文件材料整理及归档办法

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档案归档文件整理的基本方法

档案归档文件整理的基本方法

档案归档文件整理的基本方法
一、文件整理策略
1、严格按照档案管理程序来实施:要严格按照档案管理程序来实施,即从文件的形成、存放、使用和最终的销毁方面对档案进行综合管理,及
时对不需要的档案进行销毁,确保档案的安全。

2、定期对档案进行整理:定期对档案进行整理,通过对档案中材料
进行统一编号、索引,确保档案的顺序性和完整性。

3、根据档案的使用来划分存放区域:根据档案的使用来划分存放区域,将按区域进行分类存放,便于检索查找;
5、建立档案管理系统:利用电脑等新技术手段,建立档案管理系统,方便快捷的查阅、检索和存档归档等,可以有效节约查找档案的时间。

二、文件整理实施步骤
1、对档案进行调整:
①根据档案的使用情况,根据实际情况,对各档案目录进行调整,删除、新增一些与实际使用情况不符的档案,使档案内容与现实一致,以符
合使用者的需要。

②统一各档案内材料的编号,统一文件编号,对文件进行归类和分类,使档案的材料系统、一致。

文件归档整理档案管理制度

文件归档整理档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作,确保档案的完整、准确、系统和安全,提高档案管理效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作,包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。

第三条文件归档整理工作应遵循以下原则:1. 完整性原则:确保文件归档齐全,不遗漏任何重要信息。

2. 真实性原则:归档文件必须真实反映公司工作情况,不得伪造、篡改。

3. 便捷性原则:便于档案的查找、利用和保管。

4. 安全性原则:确保档案在保管和使用过程中的安全。

第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门,负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。

第五条档案管理部门职责:1. 制定文件归档整理方案,并组织实施。

2. 指导各部门做好文件归档整理工作。

3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。

4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。

第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作,并接受档案管理部门的指导和监督。

第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求:1. 文件收集:各部门应按照归档范围,及时收集应归档的文件材料。

2. 文件鉴定:对收集到的文件材料进行鉴定,确定其保存价值。

3. 文件分类:根据文件内容、性质和保存价值,对文件进行分类。

4. 文件整理:按照分类标准,对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。

5. 文件归档:将整理好的文件材料按照归档顺序,逐级归档。

第八条归档文件应具备以下条件:1. 文件材料齐全,无缺页、破损。

2. 文件材料分类准确,排列有序。

3. 文件材料编号规范,便于查找。

4. 文件材料编目完整,便于检索。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求:1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。

2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。

3. 档案管理人员应定期检查档案,确保档案安全。

第十条档案利用应遵循以下要求:1. 查阅档案需提前预约,填写《档案查阅申请表》。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧

文书档案管理归档整理操作方法和技巧

文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

二、归档文件整理原那么:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联络,区分不同价值,便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。

要求:材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位,进展文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”确实定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

详细情况作如下规定:1、文件正本与定稿为一件;2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件;3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件;5、转发文与被转发文为一件;6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;7、成套的会议材料分别为件;8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件;10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件;11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册〔本〕为一件;12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位〔如部门或时间等〕组合,可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等;13、介绍信一般一份为一件,假设单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成假设干件;〔三〕件的装订件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。

在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进展字迹加固处理。

材料整理归档工作流程

材料整理归档工作流程

材料整理归档工作流程材料整理归档是指对各种材料进行分类、整理、标注并存放到相应的位置,以便于日后的查找和使用。

以下是一个材料整理归档的工作流程:第一步:收集资料。

在开始整理归档工作之前,首先需要收集要整理的材料。

这些材料可以是文件、报告、合同、账单等各种文档。

第二步:分类和筛选。

收集到材料后,需要根据不同的属性和内容对材料进行分类和筛选。

比如,可以按照项目、日期、部门等来进行分类,筛选掉一些过时或者无用的材料。

第三步:整理和归档。

在分类和筛选完材料后,需要对每个分类下的材料进行整理和归档。

可以使用文件夹、文件夹夹、标签等工具,将材料有序地整理好,并按照一定的规则进行标注。

同时,为了方便查找,通常会为每个材料分配一个唯一的编号或者索引。

第四步:制定归档规范和档案管理制度。

为了使整个归档过程更加规范和有序,需要制定一套完整的归档规范和档案管理制度。

这些规范和制度可以包括文件命名规则、文件夹命名规则、文件夹的摆放位置、档案的保管期限等。

第五步:建立档案管理系统。

在完成上述工作后,需要建立一个档案管理系统,将整理好的材料输入到系统中。

这可以是一个电子数据库或者档案管理软件,方便后续的查找和管理工作。

第六步:定期维护和更新。

档案管理不是一次性的工作,需要定期进行维护和更新。

比如,可以定期检查档案的完整性和准确性,清理过时和无用的材料,及时更新新增的材料等。

总之,材料整理归档工作是一个细致且需要耐心的工作。

只有按照规范进行整理归档,并建立合理的管理系统,才能确保材料的安全保存和方便查找。

通过以上的工作流程,可以有效地进行材料整理归档工作,提高工作效率和管理水平。

归档文件整理的方法步骤

归档文件整理的方法步骤

归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”,具体如下:第一步:收集应归档文件收集应归档文件,是档案工作的起点,其基本的要求就是“齐全完整”。

一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务,归档范围以是否反映本单位工作活动、具有查考利用价值为依据确定,具体如下:(一)应归档的上级机关的文件材料,(上级来文)主要有5个方面:1、上级组织召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;2、上级组织颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的法规性文件;3、上级领导检查视察本公司工作时的重要指示、讲话和题词;4、代上级组织草拟并被采用的文件最后草稿和印本;5、上级组织转发本公司的文件。

(二)应归档的本公司的文件材料,主要有23个方面:1、本公司党组(党委)、行政领导会议文件材料;2、本公司召开的工作会议、专题会议文件材料;3、本公司颁发的各种正式文件的签发稿、正式印件,重要文件的修改稿;4、本公司的请示与上级组织的批复、子公司的请示与本公司的批复;5、本公司及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告;6、反映本公司业务活动和科技管理的文件材料;7、本公司检查子公司工作和调查研究形成的重要文件材料;8、本公司总的统计报表和统计分析材料;9、本公司形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料;10、本公司党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;11、内容重要的群众信访材料和本公司处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料;12、本公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本公司有关的未经收发登记的文件材料;13、反映记载本公司房地产权益和有关纠纷处理的文件材料;14、本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料;15、本公司制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料;16、本公司及子公司的历史沿革、大事记、年鉴和反映本公司及子公司重要活动事件的剪报;17、本公司干部任免(包括上报和下批及备案)、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料;18、本公司及子公司办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根;19、本公司财产、物资、档案等的交接凭证和清册;20、本公司编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本;21、本公司与其他单位或个人签订的各种合同、协议;22、本公司与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文(正本、副本)和外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件;23、各种普查工作形成的文件材料。

文字材料整理归档方法

文字材料整理归档方法

文字材料整理归档方法文字材料整理归档是指将各种形式的文字资料进行整理、归纳、分类、存储等一系列工作,以便日后的检索和使用。

在信息化时代,文字资料的整理归档显得尤为重要,因为它能够帮助我们更快、更准确地获取所需信息,提高工作效率和质量。

以下是一些文字材料整理归档的方法。

1.建立分类体系建立分类体系是整理归档的首要步骤。

只有将各种材料进行分类,才能更好地进行管理和检索。

建立分类体系应该根据具体的工作需要,将材料分门别类,形成一个清晰的系统。

2.制定命名规则为了便于检索和识别,每个文件应该有一个明确的名称。

命名规则应该尽量简洁明了,避免过长或含糊不清的名称。

同时,命名规则应该与分类体系相对应,方便管理和检索。

3.制定文件存储规则文件存储规则是指将文件存储到指定的位置,以便日后的检索和使用。

存储规则应该遵循分类体系和命名规则,同时要注意保密性和安全性,避免文件被丢失或泄露。

4.建立索引或目录索引或目录是整理归档的重要辅助工具,它能够帮助我们更快速地定位所需文件。

建立索引或目录应该根据分类体系和命名规则,将文件的名称和存储位置记录下来,方便检索和管理。

5.定期清理和更新文字材料整理归档是一项长期而持久的工作,需要定期清理和更新。

清理过期文件、更新文件内容、优化分类体系等工作,是整理归档的必要环节,可以使工作更加高效和精确。

6.利用电子化工具随着信息化的发展,电子化工具已经成为文字材料整理归档的重要方式。

各种电子化工具可以帮助我们更快速、更精确地进行整理归档工作,如文档管理软件、云盘等。

7.注重保密和安全文字材料整理归档中,保密和安全是至关重要的。

对于涉及到机密或敏感信息的文件,应该采取严格的措施,如加密、备份、限制访问等,以确保信息安全。

文字材料整理归档是一项必要而重要的工作,它能够提高工作效率和质量,帮助我们更好地管理和利用信息。

通过建立分类体系、制定命名规则、建立索引或目录、定期清理和更新等一系列工作,可以使整理归档工作更加高效、精确和可靠。

档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结,这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试,主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。

同时,我们相信,对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。

一般情况下,归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。

一、收集文件收集文件,就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作,是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

收集齐全完整为其基本原则。

二、区分归档和不归档材料的范围(一)归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

(二)不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。

2、本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。

3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

(三)机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏,各单位之间必须明确的归档范围。

文件材料整理归档制度

文件材料整理归档制度

文件材料整理归档制度一、背景与目的为了提高企业内部文件材料的管理效率,规范文件材料的整理归档流程,确保文件的安全保存和方便查找,制定本制度。

二、适用范围本制度适用于企业所有部门的文件材料整理归档工作。

三、管理标准1.文件材料整理原则–文件材料应按照类别进行分类,确保归档的文件材料具有一致性和相关性。

–文件材料的整理应遵循时间顺序,确保归档的文件材料能够反映真实的时间线。

–文件材料应按照规定的格式进行整理,确保归档的文件材料具有一致的表现形式。

2.文件材料归档流程–部门负责人应每周指派专人负责文件材料归档工作,并核实文件材料的完整性和准确性。

–归档人员应按照规定的分类体系将文件材料进行整理,并为每份文件材料编制索引,确保文件材料的易查找性。

–归档人员应确定合适的存储介质,保证文件材料的长期保存,并做好防火、防灾等安全措施。

–归档后的文件材料应记录详细的归档信息,并在系统中备案,确保文件材料的追溯性。

3.文件材料查阅权限–经过指定的主管部门审批后,归档人员方可提供文件材料的查阅,无权限人员不得私自查阅。

–有查阅权限的人员应填写查阅申请表,并在规定的地点和时间内进行查阅。

4.文件材料保密措施–归档人员应严格遵守文件材料保密制度,确保文件材料的机密性。

–归档人员应将涉及商业秘密和个人隐私的文件材料存放在专用的安全柜中,并实施权限管控。

四、考核标准1.归档工作的准确性和完整性–归档人员应按照规定的分类体系准确无误地整理文件材料,确保文件的完整性。

–归档人员应编制详细的索引,方便文件材料的查找和追溯。

2.文件材料的易查找性和追溯性–归档人员应按照规定的存储介质和归档流程,确保文件材料能够轻松找到。

–归档人员应记录详细的归档信息,并在系统中备案,方便文件材料的追溯。

3.文件材料的保密性和权限管控–归档人员应严格遵守文件材料保密制度,确保文件材料的安全性和机密性。

–归档人员应掌握查阅权限的管控,确保文件材料仅被授权人员查阅。

归档文件整理流程和方法

归档文件整理流程和方法

归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的规定,结合工作实际,我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。

第一步:收集文件收集,即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室.收集中应掌握的原则是:“以我为主,突出重点",即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料.这部分文件材料分为对外发文和内部发文。

对外发文一般都有发文字号,这部分发文一定要收集齐全,另外根据省、市档案局的要求,必须实行二套制,也就是带底稿的文件收集一套(按保管期限划分),不带底稿的文件收集一套按字号排列(即二套也叫发文汇集).内部发文即未经登记编号的文件材料,主要包括:①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料;②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部)会、行政领导(如局长)办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料;⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料;⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告;⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料,以及各种基础数字统计报表和分析材料;⑨本单位财产、档案交接凭证,以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等;⑩本单位编印的简报、出版物(包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等)定稿、样本,以及新闻媒体(包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。

文件、材料收集归档制度(5篇)

文件、材料收集归档制度(5篇)

文件、材料收集归档制度本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示,与其他单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组,下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

材料整理归档要求及检查办法

材料整理归档要求及检查办法

材料整理归档要求及检查办法材料整理归档是指将各种文件资料按照一定的规则和标准进行分类、整理和存放的过程,以方便日后查找和使用。

正确的材料整理归档可以提高工作效率和准确性,并确保文件资料的安全性和完整性。

本文将介绍材料整理归档的要求及检查办法。

一、材料整理归档的要求:1.清晰明确的分类体系:根据工作需要和文件内容,设立合理的分类体系,确保文件的分类清晰明确,便于查找和使用。

2.统一标识和编码:为每一个文件资料设立统一的标识和编码,以便识别和查找,避免混淆和错误。

3.内容完整和准确:对于每一个文件资料,要确保内容的完整性和准确性,避免漏页、错页或错误信息的归档。

4.规范的文件命名:对于电子文件,要规范文件的命名方式,包括文件名、日期、版本号等,以便于后续的检索和管理。

5.定期的文件更新和备份:对于需要经常更新的文件资料,要定期进行更新和备份,以确保文件的及时性和安全性。

6.安全可靠的存储环境:为文件资料提供安全可靠的存储环境,包括合适的文件柜、资料夹、防潮防火措施等,以确保文件资料的安全性和完整性。

二、材料整理归档的检查办法:1.文件分类检查:检查文件资料的分类是否清晰明确,是否符合分类体系的要求,避免分类混乱或重叠的情况。

2.文件标识和编码检查:检查文件资料是否有统一的标识和编码,确保每一个文件都能被正确地识别和查找。

3.文件完整性检查:检查文件资料的完整性,包括是否有漏页、错页、缺失信息等情况,确保每一个文件都是完整的。

4.文件命名检查:对于电子文件,检查文件命名的规范性和准确性,包括文件名、日期、版本号等,以便于后续的管理和检索。

5.文件更新和备份检查:检查需要经常更新和备份的文件资料是否有按时进行更新和备份的记录,确保文件的及时性和安全性。

6.存储环境检查:检查文件资料的存储环境是否安全可靠,是否提供了合适的文件柜、资料夹、防潮防火措施等,以确保文件资料的安全性和完整性。

通过以上的规范要求和检查办法,可以有效地进行材料整理归档的管理,提高工作效率和准确性,并确保文件资料的安全性和完整性。

档案村级文件材料归档整理办法

档案村级文件材料归档整理办法

村级文件材料归档整理办法按照国家、省、市档案局文件精神,进一步规范村级文件材料,保证村级文件材料的齐全完整,便于提供利用,现规定村级档案整理方法(整理步骤)。

一、区分年度按照市局统一要求,我县村级文件材料归档采用“保管期限- 年度”分类方法。

将收集来的各种文件材料按不同年度区分开来(一个年度一堆)。

二、划分保管期限在每个年度内文件材料划分不同的保管期限。

即:永久、定期(30年)。

三、文件排列在不同保管期限内排列顺序,排序过程中应遵循三个结合。

即:级别、重要程度、时间。

四、整理永久:装袋,以件为单位,每件一袋(定期:可不装袋,用线装订)。

然后去掉金属物,破损的进行裱糊。

需说明,请示与批复,草稿与正文为一件,一次会议为一件。

六、盖归档章:盖在每件文件首页右上角的空白处。

全宗号:档案局给的固定号年度:此件文件的年代件号:即此件所在的顺序号保管期限:此件文件保管期限是什么(永久、30年)七、填写目录件号:即此件所在的顺序号责任者:文件的作者,即文件的制作机关,部门或个人文号:文件的字号,制作文件机关的发文号。

如法政发[2006]24号就是文号题名:文件的标题日期:文件的日期,例:2008年2月5日。

20080205.页号:文件的页数备考:需要说明的地方。

八、装盒:填写备考表,盒内有需要说明的地方九、脊背盖章全宗号:档案局给的固定号年度:此盒文件针对的年代保管期限:此盒文件针对的保管期限(永久、30年)起止件号(室):此盒文件共有多少件,从几至几件。

例:1-25,说明此盒共有25件,即从1至25.法库县行政村文件材料收集归档范围1、村民委员会选派结果报告单;永久2、本村关于党(团)员名册,培养和发展新党(团)、党员转正等材料;永久3、协议、合同(30年以上,包括30年);永久4、各种补贴、发放明细、汇总表;永久5、党支部、村委会会议记录;永久6、审批、统计表(年度);永久7、本村土地证书、区域示意图;永久8、参合人员注销登记表;永久9、新增参合人员登记表;永久10、注销参合农民基本信息;永久11、本村协查结果反馈联签单;永久12、低保发放明细表;永久13、残疾人自然状况登记表;永久14、迁入、迁出介绍信、分户、落户等存根;永久15、户卡、土地账;永久16、本村会计交接书;永久17、本村村委会分工,三年任期目标等方面材料;永久18、本村的干部名册;永久19、法院、乡镇法律服务所关于本村民事、经济、裁定、判决等材料;永久20、本村村史、历史沿革、大事记、家谱、族谱。

资料如何整理与归档

资料如何整理与归档

资料如何整理与归档归档文件整理操作几个具体问题的处理1、输入微机。

由于文件不立卷,因此每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机,以便日后查找利用。

特别是文件题名必须一字不变地输入,如果文件标题不能概括文件内容,请在原标题后自拟或补充标题,并加“[]”加以区别,如“××市档案局关于转发×档〔2005〕180号文件的通知”,应重拟标题并抄录为“××市档案局关于转发〔××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见〕的通知”,又如“××市档案局通报”,应重拟标题并抄录为“××市档案局〔关于市直机关达标升级情况的〕通报”。

有些归档文件的附件独立性强,如正文公布实施意见,附件则是具体的条文规定,或者附件是正文的重要补充和说明,在正件与附件作为一件时,如果目录中只抄录正文题名,不能反映出附件的内容,可能造成漏检,此时也可在正文题名后抄录附件题名,附件题名外加“()”,如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定(附:市民公约)”。

如果文件题名过长,超过软件所规定的120个字节(60个汉字),需进行简化,并在备注栏注明。

如果是会议材料、报表、内部信息等成套文件,则每一份文件都要作一件输入。

例如,××工作会议文件之一:×××同志在会议开幕式上的讲话;又如,情况反映第三期:×××贪污犯罪情况的内部通报。

2、装订。

根据实践,建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订,方便快捷,成本低。

装订时一定要注意选择由档案局推荐使用的不锈钢订书钉。

禁止使用不符合规范的订书钉,这将是今后每年归档文件整理检查的重点内容之一。

文件采用左侧装订的方法,左边、下边要整齐。

如果某份文件内容特别多,纸张厚,订书机无法装订,需要用细线装订。

文书档案归档整理操作方法和技巧

文书档案归档整理操作方法和技巧

文书档案归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法(一)收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求:材料齐全完整、内容真实准确(二)确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位,进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定:1、文件正本与定稿为一件;2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件;3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件;5、转发文与被转发文为一件;6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;7、成套的会议材料分别为件;8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;9、正文与文件处理单(办文单)为一件;10、来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)为一件;11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位(如部门或时间等)组合,可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等;13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件;(三)件的装订件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。

在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

公司文件材料归档管理办法

公司文件材料归档管理办法

公司文件材料归档管理办法第一节文件材料归档管理办法第一条公司档案属于公司所有,公司及其员工都有保护本公司档案的责任和义务。

各部门负责人对本部门档案、资料负全责,并指定专人负责本部门档案、资料的收集、整理。

第二条人事行政类档案、资料由人事行政部负责归档、保管。

其他各部门档案、资料由各部门负责归档、保管;第三条人事行政部负责保管的档案资料主要有《员工档案》(包括公司内部员工、外包、派遣员工等)、《工伤档案》、《劳动争议档案》、《退休人员档案》、《公司各类资料档案》、《公司签署的各类合作协议或合同》等;第四条财务部负责保管的档案资料主要有《公司各类资料》、《各类财务报表》、《租房合同》等;第五条公司签署的各类合作协议或合同,责任部门签订完毕后应立即交至人事行政部进行存档;第六条项目部必须在外包或派遣员工入职当天签订劳动合同,签订完毕后,15日内必须交至人事行政部;第七条公司员工外出参加公务活动形成的文件材料,获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等及其登记表(册),应在其活动结束后及时交至人事行政部进行统一管理;第八条档案使用管理规定如下:1、查阅:在人事行政部办公室现场查阅,不得带离。

2、如因工作需要外带,需办理外借手续,用毕即归还。

操作流程:登录钉钉APP→工作台→OA审批→档案借用第二节违规处罚第九条签订劳动合同责任人未在新员工入职15天内签订劳动合同的,视情节严重处以500元-2000元、辞退处罚;出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的,由责任人承担全部损失;第十条合同签订完毕15天内,未将劳动合同等入职资料移交给人事行政部,视情节严重处以200元-2000元、辞退处罚;出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的,由责任人承担全部损失;第十一条人事行政部负责员工档案整理与保管,如有损毁、丢失,视情节严重处以50元-100元,严重的辞退处罚。

出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的,由责任人承担全部损失;第十二条未及时归还造成档案遗失的,处罚责任人500元/次,造成公司损失的,由责任人承担全部损失。

文件材料整理归档制度[1]

文件材料整理归档制度[1]

文件材料整理归档制度概述文件材料是组织内部运作的紧要构成部分,也是组织与外部单位交流的基础。

良好的文件材料整理归档制度可以帮忙组织更好地存储、管理和运用这些文件材料。

本文档将就文件材料整理归档制度的核心内容进行认真阐述。

文件材料整理1.定期清理:为避开文件材料的混乱和过期,每个部门应定期进行文件清理工作。

实在时间间隔可以依据部门实际情况决议,但一般建议为季度或半年。

2.标准规范:为了使文件材料归档更加标准化,每个部门应当订立相应的归档标准和规范。

这些标准和规范可以包括文件的命名规定、存储格式、文件权限等。

3.分类整理:文件材料应当依照内容和形式进行分类整理。

形式上可以分为纸质和电子两类,内容上可以依照时间、地点、类型等进行分类。

在归档时,应当对材料进行关键字标记,便于后续查找和使用。

文件材料归档1.确定归档范围:在确定文件材料是否需要归档时,应当考虑它的紧要性、保密程度和长期保存价值。

对于需要归档的文件材料,应当明确归档范围和所属部门。

2.归档程序:归档程序包括分类、编目、编号、标识等。

在归档前应当先进行信息登记和编目工作,对全部文件材料进行全面的归档准备。

3.归档后的维护:归档之后,对文件材料进行维护工作也特别紧要。

维护工作包括整理、修补、备份等,以保证文件材料的完整性和长期保存价值。

文件材料使用1.查阅程序:为了便利用户查阅文件材料,应当建立查阅程序和机制,确保用户能够便利地查找和使用文件材料。

2.文件借阅:在需要使用文件材料时,可以进行文件借阅。

借阅前应当填写借阅申请表,并被授权人完成审批签字后方可借阅。

附:文件材料归档的相关工具文件材料归档需要常规性的工作程序和相应的工具,以下为供给几种常用工具:1.文件归档箱:为较小的材料进行归档使用。

2.文件柜:为中等大小的材料进行归档使用。

3.数字化仓库:为较大且回收需要比较频繁的材料进行归档使用。

结论为了更好地管理和运用文件材料,建立完善的文件材料整理归档制度是至关紧要的。

文件材料整理归档制度

文件材料整理归档制度

文件材料整理归档制度
第一条应当归档的文件材料必须由机关各科室或承办人
员收集齐全,交档案室或档案人员,进行整理、归档、集中管理,任何个人都不得据为已有或者拒绝归档。

第二条各科室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,包括党群、行政、人事、财会等工作的各种门类和载体的文件材料以及与业务工作有关的材料,均属于归档范围。

第三条文书档案其他门类和载体的档案按有关规定,由经办人员整理立卷、定期移交归档。

第四条归档文件材料向档案员移交时,须当面清点检查,同时附归档材料移交清单,办好一切交接手续。

第五条归档文件的整理,以每份文件为一件。

原件与复制件为一件。

批复与申请、请示为一件。

报表、名册、图册按其原来的装订方式、一册(本)为一件。

同一问题的来文和复文(包括请示与批复、报告与批示等)可为一件。

会议记录、未装订式样的统一的表格、可组合在一起为一件。

第六条归档文件按件装订,装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;文件处理单在前,正文在后。

去掉金属钉根据件内文件的厚薄,装订时以文件的左侧和左上角为装订的边和角。

第七条编号:归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号,归档号是在文件整理过程中,体现归档文件类别,排列顺序的一组数字、字符的集合。

包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。

在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。

第十条归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录分保管期限装订。

声象材料要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

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文件材料整理及归档办法为了实现文书材料的科学管理,现根据国家有关规定,结合本公司实际情况,特制定本办法。

一、归档范围凡本公司在工作活动中形成、使用或办理完毕,具有查考利用价值的文件材料,都应齐全完整地收集起来,进行分类、整理、归档保存。

文书档案一般包括四个方面的内容:一是本公司形成的文件;二是主管单位颁发的文件;三是下属公司上报的文件;四是不相隶属单位或公司的参考性文件。

二、归档文件整理分工1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。

2、总经理办公会议记录、纪要;公司下属各单位以公司名义形成的发文件;本公司组织沿革、大事记;人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料;传真电报、《农业农村工作情况》等材料,由档案室负责整理。

3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件,各单位应随时送交档案室,由档案室整理归档。

4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件,由档案室整理;以厅名义召开的专业性会议文件,由主办单位整理。

5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根;干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料,分别由人事处、机关党委整理归档。

6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。

7、对外合作活动中形成的有关文件,由对外合作处负责整理归档。

8、厅机关成立的临时机构形成的文件,由临时机构负责整理归档。

9、几个部门会同办理的文件,由主办单位整理归档。

10、上、下级及同级机关来文,凡是需要办理的,由主办单位整理归档。

三、归档文件整理的方法根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节,我们把归档文件整理方法分成下列十三步:收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。

1、收集文件。

凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的,对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来,这些材料来自四个方面,一是本机关形成的;二是上级机关颁发的;三是下级机关上报的;四是同级机关和不相隶属机关抄送的。

在收集过程中要注意把好三关,一是齐全完整关,如正文与附件是否齐备,与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备。

二是文件签批关,看文件有没有签批单,签发手续是否完备。

三是用笔用纸关,公文用纸要规格统一,尺寸一致。

用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料,不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

重要的传真件需要存档的,要复印后将复印件与传真件一同存档。

随着办公自动化的普及,许多文件都是用微机起草的,对无领导批示和签字的底稿可以不存档,只保存正本和文件签批单即可。

2、归档范围审查归档范围,就是归档文件整理的范围,一个机关在工作活动和使用的文件材料很多,在这些文件中,不是所有的文件都需要归档,而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围,各机关要根据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和前面举例的市政府办公室《文件材料归档与不归档范围》,结合本单位实际,按照文件材料收集的四个来源制定自己的《文件材料归档和不归档范围》,在实际工作中要注意,一是确保归档文件的齐全完整,又要防止“有文必档”。

二是对不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定销毁,处理不归档文件时,要防止泄密。

3、归档文件分类按分类方案将归档文件分成大类,在大类下分二级类目,没有三级类目的单位在二级类目下细分大类,如前面举例的海洋渔业局分类方案中的党务类,下分二级类目:党委会议、党组织建设、党务干部任免、党员教育、党风廉政、精神文明建设、党员奖惩、出国政审、其他。

如在二级类目下设三级类目,如在党组织建设下设三级类目:成立党组、党支部批复、党员纳新、转正批复等。

4、组件。

件,即归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件,在实际操作中,将收集来的文件按本级、上级、下级分开,上级、下级文件按收文的时间顺序排列,本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列,以下文件必须作为一件排列在一起;上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多种文字形成的同一文件等等。

排列时注意批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前,依据性材料在后。

这里所说的“为一件”就是实体装订在一起,编目时也应视为一条条目,但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起,这样容易引起检索混乱,难以查找。

如会议文件,会议预备通知、通知、会议日程、领导讲话、典型经验、会议总结等多份文件,这些文件都归属于某一次会议这个事由,但不要装装订在一起,应单份文件装订,按会议日程或时间先后顺序排列。

5、文件修整装订为保证档案能够长期保存和有效提供利用,在装订前后对不符合归档要求的文件材料进行修整,一是对纸张尺寸不合标准、耐损残缺文件进行修裱。

二是对不符合归档要求的书写材料的文件进行复制、传真件要进行复印,为避免粘连,最好采用单面复印。

三是超大纸张的折叠,折叠时要注意减少折叠次数,避开图表字迹,从上往下折叠,文件页数较多的,应单张折叠,以方便利用。

文件装订,即用符合档案保护要求的装订材料,将归档文件以“件”为单位固定在一起。

《归档文件整理规则》介绍了多种装订方法,我们推荐使用不锈钢钉装订,装订时一定要选择档案推荐使用的不锈钢钉,禁止使用不符合规范的订书钉。

文件采用左上角装订方法,左边、下边要整齐,如果某份文件内容特别多、纸张厚,订书机无法装订,需要用细线装订,装订方法:采用三孔两线装订,细线要将文件左边捆扎起来,以防纸张损坏。

需要说的的是:中央、省驻日照单位,有专业要求的,可按规定装订。

6、保管期限审查各机关要根据事先制订的文书档案保管期限表,将已分好级别的文件划分为永久、定期两类。

需要注意的是:一是注意文件之间的联系,防止孤立地划分其价值,如果只有请示没有批复,请示就没有意义,因此划分文件材料的保存价值时要注意文件之间的联系,将密不可分和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值;二是考察文件的实际内容,防止从形式上看其价值,如果与本机关主要职能活动有密切联系、起凭证作用、效益长的价值就高,反之就低。

不论是上级、下级还是本机关形成的文件,主要看文件内容的重要程度、作用大小;三研究文件的各种作用,防止片面地看其价值。

四是要从长远考虑文件的使用价值,也就是我们说的就高不就低。

7、排列归档文件。

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件的排列次序的过程,排列的原则即事由原则,也就是将同一事由的相关文件排列在一起。

事由可以指一件事、一次活动。

例如一次请示或报告,批复收到后,就要以视为事由办理完毕,一次会议或一项活动可以视为一个事由,按事由排列文件即反映了文件之间的联系,又可以存取方便,便于检索。

具体的排列方法可分为二步,第一步先将同一事由的文件按一定的顺序排列起来,可按文件形成时间先后顺序或文件重要程度排列。

第二步再将不同事由的文件排列起来,可按事由形成时间先后或重要程度排列,也可按作者或承办者的级别排列,会议文件等成套文件可集中排列。

需要注意的问题:一是不宜按收发文字号排列归档文件,造成一个事由分散排列;二是实行“随办随归”的单位,应确保同一归档文件排列在一起;三理注意零散文件的处理,确保归档文件的齐全完整。

8、加盖填写归档章。

我们统一要求归档章盖在每份归档文件的上方中间位置,编号项目分为必备项和选择项,必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号,选择项主要是机构(问题)项。

全宗号是指一个单位档案进馆后在档案馆内的代号,可暂不填写。

年度是指归档文件的形成年度,采用公元纪年,用4位阿拉伯数字表示。

如二○○一年表示为“2001”不能简化为“01”。

保管期限分为永久、定期。

件号分为室编件号和馆编件号两项,室编件号即机关档案室在归档文件分类排列后的顺序号,室编件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始编排。

馆编件号是档案移交进馆后,按档案馆的有关规定填写的顺序号,可以不填。

机构(问题)项,填写时应按分类方案,填写作为分类方案类目名称的机构或问题,如机构或问题名称太长,可使用机关内部规范的简称。

需要注意的是,填写归档章时应选用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、印泥等,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久材料填写。

9、编目。

《归档文件整理规则》所指编目是指编制档案文件目录,归档文件目录的项目包括件号、责任者、题名、日期、页数和备注。

件号在最低一级类目中从“1”开始编写。

责任者填写机关全称或规范的简称,不得填写“本局”、“本部”等不规范简称。

联合发文,一般应填全,如果责任者太多,可适当省略,但立档单位是责任者的必须抄录。

填写时要求照实抄录,发文代字、年度、顺序号不能省略。

题名一般照实抄录,遇到题名含义不清或不能揭示文件内容的文件,应根据文件内容重新拟写标题,在新拟写标题加〔〕。

日期填写用8位阿拉伯数字表示,如1999年1月17日,标注为19900117,也可用月、日回行填写,未注明日期的文件,应根据文件内容加以考证,考证的时间加〔〕。

页数即一件文件的总页数,空白页不计算页数,多份文件作为一件时,按各文件页数相加在一起计算,如问题的请示和批复,分别为4页和1页,作为一件时,该件页数应为5页。

备注,填写归档文件需要补充说明的情况如文件的缺损、修改、移出、销毁等,如内容太多可在备注栏内加注“*”字号,将具体情况填写在盒内备考表中。

10、装盒。

应按不同类别的归档文件分别装盒,同一类别的可分装几盒,不同类别的不能混装一盒。

需要注意的两点:一是不同形成年度的归档文件不能放入同一盒内。

二是不同保管期限的归档文件不能放入同一盒内。

11、填写盒内备考表。

用于在盒内归档文件进行必要的说明。

盒内文件情况说明,对盒内归档文件收集的齐全程度、文件本身的情况、整理情况等加以说明,整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名,以明确责任。

检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期填写归档文件整理完毕的日期。

12、填写档案盒封面、脊背、档案盒封面。

在横线上加盖全宗名称章,使用机关全称。

档案盒脊背、全宗号填写同级档案馆给定的全宗号,也可不填。

年度填写盒内文件形成的年度如2000。

机构(问题)填写分类方案中相应的机构(问题)的类目名,如按机构分类可填“办公室”、“业务处”等,按问题分类可填“行政类”、“业务类”等,不按机构“问题”分类的可不填。

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