南京市行政处罚案件档案管理办法

南京市行政处罚案件档案管理办法

第一条为进一步规范行政执法行为，加强对行政处罚案件(以下简称案件)文件材料归档工作的管理，更好地发挥案件档案在依法行政中的作用，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》以及国家档案管理业务规范的有关规定，结合本市实际，制定本办法。

第二条本办法适用于南京市行政区域内具有行政处罚权的行政执法机关(包括授权组织和受委托执法组织)有关案件文件材料的归档整理和管理。

国家、省驻南京行政执法机关可参照执行。

第三条本办法所称行政处罚案件文件材料，是指行政执法机关在办理处罚案件活动中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图标、声像、证物等不同形式的记录。

第四条行政执法机关管理案件文件材料应当遵循统一、规范、集中的原则，将案件文件材料的立卷、归档作为办理行政处罚案件的重要工作环节，建立健全相关管理制度，明确岗位职责，确保案件文件材料的完整、安全。

第五条凡在行政处罚案件审查过程中形成的与案件有关的具有查考利用价值的各种载体形式的案件文件材料均应收集齐全。

第六条案件材料归档的整理必须遵循文件材料形成规律和特点，保持案件文件材料的有机联系，每个案件形成的文件材料应集中立卷，便于保管和利用。

第七条从初查或者立案之日起，案件承办人员就应当开始系统收集有关文书，做好立卷的前期准备。案件办理结束后，案件承办人员应当整理案件的全部材料，进行立卷。

第八条行政处罚简易程序案件归档文件材料包括：

1.处罚决定书

2.处罚收据或执行情况记录

3.其他文件材料

第九条行政处罚一般程序案件归档文件材料包括：

1.行政处罚决定书。

2.实体性证据材料

(1)当事人身份证明、授权委托书；

(2)现场检查、勘验笔录；

(3)调查询问笔录；

(4)证人证言；

(5)图片；

(6)证据先行登记保存、检查、暂扣等物品清单；

(7)证据先行登记保存、检查、暂扣等物品返回清单；

(8)鉴定、检测、评估等机构出具的书面报告；

(9)有关部门协助调查出具的材料；

(10)其他证据材料。

3.程序性证据材料

(1)责令停止违法行为(限期整改)通知书及送达回证；

(2)行政执法调查通知书及送达回证；

(3)证据先行登记保存决定书及送达回证；

(4)行政处罚陈述权、申辩权告知书及送达回证；

(5)行政处罚听证权告知书及送达回证；

(6)行政处罚听证通知书(公告)及送达回证；

(7)陈述、申辩记录；

(8)陈述、申辩复核材料；

(9)听证笔录；

(10)行政处罚决定书送达回证；

(11)其他文书或证据材料。

4.内部审批文件材料

(1)立案审批材料；

(2)证据先行登记保存报批材料；

(3)减轻处罚审批材料；

(4)调查终结拟作出处罚决定报批材料；

(5)重大行政处罚决定集体讨论记录；

(6)暂缓、分期缴纳罚款审批材料；

(7)结案审批材料；

(8)其他审批材料。

5.其他应归档的文件材料

(1)罚没款收据；

(2)行政处罚执行情况备注；

(3)申请暂缓或者分期缴纳罚款材料。

第十条在行政处罚决定发生法律效力以后，当事人提起行政复议或行政诉讼形成的档案，可合并入原案卷保管，或另立附卷保管。

第十一条案件档案的分类按照“年度——案件”方法进行。行政处罚案件档案的类目名称定为“行政处罚类”。案件档案数量较少，未单列管理的单位，案件文件材料的归档整理按照《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》执行。

第十二条简易程序和一般程序案件文件材料分别整理。简易程序案件20至50案为一卷；一般程序案件(包括听证程序案件)为1案1卷，案情重大、复杂或材料过多时可一案数卷。

第十三条案件归档文件材料必须齐全、完整、准确，字迹必须工整、清晰、耐久，不得使用不耐久材料书写、打印。列入永久保管的数码彩色照片必须冲洗后归档并粘贴整齐。

同一次序文件材料按照结论性材料在前，办案客观进程形成的材料在后；文件材料在前，证据材料在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后的次序排列。

第十四条卷内文件材料应当按照排列顺序依次编写页号。页号在文件正面的右上角和背面的左上角空白处以阿拉伯数字编写;文件背面无文字内容的，不编写文件页号。

每个案卷都要填写规范准确的卷内文件目录和备考表。卷内如有需要说明的问题，应填写在备考表上，并签上立卷人、检查人姓名。

案卷标题应完整揭示卷内文件内容，简明确切。标题一般由当事人(全称)、案由等组成。案卷封面、卷内目录、备考表、卷底不编号。

档号由档案馆(室)统一编制填写。

第十五条案件装订前，应将卷内文件材料去掉金属物，对已损坏的文件材料应予修复，若文件材料纸张规格过大，应按规定折叠；若文件材料纸张规格小于A4纸的1/3，应将原件粘贴于A4规格的空白纸上，并加盖骑缝章。若原件模糊、褪色或为不符合要求的字迹材料，应予复制，复制件与原件一并组卷。

第十六条案卷封面、卷内目录、备考表按照国家标准

UD351.852.12GB/T9705-88(文书档案案卷格式)规定的要求填写。卷内文件及管理图表采用A4纸，档案盒、软封面、卷内文件目录、备考表采用省档案局统一监制的式样。案卷采用软封面装订，用档案盒存放。装订一般采用三孔一线的方法，文件材料的左边与下边必须对齐，案卷厚度以不超过2厘米为宜。

第十七条案件档案根据案件的重要程度划分保管期限。行政处罚简易程序案件归档保管期限可由本级行政执法机关定为2年或者3年、5年、10年，一个单位的保管期限应相对统一；一般程序案件档案可定为30年；本级人民政府规定的重大处罚案件档案可定为永久保管。

第十八条归档的录音带、录像带、视频等声像档案，应转换成格式统一的数字信息进行存储，并在载体上注明当事人的姓名、案由、案号、承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷，不能装订入卷的，应拍照入卷，证物另行保存。另行保存的实物应当分类管理，并贴上标签，注明案由、案件号、形成时间、主要内容等事项。

第十九条案件文件材料按照谁办案谁立卷的原则，由案件承办人员在案件结案后15日内立卷完毕，于次年一季度前移交本单位档案室集中统一管理。移交前应由承办部门负责人对案件文件材料的真实性、完整性进行审核。并会同本单位档案部门对档案管理的质量进行检查。

案件承办人员移交时应编制移交清册，办理移交手续。有电子文件目录及归档的电子文件应当随纸质案卷一并移交；电子文本由本机关信息机构承办的应当由信息机构负责及时移交。

第二十条永久保管的案件档案按规定与其他门类档案一并定期向本级国家综合档案馆移交。

第二十一条受委托行政处罚组织以委托行政执法机关名义实施行政处罚形成的案卷材料，应当依据本办法并按照委托行政执法机关的具体规定，将有关案件文件材料及时移送委托行政执法机关归档整理和管理。

行政执法机关根据有关规定明确全部或者部分案件由受委托行政处罚组织依据本办法自行立卷归档整理和管理的，可由受委托行政处罚组织自行保管。

第二十二条案卷档案管理坚持统一领导、分级分部门管理的原则，各级行政执法机关应当建立健全管理制度，加强对所属有关单位行政执法人员和档案工作人员的培训、管理和考核。

市和各区县政府法制机构会同本级档案行政管理部门每年组织一次行政执法案卷评查,把案卷评查情况作为每年依法行政考核内容之一。

第二十三条档案行政管理部门应当会同本级政府法制机构建立健全行政处罚案件归档和管理制度，把行政处罚案件档案管理作为档案行政执法监督检查内容之一，定期组织工作交流，对不符合档案管理规定依法责令整改和予以处理。

第二十四条国家部委、省业务主管部门对本系统行政处罚文书格式和案件档案整理有专门规定的从其规定。

第二十五条行政执法机关行政处理和撤销案件参照本办法管理。