调人、各文件编制/维护归口负责人对文件进行定期或不定期（必要时）评审，确保文件与实际操作、管理的一致性；4.7.3标准化推进办公室每年组织对文件评审一次，评审要填写“文件评审报告”并存档管理。
4.7.4文件评审后如需要修改，按文件编制、更改、作废流程操作。
4.8 文件的编号4.8.1 所有受控文件都应有标准且唯一的编号，并标示在文件的指定位置。
4.8.2 三阶文件的编号规则如下：XX /XX – X X XX X – XX X X (X/X)部门代码：②区域/职能块代码：用2位阿拉伯数字表示，如下：③文件类别代码：⑤年号④文件顺序号③文件类别代码 ②区域/职能① 编制/发文部门代码⑥版本号QM质量手册QP程序文件CX程序支持规范性文件GL管理文件ZY作业文件WL外来文件④文件顺序号：用3位阿拉伯数字表示,如001、002，文件顺序号以部门、区域/职能块及年份为分类标准进行排列，不考虑文件类别，即同年份编制的同一区域/职能块内的文件即使类别不同，编码时也依数字顺序堆加号码。
如同一文件不同年份的更改，则对文件进行重新编码，原版本和编码的文件作废存档。
⑤年号：编制年份，4位长度，如:2012。
⑥版本号：“26个英文字母/一位数字”。
以年度为单位划分，新编制文件统一为A版，年度内换版只需更换数字；如2012年度发布的第一版文件为A/0版，第二版为A/1版，如不同年份的更改则以B、C、D……顺序类推，如2013年度此文件有新版本，文件前边的编码变更的同时，版本分别更改为B/0、B/1版，原版本和编码的文件作废存档。