第八章档案的整理与保管.pptx
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2、充分利用原有的整理基础； 3、便于保管和利用。
在实际工作中，对制成材料、机密等级 和保存价值不同的档案，应分别整理、专门 保管，充分考虑便于保管和利用。
（三）档案整理流程与方法
1、档案分类 1）编制档案分类方案（档案分类大纲），建立全宗 内档案分类体系； 2）全宗内档案分类 ●按时间：年度分类法运用年度分析法应注意的事项 ●按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者 分类法。 ●按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。 ●常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。 按档案保管期限分类
教学规划
教学目的
1、了解档案整理的流程与方法 2、学会档案保管
教学重点
1、档案的整理 2、档案的保管 教学难点：档案的整理 教学方法：采用讲授式 教学手段：多媒体 课时安排： 8课时
教学内容
第一节 档案的整理 第二节 档案的保管
一、档案的整理
档案的整理就是按照一定的原则对档 案实体进行系统分类、组合、排列、编号 和基本编目，使之有序化的过程。
4、档案盒
档案盒的外形尺寸为： 310mm×220mm（长× 宽），厚度分别为20mm、 30mm、40mm三种。 案盒和其他包装纸应采 用无酸纸制作。
5、技术设备
技术设备是指那些具有“固定资产”性质的机械、 仪器、仪表、器具等设备。如空调、去湿机、加湿 器、温湿度测量及控制设备、报警器、灭火器、电 脑、复印机、装订机、缩微拍照及缩微品阅读复制 设备、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、 运送档案的工具等。
（三）档案的库房管理
没有硝烟的战争
新家~档案库房没有销烟的战争.doc
1、进出库制度和“八防”措施
进出库制度
“八防”措施
一般只允许工作人员在 防火：消防器材、消除一切可能的隐患
工作时间内进入；
防盗：门窗坚固、防盗报警装置
非档案工作人员原则上 防水：远离水源、有利于防洪
不准进入库房；
防潮：温度监测
●反映案盒的内容和成分，可作为基本的 检索工作，并为编制专门检索工具或计算机检 索提供条件；
●是档案登记的基本形式，为档案的统计、 检查、清点打下基础。
2）案盒目录的编制
案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录 表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录 表是主体部分。
●封面：全宗号、目录号、目录名称、编 制单位、编制时间、密级、保管期限等。
（一）档案整理工作的内容
1、对文件进行整理归档（文书或业务部门）
归档文件整理 归档文件系统整理方法
2、对档案进行整理：对文书或各业务部 门移交的档案进行排列、编目，使之进一步 条理化，以符合档案管理的需要；（档案室） ☆
3、全宗的划分和排列。（档案馆）
（二）档案整理工作的原则
1、保持档案之间的历史联系； 1）来源 2）时间 3）内容 4）形式
2、档案的排架（排列）
档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。 全宗内档案排列
归档文件的排列与编号 （温故） 同一事由：按时间先后顺序； 不同事由：按办结时间的先后顺序； 按事由的重要程度； 按共同属性分别集中排列：作者-时间；地区-时间
案盒的排列与编号 案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排
放，并将这种顺序固定下来。 档案盒排列方法
保管期限-时间顺序排列 保管期限-重要程度排列
（组织机构分类法下的类别顺序排列P200）
编号：统编大流水号；分编：按类别（年度、 保管期限）从1号开始分编。
全宗内档案排列 一般按进馆顺序进行
3、（文件与）案盒目录编制
1）案盒目录的作用（“财产总账”）
●固定全宗内档案分类体系和案盒的排列 次序，体现档案整理的结果；
在档案管理过程中形成的对全宗状况及 历史有原始记录意义的文字、图表等材料均 应归入全宗盒中。
档案工作人员在库房内 防霉：防霉药品、通风
不允许从事与管理工作
无关的活动，禁止吸烟、 喝水、吃东西等；
防虫：灭菌消毒、防虫药品 防尘：密封性、清洁卫生
离开库房时，必须关灯、 断电、关好窗户、锁好
防光：无窗或小窗、磨砂或带花纹的或 有色的玻璃、窗帘、白炽灯
房门。
2、库房的温湿度控制
库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素， 管理人员需每天测量并记录库房温湿度的情况，确保其在一 个适宜范围。
2、资料库
有条件的档案馆（室） 应设有资料库，收集 和保存与档案有关的 图书资料，以补充档 案充分提供利用的需 要。
3、档案装具
1）档案箱 便于移动，防尘、
防火、防盗；造价高、 存取不便、占用面积大。 不适合档案库房空间不 大的单位。
2）档案柜
密封性能好 存取方便
3）档案架
防火、防尘 节省库房空间
档号具有唯一性，以上各要素不能重复编号。
档案整理图示（档案室）
编制档案分类方案 进行档案分类
档案盒排列与编号 案盒目录编制 档号编制
二、档案的保管
档案保管是指对已整理 好并排架入库的档案进 行日常维护与保护的工 作。档案保管工作的两 个基本任务： 1、维护档案的秩序， 不散不乱 便于利用 2、保护档案的实体， 不丢不毁 价值保存
（一）档案保管的重要性
1、决定着档案寿命的长短 （决定着档案价值的大小） 2、决定着档案事业的兴衰
（二）档案保管的物质条件
1、档案库房
基本要求：专用；坚固（必 须考虑承重量）； 不能建在低洼处、不能是木 质结构； 远离水源、火源、污染源 （空气清洁、通风好；不宜 设在顶层或底层，以防潮、 防雨和高温；不宜靠近锅炉 房或盥洗室） ； 门窗封闭性能好（门窗应少 而小，以保持良好的封闭性 能）
●ຫໍສະໝຸດ Baidu盒目录表：案盒号、年度、保管期限、 件数、页数、备注等项。（见P205）
4、编制档号
档号是档案馆(档案室)在整理和管理档案过 程中,对档案的编号.
档号的三种结构： 全宗号-案盒目录号-案盒号-件、页（张号） 盒内文件所在页号或件号 全宗号-类别号-案盒号-件、页（张号） 全宗号-项目号-案盒号-件、页（张号）
适宜的温湿度 温度：14℃至20℃之间； 相对湿度：50%至65%之间。
控制和调节温湿度的方法
对库房进行严格封闭；
使用增温、增湿或降温、减湿等机械设备；
通风；
其他措施：如放置水盆、挂置湿纱巾以增湿；放置木炭、 生石灰等降湿。
3、库房编号与装具排列
4、档案存放位置索引和档案代理卡（P209）
5、全宗盒
在实际工作中，对制成材料、机密等级 和保存价值不同的档案，应分别整理、专门 保管，充分考虑便于保管和利用。
（三）档案整理流程与方法
1、档案分类 1）编制档案分类方案（档案分类大纲），建立全宗 内档案分类体系； 2）全宗内档案分类 ●按时间：年度分类法运用年度分析法应注意的事项 ●按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者 分类法。 ●按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。 ●常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。 按档案保管期限分类
教学规划
教学目的
1、了解档案整理的流程与方法 2、学会档案保管
教学重点
1、档案的整理 2、档案的保管 教学难点：档案的整理 教学方法：采用讲授式 教学手段：多媒体 课时安排： 8课时
教学内容
第一节 档案的整理 第二节 档案的保管
一、档案的整理
档案的整理就是按照一定的原则对档 案实体进行系统分类、组合、排列、编号 和基本编目，使之有序化的过程。
4、档案盒
档案盒的外形尺寸为： 310mm×220mm（长× 宽），厚度分别为20mm、 30mm、40mm三种。 案盒和其他包装纸应采 用无酸纸制作。
5、技术设备
技术设备是指那些具有“固定资产”性质的机械、 仪器、仪表、器具等设备。如空调、去湿机、加湿 器、温湿度测量及控制设备、报警器、灭火器、电 脑、复印机、装订机、缩微拍照及缩微品阅读复制 设备、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、 运送档案的工具等。
（三）档案的库房管理
没有硝烟的战争
新家~档案库房没有销烟的战争.doc
1、进出库制度和“八防”措施
进出库制度
“八防”措施
一般只允许工作人员在 防火：消防器材、消除一切可能的隐患
工作时间内进入；
防盗：门窗坚固、防盗报警装置
非档案工作人员原则上 防水：远离水源、有利于防洪
不准进入库房；
防潮：温度监测
●反映案盒的内容和成分，可作为基本的 检索工作，并为编制专门检索工具或计算机检 索提供条件；
●是档案登记的基本形式，为档案的统计、 检查、清点打下基础。
2）案盒目录的编制
案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录 表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录 表是主体部分。
●封面：全宗号、目录号、目录名称、编 制单位、编制时间、密级、保管期限等。
（一）档案整理工作的内容
1、对文件进行整理归档（文书或业务部门）
归档文件整理 归档文件系统整理方法
2、对档案进行整理：对文书或各业务部 门移交的档案进行排列、编目，使之进一步 条理化，以符合档案管理的需要；（档案室） ☆
3、全宗的划分和排列。（档案馆）
（二）档案整理工作的原则
1、保持档案之间的历史联系； 1）来源 2）时间 3）内容 4）形式
2、档案的排架（排列）
档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。 全宗内档案排列
归档文件的排列与编号 （温故） 同一事由：按时间先后顺序； 不同事由：按办结时间的先后顺序； 按事由的重要程度； 按共同属性分别集中排列：作者-时间；地区-时间
案盒的排列与编号 案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排
放，并将这种顺序固定下来。 档案盒排列方法
保管期限-时间顺序排列 保管期限-重要程度排列
（组织机构分类法下的类别顺序排列P200）
编号：统编大流水号；分编：按类别（年度、 保管期限）从1号开始分编。
全宗内档案排列 一般按进馆顺序进行
3、（文件与）案盒目录编制
1）案盒目录的作用（“财产总账”）
●固定全宗内档案分类体系和案盒的排列 次序，体现档案整理的结果；
在档案管理过程中形成的对全宗状况及 历史有原始记录意义的文字、图表等材料均 应归入全宗盒中。
档案工作人员在库房内 防霉：防霉药品、通风
不允许从事与管理工作
无关的活动，禁止吸烟、 喝水、吃东西等；
防虫：灭菌消毒、防虫药品 防尘：密封性、清洁卫生
离开库房时，必须关灯、 断电、关好窗户、锁好
防光：无窗或小窗、磨砂或带花纹的或 有色的玻璃、窗帘、白炽灯
房门。
2、库房的温湿度控制
库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素， 管理人员需每天测量并记录库房温湿度的情况，确保其在一 个适宜范围。
2、资料库
有条件的档案馆（室） 应设有资料库，收集 和保存与档案有关的 图书资料，以补充档 案充分提供利用的需 要。
3、档案装具
1）档案箱 便于移动，防尘、
防火、防盗；造价高、 存取不便、占用面积大。 不适合档案库房空间不 大的单位。
2）档案柜
密封性能好 存取方便
3）档案架
防火、防尘 节省库房空间
档号具有唯一性，以上各要素不能重复编号。
档案整理图示（档案室）
编制档案分类方案 进行档案分类
档案盒排列与编号 案盒目录编制 档号编制
二、档案的保管
档案保管是指对已整理 好并排架入库的档案进 行日常维护与保护的工 作。档案保管工作的两 个基本任务： 1、维护档案的秩序， 不散不乱 便于利用 2、保护档案的实体， 不丢不毁 价值保存
（一）档案保管的重要性
1、决定着档案寿命的长短 （决定着档案价值的大小） 2、决定着档案事业的兴衰
（二）档案保管的物质条件
1、档案库房
基本要求：专用；坚固（必 须考虑承重量）； 不能建在低洼处、不能是木 质结构； 远离水源、火源、污染源 （空气清洁、通风好；不宜 设在顶层或底层，以防潮、 防雨和高温；不宜靠近锅炉 房或盥洗室） ； 门窗封闭性能好（门窗应少 而小，以保持良好的封闭性 能）
●ຫໍສະໝຸດ Baidu盒目录表：案盒号、年度、保管期限、 件数、页数、备注等项。（见P205）
4、编制档号
档号是档案馆(档案室)在整理和管理档案过 程中,对档案的编号.
档号的三种结构： 全宗号-案盒目录号-案盒号-件、页（张号） 盒内文件所在页号或件号 全宗号-类别号-案盒号-件、页（张号） 全宗号-项目号-案盒号-件、页（张号）
适宜的温湿度 温度：14℃至20℃之间； 相对湿度：50%至65%之间。
控制和调节温湿度的方法
对库房进行严格封闭；
使用增温、增湿或降温、减湿等机械设备；
通风；
其他措施：如放置水盆、挂置湿纱巾以增湿；放置木炭、 生石灰等降湿。
3、库房编号与装具排列
4、档案存放位置索引和档案代理卡（P209）
5、全宗盒