第八章档案的整理与保管.pptx
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档案的整理与保管PPT参考课件
❖ 档案在库房外未被使用时，不得长时间摊放在桌 子上，应及时放入专用的柜子中锁好，不得擅自带 离规定的使用场所（办公室、阅览室等）；
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
6
二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
7
二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
5
二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
13
二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
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二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
7
二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
档案的保管与保护 PPT
（1）组织检查小组 （2）选定检查形式 （3）确定检查对象 （4）逐项实施检查，并作出记录 （5）写出检查报告 （6）对发现的问题妥善解决
（一）安全保密制度 （二）档案进出库房的登记制度 （三）清洁卫生制度 （四）设备管理制度 （五）库房管理人员的岗位责任制 （六）库房档案的检查制度
档案的保管与保护
第一节 档案保管与保护工作的含义、任务和要求 一、档案管理与保护工作的含义
1、档案的保管含义
档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取 的存放和安全防护措施
（1）档案的库房管理，即对库房内档案科学 管理的日常工作
（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个 管理环节中的一般的安全保护
一、档案制成材料的耐久性 （一）档案纸张材料的耐久性 1、造纸原料
①不溶于水②不溶于一般的有机溶剂③可以和 水发生水解反应，变为水解纤维素④对酸或霉 很敏感，在酸或霉存在的情况下，纤维素的水 解加快⑤能与氧发生氧化反应，变成易碎的氧 化纤维素⑥怕光，特别是紫外光。在无氧的情 况下，光对纤维素的作用叫做光解作用，在有 氧的情况下，光的作用更大，会发生光氧化反 应，生成氧化纤维素。
（3）保护档案的技术措施
（一）档案保管工作的任务 1、建立和维护档案的存放秩序 2、防止档案的损坏 3、维护档案的完整与安全 （二）档案保护工作的任务
（一）档案保管工作的要求 1、账物相等
2、突出重点、兼顾一般
3、处理好档案保管工作与其他业务环节的关 系，处理好“管”与“用”的关系
1、满足不同载体档案材料的特殊保管要求， 确保其安全，延长其寿命
2、以防为主，防治结合。采取有效措施，预 防档案损毁，一旦档案受损，要及时进行妥善 治理。
一、档案保管工作的条件
档案的管理培训课件PPT实用课件(共66页)
1、定义：个人档案是公民个人和私营企业事业单位 在私人事务活动中形成的和通过合法途径获得的档案。 2、具体包括： （1）、个人档案形成者广泛。国家领导人、科学家、 艺术家、普通老百姓、私营企事业单位 （2）、产生个人档案的活动性质必须是私务活动 （3）、个人档案不但包括个人在私务活动中直接产生 的档案，而且包括通过合法手段获得的档案
二、所有权的特征 所有权具有客体的特定性、内容的支配性、效力
的绝对性与排他性等物权的一般特点外，还具 有以下显著特点： 1、自权性：对自己的财产享有权利； 2、原始性：法律直接确认，不是其他财产权派生 的； 3、全面性：对财产的完全支配； 4、弹力性：他物权终止后可重新回复圆满状态； 5、恒久性：存在没有存续期间，不因时效而消灭。
2、档案所有权
二、档案所有权的特点 1、档案所有权的主体是档案所有人。 2、档案所有权的客体是档案。 3、国有档案属于法律上限制的流通物。 4、档案的特殊性，决定了档案所有权人在行使其所 有权时，必须严格遵守档案法规的相关规定，必须 收到法律的限制，不得滥用其权利。
3、档案所有权的种类及行使
1、国家档案所有权 2、集体档案所有权 3、个人档案所有权
1、所有权的一般原理
五、所有权的保护 主要通过诉讼程序进行。
请求确认所有权 请求恢复原状 请求返还原物 请求排除妨碍 请求赔偿损失 。。。。。。
2、档案所有权
一、档案所有权的涵义
档案所有权是指档案所有人依法对自己所拥有的档案 财产享有的占有、使用、收益和处分的权利。是一种 完全的自物权。 档案的占有是指对档案实体的保有，在档案管理实践 上主要指档案的保管权。占有并不等于所有，所有也 不一定表现为占有。 档案使用权在档案管理实践上主要指档案的利用权， 档案财产所有权的主体有权对自己所有的财产是否 使用、如何使用作出决定，如限制利用的档案，档案 馆可以不对公众开放。国有档案的使用权是由国家档 案所有权人转移给社会的。
二、所有权的特征 所有权具有客体的特定性、内容的支配性、效力
的绝对性与排他性等物权的一般特点外，还具 有以下显著特点： 1、自权性：对自己的财产享有权利； 2、原始性：法律直接确认，不是其他财产权派生 的； 3、全面性：对财产的完全支配； 4、弹力性：他物权终止后可重新回复圆满状态； 5、恒久性：存在没有存续期间，不因时效而消灭。
2、档案所有权
二、档案所有权的特点 1、档案所有权的主体是档案所有人。 2、档案所有权的客体是档案。 3、国有档案属于法律上限制的流通物。 4、档案的特殊性，决定了档案所有权人在行使其所 有权时，必须严格遵守档案法规的相关规定，必须 收到法律的限制，不得滥用其权利。
3、档案所有权的种类及行使
1、国家档案所有权 2、集体档案所有权 3、个人档案所有权
1、所有权的一般原理
五、所有权的保护 主要通过诉讼程序进行。
请求确认所有权 请求恢复原状 请求返还原物 请求排除妨碍 请求赔偿损失 。。。。。。
2、档案所有权
一、档案所有权的涵义
档案所有权是指档案所有人依法对自己所拥有的档案 财产享有的占有、使用、收益和处分的权利。是一种 完全的自物权。 档案的占有是指对档案实体的保有，在档案管理实践 上主要指档案的保管权。占有并不等于所有，所有也 不一定表现为占有。 档案使用权在档案管理实践上主要指档案的利用权， 档案财产所有权的主体有权对自己所有的财产是否 使用、如何使用作出决定，如限制利用的档案，档案 馆可以不对公众开放。国有档案的使用权是由国家档 案所有权人转移给社会的。
《档案保管》PPT课件
存放秩序的维护与管理
（一）、档案存放位置索引
全宗名称：
案卷目录 案卷目
号
录名称
全宗号：
目录中案 卷起止号
数 楼层
存放位置
档架 房间
（柜）
栏格
（二）、档案代理卡
为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以 填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡” 或“代理卡”。
▲库房管理“八防”图示
►四、库房与装具的有序化（主要指库房与装具的编号以 ） 及装具在库房中的排放方式应井然有序，统一编号
►编号原则：1.先编建筑号（几号库、几号楼）然后 编层号和房间号，阿拉伯数字顺次编号。建 筑编号亦可按其方位编。“东×楼”。也可直 接命名“××楼”。库房少的可以不编库房号。
2、防止人为和自然的破坏，延长档案的寿命； 3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。
简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案 分散）；不乱（不使档案相互混乱）；不丢（档案不丢 失不泄密）；不坏（不使档案遭受损坏）。
三、基本要求 1、以防为主，防治结合 2、加强重点，照顾一般 3、自力更生，勤俭节约 4、立足长远，保证当前
► 档案库房管理是档案保 管工作的主要体形式， 其内容同样涉及“维护 秩序”和“保护实体” 两个基本方面。其内容 包括以下几个方面。
►一、进出库制度
► 进出库的方式、时间、 要求必须有所限制并作 出专门的规定。1，只 许档案工作人员进入； 2非工作时间不许进入； 3不许在库房中吸烟， 喝水，吃东西，无人时 必须关灯，关窗，库房 门上锁……
❖ 2.库外使用时不许长时间摊放在桌上；3.不同的利 用者未经允许不准私自交换阅览；
❖ 4不准擅自拍照、抄录，复印； ❖ 5使用时间和数量的限制。
（一）、档案存放位置索引
全宗名称：
案卷目录 案卷目
号
录名称
全宗号：
目录中案 卷起止号
数 楼层
存放位置
档架 房间
（柜）
栏格
（二）、档案代理卡
为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以 填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡” 或“代理卡”。
▲库房管理“八防”图示
►四、库房与装具的有序化（主要指库房与装具的编号以 ） 及装具在库房中的排放方式应井然有序，统一编号
►编号原则：1.先编建筑号（几号库、几号楼）然后 编层号和房间号，阿拉伯数字顺次编号。建 筑编号亦可按其方位编。“东×楼”。也可直 接命名“××楼”。库房少的可以不编库房号。
2、防止人为和自然的破坏，延长档案的寿命； 3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。
简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案 分散）；不乱（不使档案相互混乱）；不丢（档案不丢 失不泄密）；不坏（不使档案遭受损坏）。
三、基本要求 1、以防为主，防治结合 2、加强重点，照顾一般 3、自力更生，勤俭节约 4、立足长远，保证当前
► 档案库房管理是档案保 管工作的主要体形式， 其内容同样涉及“维护 秩序”和“保护实体” 两个基本方面。其内容 包括以下几个方面。
►一、进出库制度
► 进出库的方式、时间、 要求必须有所限制并作 出专门的规定。1，只 许档案工作人员进入； 2非工作时间不许进入； 3不许在库房中吸烟， 喝水，吃东西，无人时 必须关灯，关窗，库房 门上锁……
❖ 2.库外使用时不许长时间摊放在桌上；3.不同的利 用者未经允许不准私自交换阅览；
❖ 4不准擅自拍照、抄录，复印； ❖ 5使用时间和数量的限制。
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
档案管理基础(档案的保管)课件
档案集中管理
集中管理原则是档案保管工作 的重要原则之一，将档案集中 存放在指定的场所，便于统一 管理和保护。
集中管理可以减少档案的分散 和流失，提高档案的安全性和 完整性。
集中管理还可以提高档案的管 理效率，便于档案的检索、利 用和开发。
档案安全保护
安全保护原则是档案保管工作的 核心，确保档案的安全、完整、
档案装具
档案装具的选择应考虑档案的类型、数量和保管期限 等因素，以便于档案的分类管理和长期保存。
档案装具是用于整理、存放档案的工具，常见的有档 案盒、档案袋等。
档案装具应具备合理的尺寸和结构，以便于档案的整 理、存放和检索。
档案保管设备
档案保管设备是指用于档案保管的各种设备，如密集架、防磁柜等。 档案保管设备应具备安全、可靠、高效的特点，以提高档案管理的效率和质量。
不损坏、不丢失。
安全保护需要采取有效的措施， 如防火、防盗、防潮、防虫等， 防止档案受到自然和人为的损害
。
安全保护还需要加强档案管理的 监管，防止档案被非法获取、篡
改或损坏。
档案利用与开放
利用与开放原则是档案保管工作的目 的之一，促进档案价值的发挥和利用 。
利用与开放还需要加强档案的宣传和 推广，提高档案的知名度和影响力， 促进档案的共享和交流。
档案保管人员的职责与任务
负责档案的日常管理
档案保管人员需要负责档案的整理、 分类、编目、保管和保护等工作，确 保档案的完整和安全。
提供档案利用服务
档案保管人员需要为利用者提供档案 利用服务，协助利用者查找、借阅和 复制档案。
进行档案的数字化处理
档案保管人员需要将传统载体档案进 行数字化处理，以便更好地保存和利 用档案。
档案的整理与保管基本培训课件
对分类原则进行培训。
档案标识不清晰
档案标识不规范或模糊，导致难以 辨认和查找。解决方法：采用统一 的标识格式，并对标识方法进行培 训。
档案整理不及时
由于档案整理不及时，导致档案混 乱和丢失。解决方法：建立定期整 理档案的制度，并督促员工执行。
档案保管中的常见问题及解决方法
档案保管不当
由于保管不善，导致档案损坏或丢失。解决方法： 加强档案保管制度，定期检查档案保管情况，并对 损坏档案进行修复。
01
02
尊重档案原始状态
03
不随意改变档案的原始面貌，保 持其真实性和可靠性。
04
保持档案的连续性
按照文件形成的时间顺序进行整 理，确保档案之间的联系和完整 性。
方便利用
在整理档案的过程中，应考虑如 何方便查找和使用。
档案整理流程概述
根据档案的性质、内 容、形成时间等因素 ，将档案进行分类。
将档案装订成册，以 保持其完整性。
档案的整理与保管基本培训课件
目录
• 档案整理基本原则和流程 • 档案保管技术与方法 • 电子档案的管理与维护 • 档案利用与服务 • 常见问题与解决方案 • 实际案例与分析
01
档案整理基本原则和流程
Chapter
档案整理基本原则
保持档案的完整性
尽可能不遗漏任何档案，确保所 有文件和资料都得到整理和保存 。
防潮防霉技术
通过控制档案库房的湿度 和温度，防止档案受潮和 霉变。
防虫防鼠技术
采取物理或化学方法，如 使用杀虫剂、捕鼠器等， 防止虫蛀和鼠害。
防火防盗技术
安装火灾报警器、防盗门 等设备，确保档案安全。
档案保管设施与设备
档案库房
提供专门的档案库房，用于集中存放档案。
档案标识不清晰
档案标识不规范或模糊，导致难以 辨认和查找。解决方法：采用统一 的标识格式，并对标识方法进行培 训。
档案整理不及时
由于档案整理不及时，导致档案混 乱和丢失。解决方法：建立定期整 理档案的制度，并督促员工执行。
档案保管中的常见问题及解决方法
档案保管不当
由于保管不善，导致档案损坏或丢失。解决方法： 加强档案保管制度，定期检查档案保管情况，并对 损坏档案进行修复。
01
02
尊重档案原始状态
03
不随意改变档案的原始面貌，保 持其真实性和可靠性。
04
保持档案的连续性
按照文件形成的时间顺序进行整 理，确保档案之间的联系和完整 性。
方便利用
在整理档案的过程中，应考虑如 何方便查找和使用。
档案整理流程概述
根据档案的性质、内 容、形成时间等因素 ，将档案进行分类。
将档案装订成册，以 保持其完整性。
档案的整理与保管基本培训课件
目录
• 档案整理基本原则和流程 • 档案保管技术与方法 • 电子档案的管理与维护 • 档案利用与服务 • 常见问题与解决方案 • 实际案例与分析
01
档案整理基本原则和流程
Chapter
档案整理基本原则
保持档案的完整性
尽可能不遗漏任何档案，确保所 有文件和资料都得到整理和保存 。
防潮防霉技术
通过控制档案库房的湿度 和温度，防止档案受潮和 霉变。
防虫防鼠技术
采取物理或化学方法，如 使用杀虫剂、捕鼠器等， 防止虫蛀和鼠害。
防火防盗技术
安装火灾报警器、防盗门 等设备，确保档案安全。
档案保管设施与设备
档案库房
提供专门的档案库房，用于集中存放档案。
档案的管理及保护(参考课件)
(3)立足长远，保证当前。处理好“管”与“用”的 关系。
2、档案保护工作的要求： (1)满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其
安全，延长其寿命。
41
(2)以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案 损毁，一旦受损，要及时进行妥善治理。
二、档案的保管 涉及两个方面：保管档案的物质条件和对档案的 日常管理。 物质条件：档案库房、库房设备(防火防盗监控、 空调、吸湿、加湿等)、档案装具(档案柜、密 集架)、档案包装(卷皮、卷盒)材料。
库房电器禁用明线。日常保管中要放置灭火器 （干粉或1211）档案人员要了解其性能并能熟练 使用。 • 档案库房应有防盗措施，一般库房要加防盗门窗。 • 档案库房应配备空调。 • 湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮济。
48
• 档案库房窗子要挂窗帘，防止阳光直接射入库房 内；库房照明装置应使用白炽灯，避免日光灯中 紫外线对档案纸张的破坏。
3
概念的基本含义： 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责 必然需要一定的载体和手段。古人讲“言而无文， 行之不远”，制发各种表达意图的文件便是其重要 的载体和手段之一。
另一方面还要利用过去的文件，经整理保存备查 的文件－－档案。
4
这些档案是伴随着人们实践活动自然而然地产生的 是最为原始的历史记录。这也是档案区别于图书 和报刊资料的标志之一。
档案进行有计划、有意识的破坏；由于档案工 作人员或利用档案的人员无意（疏忽大意或管 理使用不善）造成的损毁；在档案管理和使用 过程中不可避免的磨损。
38
2、自然因素的损毁。 • 内在因素，档案本身制成材料，如纸张、胶片、
光盘等载体材料和字迹材料及其他附着材料，这 些因素的变化会直接影响档案的寿命。 • 外在因素，即档案所处的环境和保管档案的条件， 如不适的温温度、尘土、光等因素对档案的破坏。
2、档案保护工作的要求： (1)满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其
安全，延长其寿命。
41
(2)以防为主，防治结合。采取有效措施，预防档案 损毁，一旦受损，要及时进行妥善治理。
二、档案的保管 涉及两个方面：保管档案的物质条件和对档案的 日常管理。 物质条件：档案库房、库房设备(防火防盗监控、 空调、吸湿、加湿等)、档案装具(档案柜、密 集架)、档案包装(卷皮、卷盒)材料。
库房电器禁用明线。日常保管中要放置灭火器 （干粉或1211）档案人员要了解其性能并能熟练 使用。 • 档案库房应有防盗措施，一般库房要加防盗门窗。 • 档案库房应配备空调。 • 湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮济。
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• 档案库房窗子要挂窗帘，防止阳光直接射入库房 内；库房照明装置应使用白炽灯，避免日光灯中 紫外线对档案纸张的破坏。
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概念的基本含义： 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责 必然需要一定的载体和手段。古人讲“言而无文， 行之不远”，制发各种表达意图的文件便是其重要 的载体和手段之一。
另一方面还要利用过去的文件，经整理保存备查 的文件－－档案。
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这些档案是伴随着人们实践活动自然而然地产生的 是最为原始的历史记录。这也是档案区别于图书 和报刊资料的标志之一。
档案进行有计划、有意识的破坏；由于档案工 作人员或利用档案的人员无意（疏忽大意或管 理使用不善）造成的损毁；在档案管理和使用 过程中不可避免的磨损。
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2、自然因素的损毁。 • 内在因素，档案本身制成材料，如纸张、胶片、
光盘等载体材料和字迹材料及其他附着材料，这 些因素的变化会直接影响档案的寿命。 • 外在因素，即档案所处的环境和保管档案的条件， 如不适的温温度、尘土、光等因素对档案的破坏。
档案管理方案.pptx
6.2.8 档案管理系统操作制度。应明 确档案管理系统操作人员的职责、档 案管理系统软件、硬件的操作要求。
2020-5-30
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34
7.1 企业档案工作与业务活动
7.1.1 企业档案工作是企业各项业务和 活动的有机组成部分，应纳入企业领 导工作议事日程，纳入企业规章制度 及工作流程，纳入企业部门和有关人 员的经济责任制或岗位责任制。
4.4 企业应维护档案的完整、准 确、系统与安全。
2020-5-30
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22
5 档案工作组织5.1 组织系统建设
5.1.1 档案工作领导
企业应确定档案工作的分管领导， 确定各职能或承办部门、各项目档案 工作的负责人，确定档案部门的负责 人。
5.1.2 档案机构设置
企业应根据规模和管理模式设置专 门的档案机构，或指定负责档案工作 的2机020-5-3构0 。大型企业谢谢应阅读设立档案馆。 23
中管理体制的讨论。
2020-5-30
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25
关于促进民营企业档案工作发展的意见
2020-5-30
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26
第五条 企业负责档案工作的部门依法履行 下列职责：
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规 和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案 保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制 度；
（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整 理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
档案保管条件、特殊载体档案保管
方式、档案清点检查办法、对受损
档案的处置办法、档案进(出)库要求、
库房管理要求和库房管理员职责。
2020-5-30
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6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴 定、销毁工作的组织、职责、原则、 方法和时间等要求。
档案安全保管ppt课件
档案的分类与归档
分类
根据档案的内容、性质、形式等特征 ，将档案进行分类，以便于管理和检 索。
归档
将分类好的档案按照一定的规则和程 序进行整理、装订、编目，形成完整 的档案资料。
档案的存储与保管
存储
选择合适的存储介质和设备，如硬盘、光盘、磁带等，将档案进行数字化存储 。
保管
定期对存储的档案进行检查、维护和修复，确保档案的完整性和长期保存。
当前档案安全保管的挑战
档案的载体和存储方式多样化，如纸质、电子、音像等，对保管条件和技术提出了更高的 要求；同时，档案的利用需求日益增长，如何在满足利用需求的同时确保档案安全成为一 大挑战。
档案安全保管的实践经验
通过制定严格的档案管理制度、定期检查档案保管状况、及时修复破损档案等措施，可以 有效延长档案寿命，确保档案安全。
采用高可靠性的存储设备和备份方案，确保数字化档案的安全存 储和恢复。
加密技术与访问控制
对数字化档案进行加密处理，并设置严格的访问控制，防止未经授 权的访问和篡改。
网络安全防护
采取有效的网络安全措施，如防火墙、入侵检测系统等，防止网络 攻击和数据泄露。
电子档案的安全保管
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电子档案的完整性
采用数字签名等技术，确保电子档案在传输和存 储过程中的完整性。
档案分类与归档
企业应根据业务需要，对档案进行分类，并按照规定的时间、程序和 要求进行归档，确保档案的完整性和系统性。
档案保管设施
企业应建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、 档案盒、防潮设备、防火设备等，确保档案的安全存储。
档案备份与电子化
企业应对重要档案进行备份，并逐步实现档案的电子化管理，以提高 档案的保管效率和利用便利性。
第八章 档案的整理与保管
2. 复式分类法
在实际工作中，单纯采用一种分类法的情况是
比较少见的，通常是选用几个级次，将几种分类法
结合起来使用，这种划分方法就叫做复式分类法。
按《规则》提出的年度、机构（问题）、保管期限
三种分类方法，可以组合成七种方式分类法。
文书 档案 分类法
（1）保管期限-年度-组织机构分类法
这种方法是指先按保管期限进行类，然后在
（一）编制档案分类方案
1. 档案分类方案的作用
2. 编制档案分类方案的要求
（二）全宗内档案的分类
档案分类就是把档案按一定的标准划分为若干类别， 使其进一步条理化、秩序化。这是在档案管理过程中形 成的行之有效的方法。按照国家档案局颁发的中华人民 共和国行业标准《归档文件整理规则（ＤＡ／Ｔ22—
A类—行政管理类：
包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料； 股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、 重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下 达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交 流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证 书、资质证书；房地产证书；楼宇商铺预售、买卖、租赁 合同。 B类—人力资源管理、企业文化类： 包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力 资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类 文件材料；在离职员工人事档案；人事任免材料；人事统 计报表；企业形象设计、理念宣传、企业文化特色、内部 活动、对外宣传报道、企业荣誉材料、企业领导人讲话及 文章等材料。
水淹纸质档案的抢救办法
水淹后的档案需要得到迅速而准确的抢救，目的是防止档案继续受损。 纸质档案如不及时抢救，会使纸张机械强度下降，并易滋生霉菌，在霉菌代 谢物作用下，纸张酸度增加，甚至粘连成“砖”。应根据具体受灾情况，选 用适当的抢救方法。
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（三）档案的库房管理
没有硝烟的战争
新家~档案库房没有销烟的战争.doc
1、进出库制度和“八防”措施
进出库制度
“八防”措施
一般只允许工作人员在 防火：消防器材、消除一切可能的隐患
工作时间内进入；
防盗：门窗坚固、防盗报警装置
非档案工作人员原则上 防水：远离水源、有利于防洪
不准进入库房；
防潮：温度监测
适宜的温湿度 温度：14℃至20℃之间； 相对湿度：50%至65%之间。
控制和调节温湿度的方减湿等机械设备；
通风；
其他措施：如放置水盆、挂置湿纱巾以增湿；放置木炭、 生石灰等降湿。
3、库房编号与装具排列
4、档案存放位置索引和档案代理卡（P209）
5、全宗盒
2、档案的排架（排列）
档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。 全宗内档案排列
归档文件的排列与编号 （温故） 同一事由：按时间先后顺序； 不同事由：按办结时间的先后顺序； 按事由的重要程度； 按共同属性分别集中排列：作者-时间；地区-时间
案盒的排列与编号 案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排
放，并将这种顺序固定下来。 档案盒排列方法
2、充分利用原有的整理基础； 3、便于保管和利用。
在实际工作中，对制成材料、机密等级 和保存价值不同的档案，应分别整理、专门 保管，充分考虑便于保管和利用。
（三）档案整理流程与方法
1、档案分类 1）编制档案分类方案（档案分类大纲），建立全宗 内档案分类体系； 2）全宗内档案分类 ●按时间：年度分类法运用年度分析法应注意的事项 ●按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者 分类法。 ●按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。 ●常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。 按档案保管期限分类
在档案管理过程中形成的对全宗状况及 历史有原始记录意义的文字、图表等材料均 应归入全宗盒中。
保管期限-时间顺序排列 保管期限-重要程度排列
（组织机构分类法下的类别顺序排列P200）
编号：统编大流水号；分编：按类别（年度、 保管期限）从1号开始分编。
全宗内档案排列 一般按进馆顺序进行
3、（文件与）案盒目录编制
1）案盒目录的作用（“财产总账”）
●固定全宗内档案分类体系和案盒的排列 次序，体现档案整理的结果；
档号具有唯一性，以上各要素不能重复编号。
档案整理图示（档案室）
编制档案分类方案 进行档案分类
档案盒排列与编号 案盒目录编制 档号编制
二、档案的保管
档案保管是指对已整理 好并排架入库的档案进 行日常维护与保护的工 作。档案保管工作的两 个基本任务： 1、维护档案的秩序， 不散不乱 便于利用 2、保护档案的实体， 不丢不毁 价值保存
●反映案盒的内容和成分，可作为基本的 检索工作，并为编制专门检索工具或计算机检 索提供条件；
●是档案登记的基本形式，为档案的统计、 检查、清点打下基础。
2）案盒目录的编制
案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录 表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录 表是主体部分。
●封面：全宗号、目录号、目录名称、编 制单位、编制时间、密级、保管期限等。
教学规划
教学目的
1、了解档案整理的流程与方法 2、学会档案保管
教学重点
1、档案的整理 2、档案的保管 教学难点：档案的整理 教学方法：采用讲授式 教学手段：多媒体 课时安排： 8课时
教学内容
第一节 档案的整理 第二节 档案的保管
一、档案的整理
档案的整理就是按照一定的原则对档 案实体进行系统分类、组合、排列、编号 和基本编目，使之有序化的过程。
2、资料库
有条件的档案馆（室） 应设有资料库，收集 和保存与档案有关的 图书资料，以补充档 案充分提供利用的需 要。
3、档案装具
1）档案箱 便于移动，防尘、
防火、防盗；造价高、 存取不便、占用面积大。 不适合档案库房空间不 大的单位。
2）档案柜
密封性能好 存取方便
3）档案架
防火、防尘 节省库房空间
档案工作人员在库房内 防霉：防霉药品、通风
不允许从事与管理工作
无关的活动，禁止吸烟、 喝水、吃东西等；
防虫：灭菌消毒、防虫药品 防尘：密封性、清洁卫生
离开库房时，必须关灯、 断电、关好窗户、锁好
防光：无窗或小窗、磨砂或带花纹的或 有色的玻璃、窗帘、白炽灯
房门。
2、库房的温湿度控制
库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素， 管理人员需每天测量并记录库房温湿度的情况，确保其在一 个适宜范围。
4、档案盒
档案盒的外形尺寸为： 310mm×220mm（长× 宽），厚度分别为20mm、 30mm、40mm三种。 案盒和其他包装纸应采 用无酸纸制作。
5、技术设备
技术设备是指那些具有“固定资产”性质的机械、 仪器、仪表、器具等设备。如空调、去湿机、加湿 器、温湿度测量及控制设备、报警器、灭火器、电 脑、复印机、装订机、缩微拍照及缩微品阅读复制 设备、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、 运送档案的工具等。
（一）档案保管的重要性
1、决定着档案寿命的长短 （决定着档案价值的大小） 2、决定着档案事业的兴衰
（二）档案保管的物质条件
1、档案库房
基本要求：专用；坚固（必 须考虑承重量）； 不能建在低洼处、不能是木 质结构； 远离水源、火源、污染源 （空气清洁、通风好；不宜 设在顶层或底层，以防潮、 防雨和高温；不宜靠近锅炉 房或盥洗室） ； 门窗封闭性能好（门窗应少 而小，以保持良好的封闭性 能）
●案盒目录表：案盒号、年度、保管期限、 件数、页数、备注等项。（见P205）
4、编制档号
档号是档案馆(档案室)在整理和管理档案过 程中,对档案的编号.
档号的三种结构： 全宗号-案盒目录号-案盒号-件、页（张号） 盒内文件所在页号或件号 全宗号-类别号-案盒号-件、页（张号） 全宗号-项目号-案盒号-件、页（张号）
（一）档案整理工作的内容
1、对文件进行整理归档（文书或业务部门）
归档文件整理 归档文件系统整理方法
2、对档案进行整理：对文书或各业务部 门移交的档案进行排列、编目，使之进一步 条理化，以符合档案管理的需要；（档案室） ☆
3、全宗的划分和排列。（档案馆）
（二）档案整理工作的原则
1、保持档案之间的历史联系； 1）来源 2）时间 3）内容 4）形式