办公电话使用管理规定及流程

办公电话使用管理规定及流程为进一步规范办公电话管理制度，保证学校通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，确保通讯费用开支的合理性，特制定本规定。

一、适用范围

本制度适用我校全体人员。

二、职责划分

1、行政管理中心：负责全校办公电话的监督与管理（传真的使用由团队主任或指定专人负责）及负责电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的统筹管理。

2、各团队：负责管理本部门的电话及控制电话费用。

3、财务部负责电话费用的结算。

二、规定内容

1、办公固定电话，主要是为了方便与外界沟通，开展业务之用，严禁员工利用办公电话拨打私人电话，内线电话用于各部门之间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈笑。

2、办公室电话主要用于工作联系，提倡使用文明、简捷的语言。

3、各部门办公电话不得随意让非本部门人员使用，业务人员电话专人专用，不得给予他人使用，若遇到特殊情况，如电话出现故障，在短时间内无法修复，可向团队主任汇报，并由团队主任内部调剂，指定和某人暂时共用，暂借使用人员需向行政管理中心索要登记表，做好拨打电话号码记录，

便于后续核查使用。

4、使用者需做好电话机、端口接线的维护工作，要求轻拿轻放，爱护固话设备，确保使用寿命，节约成本；使用者如发现电话机、线路等故障要及时向行政管理中心反馈，非专业人士不得私自拆装电话。

5、各部门不得私自安装通信线路，需要增加或改动通信线路的，需将变动理由反馈至行政管理中心，由行政管理中心上报校长进行审核批准后方可实施。

6、离职人员需做好固定电话的交接工作，保证电话机的设备完好方可离职。

三、费用核对

1、财务部负责做好每个月的5日前应做好上个月的办公电话话费的缴纳，确保学校通信渠道的畅通。

2、每月5日前行政管理中心按流程图负责进行查询、打印（营业厅）上月话费清单，并进行统计、核对。

四、处罚细则

1、用固定电话拨打私人电话及利用内线电话聊天、谈笑，扣所在团队作风评比2分/次，成长赞助1元/次。

2、未经申请批准使用他人电话者，扣所在团队作风评比2分/次，成长赞助1元/次。

3、使用者未认真做好电话机的维护，人为原因造成电话机损坏，按电话机采购价格原价赔偿，费用从工资中扣除，扣所在团队作风评比5分/次。

4、私自更换、调换、拆装电话机，私自设置呼叫转移，安装/更改通信线路者，扣所在团队作风评比5分/次，成长赞助10元，因故对学校造成较为严重损失，需承担所有损失，情节严重按劝退处理。

5、每月核对后发现有打私人电话或作其它无关事宜，如拨打信息费、168、QQ等充值、网络游戏充值等特殊收费电话属严重违纪行为，不仅所产生话费由当事人双倍承担，还应视情节严重给当事人进行处分，若无法核查、明确到个人，所产生话费按所在团队均摊处理。

6、离职人员需做好固定电话的交接工作，保证电话机的设备完好，离职时电话机有故障需向行政管理中心反馈，若人为原因导致损坏者，按电话机采购价格原价赔偿，费用从工资中扣除。

2013-3-1

附件1、流程图

营业厅行政管理中心财务部被考核部门