新媒体时代高校档案信息资源的开发与利用

新媒体时代高校档案信息资源的开发与利用

作者：张海秀

来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第1期

文/哈尔滨学院人事处张海秀

【摘要】本文以国内高校档案信息资源开发利用的普遍现状为基础，通过分析当前高校档

案信息资源开发利用过程中存在的主要问题，提出促进高校档案信息资源开发利用的相关对策。

【关键词】新媒体时代；高校；档案信息资源

高校档案是高校发展历史轨迹的原始材料，记录着高校教学、科研及社会服务等各方面的

发展和变革，在高校人才培养等方面发挥着基础性的作用。传统方式的档案管理，如资料的收集、保管、编目等工作都以手工操作为主，效率低，档案信息资源也得不到充分利用。随着数

字传媒、手机APP等新媒体广泛应用，高校档案管理工作也逐渐步入了数字化的发展阶段。利

用网络等新媒体来开展档案信息服务，已成为当前我国高校档案管理工作的一种发展趋势。

一、高校档案信息资源开发利用的现状

高校档案主要包括教学档案、学生档案、人事档案、财务档案及科技档案等。从信息资源

利用的服务对象角度来看，高校档案的利用主要是以服务校内师生为主，这是由高校的管理体

制决定的，即高校内设部门主要应面向本校师生服务。尽管目前许多高校的档案信息资源已经

对社会进行服务，但主要是以学籍学业档案信息为主，只占高校档案资源很少的比例，大量的

档案资源得不到充分利用。在新媒体时代的背景下，高校档案信息资源还有很大的对外开放空间。

从信息资源利用的内容角度来看，高校档案中被利用最多的是教学档案和学生档案中的学

业成绩和学籍资料，主要用于学生就业后用人单位需要审阅的成绩单、高考录取花名册，以及

学历学位证明材料等。高校档案利用率其次为人事档案和财务档案，主要是高校本校的管理部门、教职工及各级审计部门，在职务晋升、职称评聘、财会审计等工作中进行查阅和审核。科

技档案、外事档案及设备档案等档案的利用率普遍较低，说明当前高校档案信息资源在服务于

学术研究、经济建设等方面的深度不足，尤其是在社会服务方面还存在较大的提升空间。

在对档案信息资源的处理加工及信息化方面，高校除了对计算机的使用率较高之外，基本

都配有扫描仪、数码相机等基本存储设备，为高校档案信息化的实现创造了基本条件。但如果

要充分实现信息化管理，高校档案馆还应该具备先进的档案管理软硬件设备和系统等设施。

二、高校档案信息资源开发利用存在的问题

随着新媒体时代信息技术的飞速发展，高校传统的档案管理模式与服务方式已经落后于信

息社会的步伐，已不能满足师生及社会对档案信息日益提高的需求。与信息社会对管理和服务

领域所提出的要求相比，高校档案部门在服务的功能、效率、开发等方面仍然存在着一定的差距。

（一）档案信息资源服务功能单一。高校档案除了为本校日常管理和领导决策、师生服务外，还可在相当广泛的领域内为社会公众提供服务。然而，与图书和其他开放的信息资源相比，目前大部分高校档案信息资源基本上还停留在本校管理和师生服务这一层面上，没有为社会提

供更开放的服务方式、更丰富的服务内容。高校档案信息资源服务功能的单一化，一方面是由

档案本身的特殊性决定的，一些档案资料只能被有限的用户利用和查阅，普通用户没有权限接触，给档案信息资源的开发带来了一定的影响；另一方面，受传统观念和管理体制的影响，档

案管理部门尚处在相对封闭的环境内，缺乏为公众服务的意识和功能。

（二）档案信息资源利用效率较低。目前高校档案信息资源服务多以电脑检索加手工提取

的半自动化方式为主，在用户利用的过程中需要通过查询、提取、复印、归档等程序，管理和

服务的效率较低。同时，高校传统档案信息资源的载体主要仍以纸介为主，影像等电子档案和

物品档案资源较少，种类单一，信息资源的传播范围有限，利用率不高。虽然国内部分高校的

档案馆已建立了专门的服务网站，但多数的档案网站只提供一般的信息浏览服务和信息咨询检

索服务，用户也只能是浏览到目录和少量的内容，在网站上得到的信息量有限，实质性的服务

功能有待进一步加强。

（三）档案信息资源深层次开发不足。部分高校的档案馆对馆藏信息资源进行了开发利用，进一步拓宽了服务的内容。但目前开发往往局限于档案资源的分类整理以及档案目录的电子化

等方面，而对于档案资源内部更深层次价值的信息资源未能充分开发和进一步利用。同时，高

校档案的编研工作尚未受到足够重视，存在着编研成果少、材料档次低的问题，难以充分发挥

高校档案信息资源的内在价值。另外，目前高校档案信息资源的集成化管理和共享化利用水平

也普遍较低。一方面，信息资源集成化的关键技术应用水平低，造成档案信息资源集成性差，

档案数据不系统；另一方面，高校档案信息缺少集成共享、统一管理的标准信息储存结构，档

案数据难以形成一个统一的资源库体系，制约着高校档案信息资源的共享。

三、新媒体时代高校档案信息资源开发利用的对策

（一）转变服务理念，提高管理人员综合素质。新媒体时代的到来给高校档案信息资源的

开发利用带来了新的挑战，也更新了高校档案管理的服务理念。为了更好地满足学校及社会的

需求，高校档案管理部门首先需要顺应注重档案信息多元化及社会化的时代特征，转变传统观念，强化服务意识，将被动服务转变为主动服务，为用户提供更优质的服务，满足用户日益增

长的需求。高校应定期组织好档案管理部门人员的档案管理知识更新、网络信息技术等方面的

专业知识培训，同时优化人员配置，引进高层次的专业人才，不断提高档案管理部门人员的综

合能力和应用水平。

（二）拓展服务领域，增强档案利用效率和价值。新媒体的广泛运用，为高校档案信息资

源开发利用提供了强大的技术支持。首先，高校需要大力创新档案工作服务模式，构建系统、

实用、多功能、多角度的档案检索工具，引入先进的档案管理信息系统，让用户能够快速查阅

到所需档案信息。其次，需要重视档案编研工作，进一步提高档案编研工作力度。注重档案资

源的传播及利用价值，除了向用户提供原始资料外，还要根据用户和单位的需要，对各类档案

资源信息进行整理、加工，结合不同用户群体的需求，编制具有针对性的档案编研资料，为用

户提供多样化的服务，提升档案资源的社会效益与经济价值。

（三）构建共享资源库，提升档案信息化应用水平。高等教育发展改革要求建设数字化校园，充分发挥信息作为重要资源的作用，为实现信息资源共享创造了良好的外部环境。建立档

案基础数据库是实现高校档案信息资源集成共享、统一管理的有效途径。高校档案信息资源实

现共享，需要高校档案主管部门或高校档案系统联盟等组织统筹构建信息化程度高、具有统一

标准的档案资源库，构造一个开放、统一的档案信息资源体系，为真正实现档案信息资源共享

奠定基础。在此基础上，针对高校师生及社会对档案资源的利用需求，运用现代信息技术，建

立高效的服务机制，向用户推送精准化、个性化的服务，提高档案信息化应用水平。