信托有限公司信托业务会计档案管理规定模版

xx信托有限公司

信托业务会计档案管理规定

第一章总则

第一条为了加强对公司信托业务会计档案（以下简称会计档案或档案）的管理，有效地保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》等法律、行政法规，并结合我公司的实际情况，制定本规定。

第二条信托业务会计档案由信托财务部门负责统一管理。

第三条信托财务部门应加强对信托业务会计档案的管理，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第二章档案的范围

第四条信托业务会计档案是记录和反映公司信托业务的会计资料和证据，包括纸质档案和电子档案，电子档案包括备份光盘、磁盘、微缩胶片等，电子档案和纸质档案同样重要。

第五条会计档案具体包括以下内容：

1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证和其他凭证。

2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿和其他会计账薄。

3、财务会计报告类：月度、季度和年度财务报告、其他财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；信托业务财务分析报告等。

4、对账单类：银行对账单，包括银行流水明细对账单和余额对账单；银行存款余额调节表。

5、信托专户开、销户证明：银行印鉴卡，银行账户开、销户相关资料，证券股东卡，证券资金账户开、销户相关资料；公司内部开、销户申请表原件、对应项目批文复印件。

6、其他资料，如信托项目会计凭证编号表（见附表1），信托项目会计账簿编号表（见附表2）、信托项目会计档案保管清册（见附表3），信托项目账户资料移交清册（见附表4），信托项目会计档案移交清册（见附表5），信托项目会计档案销毁清册（见附表6），信托项目会计档案查阅、借用审批表（见附表7）等。

第三章立卷和归档

第六条会计档案的编号原则。

1、会计凭证的编号原则

（1）会计凭证先按信托项目类别进行分类；

（2）在同一类别中再按项目成立顺序进行排列；

（3）同一项目的凭证按1月至12月份顺序排列；

（4）每月凭证按信托财务系统生成顺序排列；

（5）全年凭证装订完毕，对全年凭证册数统一编号。

2、会计账簿的编号原则

（1）会计账簿先按信托项目类别分类；

（2）在同一项目的会计账簿按1月至12月份排列；

（3）全年账簿装订完毕，对全年账簿册数统一编号。

第七条信托财务部门应定期对形成的会计档案进行归档，整理立卷并装订成册。

一、会计凭证的整理立卷和装订

1、要逐月打印、整理和粘贴会计凭证

财务核算岗在当月做账的同时，应在原始凭证上标出其所对应的记账凭证序号，按顺序排列整齐，并按项目名称归类保存。每月结账完毕后，财务核算岗应打印当月全部记账凭证，粘贴、整理与之相对应的原始凭证。在装订前各月的会计凭证由财务核算岗保管。

2、要按年立卷和归档会计凭证

年末，财务核算岗应将当年全部的会计凭证进行分类和汇总，并与信托财务系统进行检查、校对。在单个项目凭证量较少的情况下，相邻的项目可以合订，不同类别的项目不能合订；除项目凭证足够多可以独立成册外，同一项目凭证不能分订。会计凭证封皮上需按装订的顺序注明本册凭证包含的信托

项目名称、凭证所属时间、在项目类别中的编号（例如“S-1共*册，第*册”）、在本年凭证中的总编号（例如“*年共*册，第*册”）等要素。

3、会计凭证装订完毕后，应指定专人编制全年信托项目会计凭证编号表。

二、会计账薄的整理立卷和装订

1、信托财务部门应在每年第一季度将上一年度全部账薄用A4纸打印出来，并按照会计账簿编号规则对会计账簿编号归档和登记造册。会计账簿封皮上需按装订的顺序注明本册账簿包含的信托项目名称、凭证所属时间、在项目类别中的编号（例如“T-1 共*册，第*册”）、在本年凭证中的总编号（例如“*年共*册，第*册”）等要素。

2、会计账簿装订完毕后，应按照会计账簿编号规则编制上一年度全年信托项目会计账簿编号表。

三、信托项目财务会计报告的整理立卷和装订

1、财务分析岗在季末、年末集中整理各个项目的会计报表，需要打印装订的，应及时进行打印并装订，在封面上注明单位名称和报表所属时间。不需要打印装订的信托项目财务会计报告，财务分析岗应将信托项目财务会计报告的电子格式文档备份。